Obtenir des données de fichiers

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Les organisations exportent et stockent souvent les données dans des fichiers.  Un des formats de fichier possibles est le fichier plat. Un fichier plat est un type de fichier qui n’a qu’une seule table de données et où chaque ligne de données se trouve dans la même structure. Le fichier ne contient pas de hiérarchies.  Vous connaissez probablement les types de fichiers plats les plus courants, qui sont les fichiers de valeurs séparées par des virgules (.csv), les fichiers texte délimités (.txt) et les fichiers de largeur fixe. Les fichiers de sortie provenant de différentes applications, comme les classeurs Microsoft Excel (.xlsx), sont un autre type de fichier.

Capture d’écran des icônes d’obtention de données à partir de fichiers plats.

Power BI Desktop vous permet d’obtenir des données de nombreux types de fichiers. Vous pouvez trouver une liste des options disponibles quand vous utilisez la fonctionnalité Obtenir des données dans Power BI Desktop.  Les sections suivantes expliquent comment vous pouvez importer des données d’un fichier Excel stocké sur un ordinateur local.

Scénario

L’équipe RH (Ressources humaines) de Tailwind Traders a préparé un fichier plat contenant des données des employés de votre organisation, comme le nom de l’employé, sa date d’embauche, son poste et son responsable.  Elle vous a demandé de créer des rapports Power BI en utilisant ces données ainsi que d’autres données qui se trouvent dans plusieurs autres sources de données.

Emplacement du fichier plat

La première étape consiste à déterminer l’emplacement du fichier que vous voulez utiliser pour exporter et stocker vos données.

Vos fichiers Excel peuvent se trouver dans un des emplacements suivants :

  • Local : Vous pouvez importer des données depuis un fichier local dans Power BI. Le fichier n’est pas déplacé dans Power BI et aucun lien n’est conservé vers ce fichier. Au lieu de cela, un nouveau modèle sémantique est créé dans Power BI, et les données du fichier Excel y sont chargées. En conséquence, les modifications apportées au fichier Excel d’origine ne sont pas reflétées dans votre modèle sémantique Power BI. Vous pouvez utiliser l’importation de données locales pour les données qui ne changent pas.

  • OneDrive Entreprise : vous pouvez extraire des données à partir de OneDrive Entreprise dans Power BI. Cette méthode est efficace pour conserver la synchronisation entre un fichier Excel et votre modèle sémantique, vos rapports et vos tableaux de bord dans Power BI. Power BI se connecte régulièrement à votre fichier sur OneDrive. Si des modifications sont détectées, votre modèle sémantique, vos rapports et vos tableaux de bord sont automatiquement mis à jour dans Power BI.

  • OneDrive - Personnel : vous pouvez utiliser des données de fichiers sur un compte OneDrive personnel et bénéficier de la plupart des mêmes avantages qu’avec OneDrive Entreprise. Cependant, vous devez vous connecter avec votre compte OneDrive personnel, puis sélectionner l’option Maintenir la connexion. Contactez votre administrateur système pour déterminer si ce type de connexion est autorisé dans votre organisation.

  • SharePoint - sites Team : l’enregistrement de vos fichiers Power BI Desktop sur des sites Team SharePoint est similaire à un enregistrement sur OneDrive Entreprise. La principale différence est dans la façon dont vous vous connectez au fichier depuis Power BI. Vous pouvez spécifier une URL ou vous connecter au dossier racine.

    Capture d’écran de l’obtention de données à partir de fichiers stockés localement ou du cloud dans OneDrive ou SharePoint.

L’utilisation d’une option cloud, comme OneDrive ou des sites d’équipe SharePoint, est le moyen le plus efficace de conserver la synchronisation de votre fichier avec votre modèle sémantique, vos rapports et vos tableaux de bord dans Power BI. Cependant, si vos données ne changent pas régulièrement, l’enregistrement de fichiers sur un ordinateur local est une option appropriée.

Se connecter aux données d’un fichier

Dans Power BI, sous l’onglet Accueil, sélectionnezObtenir les données. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’option dont vous avez besoin, comme Texte/CSV ou XML. Pour cet exemple, vous allez sélectionner Excel.

Conseil

L’onglet Accueil contient des options de sources de données à accès rapide, comme Excel, à côté du bouton Obtenir les données.

Capture d’écran de l’option Excel dans le menu déroulant Obtenir des données du ruban, sous l’onglet Accueil.

En fonction de votre sélection, vous devez rechercher et ouvrir votre source de données. Vous pouvez être invité à vous connecter à un service, comme OneDrive, pour authentifier votre demande. Dans cet exemple, vous allez ouvrir le classeur Excel Données des employés qui est stocké sur le Bureau (n’oubliez pas qu’aucun fichier n’est fourni pour la pratique, il s’agit d’étapes hypothétiques).

Capture d’écran montrant la sélection du fichier appelé Employee Data stocké sur le Bureau.

Sélectionner les données du fichier à importer

Une fois le fichier connecté à Power BI Desktop, la fenêtre du Navigateur s’ouvre. Cette fenêtre montre les données qui sont disponibles dans votre source de données (dans cet exemple, le fichier Excel). Vous pouvez sélectionner une table ou une entité pour afficher un aperçu de son contenu, pour vérifier que les données correctes sont chargées dans le modèle Power BI.

Cochez la ou les cases à cocher de la ou des tables que vous voulez importer dans Power BI. Cette sélection active les boutons Charger et Transformer les données, comme illustré dans l’image suivante.

Capture d’écran de la fenêtre du navigateur dans Power BI Desktop.

Vous pouvez maintenant sélectionner le bouton Charger pour charger automatiquement vos données dans le modèle Power BI, ou sélectionner le bouton Transformer les données pour lancer l’éditeur Power Query, où vous pourrez consulter et nettoyer vos données avant de les charger dans le modèle Power BI.

Nous vous recommandons souvent de transformer les données, mais ce processus sera abordé plus loin dans ce module. Pour cet exemple, vous pouvez sélectionner Charger.

Changer le fichier source

Il peut être nécessaire de changer l’emplacement d’un fichier source pour une source de données pendant le développement ou si l’emplacement de stockage des fichiers change.  Pour que vos rapports restent à jour, vous devez mettre à jour les chemins de connexion de vos fichiers dans Power BI.

Power Query offre de nombreuses façons d’effectuer cette tâche, ce qui vous permet de faire ce type de changement quand c’est nécessaire.

  1. Paramètres de source de données
  2. Paramètres de requête
  3. Éditeur avancé

Avertissement

Si vous changez un chemin de fichier, veillez à vous reconnecter au même fichier avec la même structure de fichier. Toute modification structurelle apportée à un fichier, comme la suppression ou le renommage des colonnes dans le fichier source, interrompt le bon fonctionnement du modèle de génération de rapports.

Par exemple, essayez en changeant le chemin du fichier de source de données dans les paramètres de la source de données. Sélectionnez Paramètres de la source de données dans Power Query. Dans la fenêtre Paramètres de la source de données, sélectionnez votre fichier, puis sélectionnez Changer la source. Mettez à jour le Chemin d’accès au fichier ou utilisez l’option Parcourir pour rechercher votre fichier, sélectionnez OK, puis sélectionnez Fermer.

Capture d’écran de la fenêtre Paramètres de source de données dans Power BI Desktop.