Vue d’ensemble des limites de l’historique des versions pour les bibliothèques de documents et OneDrive
Les limites de l’historique des versions contrôlent la façon dont les versions sont stockées dans une bibliothèque de documents SharePoint ou un compte OneDrive. Les limites peuvent être définies au niveau organization, du site, de la bibliothèque ou du compte d’utilisateur OneDrive, ce qui permet aux administrateurs et aux propriétaires de sites de mieux gérer les exigences de récupération et d’audit du contenu. Les administrateurs généraux et SharePoint dans Microsoft 365 peuvent définir des limites d’historique des versions au niveau organization. Ces paramètres s’appliquent universellement à toutes les nouvelles bibliothèques, que ce soit sur des sites SharePoint existants ou nouveaux, et sur les bibliothèques par défaut sur les nouveaux sites OneDrive. Les propriétaires de sites peuvent remplacer les paramètres de version de niveau organization en configurant les paramètres de version pour les sites dont ils sont propriétaires. Les propriétaires de site peuvent remplacer les paramètres de organization ou de site en configurant les paramètres de version pour les bibliothèques et les listes dont ils sont propriétaires.
Le tableau suivant récapitule les différentes façons de gérer les limites de l’historique des versions sur vos bibliothèques de documents :
| Zone | Comment cela fonctionne-t-il ? |
|---|---|
| Définir les limites par défaut organization l’historique des versions | Les limites par défaut organization l’historique des versions sont définies sur toutes les nouvelles bibliothèques de documents créées sur les sites SPO existants et nouveaux. |
| Définir les limites de l’historique des versions au niveau du site ou de la bibliothèque | Si nécessaire, les administrateurs de site peuvent rompre l’héritage des limites de organization par défaut pour un site ou une bibliothèque individuelle. |
| Rapport sur le stockage de version sur un site | Exécutez un rapport pour analyser l’utilisation du stockage de versions existantes, comprendre le fonctionnement d’une limite de version avant de configurer des limites ou analyser l’impact de la suppression des versions existantes avant de planifier le travail de découpage. |
| Découper les versions existantes | Les administrateurs de site peuvent choisir de couper les versions existantes en mettant en file d’attente un travail du minuteur pour exécuter le découpage. |
Comment les limites de l’historique des versions sont appliquées
Les limites de l’historique des versions sont appliquées de la manière suivante :
- Limites de organization par défaut : les paramètres par défaut de l’organisation sont appliqués à toutes les nouvelles bibliothèques créées sur les sites qui n’ont pas de paramètres au niveau du site configurés.
- Limites du site : Il est possible d’interrompre l’héritage d’un site en configurant les limites de l’historique des versions pour le site. Lorsque les limites de version sont configurées sur un site, les paramètres sont appliqués à toutes les nouvelles bibliothèques créées sur le site.
- Limites de la bibliothèque : Il est possible d’interrompre l’héritage au niveau de la bibliothèque afin de définir des limites de version pour les fichiers stockés dans la bibliothèque.
Dans l’exemple suivant, les limites de organization par défaut sont appliquées aux nouvelles bibliothèques créées sur les sites marketing et de vente, car ces sites n’ont pas de limites au niveau du site appliquées. Le site juridique a des limites au niveau du site appliquées et l’héritage rompu des organization valeurs par défaut. Les bibliothèques créées dans le site juridique suivent les limites appliquées au niveau du site juridique.
La figure suivante montre le flux de travail de l’application d’une limite de version aux nouvelles bibliothèques de documents. Lorsqu’une bibliothèque est créée, le paramètre au niveau du site case activée est effectué. Si aucun paramètre de site n’est défini, le organization paramètre par défaut est appliqué aux nouvelles bibliothèques.
Types de limites de version
Les administrateurs peuvent utiliser deux paramètres d’historique des versions pour configurer les limites de version pour toutes les nouvelles bibliothèques créées dans leur organization :
Paramètre automatique
Le paramètre automatique est recommandé pour le stockage de versions optimisé. Il combine les avantages de la récupération de données offerts par l’historique des versions tout en optimisant son stockage. Pour les administrateurs, ce paramètre offre l’option de stockage la plus optimale sans avoir à estimer le nombre de versions ou les limites d’âge nécessaires pour répondre aux besoins diversifiés de leurs utilisateurs finaux.
Pour plus d’informations, consultez Stockage de versions sous des limites automatiques.
Paramètre manuel
Le paramètre manuel permet aux administrateurs de définir des limites de nombre sur le nombre de versions principales ou de définir des limites d’expiration et de nombre. Lorsque cette option est sélectionnée, les administrateurs peuvent la configurer des manières suivantes.
Limite de version principale avec période d’expiration : les versions sont supprimées après avoir dépassé le nombre défini de versions principales ou après la période définie. Par exemple, si vous configurez une bibliothèque pour stocker 500 versions principales avec une expiration de 365 jours, le système ne stocke pas plus de 500 versions et supprime automatiquement toute version antérieure à 365 jours.
