Planifier un intranet SharePoint intelligent

Microsoft SharePoint offre une grande variété d’options et d’outils pour créer des sites intranet pour vos organization. Le déplacement de votre intranet vers SharePoint dans Microsoft 365 peut prendre un certain temps, en particulier si vous disposez déjà d’un contenu intranet étendu. Dans cet article, nous examinons comment planifier un nouvel intranet SharePoint en mettant l’accent sur la mise en ligne rapide des sites et le retour sur investissement.

Nous expliquons comment :

• Comprendre vos principales priorités organisationnelles
• Comprendre votre public
• Planifier la gouvernance
• Passer en revue votre intranet actuel
• Identifier et hiérarchiser vos initiatives métier
• Identifier un scénario clé à prototyper et à piloter
• Lancez le pilote et interagissez avec vos utilisateurs

Qu’est-ce qui est possible avec SharePoint ?

Avec SharePoint, n’importe quel utilisateur peut créer rapidement des pages intranet hautement fonctionnelles sans avoir besoin d’écrire du code ou d’autres personnalisations difficiles. Ces sites s’affichent très bien sur n’importe quel appareil ou écran et fournissent des expériences profondément attrayantes pour vos utilisateurs.

Si vous utilisez actuellement SharePoint Server pour votre intranet, vous trouverez SharePoint dans Microsoft 365 plus facile à utiliser. Les pages dynamiques et réactives sont faciles à créer pour tout le monde, et les exigences du service informatique pour créer et gérer des solutions personnalisées sont beaucoup moins nombreuses.

Dans un premier temps, pour voir des exemples de ce qui est possible avec SharePoint, nous vous recommandons de consulter le look book SharePoint. Le look book fournit divers exemples sur la façon d’inclure des actualités, des événements, des ressources et du contenu personnalisé dans les sites SharePoint que tout le monde peut créer et gérer.

Pour comprendre comment les différents composants fonctionnent ensemble, consultez le Guide de l’expérience moderne dans SharePoint.

Pour obtenir des inspirations et des démonstrations sur l’adoption de l’intranet intelligent, visitez l’intranet intelligent - Adoption de Microsoft.

Dans les sections suivantes, nous examinons comment trouver le meilleur point de départ pour votre intranet SharePoint et comment hiérarchiser les différentes solutions intranet dont vous pouvez avoir besoin pour votre organization. Gardez ces références à portée de main pendant que vous travaillez avec vos parties prenantes. Elles peuvent vous aider à obtenir le meilleur temps et la valeur de vos solutions intranet.

Comprendre les objectifs métier actuels et les principales parties prenantes

Les intranets les plus réussis ne sont pas seulement bons, ils sont principalement axés sur l’aide aux personnes à accomplir leur travail et souvent sur la promotion de l’engagement. Le look book peut vous inspirer à réfléchir à la façon dont votre contenu peut apparaître, mais vos objectifs de résultat métier sont importants pour comprendre le contenu et les fonctionnalités les plus importants pour vos utilisateurs et vos organization.

Toutes les organisations ont des objectifs stratégiques importants qui déterminent le comportement et les investissements. Si vous souhaitez vous assurer que votre intranet est réussi et qu’il obtient le bon niveau de financement, vous devez vous assurer qu’il est aligné sur ces objectifs. Vous pouvez également utiliser ces objectifs pour vous aider à hiérarchiser vos initiatives intranet. Contrairement à de nombreux projets technologiques, un projet intranet n’est jamais « terminé », car vos priorités et intérêts organization changeront au fil du temps. Mais, à tout moment, vous souhaitez vous concentrer sur les initiatives intranet qui sont le plus étroitement alignées sur les priorités de votre organisation et les principales parties prenantes de l’entreprise.

En outre, examinez les données récentes de l’enquête sur la satisfaction des employés. Un bon moyen de s’informer davantage sur l’information et les outils dont vos employés ont besoin consiste à examiner les points faibles identifiés dans ces enquêtes.

Comprendre votre public

Un bon point de départ pour penser à votre nouvel intranet est ce qu’il est quand l’intranet est en place. Qu’est-ce que les gens seront en mesure d’accomplir ? Comment vont-ils commencer leur journée ? Qu’est-ce que les gens vont dire sur l’intranet ? Un exercice potentiellement utile pour définir les objectifs globaux de l’intranet consiste à impliquer vos principales parties prenantes de l’intranet dans un exercice de couverture . C’est un exercice d’imagination. L’objectif est de penser largement à un état futur idéal en imaginant une couverture de magazine sur le nouvel intranet, y compris les principaux titres, les barres latérales et les citations des utilisateurs.

