Configurer les versions historiques dans eDiscovery (préversion)
La fonctionnalité versions historiques (préversion) dans eDiscovery (préversion) permet aux gestionnaires eDiscovery dans votre organization de rechercher et de collecter du contenu à partir de toutes les versions des documents stockés dans SharePoint et OneDrive. Vous pouvez ensuite ajouter ce contenu à un jeu de révision à des fins d’analyse et de révision. Cette fonctionnalité vous permet de trouver et d’examiner le contenu d’une version spécifique d’un document qui peut être pertinent pour un cas ou une enquête, même si la dernière version du même document ne contient pas les informations pertinentes.
Pour prendre en charge la fonctionnalité des versions historiques dans eDiscovery, les administrateurs SharePoint doivent activer le contrôle de version pour les sites dans leur organization. Ensuite, lorsque les utilisateurs modifient des documents dans SharePoint ou OneDrive, des versions régulières implicites sont créées lorsque le document est enregistré (ou enregistré automatiquement). Le contrôle de version SharePoint permet de suivre l’activité effectuée sur les éléments SharePoint (y compris les documents, les événements et les tâches). Cette fonctionnalité de contrôle de version laisse une piste d’audit qui peut fournir des preuves dans les enquêtes juridiques. Ces versions antérieures d’un document sont disponibles pour les organization, qui peuvent être tenus de partager ces versions qui ont du contenu sensible ou pertinent lors de la découverte d’un tribunal dans une affaire juridique.
Une fois qu’un administrateur eDiscovery active les versions historiques pour le organization, puis l’active pour des sites SharePoint spécifiques, le service Push de contenu SharePoint analyse toutes les versions principales et mineures des documents sur les sites activés, puis envoie ces versions pour indexation. Une fois le processus d’analyse et d’indexation terminé, les documents et leurs versions sont disponibles pour la recherche eDiscovery. Tant qu’une version spécifique est accessible (par historique des versions), cette version est détectable dans une recherche eDiscovery.
Conseil
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Performances du site SharePoint
Une fois les versions historiques activées pour un site, les performances du site sont les mêmes qu’avant l’activation du site. Les processus d’analyse et d’indexation qui sont effectués sur le site après son activation se produisent à un rythme plus lent et sont effectués pendant les heures creuses. L’activation des versions historiques pour un site lance un processus de renvoi, qui recherche toutes les versions des documents sur le site, puis envoie ces versions à l’index. Selon le nombre de versions de document pour le site, ce processus de remplissage peut avoir un impact sur l’intégrité du service. Cet impact est atténué des manières suivantes :
- Nous faisons le meilleur effort pour traiter ces versions pendant les heures creuses.
- Nous traitons les versions de document dans nos files d’attente de priorité la plus basse, ce qui permet à la plupart des ressources de service d’être déléguées aux modifications des utilisateurs.
Configurer les versions historiques
Pour activer les versions historiques dans eDiscovery, votre organization doit l’activer, puis activer des sites spécifiques afin que toutes les versions des documents stockés sur ces sites soient indexées pour la recherche. Avant de configurer eDiscovery pour les versions historiques, vous devez activer la prise en charge du contrôle de version dans SharePoint.
Étape 1 : Activer le contrôle de version dans SharePoint
La première étape consiste à activer le contrôle de version dans SharePoint afin que toutes les versions d’un document soient conservées. Pour obtenir des instructions, voir Contrôle de version dans SharePoint.
Importante
L’ajout de sites SharePoint à des versions historiques n’est actuellement pas pris en charge dans les environnements multigéographiques. Seul le domaine principal de votre organization est activé pour les versions historiques.
Étape 2 : Activer les versions historiques
Importante
Une fois que vous avez activé les versions historiques, vous ne pourrez pas la désactiver pendant la préversion publique. Vous pouvez la désactiver une fois les versions historiques publiées pour la disponibilité générale.
