Microsoft 365 Copilot avec SharePoint

Copilot et SharePoint

Votre organization se prépare à activer Microsoft 365 Copilot, un outil de productivité piloté par l’IA qui améliore la créativité, la productivité et les compétences en temps réel. En tant qu’administrateur SharePoint, il est essentiel de régir correctement les données SharePoint de votre organization pour vous assurer que les résultats de Copilot sont appropriés, exacts et conformes. La compréhension de l’importance de la gouvernance du contenu dans SharePoint pour Copilot commence par connaître le fonctionnement de Copilot à l’aide de trois composants :

• Modèles de langage volumineux (LLMs)
• Les applications de productivité Microsoft 365 que vous utilisez tous les jours, telles que Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.
• Contenu dans Microsoft Graphs

Le contenu de Microsoft Graph comprend des e-mails, des fichiers, des réunions, des conversations, des calendriers et des contacts. Une partie importante d’entre eux est stockée sous forme de fichiers SharePoint. Lorsque vous partagez des documents avec d’autres personnes, ces documents deviennent des données stockées sur des sites SharePoint, des bibliothèques de documents et OneDrive. Ces documents peuvent être : Word document partagé par vos collègues, une présentation que vous travaillez avec votre équipe, des enregistrements de réunion, des notes de projet que vous avez créées dans Loop et OneNote, etc. Lorsqu’un utilisateur envoie une requête à Copilot, il traite la requête à l’aide de modèles de langage volumineux (LLM). Il génère ensuite une réponse avec des llms en tirant parti du contenu de Microsoft Graph et du contenu web (facultatif).

Microsoft 365 Copilot expose uniquement les données organisationnelles pour lesquelles les utilisateurs individuels ont au moins des autorisations d’affichage. Il est important d’utiliser les modèles d’autorisation dans SharePoint pour vous assurer que les utilisateurs ou groupes appropriés ont le bon accès au contenu approprié dans votre organization. Pour vous préparer à l’adoption Microsoft 365 Copilot de votre organization, il existe quelques étapes fortement recommandées avec SharePoint et OneDrive à l’aide de la gestion avancée de SharePoint. En outre, en tant qu’administrateur SharePoint, voici quelques étapes que vous pouvez effectuer à l’aide des paramètres SharePoint standard pour préparer votre organization pour Microsoft 365 Copilot :

Étape 1 : Optimiser la recherche dans SharePoint

✅ Optimiser votre contenu SharePoint pour la recherche

Comme mentionné précédemment, lorsqu’un utilisateur envoie une demande à Copilot, il traite la demande, puis génère une réponse avec des modules LLMs. Copilot tire parti du contenu de Microsoft Graph et du contenu web (facultatif). Comment Copilot obtient-il du contenu à partir de SharePoint ? Il en est de même lorsqu’un utilisateur recherche du contenu via la recherche SharePoint.

Pour tirer le meilleur parti de Copilot et obtenir les meilleurs résultats, optimisez votre contenu SharePoint pour la recherche :

• Vérifiez que le contenu est disponible
• Assurez-vous que les résultats de la recherche s’affichent bien
• Planifier votre contenu

Étape 2 : Empêcher le surpartage et contrôler l’accès avec SharePoint et OneDrive

Pour empêcher le surpartage et contrôler l’accès avec SharePoint et OneDrive, il existe quelques étapes fortement recommandées avec SharePoint et OneDrive. En outre, vous pouvez utiliser certaines fonctionnalités intégrées de SharePoint pour réduire le surpartage et case activée autorisations et l’accès au site dans le Centre d’administration SharePoint.

Pour commencer, vous pouvez :

✅ Réduire le surpartage accidentel avec les paramètres de partage SharePoint

Pour réduire le surpartage de contenu accidentel avec les résultats Copilot, implémentez les paramètres de partage au niveau du organization et du site :

1. Au niveau organization :

   • Mettez à jour les paramètres de partage pour SharePoint et OneDrive pour votre locataire à partir du partage organization vers des liens de personnes spécifiques.

   • Envisagez de masquer les autorisations étendues à vos utilisateurs finaux. Par exemple, utilisez l’applet de commande SharePoint Set-SPOTenant PowerShell pour masquer « Tout le monde sauf les utilisateurs externes » dans le contrôle sélecteur de Personnes afin que les utilisateurs finaux ne puissent pas l’utiliser.

   • Utilisez Recherche SharePoint restreinte (RSS) pour restreindre temporairement les résultats Copilot jusqu’à 100 sites SharePoint sélectionnés. Les sites enfants des sites Hub ne sont pas comptabilisés dans la limite de 100.

     RSS vous donne le temps de passer en revue & d’auditer les autorisations de site. Il doit être utilisé uniquement comme solution temporaire pour donner à votre organization le temps d’adopter Copilot.

2. Au niveau du site :

   • Informez les administrateurs de site sur les contrôles au niveau du site qu’ils peuvent utiliser pour restreindre le partage des membres.
   • Assurez-vous que les propriétaires de site reçoivent une demande d’accès au site.
   • Modifiez le paramètre de partage externe pour le OneDrive d’un utilisateur. Lorsqu’un utilisateur enregistre un fichier dans OneDrive, il se trouve dans le stockage personnel de l’utilisateur final. L’utilisateur a un contrôle total sur le fichier et peut le partager avec d’autres personnes. Pour garantir la sécurité des données, passez en revue les fonctionnalités de partage OneDrive.

✅ Vérifier les autorisations et l’accès au site dans le Centre d’administration SharePoint

Pour vous assurer que les données sont sécurisées, consultez Accès au site SharePoint et autorisations. Hiérarchiser les sites qui contiennent des informations sensibles.

1. Dans le Centre d’administration SharePoint, voir Sites> actifs sélectionner un site >Modifier>les paramètres.

   Privé signifie que seuls les utilisateurs de votre organization ayant accès au site peuvent le trouver. Public (par défaut) signifie que toute personne de votre organization peut trouver le site et accéder à son contenu.

   

2. Sous l’onglet Appartenance , passez en revue l’accès aux propriétaires, aux membres et aux visiteurs du site. Assurez-vous que seuls les utilisateurs nécessaires ont accès au site.

Importante

Cet article présente principalement l’utilisation des paramètres intégrés de SharePoint pour réduire le surpartage et case activée autorisations et l’accès au site. Pour améliorer davantage la gouvernance des données de votre organization avec efficacité et à grande échelle, envisagez d’utiliser la gestion avancée SharePoint pour surveiller et gérer les données SharePoint de votre organization.