Avec la fin à l’esprit, il peut également être utile de créer des personnages pour vos utilisateurs clés. Un personnage est une description fictive mais réaliste d’un utilisateur intranet classique (par exemple, nouveau débutant/nouvel employé, travailleur du savoir, travailleur de terrain, représentant commercial, gestionnaire de personnes ou auteur de contenu). Vous voudrez effectuer des recherches pour interagir avec des personnes qui représentent ces différents personnages afin de comprendre leurs besoins en informations. Vous ne pouvez pas créer un intranet sans comprendre les personnes pour lesquelles vous le créez. Les propriétaires de sites seuls ne suffisent pas : leur point de vue est ce qu’ils veulent publier. Ce n’est souvent pas la même chose que ce que leurs utilisateurs veulent consommer.

Penser à la gouvernance

Si vos utilisateurs se plaignent que la recherche n’a pas réussi car trop de contenu non pertinent est découvert, cela peut indiquer un problème de gouvernance. Avant de penser à votre nouveau projet intranet, réfléchissez à la façon dont vous allez gouverner l’architecture et le contenu. Il s’agit de décisions beaucoup plus faciles à prendre et à appliquer si elles sont prises au début de votre projet intranet. Par exemple, vous voudrez réfléchir aux points suivants :

• Qui peut provisionner de nouveaux sites et, lorsqu’ils sont approvisionnés, quel est le processus permettant de s’assurer que les sites sont découverts dans la navigation ou en tant que signets clés dans la recherche ?
• Voulez-vous que tous les sites suivent un modèle similaire afin que les utilisateurs puissent facilement trouver du contenu clé à mesure qu’ils se déplacent d’un site à l’autre ?
• Qui est responsable et responsable du contenu sur les sites ? À quelle fréquence le contenu doit-il être examiné ?
• La gestion du contenu pour les sites intranet est-elle dans les objectifs de performances ou les descriptions de travail pour les personnes disposant d’autorisations de modification ou de propriétaire ?
• Le contenu intranet doit-il être conservé en fonction de vos stratégies de rétention ou classifié en fonction de sa sensibilité ?

Vous n’avez pas besoin de prendre toutes les décisions de gouvernance à l’avance, mais si vous n’avez pas de plan sur la façon dont vous allez gouverner votre nouvel intranet intelligent, il peut rapidement devenir un gaspillage d’informations qui ne parvient pas à atteindre vos objectifs métier critiques.

Passer en revue votre intranet existant

Votre intranet actuel peut être composé de sites de différents groupes d’entreprises, tels que les ressources humaines, l’informatique, les installations, l’ingénierie, etc. Comme première étape de la planification de votre nouvel intranet SharePoint, nous vous recommandons de faire l’inventaire de vos sites existants et de rencontrer les propriétaires de chacun d’eux afin de déterminer leurs objectifs de résultat métier pour les nouveaux sites. Faites le point sur l’emplacement de votre contenu et la quantité de contenu que vous devez déplacer lors de la création d’un site intranet. Examinez votre contenu actuel pour savoir s’il est à jour ou doit être mis à jour avant de passer à un nouveau site. Il n’est pas rare de trouver une stratégie de migration où le contenu existant est laissé derrière. Vous n’avez pas besoin de migrer quoi que ce soit : il est peut-être plus efficace de créer du contenu optimisé pour l’expérience SharePoint moderne plutôt que de migrer du contenu existant et obsolète vers le nouvel emplacement.

Dans le cadre de ces réunions, vous pouvez identifier les besoins métier qui sont traités par chaque site existant, ainsi que les exigences que vous pouvez avoir pour les nouveaux sites.

En plus de rencontrer les propriétaires de site actuels, vous pouvez également organiser un groupe de travail de nouveaux employés. Les nouveaux employés sont un public clé pour l’intranet et les personnes qui ont rejoint le organization au cours des deux à trois derniers mois peuvent fournir des informations précieuses sur ce qui manque ou est difficile à apprendre dans votre intranet actuel, ou sur les ressources qu’ils souhaitent avoir au moment de leur démarrage. Ils peuvent également vous fournir des idées précieuses des organisations dans lesquelles ils ont précédemment travaillé pour vous aider à réfléchir à des fonctionnalités nouvelles et importantes à incorporer.

Considérez cette étape comme une occasion d’apprendre. Vous découvrez ce qui est important pour vos utilisateurs et pour l’entreprise. Vous utiliserez ces informations pour identifier les initiatives pour votre intranet.

