Créer un plan de communication pour la mise à niveau vers SharePoint 2013

S’APPLIQUE À :2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint dans Microsoft 365

Il est important de communiquer avec les utilisateurs pendant le processus de mise à niveau des produits SharePoint 2010 vers SharePoint 2013. Les utilisateurs du site doivent savoir à quoi s’attendre lorsqu’ils visitent à nouveau leurs sites une fois que vous avez mis à niveau l’environnement. Les propriétaires de sites doivent savoir comment ils peuvent vous aider à préparer la mise à niveau et ce qu’ils doivent faire pour mettre à niveau leurs collections de sites dans SharePoint 2013 et Mes sites dans SharePoint 2013. Les utilisateurs du site et les propriétaires de site doivent savoir quand la mise à niveau aura lieu. Dans le cadre du processus de planification, déterminez les points suivants :

• Quels sont les membres qui composent l’équipe de mise à niveau, quelles sont les autres parties prenantes impliquées et qui sera concerné par la mise à niveau.

• Quelles informations l’équipe de mise à niveau doit-elle détenir et à quel moment en a-t-elle besoin.

• Quelles sont les informations que les utilisateurs de sites et les autres parties prenantes doivent détenir et à quel moment doivent-elles être en leur possession.

Cet article explique comment créer un plan de communication afin que l’équipe de mise à niveau, les parties prenantes et les utilisateurs sachent à quoi s’attendre avant, pendant et après la mise à niveau.

Quels sont les membres qui composent l’équipe de mise à niveau ?

Pour les petits déploiements dans lesquels les sites ont été peu personnalisés, l’équipe de mise à niveau peut être constituée d’une seule personne. Pour les déploiements plus importants, en revanche, plusieurs personnes avec différents rôles peuvent être nécessaires, comme décrit dans la liste suivante :

• Administrateurs de serveur Les administrateurs de serveur effectuent la plupart des tâches de mise à niveau. Il doit y avoir au moins un administrateur de serveur dans l'équipe de mise à niveau, car l'Assistant Installation ne peut être exécuté que par une personne membre du groupe Administrateurs sur chaque serveur web frontal.

  Notes

  Les administrateurs de la batterie de serveurs ne sont pas obligatoirement administrateurs locaux des serveurs.

• Administrateurs de base de données Si une équipe distincte s'occupe de l'administration des bases de données, vous devez planifier et effectuer la mise à niveau en coordination avec elle.

• Équipes de sécurité serveur Vous devez collaborer avec vos équipes de sécurité, telles que l'équipe des services de domaine Active Directory (AD DS), pour vérifier les comptes et les autorisations ou pour savoir comment tirer parti des nouveaux paramètres de stratégie applicables pour SharePoint 2013.

• Équipes réseau Vous devez collaborer avec vos équipes réseau, en particulier si vous avez besoin de basculer le DNS vers la nouvelle batterie de serveurs ou d'ajouter les nouveaux serveurs à l'infrastructure réseau actuelle.

• Équipe de déploiement de client Communiquez avec les équipes de déploiement de client pour coordonner les déploiements des nouvelles applications clientes et serveur. Le déploiement de clients devra peut-être avoir lieu avant que vous n'effectuiez la mise à niveau ou, à l'initiative des utilisateurs, après la mise à niveau de leurs sites.

• Administrateurs de services Vous devez entrer en contact avec les administrateurs des applications de service, telles que le Service Business Data Connectivity, pour vous assurer qu'ils sont prêts pour la mise à niveau et qu'ils sont en mesure de vérifier ou reconfigurer les paramètres appropriés dans la nouvelle version.

• Équipe de support technique Si votre société dispose d'un support technique, communiquez la chronologie de mise à niveau au responsable ou aux membres du support technique afin qu'ils puissent anticiper les éventuelles questions qui leur seront posées après la mise à niveau. Le support technique doit être une partie prenante clé pour la planification et les tests afin qu’ils puissent comprendre les modifications potentielles d’une mise à niveau et l’effet qu’elle aura sur les utilisateurs.

• Propriétaires de collections de sites Vous devez avertir les propriétaires de collections de sites lorsque le processus de mise à niveau est sur le point de commencer. Signalez-leur tout problème qui a été identifié lors de l'exécution de l'outil de vérification de pré-mise à niveau ou que vous avez rencontré au cours de la mise à niveau de leurs sites. Vous devez également expliquer aux propriétaires de collections de sites les tâches qui leur incombent pendant la mise à niveau. Les propriétaires de collections de sites ont la possibilité de mettre à niveau leurs propres sites dans SharePoint 2013. Ils peuvent également vérifier l'intégrité de leurs sites et passer en revue les sites d'évaluation de la mise à niveau avant de mettre à niveau leurs sites.

• Concepteurs et développeurs de sites, et fournisseurs de solutions tierces Si vos sites utilisent des éléments personnalisés, tels que des modèles, composants WebPart et services web, vous devez travailler en collaboration avec les concepteurs/développeurs de sites ou les fournisseurs de solutions tierces associés. Pour éviter que des éléments personnalisés ne puissent plus être utilisés ou ne fonctionnent plus correctement dans l'environnement mis à niveau, vous devez vous assurer que les concepteurs ou développeurs ont la possibilité de créer de nouvelles versions de ces éléments personnalisés, ou que ces éléments ont été mis à niveau de manière appropriée. Étant donné que les tâches effectuées par ces parties prenantes peuvent avoir un impact non négligeable sur la chronologie de mise à niveau, prenez contact avec elles suffisamment tôt dans le processus. Pour plus d'informations sur les problèmes potentiels liés aux éléments personnalisés, voir Use a trial upgrade to SharePoint 2013 to find potential issues.

