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Gérer les conservations dans eDiscovery (Premium)

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Conseil

eDiscovery (préversion) est désormais disponible dans le nouveau portail Microsoft Purview. Pour en savoir plus sur l’utilisation de la nouvelle expérience eDiscovery, consultez En savoir plus sur eDiscovery (préversion).

Vous pouvez utiliser un cas Microsoft Purview eDiscovery (Premium) pour créer des conservations afin de conserver le contenu qui peut être pertinent pour votre cas. À l’aide des fonctionnalités de conservation eDiscovery (Premium), vous pouvez placer des conservations sur les consignataires et leurs sources de données. En outre, vous pouvez placer une conservation noncustodiale sur les boîtes aux lettres et les sites OneDrive Entreprise. Vous pouvez également mettre en attente la boîte aux lettres de groupe, le site SharePoint et OneDrive Entreprise site d’un groupe Microsoft 365. De même, vous pouvez placer une mise en attente sur la boîte aux lettres et le site associés à Microsoft Teams. Lorsque vous placez des emplacements de contenu en attente, le contenu est conservé jusqu’à ce que vous libériez le consignataire, que vous supprimiez un emplacement de données spécifique ou que vous supprimiez entièrement la stratégie de conservation. Une fois que vous avez créé une conservation eDiscovery, l’application de la conservation peut prendre jusqu’à 24 heures.

Importante

Pour la conservation à long terme des données non liée aux enquêtes eDiscovery, il est fortement recommandé d’utiliser des stratégies de rétention et des étiquettes de rétention. Pour plus d’informations, voir En savoir plus sur les stratégies et les étiquettes de rétention.

Conseil

Si vous n’êtes pas un client E5, utilisez la version d’évaluation de 90 jours des solutions Microsoft Purview pour découvrir comment des fonctionnalités Supplémentaires purview peuvent aider vos organization à gérer les besoins en matière de sécurité et de conformité des données. Commencez maintenant sur le hub d’évaluation Microsoft Purview. En savoir plus sur les conditions d’inscription et d’essai.

Afficher les conservations basées sur les dépositaires

Dans certains cas, vous pouvez avoir un ensemble de consignataires que vous avez identifiés et que vous avez décidé de conserver leurs données pendant l’affaire. Dans eDiscovery (Premium), lorsque ces consignataires sont mis en attente, l’utilisateur et les sources de données sélectionnées sont automatiquement ajoutés à une stratégie de conservation du dépositaire.

Points à retenir sur les stratégies de conservation :

  • La meilleure status de stratégie est récupérée lorsqu’un emplacement est consulté dans une source de données
  • Si la stratégie appliquée existante est supprimée ou libérée, le système remplace la stratégie de conservation status et son nom par la stratégie la mieux appliquée ou active suivante.
  • Une seule stratégie par emplacement est signalée. Toutefois, il peut y avoir plus d’une stratégie impactant l’emplacement dans le cas. Affichez le rapport de conservation pour déterminer toutes les stratégies applicables.
  • La status d’un emplacement est extraite uniquement des stratégies applicables au cas. Une stratégie d’un autre cas ne sera pas référencée pour mettre en surbrillance le status de conservation de l’emplacement.
  • La status de conservation d’un emplacement s’affiche dans la colonne Conservation status du rapport de conservation.

Pour afficher la stratégie de conservation du consignataire :

Remarque

Pendant une durée limitée, cette expérience eDiscovery classique est également disponible dans le nouveau portail Microsoft Purview. Activez l’expérience eDiscovery classique du portail de conformité dans les paramètres de l’expérience eDiscovery (préversion) pour afficher l’expérience classique dans le nouveau portail Microsoft Purview.

  1. Dans la portail de conformité Microsoft Purview, sélectionnez eDiscovery > Premium pour afficher la liste des cas dans votre organization.
  2. Accédez à l’onglet Sources pour ajouter des consignataires dans votre cas. Pour savoir comment ajouter et mettre des consignataires en attente dans un cas eDiscovery (Premium), consultez Ajouter des consignataires à un cas. Si vous avez déjà ajouté des consignataires et les avez mis en attente, passez à l’étape 3.
  3. Accédez à l’onglet Conservations et sélectionnez CustodianHold(HoldId) et vérifiez que la conservation est correctement placée.