Identifier les initiatives

À l’aide des informations que vous avez collectées pendant votre recherche, collaborez avec vos principales parties prenantes intranet pour identifier les initiatives qui reflètent les priorités de votre organisation et les obstacles qui peuvent exister lorsque vous les implémentez.

Bien que vous mettez en œuvre des solutions pour répondre à toutes les initiatives identifiées, la hiérarchisation du projet à faire en premier vous aidera à obtenir un succès précoce et l’engagement des utilisateurs aussi efficacement que possible.

Passez en revue chaque initiative que vous avez identifiée pour les critères suivants :

• Est-ce que cela résout un problème réel ?
• Combien de personnes vont l’utiliser ?
• Peut-il être construit dans un délai raisonnable ?
• Quel est le retour sur investissement ?

Analysez chaque initiative pour déterminer son impact positif sur vos utilisateurs en ce qui concerne la facilité d’implémentation. Une initiative à fort impact qui peut être générée avec un minimum de personnalisation peut être un premier projet idéal.

Envisagez de tracer vos initiatives métier sur une grille, comme celle-ci, et examinez avec les parties prenantes de votre intranet et le service informatique pour choisir la meilleure option pour commencer.

Pour vous aider à déterminer l’initiative à prendre en premier, collaborez avec les dirigeants d’entreprise pour ce domaine afin de définir les objectifs de la solution, qui sera responsable de la réussite dans ce domaine et les métriques que vous utiliserez pour mesurer le succès. Ne vous concentrez pas uniquement sur les métriques système. Réfléchissez à l’impact réel sur l’entreprise. Par exemple :

Initiative	Contenu de la clé	Propriétaire d'entreprise	Métrique de réussite du système	Métrique de réussite de l’entreprise
Informer les employés sur les avantages sociaux (site Avantages)	-Annonces - Vidéos de formation	HR	- Affichages de billets d’actualités - Affichages vidéo de formation	Les demandes d’aide sont réduites de x %
Billet d’actualité hebdomadaire par un haut responsable	- Événements de streaming - Formation formelle	Ingénierie	- Contenu de formation produit pour tous les aspects de l’excellence en codage - Événements de streaming mensuels	Formation effectuée avec succès par x % du personnel d’ingénierie
Favoriser l’accord positif des employés sur la stratégie de l’entreprise (Leadership exécutif Viva Engage Communauté)	Billets d’actualités - Événements de streaming - conversations Viva Engage	HR	Publications d’activités mensuelles en cours par les dirigeants et commentaires des employés	- Viva Engage conversations affichent un sentiment positif - Commentaires traités dans les 24 heures – « aucune question/commentaire laissé derrière » - x % d’augmentation des scores de satisfaction des employés pour les communications de la direction
Améliorer la cohérence de l’échéancier dans le développement de la proposition (site marketing)	- Diapositives de valeur métier de l’entreprise - Modèles de proposition	Marketing	- Téléchargements de diapositives - Alignement de l’équipe commerciale	x % de réduction du temps nécessaire à la création des propositions

Choisir des scénarios pilotes

Collaborez avec le propriétaire de chaque scénario pour déterminer à quoi ressemblerait une solution idéale :

• Qui sont vos visiteurs ?
• Qu’est-ce que les visiteurs du site veulent accomplir ou apprendre ?
• Quels outils ou technologies utilisent-ils aujourd’hui ?
• Quelles informations souhaitez-vous promouvoir ?
• Quels outils ou technologie souhaitez-vous que les visiteurs utilisent pour accomplir leurs tâches clés ?
• Qui sont les champions qui les aideront à passer au nouveau site ou à la nouvelle solution ?
• Comment savoir si votre solution réussit ?

Par exemple, créez une table semblable à la suivante pour répertorier les scénarios métier que vous souhaitez traiter avec des sites intranet dans votre organization :

En tant que...	J’ai besoin de supprimer un groupe	Et alors...	Je sais que c'est réussi quand...
Employé	Comprendre et être en mesure de mettre à jour mes avantages	Je peux tirer parti d’un avantage clé du cycle de vie	Les demandes d’aide sont réduites
Employé	En savoir plus sur l’utilisation du portail des avantages en libre-service	Effectuer des mises à jour par moi-même	Les demandes d’aide sont réduites
Employé rh	Promouvoir l’utilisation du portail des avantages en libre-service	Je peux passer plus de temps à travailler avec des employés sur des questions et des scénarios d’avantages uniques	Toutes les interactions de mes employés sont des scénarios critiques individuels

À partir des scénarios de haute priorité, identifiez ceux qui répondent à ces trois critères clés :

• Pouvez-vous créer un prototype rapidement (quelques jours) ?
• Y a-t-il un sponsor engagé ?
• Y a-t-il suffisamment de contenu à jour pour illustrer les fonctionnalités clés ?
• Existe-t-il un public spécifique pour un pilote ?