• Utilisateurs des sites Bien que vous n'ayez pas besoin d'inclure les utilisateurs des sites dans la prise de décision concernant le processus de mise à niveau, vous devez les informer de la date et du déroulement de la mise à niveau.

• Commanditaires et autres parties prenantes D'autres personnes de votre organisation peuvent avoir un rôle important dans le processus de planification de la mise à niveau. N'oubliez pas de les inclure à votre plan de communication de manière appropriée.

  Notes

  Une équipe de mise à niveau peut comporter un ou plusieurs membres de chaque rôle en fonction de votre organisation.

Quand et comment communiquer avec l’équipe de mise à niveau ?

En règle générale, les administrateurs de serveur et les administrateurs d’applications de service définissent la chronologie de la mise à niveau, et les propriétaires de site ne sont avertis que lorsque le processus est sur le point de commencer. Toutefois, étant donné que les membres de l’équipe ont leurs propres tâches à effectuer à des moments particuliers du processus de mise à niveau global, il est très important que vous disposiez d’un plan solide pour communiquer la progression de la mise à niveau à tous les membres de l’équipe afin que tout le monde sache quand il est temps d’effectuer leurs tâches particulières.

L’ensemble de l’équipe de mise à niveau doit travailler ensemble pour déterminer les dates et heures d’exécution de la mise à niveau. Nous vous recommandons de choisir une fenêtre de mise à niveau pour qu’elle se produise lorsque l’utilisation du site est la plus faible. Pour les déploiements de serveur unique de petite taille, la mise à niveau peut prendre moins d’une journée. Les déploiements plus importants peuvent prendre plus de temps, jusqu’à un week-end. Aucune méthode ne permet de déterminer la durée exacte requise par la mise à niveau d’une collection de sites particulière. Pour cette raison, il est très important de communiquer avec les autres membres de l’équipe impliqués dans le processus de mise à niveau en plus des utilisateurs. La ou les dates que vous choisissez pour la mise à niveau doivent être décidées suffisamment à l’avance pour donner à l’équipe de mise à niveau le temps d’effectuer toutes les étapes préliminaires. Lorsque vous planifiez la chronologie, veillez à planifier une période pour valider les sites mis à jour et une période pour implémenter toutes les modifications ou effectuer le travail de repersonnalisation des sites.

Il est important de communiquer avec les propriétaires, concepteurs et développeurs de sites aux stades suivants du processus de mise à niveau :

• Avant la mise à niveau d’évaluation, de sorte qu’ils connaissent la chronologie générale et leurs rôles dans le processus.

• Après avoir effectué la mise à niveau d'évaluation pour identifier les problèmes. Par exemple, les problèmes liés à des modèles de site personnalisés ou à des composants WebPart personnalisés doivent être signalés au propriétaire, concepteur ou développeur du site concerné avant que vous ne planifiiez la mise à niveau pour lui laisser le temps d'étudier les problèmes et de prendre les mesures préliminaires. De même, un développeur peut décider qu'il serait plus prudent de recréer un composant WebPart avant la mise à niveau. Ou encore, des propriétaires de sites peuvent souhaiter noter toutes les personnalisations qui ont été effectuées sur leurs sites, notamment les modèles de site et les modifications apportées aux fichiers ASPX (Active Server Page Extension) principaux.

• Après la mise à niveau de l’environnement, afin qu’ils puissent passer en revue leurs sites et effectuer les modifications nécessaires.

• Lorsqu’ils peuvent commencer à mettre à niveau leurs collections de sites.

Quand et comment communiquer avec les utilisateurs de sites ?

Il est tout aussi important de communiquer avec les utilisateurs des sites pour les informer des points suivants  :

• La date de la mise à niveau de l'environnement Vous devez en particulier les avertir si leurs sites risquent d'être indisponibles pendant l'opération de mise à niveau.

• La date de la mise à niveau de leurs sites Les propriétaires de collections de sites doivent communiquer aux utilisateurs des sites la chronologie de mise à niveau de la collection de sites. Si vous êtes administrateur de la batterie de serveurs et que vous mettez à niveau un site, vous devez leur communiquer la date de cette mise à niveau.

• How the upgrade might affect them and what they should know about the new environment For example, the site will look different and function slightly differently in the new user interface. You can also point them to available content, such as What's New article. For more information about feature changes, see What's new.

• Où ils peuvent obtenir de l'aide S'ils rencontrent un problème avec leur site après la mise à niveau, ils doivent savoir où trouver de l'aide pour le résoudre.

Vous pouvez utiliser la nouvelle barre d'état système disponible dans les collections de sites pour signaler aux utilisateurs tous les points importants. Pour plus d'informations sur la configuration des notifications dans la barre d'état, voir Plan for site collection upgrades in SharePoint 2013, dans l'article Plan for site collection upgrades in SharePoint 2013.

Voir aussi

Autres ressources

Overview of the upgrade process from SharePoint 2010 to SharePoint 2013