Planification des profils utilisateur dans SharePoint Server
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S’APPLIQUE À :
2013 2016 2019 Édition d’abonnement 
SharePoint dans Microsoft 365
Un profil utilisateur est une collection de propriétés qui décrit un utilisateur spécifique, ainsi que les stratégies et autres paramètres associés à chaque propriété. Les profils utilisateur permettent d'identifier les connexions entre les utilisateurs au sein d'une entreprise, telles que leurs responsables communs, les groupes de travail, l'appartenance aux groupes et les sites web communs. En outre, ils peuvent contenir des informations importantes sur un utilisateur, telles que les produits sur lesquels il travaille, ses centres d'intérêt ou domaines d'expertise et sa place au sein de la structure de l'organisation. En exposant ces informations dans des fonctionnalités telles que Mes sites, les profils utilisateur constituent la base des réseaux sociaux d’entreprise dans SharePoint Server. Certaines des fonctionnalités de réseau social d'entreprise prises en charge par les profils utilisateur sont les suivantes :
Sites Mon site
Pages de profil
Recherche de personnes
Organigrammes
Recherche d'expertise
Liaison de mise en réseau
Audiences
Les profils utilisateur sont également utilisés dans l’authentification de serveur à serveur , ce qui permet aux serveurs d’accéder aux ressources et de les demander les uns aux autres pour le compte des utilisateurs.
Vue d’ensemble de profils utilisateur
Comme le montre l’illustration suivante, les profils utilisateur peuvent se composer de propriétés importées d’un service d’annuaire, importées de systèmes d’entreprise et fournies par les utilisateurs. Dans SharePoint Server 2013, vous pouvez effectuer cette importation avec la version incluse de Forefront Identity Manager. Dans SharePoint Server 2016, vous pouvez utiliser un gestionnaire d’identités externe tel que Microsoft Identity Manager 2016 (MIM).
Par exemple, un service d'annuaire peut fournir des informations importantes requises dans l'ensemble de l'organisation, telles que les noms de compte, les numéros de téléphone professionnels, les fonctions et les adresses de messagerie professionnelles des utilisateurs. Les systèmes d'entreprise peuvent fournir des informations métiers, telles que les comptes de client ou les gammes de produits gérées par chaque membre de l'équipe. Les utilisateurs peuvent fournir des informations supplémentaires les concernant, telles que leurs domaines d'expertise ou leurs loisirs.
Les profils utilisateur sont distincts des comptes d’utilisateur SharePoint Server et existent dans leur propre magasin de données. Les comptes d’utilisateur permettent d’assurer la sécurité et les autorisations sur les objets dans SharePoint Server. Les profils utilisateur permettent d'organiser les informations relatives aux utilisateurs et aux relations entre ceux-ci. La mise à jour du profil d'un utilisateur n'a pas d'incidence sur le compte d'utilisateur de cet utilisateur.
Les profils utilisateur sont créés des manières suivantes :
Si un utilisateur authentifié ne possède pas de profil utilisateur, un profil utilisateur est créé à l'aide de propriétés issues du service d'annuaire approprié quand cet utilisateur accède pour la première fois au Site Mon site.
Vous pouvez créer un ou plusieurs profils utilisateur à l’aide de la synchronisation de profils.
Une solution personnalisée peut être développée pour la création de profils utilisateur.
À propos des propriétés de profil utilisateur
Un profil utilisateur se compose d’un ensemble de propriétés utilisateur. Chaque propriété utilisateur fournit un élément d'information lié à un utilisateur. Les valeurs des propriétés utilisateur peuvent provenir de services d'annuaire, de systèmes d'entreprise ou d'une entrée utilisateur. Vous pouvez configurer certaines propriétés afin qu'elles puissent être exportées vers un service d'annuaire. De nombreuses décisions à prendre lors de la planification des profils utilisateur concernent les propriétés utilisateur à inclure et la définition de leurs valeurs.
Les profils utilisateur comprennent un ensemble de propriétés de profil utilisateur par défaut. La plupart de ces propriétés sont incluses, car elles sont utilisées par les fonctionnalités de personnalisation ou de réseau social SharePoint Server, et un sous-ensemble des propriétés est mappé automatiquement à leurs attributs de service d’annuaire correspondants après l’exécution de la synchronisation de profil.
