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Découper les versions existantes du site, de la bibliothèque ou de OneDrive

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Attention

Les versions supprimées à l’aide de travaux de découpage sont définitivement supprimées. Ce flux de travail de suppression contourne la rétention normale de la corbeille et les versions supprimées ne peuvent pas être récupérées. Pour éviter toute perte de données indésirable, il est vivement recommandé d’exécuter une analyse d’impact avant de réduire l’activité.

En tant qu’administrateur SharePoint dans Microsoft 365, vous pouvez mettre en file d’attente un travail pour découper les versions existantes sur un site, une bibliothèque ou un compte d’utilisateur OneDrive afin de réduire l’encombrement de stockage des versions de votre site. Vous pouvez également aligner le stockage de versions existant avec les limites de l’historique des versions mises à jour en planifiant un travail pour réduire les versions existantes ou aligner le stockage de versions existant avec les limites de l’historique des versions mises à jour.
Vous devez prendre en compte plusieurs éléments avant de décider de réduire l’historique des versions existant sur un site ou une bibliothèque. La disponibilité des versions est essentielle pour les scénarios de récupération tels que l’annulation des modifications indésirables. Les versions supprimées à l’aide de travaux de découpage sont définitivement supprimées et ne peuvent pas être récupérées à partir de la Corbeille.

Étape Actions recommandées
Préparation Évaluez vos objectifs de récupération et l’utilisation du stockage de la version cible : Déterminez le mode de découpage et l’étendue de découpage appropriés dont vous avez besoin pour atteindre les objectifs de récupération de votre organization.

Examiner l’impact : Avant de valider la suppression des versions existantes, vous avez la possibilité d’examiner l’impact de l’action de vidage en exécutant une opération d’analyse « What-if » du mode de découpage sélectionné sur l’étendue spécifiée.
Travail de file d’attente Une fois que vous êtes prêt à valider dans un travail de découpage, vous pouvez mettre en file d’attente un travail de suppression de version pour supprimer de manière asynchrone les versions correspondant aux critères spécifiés dans le mode découpage dans un site, une bibliothèque ou un compte d’utilisateur OneDrive.
Suivre la progression Vous pouvez suivre la progression de toutes les tâches mises en file d’attente pour passer en revue la progression de la suppression des versions.

Diagramme de flux de travail de découpage.

Remarque

Les travaux de découpage sont des travaux en arrière-plan qui sont influencés par des facteurs tels que le volume de versions de fichiers à évaluer, l’intégrité du service et d’autres travaux en cours de traitement sur la batterie de serveurs. Ils sont également soumis à une logique de traitement des heures creuses. La progression d’un travail de découpage peut toujours être suivie.

Examiner l’impact en exécutant l’analyse « What-if »

Avant de valider la suppression des versions existantes, vous pouvez examiner l’impact de l’action de vidage en exécutant une opération d’analyse « What-if ». L’exécution d’une opération de simulation suit les étapes suivantes :

  • Générer un rapport d’utilisation du stockage de version pour un site ou une bibliothèque : ce rapport peut prendre en charge plusieurs utilisations, notamment l’analytique de l’utilisation du stockage de versions ou pour obtenir des insights clés sur l’impact de l’application de différents paramètres de découpage.

  • Exécutez l’analyse « What-If » en définissant différents modes de découpage pour afficher un aperçu des modifications et analyser l’impact sur les économies d’utilisateur et de stockage de l’application de l’un des modes de découpage au fichier CSV du rapport de stockage de version.

Importante

Selon la taille du site ou de la bibliothèque, le travail peut prendre quelques jours. Vérifiez la progression du travail jusqu’à ce que le status retourne « terminé ».

Modes de découpage de version

Les flux de travail de découpage de version vous permettent de sélectionner et d’appliquer l’un des modes de découpage pour mettre en file d’attente un travail de découpage sur un site, une bibliothèque de documents ou un compte OneDrive.

Mode de découpage d’expiration manuelle : Évalue l’ancienneté des versions et supprime les versions correspondant aux critères d’expiration.

Exemple: Dans l’exemple suivant, un travail de découpage est mis en file d’attente pour découper les versions antérieures à 60 jours. Le 31 août, le travail est récupéré et commence à supprimer définitivement les versions antérieures à 60 jours à compter du 31 août.

Diagramme de l’expiration manuelle.

Importante

Limitations connues du mode d’expiration manuel

  1. Le mode de découpage expire ne supprime pas les versions créées au cours des 30 derniers jours. Cela signifie que votre entrée ne peut pas être inférieure à 30 jours.
  2. Le mode de découpage expire toujours toutes les versions créées avant le 1er janvier 2023. Si vous souhaitez supprimer des versions, vous ne pouvez pas conserver d’anciennes versions. Cela signifie que la valeur que vous utilisez pour le DeleteBeforeDays paramètre doit entraîner une date postérieure au 1er janvier 2023.