Limites de version principale sans période d’expiration : les versions sont supprimées une fois qu’elles dépassent le nombre défini de versions principales. Par exemple, si une bibliothèque est configurée pour stocker 500 versions principales, pas plus de 500 versions sont stockées pour chaque fichier ou élément.
Pour plus d’informations, consultez Détermination des limites de nombre ou d’expiration de version appropriées.
Remarque
L’interface utilisateur n’autorise pas la définition d’une valeur inférieure à 100 versions principales ou à des limites de délai d’expiration inférieures à 30 jours, mais il est possible de définir le système pour stocker moins de versions à l’aide d’API publiques. Pour la fiabilité, toute valeur inférieure à 100 versions ou à une limite de délai d’expiration inférieure à 30 jours n’est pas recommandée et peut entraîner une perte de données par inadvertance de l’activité de l’utilisateur.
Si les limites de l’historique de l’heure des versions sont configurées sur une bibliothèque, la date d’expiration de la version du fichier est estampillée sur une version au moment de la création. La date d’expiration définie sur une version de fichier est déterminée à partir de la date d’instantané de la version, qui est la date à laquelle une version est devenue une version historique. La valeur SnapshotDate peut être estimée si la version a été prise en capture instantanée avant le 1er janvier 2023.
Comportement du stockage de versions
Le stockage de versions dans SharePoint est déterminé par plusieurs facteurs, notamment les limites configurées sur une bibliothèque, l’activité de suppression d’utilisateurs ou les stratégies de rétention. Le tableau suivant énumère les différents scénarios et le comportement de stockage de version attendu :
Le tableau suivant énumère les scénarios et le comportement de stockage de version attendu :
| Scénario | Comportement de suppression de version |
|---|---|
| L’utilisateur supprime les versions de l’historique des versions d’un fichier. | Lorsqu’un utilisateur supprime une version de l’historique des versions d’un fichier, la version supprimée est déplacée vers la corbeille du site et peut être récupérée pendant un certain temps. Pour plus dʼinformations, voir Restaurer les éléments de la Corbeille qui ont été supprimés de SharePoint ou Teams. |
| Les versions dépassent les paramètres appliqués à la bibliothèque de documents. | Lorsque les versions dépassent les limites définies au niveau de la bibliothèque, les versions correspondant aux critères sont marquées pour suppression définitive. Ce workflow de suppression de version contourne la corbeille normale et les versions supprimées ne peuvent pas être récupérées à partir de la corbeille. |
| Travail du minuteur planifié pour réduire les versions existantes sur une bibliothèque ou un site. | Les versions supprimées à l’aide de travaux planifiés sont définitivement supprimées. Ce flux de travail de suppression de version contourne la corbeille normale et les versions supprimées ne peuvent pas être récupérées à partir de la corbeille. |
| Stockage de versions sur les éléments soumis à une stratégie de rétention ou sur une conservation eDiscovery. | Pour les éléments soumis à une stratégie de rétention (ou à une conservation eDiscovery), les limites de contrôle de version de la bibliothèque de documents sont ignorées. Cette exemption se poursuit jusqu’à ce que la période de rétention du document soit atteinte (ou que la conservation eDiscovery soit libérée). Pour plus d’informations, consultez Fonctionnement de la rétention avec les versions de document. |
| Suppression des versions existantes sur les sites en lecture seule (sites verrouillés). | La suppression des versions expirées sur les sites en cours de rétention ou en attente est suspendue jusqu’à ce que le site soit déverrouillé. |
| Suppression des versions sur les éléments avec des étiquettes de rétention appliquées. | Les limites de gestion de version sont respectées sur les éléments avec des étiquettes de rétention lorsque le contenu n’est pas soumis à une stratégie de rétention (ou à une conservation eDiscovery). Les versions correspondant aux critères de limite sont automatiquement supprimées pour prendre en charge les nouvelles versions, mais les utilisateurs ne peuvent toujours pas supprimer les versions. |
| Suppression de version sur les éléments marqués comme enregistrements. | La suppression de version sur les documents marqués comme enregistrements est bloquée. Pour plus d’informations, voir Utiliser le contrôle de version d’enregistrement dans SharePoint ou OneDrive. |
Audit des événements de contrôle de version
Les événements d’audit sont disponibles sur le portail de conformité Microsoft Purview pour vous aider à surveiller les activités de l’historique des versions. Les événements d’audit sont enregistrés pour les activités suivantes :
- Modifications apportées à organization limites de l’historique des versions.
- Modifications apportées aux limites de l’historique des versions du site.
- Modifications apportées aux limites de l’historique des versions de la bibliothèque.
- L’utilisateur met en file d’attente un travail pour générer un rapport d’utilisation du stockage de version.
- L’utilisateur met en file d’attente un travail pour mettre à jour les limites de l’historique des versions sur toutes les bibliothèques d’un site.
- L’utilisateur met en file d’attente un travail pour supprimer en bloc l’historique des versions des fichiers sur une bibliothèque ou un site.
- L’utilisateur supprime les versions de l’historique des versions d’un fichier.
- Versions supprimées en cas d’expiration ou supprimées en bloc.