SharePoint Server inclut une fonctionnalité de métadonnées managées. Les métadonnées managées sont une collection hiérarchique de termes gérés de manière centralisée que vous pouvez définir, puis utiliser comme attributs pour les éléments dans SharePoint Server. Un ensemble d’éléments gérés constitue un ensemble de termes. Vous pouvez associer un ensemble de termes à une propriété de profil utilisateur modifiable. Vous pouvez ainsi dicter les valeurs associées à cette propriété et faciliter la saisie de valeurs appropriées pour celle-ci. Par exemple, en associant un ensemble de termes qui définit les fonctions dans une entreprise, vous pouvez renforcer la cohérence de l'utilisation de ces fonctions dans les profils utilisateur.
À propos des stratégies de propriété
Comme décrit ci-dessus, les profils utilisateur sont utilisés dans de nombreuses fonctionnalités de réseau social SharePoint Server. Vous pouvez définir des stratégies sur chaque propriété utilisateur dans un profil utilisateur pour régir l'utilisation des informations contenues dans cette propriété. Vous pouvez spécifier :
si une propriété est incluse dans les profils utilisateur ;
si une propriété est obligatoire ;
si les utilisateurs peuvent modifier le paramètre de confidentialité par défaut d'une propriété ;
Si une propriété est visible ou non par d’autres utilisateurs
Le tableau suivant décrit chaque option de paramètre de stratégie.
| Option de paramètre de stratégie | Description |
|---|---|
| Activé ou Désactivé |
Vous pouvez configurer une propriété afin qu'elle soit utilisable dans les fonctionnalités où elle se trouve ou vous pouvez la désactiver pour qu'elle ne soit pas utilisable. |
| Obligatoire |
Vous pouvez spécifier qu'une propriété doit contenir des informations. |
| Facultatif |
Vous pouvez spécifier qu'il n'est pas nécessaire qu'une propriété possède une valeur. Chaque utilisateur peut fournir une valeur pour la propriété ou laisser celle-ci vide. |
| Paramètre de confidentialité par défaut |
Cette option détermine qui peut afficher les informations associées à une propriété et elle peut prendre les valeurs suivantes : Tout le monde : tous les utilisateurs qui disposent au minimum d'autorisations d'affichage sur un site peuvent afficher les informations appropriées. Seules les propriétés dont le paramètre de confidentialité est défini sur Tout le monde sont utilisées par la recherche. Moi seul : seul l'utilisateur peut afficher les informations. Les administrateurs du service de profil utilisateur peuvent toujours afficher les informations contenues dans un profil utilisateur indépendamment de son paramètre de confidentialité par défaut. |
| Modifiable par |
Quand cette option est sélectionnée, les utilisateurs peuvent modifier le paramètre de confidentialité par défaut de la propriété. Lorsqu'elle n'est pas sélectionnée, seuls les administrateurs du service de profil utilisateur peuvent modifier les paramètres de confidentialité par défaut. |
| Réplicable |
Toute modification de la valeur de la propriété est répercutée dans les listes d'informations utilisateur sur les autres sites. Pour qu’une propriété soit répliquée, son paramètre de confidentialité par défaut doit être défini sur Tout le monde et la stratégie User Can Override ne doit pas être sélectionnée. |
En plus de définir des stratégies sur chaque propriété de profil utilisateur, vous pouvez définir des stratégies similaires sur certaines fonctionnalités SharePoint Server qui fournissent des informations relatives au profil dans des listes, des composants WebPart ou des sites web. Les paramètres des fonctionnalités de personnalisation sur lesquels vous pouvez définir des stratégies sont les suivants :
l'affichage des appartenances aux sites SharePoint ;
l'affichage des collègues sur les sites Mon site ;
le remplissage automatique des collègues en fonction de la hiérarchie de l'entreprise ;
l'affichage des recommandations de collègues ;
l'affichage des liens sur les sites Mon site ;
autres sites épinglés sur les sites Mon site.