La conservation status affichée pour un consignataire dans l’onglet source de données est la status la plus restrictive pour toutes les conservations dans les emplacements sous-jacents au sein de la source de données du dépositaire ou noncustodial. Par exemple, si un consignataire est ajouté et inclut sa boîte aux lettres, OneDrive et plusieurs canaux Teams, toutes ces sources de données sont mises en attente. Toutefois, si la conservation de OneDrive renvoie une erreur mais que la conservation sur toutes les autres sources de données réussit, la conservation status pour le consignataire n’est pas en attente, car la status la plus restrictive s’applique également à toutes les conservations sous-jacentes.

Pour un emplacement individuel dans une source de données, la conservation status de cet emplacement est déterminée à l’aide de toutes les stratégies de conservation appliquées à cet emplacement et de la distribution status. La conservation status de toute conservation appliquée avec succès est appliquée. Par exemple, un emplacement fait partie de trois stratégies de conservation et deux stratégies ont une conservation d’échec/erreur status. Si la troisième stratégie a une conservation correctement appliquée, la conservation status de l’emplacement est en attente en fonction du succès de la conservation sur la troisième stratégie.

Afficher les conservations non personnalisées

Dans certains cas, vous pouvez avoir un ensemble de données qui n’est pas lié à un dépositaire spécifique, mais vous devez identifier les données comme pertinentes pour le cas et les conserver. Lorsque ces sources noncustodiales sont mises en attente dans eDiscovery (Premium), les sources de données sélectionnées sont automatiquement ajoutées à une stratégie de conservation noncustodiale.

Pour afficher une conservation noncustodiale pour un cas eDiscovery (Premium) :

Remarque

Pendant une durée limitée, cette expérience eDiscovery classique est également disponible dans le nouveau portail Microsoft Purview. Activez l’expérience eDiscovery classique du portail de conformité dans les paramètres de l’expérience eDiscovery (préversion) pour afficher l’expérience classique dans le nouveau portail Microsoft Purview.

  1. Dans le portail de conformité, sélectionnez eDiscovery > Premium pour afficher la liste des cas dans votre organization.
  2. Sélectionnez l’onglet Sources pour ajouter des emplacements noncustodaux dans votre cas. Pour savoir comment ajouter et mettre en attente des données noncustodiales dans un cas eDiscovery (Premium), consultez Ajouter des sources de données noncustodiales à un cas eDiscovery (Premium). Si vous avez déjà ajouté un emplacement noncustodial et que vous les avez mis en attente, passez à l’étape 3.
  3. Sélectionnez l’onglet Conservations , puis NCDSHold(HoldId) et vérifiez que la conservation est correctement placée.

La stratégie source pour l’emplacement noncustodial s’affiche sous la status de conservation. La status de conservation de cet emplacement est déterminée à l’aide de toutes les stratégies de conservation appliquées à l’emplacement et à la distribution status. La conservation la moins restrictive status de tous les états est appliquée.

Mise en attente d’emplacements sous garde et noncustodial

La mise en attente d’emplacements de conservation et noncustodial permet de conserver tout le contenu des emplacements. Pour connaître la procédure de mise en attente basée sur les requêtes dans eDiscovery (Premium), consultez Créer des conservations eDiscovery dans un cas eDiscovery.

Remarque

Lorsque vous créez une conservation basée sur une requête, tout le contenu des emplacements sélectionnés est initialement mis en attente. Une fois le travail du minuteur exécuté dans Exchange ou SharePoint, tout contenu qui ne correspond pas à la requête spécifiée est effacé de la conservation. Une fois que le nombre de caractères pour toutes les requêtes sur un emplacement unique dépasse 10 000 caractères, l’emplacement entier est mis en attente.

Remarque

Si l’adresse SMTP de l’utilisateur change après que vous avez mis la boîte aux lettres de l’utilisateur en attente, la boîte aux lettres reste en attente. Pour utiliser la nouvelle adresse SMTP afin de mettre en attente, créez une nouvelle conservation.

