Collaboration avec d’autres utilisateurs
À l’aide d’une @mention, vous pouvez indiquer d’autres copropriétaires du flux. Cette fonctionnalité peut être très utile pour demander de l’aide ou des commentaires.
De plus, vous pouvez indiquer plusieurs utilisateurs dans un commentaire ou une réponse unique. Chacun d’eux sera informé de chaque mention par un e-mail distinct. Pensez-y si vous prévoyez de les mentionner dans plusieurs commentaires.
Lorsque l’utilisateur destinataire sélectionne le bouton Accéder au commentaire, cela charge le concepteur de flux de cloud et affiche le commentaire en surbrillance. Si l’utilisateur reçoit plusieurs mentions, chaque sélection du bouton Accéder au commentaire ouvre le flux dans un nouvel onglet du navigateur.
Actualiser les commentaires
Les commentaires sont chargés dans le concepteur de flux au démarrage de la session de modification d’un flux. Tous les nouveaux commentaires que vous ajoutez sont immédiatement visibles. Les commentaires ajoutés par d’autres utilisateurs pendant que votre session est en cours ne seront pas visibles immédiatement. Vous devez fermer et rouvrir la session de modification pour actualiser le volet Commentaires.
Coprésence
Lorsque vous commencez à collaborer avec d’autres propriétaires de flux à l’aide de commentaires, plusieurs utilisateurs peuvent modifier le même flux simultanément. Par conséquent, vous saurez en temps quasi réel quels sont les autres utilisateurs qui sont en train de modifier le flux. Vous pouvez accéder à la liste des utilisateurs qui sont en train de modifier le flux dans l’angle supérieur droit de l’écran à côté du bouton Commentaires.
La liste est mise à jour régulièrement à mesure que les utilisateurs ouvrent et ferment leurs sessions de modification.
Le concepteur de flux permet à un éditeur principal et à plusieurs utilisateurs d’afficher et de commenter un flux. Les utilisateurs doivent choisir eux-mêmes l’éditeur principal, qui est celui qui enregistre le flux en premier. Une fois qu’un utilisateur a enregistré le flux, si ultérieurement un autre utilisateur tente de l’enregistrer, il aura pour options d’enregistrer une copie, d’ignorer les modifications ou de remplacer, comme illustré dans l’image suivante.
Ignorer vos modifications est l’option la plus sûre, mais cela entraîne la perte de vos modifications. Sélectionner Enregistrer une copie peut être utile si vous avez effectué de nombreuses modifications et que vous ne voulez pas les perdre. Après avoir enregistré une copie, vous pouvez intégrer vos modifications dans le flux d’origine ultérieurement. Dans certains cas, vous pouvez copier et coller vos modifications depuis la copie enregistrée dans le flux d’origine. Le principal inconvénient du fait d’enregistrer des copies est que les utilisateurs risquent d’en effectuer trop souvent et de ne pas les nettoyer. Vous pouvez alors vous retrouver avec de nombreuses copies supplémentaires qui encombrent votre environnement. Utilisez le bouton Remplacer avec précaution car toutes les modifications des autres utilisateurs seront perdues. Dans l’idéal, vous devez contacter les personnes qui figurent dans la liste des utilisateurs en train de modifier le flux et vous coordonner entre vous afin de trouver une résolution.
La meilleure option consiste à se coordonner au préalable pour éviter les sauvegardes conflictuelles. Souvent, les équipes utilisent des affectations d’éléments de travail pour désigner le propriétaire d’une modification, puis affectent tous les éléments de travail du même flux au même utilisateur. Les commentaires dans un flux ne sont pas considérés comme une sauvegarde conflictuelle. Autrement dit, vous pouvez travailler tandis que d’autres commentent (bien que les commentaires ne soient pas immédiatement visibles pour les autres).
Les copropriétaires de flux peuvent également se mettre d’accord pour répondre à une mention dans un commentaire effectué par un autre utilisateur dans un flux. Ils ne font que consulter et non modifier.
L’utilisation des commentaires et de la coprésence peut vous aider à créer des flux en équipe et à résoudre des problèmes d’automatisation plus complexes, en utilisant les points forts des membres de l’équipe.