L'analyse des questions suivantes permet de déterminer les stratégies appropriées pour votre organisation :
Quelles propriétés doivent être obligatoires ? Par défaut, certaines propriétés sont obligatoires et peuvent être configurées de manière à ne pouvoir être ni remplacées ni modifiées par les utilisateurs. Dans la plupart des organisations, ces propriétés sont essentielles pour activer la collaboration et développer les relations au sein de l'organisation. SharePoint Server utilise un grand nombre de ces propriétés pour activer d’autres fonctionnalités, telles que les audiences.
Quelles propriétés doivent être visibles par tout le monde ? Par défaut, certaines propriétés sont visibles par tout le monde, mais les informations sensibles peuvent être configurées pour limiter la visibilité. Par exemple, pour une société dont la plupart des employés sont toujours en déplacement, il peut être important que tout le monde puisse accéder aux données de téléphonie mobile. D'autres organisations peuvent décider de conserver tous les numéros de téléphone non professionnels privés.
Quelles stratégies de propriétés peuvent être modifiées par les utilisateurs ? Certaines stratégies de propriété ont des paramètres qui peuvent être modifiés par les utilisateurs. Par exemple, certains utilisateurs peuvent ne pas souhaiter le remplissage automatique des listes de collègues. D’autres utilisateurs peuvent vouloir modifier le paramètre de visibilité par défaut d’une propriété.
Lors de la planification du paramètre de stratégie pour une propriété ou une fonctionnalité de personnalisation, tenez compte des facteurs répertoriés dans le tableau suivant.
| Condition | Désactiver la propriété | Rendre la propriété facultative | Rendre la propriété obligatoire |
|---|---|---|---|
| La propriété est utilisée par des fonctionnalités utilisateur clés. |
X |
||
| La propriété est associée à des données métier clés pour les applications dans Microsoft Business Connectivity Services. |
X |
||
| La propriété sert à créer des audiences. |
X |
||
| Les administrateurs du service de profil utilisateur prévoient des valeurs cohérentes et significatives pour la propriété. |
X |
||
| La propriété sera rarement utilisée. |
X |
||
| La propriété créera une confusion avec des propriétés plus importantes. > [! REMARQUE]> Vous pouvez modifier les paramètres d’affichage des propriétés pour les masquer. |
X |
||
| Vous décidez de fournir des valeurs par défaut pour les propriétés, mais vous souhaitez que les utilisateurs puissent modifier ou supprimer ces valeurs. |
X |
Quand vous planifiez les paramètres de visibilité par défaut des propriétés, tenez compte des facteurs répertoriés dans le tableau suivant.
| Condition | Action |
|---|---|
| Vous souhaitez utiliser la propriété dans la recherche pour que les utilisateurs puissent être retrouvés dans les recherches de propriété. |
Définissez la stratégie d'accès par défaut sur Tout le monde. Seules les propriétés qui ont un paramètre de stratégie Tout le monde seront utilisées par la recherche. |
| La propriété est utile dans les groupes de travail et dans les autres divisions de votre organisation et elle ne contient pas d'informations sensibles. |
Rendez la propriété visible par tout le monde. |
| La propriété est de nature confidentielle ou sensible. |
Rendez la propriété visible uniquement par l’utilisateur individuel. |
Planification des profils utilisateur
Cette section fournit de l’aide sur la planification des profils utilisateur. Nous vous recommandons d'effectuer les tâches de planification dans l'ordre suivant :
Identifier les parties prenantes
Identifier la façon dont les informations de profil seront utilisées
Identifier les services d'annuaire et les systèmes d'entreprise
Déterminer les propriétés à inclure
Déterminer les détails des propriétés
Déterminer les stratégies des paramètres de personnalisation
Planifier la capacité
Identifier les parties prenantes
Les profils utilisateur font partie de l'architecture des informations d'une entreprise et doivent répondre aux besoins de groupes de travail qui dépendent des informations de profil. Les décisions quant aux propriétés à inclure dans les profils doivent être basées sur les entrées des parties prenantes représentant les groupes de travail qui utilisent les Sites Mon site et d'autres fonctionnalités d'informatique sociale.
