Exercice : créer un flux d’approbation avec Copilot dans Power Automate

16 minutes

Dans cet exercice, vous allez créer une automatisation en utilisant Copilot dans Power Automate pour automatiser le processus d’approbation d’une visite immobilière. Vous allez créer un flux qui envoie un e-mail à l’agent immobilier lorsqu’une nouvelle visite est demandée à l’aide de Copilot. L’agent peut alors approuver ou rejeter la demande de visite depuis l’e-mail.

Condition préalable

Pour effectuer cet exercice, vous devez avoir terminé le module d’apprentissage Créer une application canevas Power Apps pour une solution immobilière avec Copilot dans Power Apps, ce qui entraîne la création des tables Dataverse utilisées dans cet exercice.

Créer un flux avec Copilot

Connectez-vous à Power Automate.
Au centre de la page d’Accueil de Power Automate, dans le champ de texte sous Créer votre automatisation avec Copilot, saisissez l’invite suivante :

Start and wait for an approval when a Dataverse record is created and then update the record based on one of two approval outcomes

Cliquez sur le bouton Générer.
À partir de l’invite, Copilot fournit les grandes lignes d’un flux suggéré que vous pouvez examiner. Attendez-vous à ce que votre flux comporte deux étapes de base : le déclencheur Dataverse Lorsqu’une ligne est ajoutée, modifiée ou supprimée et l’étape Démarrer et attendre une approbation. Pour accepter le flux, cliquez sur Suivant. Vous pouvez également réécrire l’invite pour afficher une autre suggestion. Vérifiez si Copilot suggère un flux similaire à l’image ci-dessous :
Examinez les applications et services connectés. Si une connexion n’a pas été établie, modifiez ou corrigez-la, puis cliquez sur Créer un flux.

Le concepteur Modifier avec Copilot s’ouvre alors avec votre flux, avec quelques avertissements Paramètres non valides, pour nous inviter à corriger ces zones afin que notre flux fonctionne.

Modifier un flux avec Copilot

Commençons par corriger nos paramètres. Sélectionnez le déclencheur Lorsqu’une ligne est ajoutée, modifiée ou supprimée.

Un volet s’ouvre alors sur le côté gauche de l’écran pour afficher les détails du déclencheur.
Notez l’invite au niveau du paramètre Nom de la table indiquant : « Nom de la table » est obligatoire.

Dans le menu déroulant Nom de la table, recherchez et sélectionnez Showings ou quel que soit le nom de votre table pour « Real estate showings ».
Sélectionnez l’action Démarrer et attendre une approbation.
Dans le menu déroulant Type d’approbation, sélectionnez Approuver/Rejeter - Premier à répondre. Vous devrez peut-être d’abord supprimer tout ce que Copilot a ajouté.

Une fois que vous avez sélectionné le Type d’approbation, d’autres paramètres sont désormais disponibles.
Modifions cette étape à l’aide de Copilot. Ouvrez la conversation instantanée Copilot en cliquant sur le bouton Copilot en haut de la barre de commandes à droite. Dans le champ de saisie en bas de la conversation instantanée, saisissez l’invite suivante :

Ajouter « Nouvelle demande de visite immobilière » comme paramètre de Titre pour l’action Démarrer et attendre une approbation

Il faut quelques secondes à Copilot pour traiter l’invite. Une fois le traitement terminé, le paramètre Titre est renseigné avec le texte d’invite.
Cliquez sur Basculer en mode Avancé dans le volet des détails de l’action Démarrer et attendre une approbation.
Pour le paramètre Affecté à, saisissez l’adresse e-mail que vous utilisez dans le cadre de ce labo. Cette adresse e-mail est celle qui reçoit la demande d’approbation.
Pour le paramètre Détails, saisissez le texte suivant :

Une demande de visite immobilière a été créée. Veuillez examiner les détails ci-dessous et approuver ou rejeter la demande :

Propriété :
Nom du client :
Date :
Placez votre curseur en regard de Propriété : dans le paramètre Détails, puis cliquez sur le bouton bleu représentant un éclair pour ouvrir le volet Contenu dynamique.
Dans le volet Contenu dynamique, vous pouvez cliquer sur Afficher plus pour élargir la liste du contenu dynamique disponible.
Faites défiler votre contenu dynamique vers le bas jusqu’à ce que vous trouviez un champ de propriété, d’adresse ou d’emplacement (selon la façon dont vos données ont été créées), puis sélectionnez-le. Vous pouvez également taper le nom du champ dans le champ de recherche pour le trouver rapidement.