Mettre une mise en attente sur Microsoft Teams et les groupes Microsoft 365

Microsoft Teams repose sur des groupes Microsoft 365. Par conséquent, leur mise en attente dans eDiscovery (Premium) est similaire. Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous placez des groupes Microsoft 365 et Microsoft Teams en attente :

  • Pour mettre en attente du contenu situé dans des groupes Microsoft 365 et Microsoft Teams, vous devez spécifier la boîte aux lettres et le site SharePoint associés à un groupe ou à une équipe.

  • Exécutez l’applet de commande Get-UnifiedGroup dans Exchange Online pour afficher les propriétés d’un groupe Microsoft 365 ou d’une équipe Microsoft. Cette méthode est un bon moyen d’obtenir l’URL du site associé à un groupe Microsoft 365 ou à une équipe Microsoft. Par exemple, la commande suivante affiche les propriétés sélectionnées pour un groupe Microsoft 365 nommé Senior Leadership Team :

    Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl
DisplayName            : Senior Leadership Team
Alias                  : seniorleadershipteam
PrimarySmtpAddress     : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com
SharePointSiteUrl      : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam

    Remarque

    Pour exécuter l'applet de commande Get-UnifiedGroup, vous devez avoir le rôle de destinataires en affichage seul dans Exchange Online ou être membre d’un groupe de rôles affecté du rôle de destinataires en affichage seul.

  • Lorsque la boîte aux lettres d’un utilisateur fait l’objet d’une recherche, aucun groupe Microsoft 365 ou toute équipe Microsoft dont l’utilisateur est membre n’est recherché. De même, lorsque vous placez un groupe Microsoft 365 ou une conservation de l’équipe Microsoft, seuls la boîte aux lettres de groupe et le site de groupe sont mis en attente ; Les boîtes aux lettres et les sites OneDrive des membres du groupe ne sont pas mis en attente, sauf si vous les ajoutez explicitement en tant que dépositaires ou que vous placez leurs sources de données en attente. Par conséquent, si vous devez mettre un groupe Microsoft 365 ou une équipe Microsoft en attente pour un dépositaire spécifique, envisagez de mapper le site de groupe et la boîte aux lettres de groupe au consignataire (voir Managing Custodians in eDiscovery (Premium)). Si le groupe Microsoft 365 ou l’équipe Microsoft n’est pas attribuable à un seul consignataire, envisagez d’ajouter la source à une conservation noncustodiale.

  • Pour obtenir la liste des membres d’un groupe Microsoft 365 ou d’une équipe Microsoft, vous pouvez afficher les propriétés sur la page Accueil>Groupes dans le Centre d’administration Microsoft 365. Vous pouvez également exécuter la commande suivante dans Exchange Online PowerShell :

    Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress

    Remarque

    Pour exécuter l'applet de commande Get-UnifiedGroupLinks, vous devez avoir le rôle de destinataires en affichage seul dans Exchange Online ou être membre d’un groupe de rôles affecté du rôle de destinataires en affichage seul.

  • Les conversations de canal qui font partie d’un canal Microsoft Teams sont stockées dans la boîte aux lettres associée à l’équipe. De même, les fichiers partagés par les membres d’une équipe dans un canal sont stockés sur le site SharePoint de l’équipe. Par conséquent, vous devez mettre la boîte aux lettres de l’équipe Microsoft et le site SharePoint en attente pour conserver les conversations et les fichiers dans un canal.

  • Les conversations qui font partie de la liste des conversations dans Microsoft Teams sont également stockées dans la boîte aux lettres de l’utilisateur qui participe à la conversation. Les fichiers qu’un utilisateur partage dans les conversations de conversation sont stockés dans le site OneDrive de l’utilisateur qui partage le fichier. Par conséquent, vous devez mettre en attente les boîtes aux lettres des utilisateurs et les sites OneDrive individuels pour conserver les conversations et les fichiers dans la liste des conversations.

  • Chaque canal d’équipe ou d’équipe Microsoft contient un Wiki pour la prise de notes et la collaboration. Le contenu wiki est automatiquement enregistré sous la forme d’un fichier .mht. Ce fichier est stocké dans la bibliothèque de documents wiki Teams sur le site SharePoint de l’équipe. Vous pouvez mettre en attente le contenu du Wiki en mettant le site SharePoint de l’équipe en attente.

