Présentation de l’automatisation de documents AI Builder
Dans cette unité, vous allez :
comprendre dans quels cas utiliser l’automatisation de documents ;
découvrir les tâches que vous pouvez réaliser grâce à l’automatisation de documents.
Avant de commencer ce cours, nous vous conseillons de vous familiariser avec les produits suivants :
Module d’apprentissage Présentation de Power Automate.
Module d’apprentissage Présentation de Power Apps.
Module d’apprentissage Prise en main de Dataverse.
Module d’apprentissage Prise en main du traitement de documents dans AI Builder.
Documentation Présentation du modèle de traitement de documents AI Builder.
En quoi consiste l’automatisation de documents
Les solutions d’automatisation et l’IA permettent aux entreprises d’accélérer et d’optimiser le traitement des documents, afin de dispenser leurs collaborateurs de tâches répétitives, à faible valeur ajoutée et sources d’erreurs. Elles permettent de traiter tout type de formulaire imprimé ou numérique à examiner et traiter, et dont les données doivent être extraites.
L’automatisation du traitement de documents nécessite une solution complète. Microsoft Power Platform vous permet de créer une solution d’automatisation de documents enrichie et robuste à l’aide des éléments suivants :
Power Automate pour orchestrer le processus global
AI Builder pour intégrer l’intelligence nécessaire pour extraire efficacement les informations des documents
Power Apps pour permettre aux utilisateurs d’examiner et d’approuver manuellement les documents
Dataverse pour gérer la file d’attente des documents et stocker l’ensemble des données, fichiers et configurations nécessaires.
Il peut s’avérer difficile de concevoir un système aussi complexe intégralement. Cette solution d’automatisation de documents est une implémentation de référence, qui offre une solution fonctionnelle de bout en bout prête à être installée et qui prend en charge un modèle de traitement courant :
Réception de documents à partir d’une boîte aux lettres de service.
Extraction automatique des données de ces documents.
Exportation des résultats vers un système cible, de comptabilité, RH ou CRM.
Les règles de conformité ou la nécessité d’évaluer l’exactitude de l’IA exigent une vérification manuelle « humaine » dans ce processus.
L’automatisation de documents offre cette solution standard de bout en bout. Grâce à cette solution, vous pouvez :
gérer des documents reçus dans des e-mails ;
extraire des données de ces documents à l’aide de la solution de traitement de documents AI Builder ;
traiter les données extraites et permettre aux utilisateurs d’examiner et d’approuver les données au moyen d’une application centrale de validation manuelle.
L’outil d’automatisation de documents est une solution que vous installez dans l’un de vos environnements (pour en savoir plus sur les environnements, consultez Vue d’ensemble des environnements). Cette solution comprend plusieurs flux Power Automate, une application Power App et plusieurs tables de données Dataverse. Ces éléments constituent le Kit de base d’automatisation des documents.
Quelles opérations composent l’automatisation de documents
Les documents reçus passent par les étapes suivantes :
Le flux de l’Outil d’importation d’e-mails de l’automatisation de documents.
Il importe les documents à traiter.
Ce flux est configuré de sorte à traiter les documents envoyés par e-mail. Si vous recevez des documents par un autre moyen, vous pouvez personnaliser le flux d’importation de sorte à récupérer les documents d’un dossier SharePoint ou d’un stockage cloud, par exemple. Vous trouverez plus d’informations sur la personnalisation du mécanisme d’importation dans les modules d’apprentissage suivants.
L’Outil d’importation d’e-mails de l’automatisation de documents effectue les opérations suivantes :
Il se déclenche lorsqu’un courrier est reçu à une adresse e-mail Outlook spécifique, accompagné d’une pièce jointe. Vous pouvez filtrer selon les expéditeurs ou selon un mot du titre. Dans le module suivant, vous allez découvrir comment configurer ce déclencheur afin qu’il s’adapte au mieux à la manière dont vous recevez les documents.
L’outil ajoute le document à la file d’attente de documents gérée dans Dataverse.
Il stocke le fichier dans Dataverse.
L’état du document est défini sur Extraction des données. Celui-ci indique que le document a été reçu et qu’il est prêt pour le traitement par l’IA en vue de l’extraction des informations pertinentes.
Flux de traitement des documents
L’outil extrait les données du document au moyen d’un modèle AI Builder.
