Planifier le cycle de vie du projet dans Project Web App
Résumé : Découvrez comment planifier des projets, ressources et champs personnalisés pour de nouveaux projets et comment archiver les projets terminés dans Project Web App.
S’applique à : Project Server 2016, Project Server 2013
Il existe un grand nombre de méthodologies et de systèmes pour gérer efficacement le cycle de vie d'un projet. Cet article ne prétend pas promouvoir l'un plutôt qu'un autre. Il s'adresse aux administrateurs de Project Server en proposant une liste d'activités liées à la création, la maintenance et l'archivage des projets. Ces tâches sont génériques et seront identiques, ou tout au moins similaires, indépendamment de la méthodologie utilisée par votre organisation. La planification de ces activités permet de s'assurer que les projets sont gérés en accord avec l'objectif de votre organisation et peut favoriser une expérience satisfaisante auprès de l'utilisateur final. Cet article alerte les personnes chargées de planifier le déploiement et la configuration de Project Server de certains choix à faire relativement à ces fonctionnalités.
Les projets ont de nombreuses façons de passer du concept à la réalité. Parfois, le processus est informel et peut être le résultat d’un brainstorming sur un tableau blanc qui s’est produit en moins d’une heure. D’autres fois, un projet est créé après des années d’étude et d’analyse minutieuse. S’il n’est pas planifié et géré, ce processus de création peut devenir chaotique. Ce chaos peut coûter à votre organisation de nombreuses façons : efficacité réduite, ressources mal allouées, priorités mal alignées, duplication des efforts, approches conflictuelles et opportunités manquées, pour n’en citer que quelques-unes. Voici quelques éléments clés à prendre en compte lorsque vous utilisez Project pour créer des projets pour votre organisation.
Planifier la migration des projets de listes de tâches dans Project Web App
Project Server 2016 offre la capacité à importer des projets qui ont été créés à l'aide de listes SharePoint dans une instance de Project Web App. Cette fonctionnalité vous permet de démarrer rapidement des projets et de les gérer en toute simplicité avant qu'ils ne croient en envergure. Au fil du temps, vous pourrez les migrer en projets Project Server à part entière.
Project Server prend en charge une seule instance de Project Web App par collection de sites. Lors de la planification des projets de listes de tâches SharePoint, réfléchissez à la collection de sites dans laquelle vous souhaitez les créer, de sorte que les projets apparentés puissent être importés dans la même instance de Project Web App.
Nous vous recommandons également de développer des instructions à l'échelle de votre organisation, qui expliquent pendant combien de temps vous voulez gérer les projets dans une liste SharePoint avant de les importer dans Project Web App.
Planifier des ressources dans Project Web App
Les ressources d'entreprise sont les personnes, l'équipement et le matériel utilisés pour effectuer des tâches dans un projet d'entreprise. Elles font partie de la liste des ressources de votre organisation et sont stockées de manière centralisée dans chaque instance de Project Web App. Vous pouvez créer la liste des ressources d'entreprise que les responsables de projets utiliseront lors de l'affectation des ressources aux tâches dans les projets, en y ajoutant des ressources ou en important des ressources. Vous devez définir le contenu du modèle global d'entreprise avant d'ajouter des ressources à la liste des ressources d'entreprise.
Pour pouvoir correctement créer et gérer la liste des ressources d'entreprise pour votre organisation, vous devez soigneusement définir, documenter et créer vos champs personnalisés de ressource d'entreprise. En outre, dans les organisations de grande envergure, le remplissage initial de la liste des ressources d'entreprise est tout aussi important que le maintien à jour de la liste précise des ressources d'entreprise. Le suivi des modifications importantes apportées aux informations des ressources stockées et gérées dans la liste des ressources d'entreprise peut constituer une activité à temps plein.
Avant de créer votre liste des ressources d'entreprise pour Project Web App, vous devez déterminer votre point de départ. Le processus d'ajout de ressources à la liste des ressources d'entreprise varie selon la situation dans laquelle vous vous trouvez :
Démarrage de nouveaux projets Une préparation minimale est nécessaire pour ce scénario. Le processus est simplifié si vous pouvez rassembler toutes les informations de ressources requises dans un seul document. Vous pouvez dresser une liste sur papier. Ensuite, vous importez vos ressources identifiées depuis Active Directory ou un magasin d'appartenances si vous utilisez l'authentification par formulaires. Vous pouvez également recueillir ces informations à l'aide de Excel. Ensuite, vous importez la feuille de calcul obtenue dans Project Professionnel 2016 et l'enregistrez dans Project Web App.
Création de la liste de ressources d'entreprise Dans ce scénario, vous créez la liste de ressources d'entreprise dans Project Professionnel 2016. À l'aide de Project Professionnel 2016, connectez-vous à Project Web App et extrayez la liste de ressources d'entreprise. Entrez les ressources et enregistrez la liste de ressources d'entreprise.
