Décrire la gestion des enregistrements.
Les organisations de tous types nécessitent une solution de gestion pour gérer les enregistrements de réglementation, juridiques et stratégiques dans leurs données d’entreprise. La Gestion des enregistrements Microsoft Purview aide une organisation à s’occuper de ses obligations légales. Cela permet également de démontrer la conformité aux réglementations et d'accroître l'efficacité en éliminant régulièrement les articles dont la conservation n'est plus obligatoire, qui n'ont plus de valeur ou qui ne sont plus nécessaires à l'entreprise. La Gestion des enregistrements Microsoft Purview comprend de nombreuses fonctionnalités, notamment :
- Étiquetage du contenu en tant qu’enregistrement.
- Établissement des stratégies de rétention et de suppression au sein de l’étiquette d’enregistrement.
- Déclenchement de la rétention basée sur les événements.
- Examen et validation de la disposition.
- Preuve de suppression des enregistrements.
- Exportation des informations sur les éléments supprimés.
Lorsque le contenu est étiqueté en tant qu’enregistrement, à l’aide d’une étiquette de rétention, voici ce qu’il se produit :
- Des restrictions sont mises en place pour bloquer certaines activités.
- Les activités sont journalisées.
- La preuve de la disposition est conservée à la fin de la période de rétention.
Pour permettre aux éléments d’être marqués comme des enregistrements, un administrateur configure des étiquettes de rétention.
Les éléments tels que les documents et les e-mails peuvent ensuite être marqués comme enregistrements en fonction des étiquettes de rétention. Les éléments peuvent être marqués comme enregistrements, mais ils peuvent également être affichés sous forme d’enregistrements réglementaires. Les enregistrements réglementaires fournissent d’autres contrôles et restrictions tels que :
- Une étiquette réglementaire ne peut pas être supprimée lorsqu’un élément a été marqué comme un enregistrement réglementaire.
- Les périodes de rétention ne peuvent pas être plus courtes une fois que l’étiquette a été appliquée.
Pour plus d’informations sur la comparaison des restrictions entre les enregistrements et les enregistrements réglementaires, consultez la section « Comparer les restrictions relatives aux actions autorisées ou bloquées » dans l’article « En savoir plus sur la gestion des enregistrements », dont le lien se trouve dans l’unité de synthèse et de ressources de ce module.
La différence la plus importante est que si le contenu a été marqué comme un enregistrement réglementaire, personne, pas même un administrateur général, peut supprimer l’étiquette. Le marquage d’un élément en tant qu’enregistrement réglementaire peut avoir des conséquences irréversibles et ne doit être utilisé que lorsque cela est nécessaire. Par conséquent, cette option n’est pas disponible par défaut et doit être activée par l’administrateur à l’aide de PowerShell.
Cas d’utilisation courants de Gestion des enregistrements Microsoft Purview
Il existe différentes façons d’utiliser Gestion des enregistrements Microsoft Purview dans une organisation, notamment :
- Permettre aux administrateurs et aux utilisateurs d’appliquer manuellement des actions de rétention et de suppression pour les documents et les e-mails.
- Appliquer automatiquement les actions de rétention et de suppression aux documents et aux e-mails.
- Permettre aux administrateurs de sites de définir des actions de rétention et de suppression par défaut pour tout le contenu d'une bibliothèque, d'un dossier ou d'un ensemble de documents SharePoint.
- Permettre aux utilisateurs d'appliquer automatiquement des actions de rétention et de suppression aux e-mails en utilisant des règles Outlook.
Pour garantir l’utilisation correcte de Gestion des enregistrements Microsoft Purview au sein de l’organisation, les administrateurs peuvent travailler avec des créateurs de contenu pour élaborer des supports de formation. La documentation doit expliquer comment appliquer des étiquettes pour l’utilisation des lecteurs et garantir une compréhension cohérente.