Les décisions concernant les profils utilisateur doivent trouver un équilibre entre la satisfaction des besoins d'informatique sociale de l'organisation et ses responsabilités en termes de sécurité, de confidentialité et de réglementation. Ainsi, les décisions quant aux informations à exposer dans les profils utilisateur et aux propriétés à inclure doivent être prises avec la participation de sponsors exécutifs, de conseillers juridiques et de membres de l'équipe en charge des ressources humaines. Cela permet de s'assurer que l'utilisation des informations de profil est conforme aux stratégies de l'entreprise et aux obligations juridiques. Si votre solution englobe plusieurs zones géographiques, nous vous recommandons d'associer des représentants des différentes zones géographiques à la prise de ces décisions.
Identifier la façon dont les informations de profil seront utilisées
La façon dont vous envisagez d’utiliser ces informations dans votre solution SharePoint Server est la clé de la planification des propriétés de profil utilisateur. Les spécifications fonctionnelles et les documents sur l'architecture doivent indiquer ces informations et vous accompagner dans la conception de profils utilisateur efficaces à même de répondre aux besoins des utilisateurs. La spécification fonctionnelle, les diagrammes d’architecture et les autres outils de votre équipe de développement seront des ressources clés pour déterminer les contraintes liées aux propriétés de profil utilisateur.
Identifier les services d’annuaire et les systèmes d’entreprise
Les profils utilisateur contiennent des données issues de services d’annuaire et de systèmes d’entreprise. Les services d'annuaire peuvent fournir les membres de votre communauté d'utilisateurs et des données sur ces utilisateurs. Des informations utilisateur supplémentaires peuvent être importées de systèmes d'entreprise tels que des services web ou des bases de données externes. Les services d'annuaire et les systèmes d'entreprise que vous utiliserez dépendent de l'environnement de votre entreprise.
Déterminer les propriétés à inclure
Par défaut, il existe des propriétés mappées qui prennent en charge les fonctionnalités de personnalisation et d’informatique sociale de base de SharePoint Server. Vous souhaiterez déterminer les propriétés personnalisées supplémentaires à inclure en fonction des objectifs de votre solution de calcul social, des exigences fonctionnelles de votre solution et des données disponibles à partir des services d’annuaire et des systèmes d’entreprise.
Déterminer les détails des propriétés
Le tableau suivant décrit le type d’informations à collecter autour de chaque propriété que vous envisagez d’utiliser avec les profils utilisateur dans SharePoint Server.
| Propriété | Informations à fournir |
|---|---|
| Source |
Indiquez la source de la propriété : un service d’annuaire, un système d’entreprise tel qu’un système RH ou une « entrée utilisateur » pour un champ d’écriture dans. |
| Type |
Indiquez le type de la propriété. |
| Description |
Définissez la propriété et décrivez l'usage auquel elle est destinée. |
| Activer |
Indiquez si cette propriété doit être activée. L'activation d'une propriété la rend utilisable dans des fonctionnalités telles que les Sites Mon site. Les propriétés désactivées ne sont visibles que par les administrateurs du service de profil utilisateur. |
| Require (Rendre obligatoire) |
Indiquez si la propriété doit posséder une valeur. |
| Editable (Modifiable) |
Indiquez si les utilisateurs peuvent modifier la valeur de cette propriété. |
| Ensemble de termes |
S'il s'agit d'une propriété modifiable, vous pouvez également fournir le nom d'un ensemble de termes contenant les valeurs possibles de la propriété. |
| Paramètre de stratégie par défaut |
Indiquez qui peut afficher les informations de la propriété : tout le monde ou uniquement l'utilisateur. |
| Remplacement du paramètre de confidentialité |
Indiquez si les utilisateurs peuvent modifier le paramètre de confidentialité par défaut de la propriété. |
| Display options (Options d'affichage) |
Indiquez si la valeur de cette propriété peut apparaître aux emplacements suivants : dans les pages Mon profil ; dans la page permettant aux utilisateurs de modifier les informations de leur profil ; dans l'échange de News d'un utilisateur, quand la valeur de la propriété change. |