Planifier des champs personnalisés dans Project Web App
Project Web App comprend des tables de recherche et des champs que vous pouvez personnaliser. Un champ personnalisé peut contenir des informations sur une tâche, une ressource ou une affectation. Dans Project Web App, les champs qui peuvent contenir des données personnalisées sont le texte, les indicateurs, les nombres, les dates, le coût, les durées, ainsi que les dates de début et de fin. Vous pouvez personnaliser ces champs afin d'obtenir les informations souhaitées à l'aide de formules, de calculs de valeurs spécifiques ou d'indicateurs graphiques.
Vous pouvez écrire vos propres formules, y compris les références à d'autres champs, dans un champ personnalisé. Vous pouvez créer une liste de valeurs pour un champ personnalisé afin de garantir l'entrée rapide et précise des données. Vous pouvez afficher un indicateur graphique dans un champ personnalisé à la place des données réelles. De cette façon, vous pouvez rapidement déterminer si les données du champ répondent à certains critères, par exemple si elles n'appartiennent pas à la plage spécifiée ou si des ressources sont surutilisées. Vous pouvez également créer une structure hiérarchique de champs personnalisés pour des informations de votre projet. Par exemple, vous pouvez associer les codes de coût de votre société aux données de votre projet. Une fois que vous avez créé cette structure et appliqué ces champs personnalisés à vos données, vous pouvez facilement utiliser ces champs pour filtrer, trier et de regrouper les données du projet.
Dans Project Web App, il existe deux types de champs personnalisés : les champs locaux et les champs d'entreprise. Les champs personnalisés locaux sont utilisés par le responsable de projet sur l'étendue d'un projet particulier. Les champs personnalisés d'entreprise sont utilisés par le bureau de gestion des projets pour collecter des données en vue de la création de rapports de fusion à l'échelle de l'entreprise. Pour les champs personnalisés de projet et de tâche d'entreprise, Project Web App prend en charge la notion d'étendue à un programme spécifique (collection de projets). De cette façon, un champ personnalisé d'entreprise peut être défini de manière à s'appliquer à un sous-ensemble de projets.
(Plus d'informations sur les Champs personnalisés dans Project Server et Project Online.)
Retirer des projets de Project Web App
Certaines activités doivent être envisagées lors du retrait de projets. Le fait d'effectuer un nettoyage de base lors du retrait d'un projet permet d'améliorer les performances de Project Server. En outre, vous pouvez sécuriser les projets afin que seules les personnes qui ont besoin des informations, par exemple à des fins d'historique, puissent voir les projets. La suppression d'autres objets d'entreprise qui ne sont pas utilisés, tels que des ressources et des affectations, permet d'éviter une dégradation des performances du serveur.
Planifier l’archivage dans Project Web App
De nombreux objets d'entreprise peuvent être sauvegardés dans Project Web App:
Projets
Liste des ressources d’entreprise et calendriers
Champs personnalisés d’entreprise
Entreprise globale
Définitions d’affichage
Paramètres système
Paramètres de groupes et de catégories
La sauvegarde de ces objets permet de restaurer de manière sélective des éléments spécifiques ; vous pouvez conserver plusieurs versions de ces éléments.
Les sauvegardes s'effectuent dans la page Paramètres de Project Server dans Project Web App. Deux méthodes sont disponibles :
Planifier la sauvegarde
Sauvegarde administrative
La sauvegarde administrative permet de sauvegarder les objets d'entreprise à tout moment. La planification de la sauvegarde, comme son nom l'indique, permet de sauvegarder les objets d'entreprise tous les jours à une heure programmée. Nous vous recommandons de sauvegarder vos objets d'entreprise régulièrement et, si vous planifiez la sauvegarde, à une heure de faible utilisation du serveur.
Lorsqu'un objet est sauvegardé, il est enregistré dans une zone d'archivage dans la base de données de contenu SharePoint où le Project Web App réside.
Lorsqu’un projet est terminé, vous disposez de plusieurs options pour le retirer.
Supprimer les objets d'entreprise de Project Web App mais conserver la copie archivée.
Supprimer complètement les objets d’entreprise et recourir aux sauvegardes de bases de données pour l’archivage.
Placer le projet dans une catégorie Project Web App spéciale qui n'accorde l'accès qu'à quelques utilisateurs.
Placer les projets dans une catégorie Project Server spéciale
Pour autoriser uniquement certains utilisateurs à afficher un projet retiré, vous pouvez créer une catégorie Project Web App spéciale. Ajoutez le projet et tous les utilisateurs qui ne doivent pas avoir accès à celui-ci, puis définissez toutes leurs autorisations sur refus. Pour plus d'informations sur les utilisateurs, les groupes et les catégories, voir Planifier des groupes, des catégories et RBS dans Project Server 2016.
Remarque
Pour créer une catégorie, il faut que Project Web App soit en mode d'autorisation Project Server.
Planifier le nettoyage dans Project Web App
La suppression d’objets d’entreprise inutilisés lorsqu’un projet est terminé permet d’éviter une dégradation des performances du serveur. Il est particulièrement avantageux de supprimer les affectations pour les performances à long terme du serveur. Il est également judicieux de supprimer les ressources qui ne sont plus utilisées dans l'entreprise. En outre, la suppression d'objets d'entreprise inutilisés lorsqu'un projet est terminé permet d'économiser de l'espace disque sur votre serveur de base de données.