Présentation
Les utilisateurs peuvent être bombardés d’e-mails entrants souvent distrayants qui les empêchent de se concentrer sur une seule tâche. Microsoft Power Automate peut vous aider à résoudre ce problème en permettant aux utilisateurs de surveiller les lignes À, De et Objet des e-mails et de créer un flux de travail automatisé pour prendre des mesures en fonction de conditions spécifiques.
Déclencher des flux
À l’heure actuelle, quatre déclencheurs sont disponibles pour les flux Power Automate. Ces déclencheurs proviennent du connecteur standard Microsoft Office 365 Outlook et permettent de surveiller les e-mails entrants :
À l’arrivée d’un nouvel e-mail
Quand un e-mail est marqué
À l’arrivée d’un nouvel e-mail dans une boîte aux lettres partagée
À l’arrivée d’un nouvel e-mail vous mentionnant
Chaque déclencheur surveille tous les e-mails entrants du dossier que vous avez spécifié dans le déclencheur. Votre boîte de réception par défaut est l’un de ces dossiers. Vous pouvez rendre la surveillance plus spécifique en décrivant à qui l’e-mail a été envoyé, si quelqu’un a été ajouté à la ligne Cc, qui a envoyé l’e-mail, une chaîne spécifique dans l’objet et si des pièces jointes ont été ajoutées.
Enregistrer les métadonnées dans une liste SharePoint
Les métadonnées désignent un jeu de données décrivant et fournissant des informations pertinentes sur d’autres données. Par exemple, lorsque des e-mails arrivent dans votre boîte de réception Outlook, vous vous concentreriez principalement sur les métadonnées clés telles que le contenu des lignes À, De et Objet, ainsi que du Corps. Cependant, plusieurs autres éléments de métadonnées sont disponibles, par exemple Importance, qui peut être capturé pour une utilisation future. L’enregistrement des métadonnées simplifie votre tâche de recherche à l’avenir.
Si vous souhaitez capturer uniquement les métadonnées d’e-mails spécifiques, vous pouvez définir ce paramètre à l’aide d’une combinaison d’options déjà disponibles. Par exemple, vous pouvez déclencher un flux si l’e-mail a été envoyé uniquement à vous, si vous figurez sur la ligne Cc dans une adresse e-mail de groupe spécifique et si l’objet de l’e-mail comporte les mots « état mensuel sur le stock ».
Vous pouvez enregistrer les métadonnées de l’e-mail dans les colonnes d’une liste SharePoint comme nouvel élément.
Éléments de métadonnées actuellement disponibles :
De : propriétaire de la boîte aux lettres et expéditeur du message.
À : destinataires du message.
Objet : objet du message.
Corps : corps du message.
Importance : importance du message, par exemple faible, normale et élevée.
Cc : destinataires d’une copie carbone du message à des fins d’information.
Cci : destinataires d’une copie carbone invisible du message, dont le nom et l’adresse e-mail ne sont pas visibles par les autres destinataires du message.
Répondre à : adresses e-mail utilisées lorsque vous répondez à un message.
Aperçu du corps : aperçu de l’e-mail.
ID de message : identificateur unique du message.
ID de message Internet : ID de message au format spécifié par document RFC (Request for Comments) ou RFC 2822.
ID de conversation : ID de la conversation à laquelle appartient l’e-mail.
Heure de réception : date et heure de réception du message.
Pièces jointes, ID de pièce jointe : ajoutez les pièces jointes ou l’ID de pièce jointe.
Nom de la pièce jointe : indique le nom de la pièce jointe.
Contenu de la pièce jointe : indique le contenu de la pièce jointe.
Pièces jointes Contenu - Type : indique le type du contenu des pièces jointes.
Date et heure de la dernière modification des pièces jointes : indique la date de la dernière modification des pièces jointes.
ID du contenu des pièces jointes : indique l’ID du contenu des pièces jointes.
Comporte une pièce jointe : indique si le message comporte des pièces jointes.
Est lu : indique si le message a été lu.
Est en HTML : indique si le corps de l’e-mail est au format HTML.
Taille de la pièce jointe : taille de la pièce jointe en octets.
Enregistrer les pièces jointes dans des bibliothèques de documents SharePoint
Une bibliothèque de documents SharePoint est un excellent emplacement pour enregistrer les pièces jointes de vos e-mails. Ces documents sont ensuite accessibles de n’importe où avec un accès Internet. Power Automate vous permet de créer un flux pour surveiller les e-mails de votre choix, puis d’enregistrer leurs pièces jointes dans une bibliothèque de documents.
Sur la page d’accueil de Power Automate, cliquez sur Mes flux dans le menu de navigation gauche.
Cliquez sur + Nouveau flux, puis sélectionnez Flux de cloud automatisé.
Nommez le flux Enregistrer les pièces jointes dans SharePoint.
Sélectionnez le déclencheur Office 365 Outlook À l’arrivée d’un nouvel e-mail (V3).
Le flux s’ouvre alors dans le nouveau concepteur Power Automate. Enregistrez le flux et désactivez le Nouveau concepteur dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez le déclencheur pour examiner ses propriétés. Définissez la propriété Avec pièces jointes uniquement sur Oui.