Après avoir compilé ces informations, créez un résumé de conception pour vous aider à cartographier le parcours utilisateur sur la façon dont vous souhaitez que le site fonctionne. Par exemple :

Composant de parcours utilisateur	Description
Scénario	Site de la direction : site unique permettant aux employés d’écouter les commentaires des dirigeants de l’entreprise, d’apprendre les objectifs de l’entreprise et d’écouter les dernières nouvelles des réunions client et des événements de l’industrie.
Utilisateurs	Tous les employés de l’entreprise.
Valeur	Accroître la sensibilisation et l’alignement des employés avec la stratégie de l’entreprise et les initiatives commerciales.
Parcours utilisateur	- Un billet d’information est envoyé à l’entreprise annonçant une réunion Q&A de leadership - Allan se rend sur le portail de direction pour watch l’événement en direct - Allan utilise Viva Engage pour poser une question lors de la réunion - Allan partage le lien d’enregistrement avec ses collègues.
Mesures	- Affichages d’événements en direct - Affichages d’enregistrement d’événements - engagement Viva Engage
Objectifs d’étirement	- Engagement Viva Engage continu - Amélioration du sentiment des employés (enquête)

Choisir les composants de la solution

SharePoint offre différents blocs de construction que vous pouvez utiliser pour créer un intranet :

• Sites de communication : utilisez des sites de communication pour partager des actualités, des rapports, des états et d’autres informations via différents modèles et composants WebPart.
• Site d’accueil : un site d’accueil est un site de communication que vous définissez comme page d’accueil intranet pour votre organization.
• Sites hub : utilisez des sites hub pour organiser les sites et les équipes associés et centraliser les actualités, la recherche et la gestion du contenu.
• Actualités SharePoint : utilisez le composant WebPart Actualités pour publier des articles importants ou intéressants, des annonces, des actualités de personnes, des mises à jour status et bien plus encore, notamment des graphiques et une mise en forme enrichie.
• Viva Engage : utilisez Viva Engage pour communiquer avec des personnes dans votre organization au-delà des limites des projets, fonctions et services.
• Dynamics 365 Customer Voice : utilisez Dynamics 365 Customer Voice pour créer des questionnaires personnalisés, des enquêtes, des questionnaires, des inscriptions, etc.
• Stream : utilisez Stream pour fournir des réunions, des événements et des formations en direct et à la demande.

Pour le scénario que vous avez décidé de créer, choisissez les composants que vous devez utiliser pour atteindre les objectifs métier du site. Nous vous recommandons de créer un prototype rapide et d’accorder l’accès à vos principales parties prenantes. Cela fournit un cadre de fond pour d’autres discussions et révisions de la conception.

À ce stade, nous vous recommandons d’impliquer votre support technique afin qu’il soit prêt à répondre aux questions après le déploiement du site auprès d’un public plus large.

Pour connaître les meilleures pratiques relatives au lancement d’un site intranet, consultez Création et lancement d’un portail SharePoint sain.

Déployer le pilote

Lorsque le prototype a évolué à un point où vous souhaitez le partager plus largement, vous pouvez le déployer dans un groupe pilote, voire dans l’ensemble organization. L’adoption par les utilisateurs est une partie essentielle du succès d’un nouveau site intranet. Pour favoriser l’utilisation du site, nous vous recommandons d’utiliser une approche descendante et ascendante :

• Recruter des commanditaires exécutifs qui peuvent s’assurer que le projet intranet est financé et qui peuvent aider à faire savoir l’importance du nouveau site à d’autres personnes dans le organization.
• Donnez les moyens aux champions tout au long de la organization de promouvoir le nouveau site au niveau de la base.

Voici d’autres choses que vous pouvez faire pour réussir :

• Avoir des événements de lancement et des campagnes de communication.
• Fournir une formation formelle.
• Organisez des heures de bureau régulières où les utilisateurs peuvent poser des questions.

À mesure que le site se déploie et que de plus en plus d’utilisateurs s’engagent, watch vos métriques de réussite et apportez des ajustements en fonction des besoins pour susciter davantage d’engagement et de satisfaction des utilisateurs.

Lorsque le site est sur la voie de la réussite, faites le point sur les leçons apprises dans le processus et passez au prochain projet intranet que vous souhaitez entreprendre.

Articles connexes

SharePoint Look Book