L’étape suivante consiste à activer les versions historiques dans eDiscovery. Pour activer les versions historiques de votre organization, une personne doit être administrateur général ou administrateur eDiscovery (membre du sous-groupe Administrateur eDiscovery dans le groupe de rôles Gestionnaire eDiscovery). Une fois les versions historiques activées, elle s’applique à l’ensemble de votre organization.
Importante
Microsoft vous recommande d’utiliser des rôles disposant du moins d’autorisations. La réduction du nombre d’utilisateurs disposant du rôle Administrateur général permet d’améliorer la sécurité de vos organization. En savoir plus sur les rôles et autorisations Microsoft Purview.
Dans le portail Microsoft Purview, accédez à Paramètres>eDiscovery> *Versions historiques (préversion).
Dans la page Paramètres , sélectionnez l’onglet Versions historiques (préversion), puis activez le bouton bascule du contrôle client Versions historiques .
Remarque
Un avertissement s’affiche indiquant que vous ne pourrez pas désactiver les versions historiques. Vous ne pourrez pas désactiver les versions historiques tant que la fonctionnalité n’est pas publiée pour la disponibilité générale.
Sélectionnez Oui pour activer les versions historiques.
Étape 3 : Activer les sites SharePoint
Une fois que vous avez activé les versions historiques pour votre organization, la dernière étape consiste à activer les sites SharePoint pour prendre en charge les versions historiques. Lorsque vous activez un site (en l’ajoutant à une liste de sites sous l’onglet Versions historiques ), le site est réamorqué et toutes les versions des documents stockés sur ce site sont indexées pour la recherche.
Remarque
Il existe une limite de 100 activations de site par organization pendant la préversion publique des versions historiques. Une activation est comptabilisée par rapport à cette limite chaque fois que vous activez ou désactivez un site pour les versions historiques. Si vous activez plusieurs sites, chaque site est compté comme une seule activation. Le nombre total d’activations s’affiche sous l’onglet Versions historiques .
Sous l’onglet Versions historiques de la page Paramètres eDiscovery, sélectionnez Activer pour activer les sites pour les versions historiques. Une page de menu volant qui contient la liste de tous les sites SharePoint de votre organization s’affiche.
Sélectionnez un site à activer, puis sélectionnez Activer pour l’activer pour les versions historiques. Vous pouvez utiliser la zone de recherche pour rechercher un site spécifique.
Remarque
Un avertissement s’affiche indiquant que les versions de document sur le site sont indexées et que ce processus d’indexation prendra un certain temps avant que les versions ne soient prêtes à faire l’objet d’une recherche. L’avertissement indique également que vous ne pourrez pas désactiver les versions historiques du site sélectionné pendant 30 jours.
Sélectionnez Oui pour activer le site pour les versions historiques. Le site est ajouté à la liste des sites activés. Le compteur indiquant le nombre d’activations de site est également mis à jour.
Répétez les étapes précédentes pour chaque site que vous souhaitez activer pour les versions historiques.
En fonction du nombre de documents d’un site et du nombre moyen de versions par document, nous essayons d’estimer le nombre total de fichiers par site. Sur cette base, une estimation de la durée d’indexation est la suivante :
Number of versions / (Processing rate of 100,000 files per day ) + .5 days = Total number of days to process a site
La demi-journée est ajoutée en tant que mémoire tampon, car l’indexation des versions sur site est optimisée pour s’exécuter pendant les heures creuses.
Par exemple, si le nombre total de documents et toutes les versions d’un site est de 150 000, le traitement du site pour les versions historiques prend au moins deux jours :
150,000 files/100,000 files per day + .5 days = 2 days
Réactiver et désactiver des sites
Lorsque vous désactivez un site précédemment activé, un processus de propre est déclenché. Ce processus prend du temps. Si ce même site est à nouveau activé, le processus de remblai de réindexation du site doit être réexécuté. Les processus de propre et de remblayage sont gourmands en temps et en ressources. Nous vous recommandons d’examiner attentivement et de planifier les sites que vous souhaitez activer pour la version historique afin d’éviter d’activer et de désactiver à plusieurs reprises les versions historiques d’un site.