    Remarque

    La possibilité de conserver le contenu Wiki d’une équipe ou d’un canal d’équipe Microsoft (lorsque vous placez le site SharePoint de l’équipe en attente) a été publiée le 22 juin 2017. Si un site d’équipe est en attente, le contenu wiki est conservé à partir de cette date. Toutefois, si un site d’équipe est en attente et que le contenu wiki a été supprimé avant le 22 juin 2017, le contenu wiki n’a pas été conservé.

Maintenir status

Le tableau suivant répertorie les status de conservation des éléments :

État de conservation Définition
Appliqué Une conservation est appliquée à l’emplacement. Le contenu est conservé en fonction des conditions de la stratégie de conservation.
Échec de l’application La stratégie de conservation qui tente d’appliquer la mise en attente sur l’emplacement a échoué. Vérifiez les erreurs de distribution dans la stratégie de conservation.
Application Une conservation est appliquée à l’emplacement. Le travail de conservation est en cours.
Non en attente Une conservation n’est pas appliquée à l’emplacement. La conservation du contenu n’est pas forcée.
Date de publication Une conservation est relâchée sur l’emplacement. La conservation du contenu est désactivée.
Échec de la mise en production La stratégie de mise en attente libérant une conservation sur l’emplacement a échoué. Vérifiez les erreurs de distribution dans la stratégie de conservation.
Libérant Une mise en attente de l’emplacement est en cours.
Inconnu Le status de conservation est inconnu pour l’emplacement. Vérifiez les stratégies de conservation, les status de distribution et le rapport de conservation. Cette status peut apparaître dans les cas où le système n’est pas en mesure de mapper une stratégie de conservation à l’emplacement, indiquant qu’aucune conservation n’est présente ou appliquée à l’emplacement.

Gérer les erreurs de conservation status

Vous pouvez rencontrer des erreurs lors de la mise en attente sur des sources de données sous garde ou noncustodiales. Le tableau suivant répertorie les erreurs que vous pouvez rencontrer et la résolution recommandée.

Types d’erreur de conservation Description Solution
Déploiement de stratégie interrompu Erreur système indiquant qu’un problème a été rencontré lors de l’application de la conservation. Sélectionnez Action De nouvelle tentative d’attente dans la barre de commandes de la page de commande de la source de données sous garde/non-garde pour réessayer l’application de conservation.
Site inaccessible Indique que l’emplacement SharePoint associé à la demande de conservation demandée n’est pas accessible et peut être en lecture seule. Contactez votre administrateur de site SharePoint pour configurer le site en tant que site accessible en écriture et réessayer la mise en attente avec l’action Réessayer de conservation dans la barre de commandes de la page volante de source de données sous garde/non-garde.
Site introuvable. Indique que l’emplacement SharePoint associé à la conservation demandée a peut-être été déplacé, supprimé ou que l’URL du site n’existe pas. Vérifiez l’URL du site et vérifiez si le site SharePoint existe. Une fois la confirmation confirmée, modifiez la source de données sous garde/non-garde pour le site et réessayez l’action de conservation.
Boîte aux lettres introuvable Indique que la boîte aux lettres associée à la conservation demandée n’est pas une boîte aux lettres valide. Vérifiez l’adresse e-mail et case activée qu’il s’agit d’une boîte aux lettres Exchange Online valide. Une fois confirmé, modifiez la source de données de conservation/non-conservation pour la boîte aux lettres, puis réessayez l’action de conservation.
Le groupe de distribution a trop de membres Indique que le groupe de distribution associé à la conservation demandée a plus de 1 000 adresses e-mail. Actuellement, un groupe de distribution ayant plus de 1 000 adresses e-mail ne peut pas être développé pour être mis en attente. Ajoutez les adresses e-mail individuelles en tant que sources de données de conservation ou noncustodiales ou fractionnez le groupe de distribution en groupes avec moins de 1 000 adresses e-mail et réessayez l’action de conservation.
Adresse e-mail ou URL non valides Indique que l’emplacement associé à la conservation demandée a une adresse e-mail ou une URL de site non valide. Spécifiez une adresse e-mail ou une URL valide qui existe dans votre organization.

Ressources supplémentaires