Décrire la gestion du cycle de vie des données
La gestion du cycle de vie des données Microsoft Purview vous fournit des outils et des fonctionnalités permettant de conserver le contenu que vous devez conserver et de supprimer celui dont vous n’avez pas besoin. La conservation et la suppression d’e-mails, de documents et de messages sont souvent nécessaires pour la conformité et les exigences réglementaires. Toutefois, la suppression de contenu qui n’a plus de valeur commerciale réduit également votre surface d’attaque.
Stratégies de conservation et étiquettes de conservation
Les stratégies et les étiquettes de rétention sont des outils importants pour la gestion du cycle de vie des données. Elles aident les organisations à gérer les informations en veillant à ce que le contenu soit conservé uniquement pendant une période de temps requise, puis supprimé définitivement. L’application d’étiquettes de rétention et l’affectation de stratégies de rétention aident les organisations à :
- Se conformer de manière proactive aux réglementations du secteur et aux stratégies internes qui nécessitent une conservation minimale du contenu.
- Réduire les risques en cas de litige ou de violation de la sécurité en supprimant définitivement le contenu que l’organisation ne doit plus conserver.
- S’assurer que les utilisateurs travaillent uniquement avec du contenu à jour et qui leur convient. Le contenu non pertinent doit être supprimé.
La gestion du contenu nécessite généralement deux actions : la conservation et la suppression du contenu.
- La conservation du contenu empêche sa suppression définitive et garantit qu’il reste disponible pour eDiscovery.
- La suppression de contenu le supprime définitivement de votre organisation.
Avec ces deux actions de rétention, vous pouvez configurer des paramètres de rétention pour obtenir les résultats suivants :
- Conservation uniquement : conserver le contenu indéfiniment ou pendant une période spécifiée.
- Suppression seule : supprimer définitivement le contenu après une période spécifiée.
- Conserver et supprimer : conserver le contenu pendant une période spécifiée, puis le supprimer définitivement.
Lorsque des paramètres de rétention sont affectés au contenu, ce contenu reste à son emplacement d’origine. Les utilisateurs peuvent continuer à travailler avec leurs documents ou leurs e-mails comme si rien n’avait changé. Toutefois, s’ils modifient ou suppriment du contenu inclus dans la stratégie de rétention, une copie du contenu est automatiquement conservée dans un emplacement sécurisé. Les emplacements sécurisés et leur contenu ne sont pas visibles par la plupart des personnes. Dans la plupart des cas, les utilisateurs n’ont même pas besoin de savoir que leur contenu est soumis aux paramètres de rétention.
Les paramètres de rétention fonctionnent avec les différentes charges de travail suivantes :
- SharePoint
- OneDrive
- Microsoft Teams
- Viva Engage
- Exchange
Pour affecter vos paramètres de rétention au contenu, utilisez des stratégies de rétention et des étiquettes de rétention avec des stratégies d’étiquette. Vous pouvez utiliser une seule de ces méthodes (ou plusieurs méthodes combinées).
Lorsque vous utilisez des stratégies et des étiquettes de rétention pour affecter des paramètres de rétention à du contenu, il y a quelques points à comprendre. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des points clés. Pour plus d’informations, consultez l’article En savoir plus sur les stratégies et les étiquettes de rétention, en lien dans l’unité Résumé et ressources de ce module.
Stratégies de rétention
- Les stratégies de rétention sont utilisées pour affecter les mêmes paramètres de rétention au contenu au niveau du site ou de la boîte aux lettres.
- Une stratégie unique peut être appliquée à plusieurs emplacements, ou à des emplacements/utilisateurs spécifiques.
- Les éléments héritent des paramètres de rétention de leur conteneur spécifié dans la stratégie de rétention. Si une stratégie est configurée pour conserver le contenu et qu’un élément est déplacé en dehors de ce conteneur, une copie de l’élément est conservée à l’emplacement sécurisé de la charge de travail. Toutefois, les paramètres de rétention ne se déplacent pas avec le contenu dans un nouvel emplacement.
Étiquettes de rétention
- Les étiquettes de rétention sont utilisées pour affecter des paramètres de rétention au niveau d’un élément, par exemple un dossier, un document ou un e-mail.
- Une seule étiquette de rétention peut être assignée à un e-mail ou un document à la fois.
- Les paramètres de rétention des étiquettes de rétention se déplacent avec le contenu s’ils sont déplacés vers un autre emplacement au sein de votre locataire Microsoft 365, mais n’insistez pas si le contenu est déplacé en dehors de votre locataire Microsoft 365.
- Les administrateurs peuvent permettre aux utilisateurs de l’organisation d’appliquer manuellement une étiquette de rétention.
- Une étiquette de rétention peut être appliquée automatiquement si elle correspond à des conditions définies.
- Une étiquette par défaut peut être appliquée à des documents SharePoint.
- Les étiquettes de rétention prennent en charge la révision de disposition pour examiner le contenu avant sa suppression définitive.
Examinez les scénarios suivants. Si tous les documents d’un site SharePoint doivent être conservés pendant cinq ans, il est plus efficace de le faire avec une stratégie de rétention plutôt qu’appliquer la même étiquette de rétention à tous les documents du site.
Toutefois, si certains documents du site doivent être conservés pendant cinq ans et d’autres pendant dix ans, vous devez appliquer une stratégie au site SharePoint avec une période de rétention de cinq ans. Vous devez ensuite appliquer une étiquette de conservation aux éléments individuels avec un paramètre de conservation de 10 ans.
Des étiquettes de rétention et les stratégies qui les appliquent
Lorsque vous publiez des étiquettes de rétention, elles sont incluses dans une stratégie d’étiquette de rétention qui les met à la disposition des administrateurs et des utilisateurs pour leur application au contenu.