Le champ de contenu dynamique ajouté fait désormais partie du paramètre Détails de l’approbation.
Effectuez les mêmes étapes pour les champs Nom du client et Date.

Lorsque vous avez fini de sélectionner les champs restants, les valeurs devraient ressembler à l’image suivante :
Sélectionnez l’action Condition. Si votre flux ne comporte pas d’action Condition, ajoutez-la maintenant en cliquant sur le bouton Insérer une nouvelle étape… (+) sous l’étape d’approbation.
Assurez-vous que le côté gauche de la condition comprend la valeur Outcome (ou body/outcome) du volet Contenu dynamique.
Assurez-vous que est égal à est la condition et qu’Approve est la Valeur.
Veillez à disposer d’une action Mettre à jour une ligne à partir de Dataverse sous les branches True et False de la condition. Vous devrez peut-être l’ajouter à votre flux si Copilot ne l’a pas déjà fait.
Dans la liste déroulante Nom de la table, recherchez et sélectionnez la même table Dataverse que celle que vous avez utilisée pour le déclencheur.
Sélectionnez le champ ID de ligne et supprimez la valeur d’espace réservé. Cliquez sur l’icône représentant du Contenu dynamique, puis recherchez identifier pour trouver le champ d’identificateur unique de votre table (qui comprend généralement le nom de la table).

Chaque fois que vous créez une table dans Microsoft Dataverse, une colonne portant le même nom que la table est créée automatiquement. Cette colonne sert d’ID de recherche (ou d’identificateur) unique de l’enregistrement (ou de la ligne) créé(e).
Nous allons ensuite mettre à jour un champ en fonction de l’approbation. Recherchez une colonne dans votre table de données où vous pouvez le vérifier, peut-être dans les paramètres avancés. (Vous pouvez cliquer sur Afficher tout sous Paramètres avancés pour afficher les colonnes existantes.)
Dans l’exemple ci-dessous, nous redéfinissons notre champ Visite sur Confirmée.

Lorsqu’une visite est approuvée, un champ approprié de votre table est redéfini sur Confirmée.
Sélectionnez votre action Mettre à jour une ligne pour Dataverse sous la branche False de la condition. (Ajoutez cette action si elle est manquante.)
Dans le menu déroulant Nom de la table, recherchez et sélectionnez la même table que celle que vous avez utilisée dans le déclencheur de votre flux.
Cliquez sur le champ ID de ligne, puis recherchez et sélectionnez le champ d’identificateur unique de votre table dans le volet Contenu dynamique.
Mettez à jour le champ dans lequel vous souhaitez indiquer qu’une visite a été « Annulée » ou « Refusée ».

Lorsqu’une visite est refusée, le champ approprié de notre table est redéfini sur Annulée ou Refusée.
Dans la fenêtre de conversation instantanée Copilot, saisissez l’invite suivante, puis envoyez :

Under the "Update a row" action for both branches in the condition, add a new "Send an email (V2)" action

Au bout de quelques secondes, Copilot doit expliquer ce qu’il a fait, comme illustré dans l’image suivante :

Le flux mis à jour devrait s’afficher. Vous devrez peut-être réparer une connexion lors d’une étape précédente pour continuer. Corrigez les erreurs avant de continuer.
Sélectionnez l’action Envoyer un e-mail sous la branche True de la condition.
Cliquez sur le champ À, supprimez le contenu, puis sélectionnez un champ dans vos données comprenant un champ d’e-mail depuis le volet Contenu dynamique. Si vous n’en avez pas, saisissez un destinataire d’e-mail valide.
Vérifiez ce que Copilot a saisi pour les champs Objet et Corps. Vous pouvez les modifier avec votre contenu dynamique. Saisissez le contenu suivant après le texte de Corps :