Cliquez sur + Nouvelle étape et recherchez Obtenir la pièce jointe (V2).
Dans le champ ID de message, sélectionnez la propriété Message Id dans le volet Contenu dynamique.
Dans le champ ID de pièce jointe, sélectionnez la propriété Attachments Attachment Id dans le volet Contenu dynamique.
Dans le champ Adresse de la boîte aux lettres d’origine, saisissez l’adresse e-mail que vous avez utilisée pour le déclencheur.
Remarque
L’ajout d’informations sur la pièce jointe entraîne l’ajout automatique de l’action Obtenir la pièce jointe dans une action Appliquer à chacun. Autrement dit, chaque pièce jointe est enregistrée dans SharePoint.
Sous l’action Obtenir la pièce jointe, cliquez sur + Ajouter une action, recherchez SharePoint, puis sélectionnez Créer un fichier.
Remarque
Vous vous demandez peut-être pourquoi nous devons créer un fichier si le fichier existe déjà et que nous venons de le récupérer. SharePoint ne connaît pas la pièce jointe Outlook, donc nous devons utiliser l’action Créer un fichier et transmettre le contenu de la pièce jointe depuis Outlook.
Sélectionnez l’Adresse du site et le Chemin d’accès au dossier de votre bibliothèque SharePoint.
Remarque
Le chemin d’accès au dossier correspond à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez enregistrer les pièces jointes.
Cliquez sur le champ Nom du fichier. Cliquez sur Contenu dynamique et recherchez Attachments Name. Cette propriété provient de la sortie du déclencheur.
Cliquez sur le champ Contenu du fichier. Cliquez sur Contenu dynamique et recherchez Content Bytes. Cette propriété provient de la sortie de l’action Obtenir la pièce jointe.
À ce stade, votre flux devrait ressembler à l’image suivante :
Ensuite, vous devez confirmer que les fichiers ont été enregistrés avec succès et sinon, vous devez être averti.
Dans la boucle Appliquer à chacun et sous l’action Créer un fichier, cliquez sur + Ajouter une action et ajoutez une action Condition.
Sur le côté gauche de la condition, cliquez sur Ajouter du contenu dynamique, sélectionnez Expressions, puis ajoutez ce qui suit :
outputs('Create_file')['statusCode']Sur le côté droit de la condition, ajoutez 403.
Dans la branche Si oui (true), cliquez sur Ajouter une action, puis ajoutez une action Envoyer un e-mail (V2).
Cliquez sur le champ À dans l’action. La zone Contenu dynamique s’ouvre alors. Sélectionnez la propriété À depuis les sorties du déclencheur.
Remarque
L’e-mail de notification d’erreur est envoyé à la même adresse e-mail qui a reçu l’e-mail initial à partir duquel la pièce jointe doit être enregistrée.
Désormais, lorsque des e-mails entrants comportent des pièces jointes, elles sont enregistrées dans la bibliothèque de documents SharePoint. Si une erreur se produit lors de la création du fichier pour une raison quelconque, l’adresse e-mail en est informée par e-mail. L’action Appliquer à chacun devrait ressembler à ce qui suit :
Publier le message sur Microsoft Teams
Lorsque des e-mails de type recherche sont envoyés à une adresse générale, vous pouvez créer un flux Power Automate pour les surveiller, puis les copier dans une équipe dans Microsoft Teams. Cette approche contribue à rendre le contenu des e-mails accessible à une audience plus large et réduit le temps de réponse et/ou améliore la qualité de la réponse.
Tenez compte des e-mails entrants envoyés à partir d’une boîte aux lettres spécifique permettant d’envoyer des notifications à partir d’un formulaire destiné aux clients. Vous pouvez utiliser cette adresse e-mail dans le champ À. Si tous les e-mails ont le même objet, vous pouvez également ajouter cette ligne d’objet dans le filtre Objet.
En dehors de l’action Appliquer à chacun, cliquez sur + Nouvelle étape, puis recherchez Teams.
Sélectionnez l’action Publier un message dans une conversation instantanée ou un canal.
Pour le champ Publier en tant que, sélectionnez Bot de flux.
Pour le champ Publier dans, sélectionnez Canal.
Sélectionnez l’Équipe dans laquelle vous souhaitez publier le message.
Dans le champ Message, ajoutez une combinaison de texte et de contenu dynamique. Le contenu dynamique provient de l’Objet et du Corps de l’e-mail entrant.
Félicitations ! Désormais, lorsqu’un e-mail est reçu avec des pièces jointes, elles sont stockées dans SharePoint et un message est publié sur un canal Teams avec les informations sur l’objet et le corps de l’e-mail d’origine. Si un e-mail reçu ne comporte aucune pièce jointe, une publication est malgré tout effectuée dans une équipe. Voici une image du flux final :
N’hésitez pas à développer cette unité. Par exemple, dans le corps de l’e-mail, vous pouvez ajouter un lien vers les pièces jointes de l’e-mail dans SharePoint.