| Replication (Réplication) |
Indiquez si la propriété peut être configurée de manière à être répliquée dans les listes des informations utilisateur sur les autres sites lorsqu'un utilisateur modifie sa valeur. Cela suppose que le paramètre de confidentialité par défaut de la propriété soit défini sur Tout le monde et que les utilisateurs ne puissent pas le remplacer. |
| Search-related attributes (Attributs liés à la recherche) |
il existe deux attributs liés à la recherche : Alias : indique si la valeur de la propriété doit être traitée comme un équivalent au nom de l’utilisateur pour la recherche. Index: indiquez si la valeur de cette propriété doit être indexée pour la recherche. |
Déterminer les stratégies des paramètres de personnalisation
En plus de définir des stratégies sur chaque propriété de profil utilisateur dans l’application de service Profil utilisateur, vous pouvez définir des stratégies similaires sur les fonctionnalités de personnalisation sharePoint Server qui fournissent des informations relatives au profil dans des listes, des composants WebPart ou des sites web. Vous effectuez cette opération dans la page Gérer les stratégies de l'application de service de profil utilisateur. Vous pouvez définir des stratégies pour offrir aux utilisateurs les fonctionnalités indiquées dans le tableau suivant.
Utilisez l'onglet Personalization (Personnalisation) de la feuille de calcul relative à la planification des propriétés de profil utilisateur pour enregistrer le jeu de stratégies lié aux fonctionnalités de personnalisation.
| Fonctionnalité | Informations à fournir |
|---|---|
| SharePoint site memberships (Appartenances aux sites SharePoint) |
Activez cette fonctionnalité si les appartenances aux sites SharePoint des utilisateurs doivent être affichées dans les Sites Mon site, les listes et les composants WebPart. |
| Distribution list memberships (Appartenances aux listes de distribution) |
Activez cette fonctionnalité si les appartenances aux listes de distribution doivent être affichées dans les Sites Mon site, les listes et les composants WebPart. |
| Colleagues |
Activez cette fonctionnalité si les collègues des utilisateurs doivent être affichés dans les Sites Mon site. |
| Auto-population of colleagues from organizations (Remplissage automatique des collègues à partir des organisations) |
Indique si la liste de collègues de l'utilisateur doit être remplie automatiquement en fonction de la hiérarchie de l'entreprise. |
| Display colleagues recommendations (Afficher les recommandations de collègues) |
Indique si la liste de recommandations de collègues (basée sur l'utilisation de la messagerie électronique et sur d'autres facteurs) doit être affichée dans les Sites Mon site, les listes et les composants WebPart. |
| Display links on My Sites (Afficher les liens sur les sites Mon site) |
Activez cette fonctionnalité si les liens vers les sites web fréquemment visités des utilisateurs doivent être affichés dans les Sites Mon site. |
| Display other sites pinned to My Sites (Afficher les autres sites épinglés sur les sites Mon site) |
Indique si les sites que les utilisateurs ont épinglés sur les Sites Mon site peuvent être visualisés par d'autres utilisateurs. |
Vous pouvez activer ou désactiver les fonctionnalités de personnalisation, et vous pouvez configurer des paramètres de confidentialité sur celles-ci. Dans la feuille de calcul relative à la planification des propriétés de profil utilisateur, enregistrez vos préférences en matière de stratégie de confidentialité pour chaque fonctionnalité de personnalisation, comme le montre le tableau qui suit.
| Paramètre | Informations à fournir |
|---|---|
| Activer |
Indiquez si cette fonctionnalité de personnalisation doit être activée. L'activation d'une fonctionnalité la rend utilisable dans des fonctionnalités telles que les Sites Mon site. |
| Paramètre de confidentialité par défaut |
Indiquez qui peut afficher les informations fournies par la fonctionnalité : tout le monde, les collègues, les membres de l'équipe, le responsable ou uniquement l'utilisateur. |
| Remplacement du paramètre de confidentialité |
Indiquez si les utilisateurs peuvent modifier le paramètre de confidentialité par défaut de la fonctionnalité. |