L’Outil de traitement de documents effectue les opérations suivantes :
Il est déclenché lorsqu’un document est reçu et stocké dans la file d’attente des documents, et qu’il se trouve dans l’état Extraction des données.
Il récupère chaque document et exécute un modèle de traitement de documents AI Builder afin de récupérer les données pertinentes. Vous pouvez créer votre propre modèle AI Builder pour la mise en page de votre document unique. Vous trouverez plus d’informations sur cette configuration dans les modules d’apprentissage suivants.
L’outil stocke les données extraites dans une table Dataverse afin de procéder à d’autres vérifications et traitements des données avant leur exportation ou leur utilisation dans un autre système.
Il définit l’état du document sur Validation des données pour indiquer que les données sont extraites et qu’elles sont prêtes pour le traitement avec la logique et les règles métier que vous devez appliquer.
Flux de l’outil de validation de l’automatisation de documents
L’outil permet d’appliquer des règles métier et de déterminer si le document nécessite une validation manuelle.
Ce flux est un espace réservé auquel vous pouvez ajouter la logique métier que vous souhaitez appliquer aux données. Par exemple, vous pouvez demander une validation manuelle si l’un des champs de données n’a pas été extrait ou si le niveau de confiance est inférieur à 80 %. Vous pouvez également approuver automatiquement les données lorsque le montant en dollars est inférieur à une valeur donnée, et envoyer les autres pour approbation manuelle.
Ce flux n’est configuré avec aucune règle par défaut ; il envoie tous les documents pour examen manuel.
L’Outil de validation de l’automatisation de documents effectue les opérations suivantes :
Il est déclenché après le traitement d’un document et l’extraction des données stockées dans Dataverse, lorsque le traitement est dans l’état validation des données.
Il définit l’état du document sur Examen manuel pour indiquer que les données extraites sont prêtes à être examinées et approuvées par quelqu’un.
Application d’automatisation des documents
Cette application permet d’examiner et d’approuver manuellement les documents.
Elle offre un emplacement centralisé où les utilisateurs peuvent visualiser tous les documents contenus dans le pipeline, afficher leur état, et examiner et approuver les données extraites, le cas échéant. Cette application comprend également une section permettant au propriétaire de la solution de configurer le traitement. Cette application est intégrée dans Power Apps, ce qui facilite sa personnalisation.
L’Application d’automatisation de documents permet aux utilisateurs d’effectuer les opérations suivantes :
Pour le réviseur manuel :
Répertorier tous les documents prêts à être examinés.
Ouvrir un document pour l’afficher côte à côte avec les données extraites.
Modifier ou compléter les données extraites comportant des champs de données manquants ou des erreurs.
Approuver le document et définir l’état sur Validé.
Pour les propriétaires de processus
Configurer le modèle AI Builder permettant de traiter les documents.
Répertorier tous les documents traités.
Appliquer des filtres selon l’état du document :
Document non valide, si celui-ci n’est pas au format PDF, PNG ou JPEG
Téléchargement du document, lorsque la pièce jointe de l’e-mail est en cours de récupération et de stockage dans Dataverse
Extraction des données, lorsque le modèle IA extrait des données du document
Validation, lorsque la logique de validation est en cours d’exécution
Examen manuel, lorsque le document est prêt à être examiné par un réviseur
Validé, lorsque le document est examiné avec succès
Il est possible de configurer qui, au sein de l’équipe, est réviseur et/ou propriétaire.
Les documents et les données extraites dans l’état Validé sont prêts pour exportation vers des systèmes externes tels que la comptabilité, les ressources humaines ou le CRM.
Comment utiliser l’automatisation de documents
L’automatisation des documents est une solution gérée par référence. Les utilisateurs sont libres d’utiliser et de mettre à jour les composants de cette solution pour l’adapter à leurs spécificités métier et système.
Pour utiliser cette solution, vous devez obtenir les licences suivantes :
Une licence Power Automate pour exécuter tous les flux qui orchestrent le processus.
Une licence Power Apps pour tout utilisateur qui doit examiner et approuver manuellement les documents.
une licence Power Apps permettant au propriétaire du processus de configurer le processus.
Capacité d’AI Builder basée sur le volume de documents traités par mois. La calculatrice AI Builder vous permet d’estimer la capacité qui vous convient.
Vous savez à présent dans quels cas le Kit de base d’automatisation de documents peut vous aider à automatiser le traitement de vos documents.