Propriété :

Date de la visite :

Ajoutez les champs appropriés à partir du volet Contenu dynamique sur les lignes appropriées dans le texte du Corps.
Vous pouvez également ajouter le champ Response summary du volet Contenu dynamique à la fin du texte du Corps, ainsi qu’un message de clôture personnalisé.
Sélectionnez l’action Envoyer un e-mail sous la branche False de la condition.
Vérifiez le champ À. Vous pouvez supprimer le contenu, puis sélectionner un champ d’e-mail disponible dans le volet Contenu dynamique ou coder en dur une adresse e-mail.
Vérifiez les champs Objet et Corps. Copilot affiche généralement certains champs qui, selon lui, pourraient fonctionner pour cela, mais vous devrez peut-être les mettre à jour. Vous pouvez également copier les champs de l’e-mail « approuvé » et les ajouter ici.
Redéfinissez le nom du flux sur Request Approval for Real Estate Showing en sélectionnant le texte Démarrer et attendre une approbation lorsqu’un enregistrement Dataverse est créé, puis mettre à jour l’enregistrement en fonction de l’un des deux résultats d’approbation dans le coin supérieur gauche de l’écran.
Enregistrez le flux en cliquant sur le bouton Enregistrer dans la partie supérieure droite de la barre de commandes de l’écran.

Tester le flux

Testez le flux en cliquant sur le bouton Tester dans le coin supérieur droit de l’écran. Sélectionnez Manuellement, puis cliquez sur Tester.
Pour envoyer une demande de visite immobilière, accédez à votre application Real Estate Showings dans Power Apps.
Exécutez l’application, puis cliquez sur + Nouveau pour créer une demande de visite.
Renseignez les champs avec une demande.
Cliquez sur le bouton en forme de coche dans le coin supérieur droit de l’écran pour envoyer la demande.

Ensuite, vous pouvez fermer Power Apps.
Connectez-vous au compte de messagerie que vous utilisez pour ce labo, puis attendez que l’e-mail arrive.

Remarque

Si le flux ne s’exécute pas immédiatement, veillez à patienter. Le déclenchement du flux peut prendre jusqu’à 10 minutes, surtout à la première tentative.

L’approbation devrait ressembler à l’image suivante. Votre table et votre contenu dynamique peuvent être différents, mais le format ressemblera à ce qui suit :
Cliquez sur Approuver.
Ajoutez un commentaire, puis cliquez sur Envoyer.

Le flux continue à s’exécuter ; il met à jour la ligne et envoie un e-mail au demandeur. L’e-mail envoyé au demandeur ressembler à l’image suivante.
Vérifiez le flux et vous remarquerez que le flux est maintenant marqué comme Réussi dans l’historique d’exécution.
Dans le coin supérieur gauche de l’écran, cliquez sur Précédent. Vous êtes alors redirigé vers la page des détails du flux Request Approval for Real Estate Showing.

Ajouter le flux à la solution Real Estate Solution

Dans le volet de navigation gauche, cliquez sur Solutions.
Sélectionnez la solution Real Estate Solution.
Dans la barre de commandes supérieure, cliquez sur Ajouter un élément existant>Automatisation>Flux de cloud.
Cliquez sur l’onglet En dehors de Dataverse, puis sélectionnez le flux Request Approval for Real Estate Showing.

Cliquez sur Ajouter.

L’ajout du flux à la solution peut prendre quelques secondes, mais une fois qu’il est ajouté, vous voyez un Flux de cloud et trois Références de connexion dans la solution.

Remarque

Les références de connexion sont ajoutées à la solution, car le flux utilise des connexions à Dataverse, Office 365 Outlook et Approbations. Cela garantit le bon fonctionnement du flux lorsqu’il est exporté et importé dans un autre environnement.