Mode de découpage de limite du nombre manuel : Supprime les versions les plus anciennes qui dépassent la limite de nombre spécifiée.

Exemple: Dans l’exemple ci-dessous, un travail de découpage est mis en file d’attente pour supprimer les versions qui dépassent 50 versions principales. Le 31 août, le travail commence à supprimer définitivement les versions antérieures qui dépassent la limite de 50 versions principales au 31 août.

Diagramme de la limite de nombre manuel.

Mode de découpage automatique : Applique l’algorithme Automatique pour supprimer les versions existantes. Selon l’âge de la version, le travail supprime définitivement les versions ou définit le délai d’expiration en fonction de l’algorithme de stockage automatique des versions.

Conseil

Vous pouvez exécuter l’analyse d’impact de l’application du mode Nombre manuel, Expiration ou Découpage automatique pour comprendre l’impact de la suppression de version sous chaque mode.

Travail de suppression de file d’attente et suivi de la progression

Le workflow de suppression de version utilise un travail pour supprimer de façon asynchrone les versions correspondant aux critères spécifiés dans le mode découpage.

Pour mettre en file d’attente le travail de découpage, vous devez déterminer l’étendue de la suppression de version et le mode de découpage pour définir les critères de suppression de version existante. Vous pouvez supprimer les anciennes versions de fichiers en fonction de l’ancienneté des versions, des limites de nombre ou de l’algorithme automatique pour toutes les bibliothèques de documents d’un site ou d’une bibliothèque de documents spécifique.  

Une fois que vous êtes prêt à valider dans le découpage, vous pouvez mettre le travail en file d’attente pour supprimer de façon asynchrone les versions correspondant aux critères du mode de découpage. Vous serez en mesure de surveiller la progression des tâches de découpage validées pour suivre la progression de la suppression.

Découper des versions existantes à l’aide de PowerShell

Suivez ces étapes pour réduire les versions existantes à l’aide de PowerShell.

  1. Téléchargez la dernière version de SharePoint Online Management Shell.

    Remarque

    Si vous avez installé une version précédente de SharePoint Online Management Shell, accédez à Ajouter ou supprimer des programmes et désinstallez SharePoint Online Management Shell.

  2. Connectez-vous à SharePoint en tant qu’administrateur ou administrateur SharePoint dans Microsoft 365. Pour savoir comment procéder, reportez-vous à l’article Prise en main de SharePoint Online Management Shell.

  3. Exécutez l’une des commandes suivantes pour découper les versions existantes :

    Action Commande PowerShell
    Mettre en file d’attente un travail de découpage pour faire expirer les versions Faire expirer les versions sur un site :

    New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -DeleteBeforeDays <days>

    Faire expirer les versions d’une bibliothèque :

    New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -DeleteBeforeDays <days>
    Mettre en file d’attente un travail de découpage pour supprimer des versions dépassant la limite de nombre spécifiée Supprimer des versions dépassant les limites de nombre d’un site :

    New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>

    Supprimer des versions dépassant les limites de nombre d’une bibliothèque :

    New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
    Travail de découpage de file d’attente pour supprimer des versions à l’aide de l’algorithme de découpage automatique estimé Appliquez la logique automatique pour couper les versions existantes d’un site :

    New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -Automatic

    Appliquez une logique automatique pour couper les versions existantes d’une bibliothèque :

    New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -Automatic
    Arrêter le traitement ultérieur d’un travail de découpage en cours

    Note: Une fois l’applet de commande exécutée avec succès, toutes les nouvelles suppressions asynchrones de version sont arrêtées. L’arrêt d’un travail de découpage n’a pas d’impact sur les versions qui sont définitivement supprimées lorsque le travail était en cours.    		 Pour arrêter le traitement d’un travail de découpage au niveau du site en cours :

    Remove-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl

    Pour arrêter le traitement d’un travail de découpage au niveau de la bibliothèque en cours :

    Remove-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName
    Obtenir les status d’un travail de suppression de version de fichier Pour obtenir status d’un travail de découpage au niveau du site :

    Get-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJobProgress -Identity $siteUrl

    Pour obtenir status d’un travail de découpage au niveau de la bibliothèque :

    Get-SPOListFileVersionBatchDeleteJobProgress -Site $siteUrl -List $libName

En savoir plus

Pour plus d’informations, case activée les ressources suivantes :