Créer une note de frais

Effectué

Lorsqu’un collaborateur se déplace ou engage d’autres dépenses au nom d’une société, il doit créer une note de frais pour demander le remboursement de ses dépenses. La note de frais lui impose de décrire en détail quand et comment les dépenses ont été engagées. Les stratégies de gestion des dépenses permettent de s’assurer que les dépenses sont saisies avec précision et respectent les stratégies organisationnelles.

Pour créer une note de frais et ajouter des informations sur des dépenses, procédez comme suit :

1. Accédez à Gestion des dépenses > Espaces de travail > Gestion des dépenses.
2. Cliquez sur Nouvelle note de frais.
3. Dans le champ Titre/Motif, saisissez ou sélectionnez le motif de la note de frais.
4. Saisissez l’Emplacement où les dépenses ont été engagées.
5. Cliquez sur Créer.

Pour ajouter des dépenses à une note de frais, procédez comme suit :

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur Nouvelle dépense.
2. Dans le champ Catégorie, sélectionnez la catégorie de la dépense. (Pour configurer les catégories de dépenses, vous pouvez accéder à Gestion des dépenses > Configuration > Général > Catégories de dépenses.)
3. Dans le champ Montant, saisissez le total figurant sur le reçu de la dépense.
4. Dans le champ Devise, sélectionnez la devise figurant sur le reçu.
5. Saisissez la Date de la dépense.
6. Dans le champ Commerçant, saisissez le nom de la société auprès de laquelle la dépense a été engagée.
7. Dans la zone de texte Informations supplémentaires, fournissez les informations applicables sur la dépense, le cas échéant.
8. Cliquez sur Enregistrer et créer pour saisir une nouvelle dépense ou sur Enregistrer pour revenir à la note de frais.

Utiliser l’application Expense Mobile pour une saisie intuitive des dépenses

L’application Expense Mobile vise à améliorer l’efficacité et l’expérience utilisateur lors de la saisie des dépenses. Conçu pour être conviviale, elle simplifie le processus de saisie des détails des dépenses lors de vos déplacements. Les utilisateurs peuvent facilement capturer des reçus à l’aide de la caméra de leur téléphone et les associer à une carte de crédit ou des dépenses en espèces, garantissant ainsi exactitude et conformité.

L’application aide les utilisateurs métier à détailler les dépenses telles que les frais d’hôtel et fournit des notifications relatives aux soumissions de dépenses. Disponible sur les appareils iOS et Android, elle facilite une gestion des dépenses fluide à tout moment et en tout lieu.