Déterminer les conditions requises en matière de gestion de projet dans Project Server

Résumé : Informations sur l’utilisation des fonctionnalités de Project Server 2016 pour les scénarios de gestion de projets d’entreprise, de feuilles de temps et de gestion de la demande.
S’applique à : Project Server Édition d'abonnement, Project Server 2019, Project Server 2016, Project Server 2013

Il est important de déterminer les besoins et les exigences de gestion de projet de votre organisation. Votre configuration varie selon le type d'activité de votre organisation et selon que vous utilisez Project Server 2016 pour le suivi temporel, la collaboration ou la gestion de portefeuille. Une fois que vous avez défini les caractéristiques des projets de votre organisation, déterminez quels scénarios Project Server vous devez prendre en charge.

Caractériser vos projets

Comprendre les caractéristiques des projets de votre organisation vous aide à planifier votre configuration Project Server 2016. Les caractéristiques suivantes ont un impact significatif sur votre configuration :

• nombre de projets sur lesquels votre organisation travaille à un moment donné ;

• taille de vos projets, qui varie selon le nombre de tâches et les affectations qu’ils incluent ;

• durée nécessaire à l’exécution d’un projet ;

• nombre de membres de l’équipe à qui sont affectées des tâches des projets.

La plupart des organisations gèrent des projets dont la taille et la durée varient, mais le degré de variation dépend de la taille de l’organisation et du type d’activité. Par exemple, une grande entreprise de conseil peut gérer plusieurs milliers de projets allant de petits projets d’une dizaine de tâches s’étalant sur deux semaines à de gros projets de 1 500 tâches et durant une année.

Les organisations ont généralement de nombreux projets, de taille petite, moyenne ou grande. Pour la planification, vérifiez que vous pouvez prendre correctement en charge le type de projets que votre organisation utilise le plus fréquemment.

Déterminer votre scénario Project Server 2016

Les besoins et les exigences en matière de gestion de projet varient selon le type d’activités de votre organisation. Dans le cadre de la planification de votre configuration, déterminez quel scénario à prendre en charge. Par exemple, vous pouvez utiliser Project Server 2016 pour prendre en charge les types de scénarios suivants :

• Gestion de projet d’entreprise

• Suivi temporel

• Gestion de la demande

Utilisation de Project Server 2016 pour la gestion de projet d'entreprise

Le scénario Project Server 2016 pour la gestion de projet d'entreprise convient à une grande organisation spécialisée dans la planification verticale conduite par le bureau de gestion des projets (PMO, Project Management Office). Ce scénario est plus fréquent sur les marchés de développement et de fabrication de produits. Il se caractérise par les éléments suivants :

• petit nombre de gros projets qui sont souvent liés ;

• intérêt concentré sur le PMO ;

• utilisation intensive de Project Professionnel 2016 ;

• utilisation du suivi du travail.

Les considérations critiques pour ce type de déploiement sont les suivantes :

• le niveau de détail pour le suivi ;

• utilisation de l’audit en tant que processus ;

• classement par priorité des capacités ;

• utilisation du suivi des compétences.

Dans ce scénario, l’utilisation cliente est la suivante :

Application cliente	Taux d'utilisation
Project Professionnel	Élevé
Project Web App	Élevé

Dans ce scénario, l’utilisation serveur est la suivante :

Fonctionnalité de Project Web App	Taux d'utilisation
Suivi du travail	Élevé
Programmes	Élevé
Feuilles de temps	Moyen
Gestion de portefeuille	Moyen
Projets maîtres	Élevé
Espaces de travail de projet	Faible
Gestion des risques	Moyen
Gestion des problèmes	Élevé
Gestion de documents	Moyen
Gestion des ressources	Moyen
Gestion des tâches	Taille moyenne

Utilisation de Project Server 2016 pour le suivi temporel

Le scénario Project Server 2016 pour déployer des services professionnels et des feuilles de temps peut s'appliquer à une grande organisation qui souhaite utiliser Project Server 2016 principalement pour collecter le temps passé et créer des rapports de suivi temporel. Dans ce scénario, les employés et les sous-traitants utilisent la fonctionnalité des feuilles de temps de Project Server 2016 pour indiquer les heures passées sur les tâches pendant des périodes spécifiques. Ce scénario se caractérise par les éléments suivants :

• utilisation minimale de Project Professionnel 2016 ;

• facturation du temps et du matériel ;

• nombreux projets ayant assez peu de tâches ;

• période de pointe d'utilisation prévisible correspondant à la feuille de temps programmée dans Project Web App.

Les organisations qui prennent en charge ce scénario utilisent généralement un ensemble limité de fonctionnalités Project Professionnel 2016 pour le suivi temporel et financier, à l'aide des feuilles de temps pour collecter les informations. Ce scénario présente des problèmes d'extensibilité, car lorsqu'un grand nombre de feuilles de temps sont envoyées sur une courte période, les ressources système peuvent s'en trouver sérieusement restreintes.

Les considérations critiques pour ce type de déploiement sont les suivantes :

• quelles classifications temporelles utiliser ;

• quelles périodes utiliser ;

• définition des calendriers et des heures supplémentaires ;

• quelles périodes comptables utiliser ;

• source des données de coût ;

• configuration des champs personnalisés (processus de contrôle et création de rapports) ;

• configuration des devises ;

• Audit

Il existe des facteurs supplémentaires qui peuvent être affectés par les processus utilisés dans votre organisation, notamment les suivants :

• types d’utilisation ;

• cycle de mise à jour de projet ;

• cycle de création des rapports.

Dans ce scénario, l’utilisation cliente est la suivante :

Application cliente	Taux d'utilisation
Project Professionnel	Moyen
Project Web App	Élevé

Dans ce scénario, l’utilisation serveur est la suivante :

Fonctionnalité de Project Web App	Taux d'utilisation
Suivi du travail	Élevé
Programmes	Faible
Feuilles de temps	Élevé
Gestion de portefeuille	Faible
Projets maîtres	Faible
Espaces de travail de projet	Faible
Gestion des risques	Faible
Gestion des problèmes	Faible
Gestion de documents	Faible
Gestion des ressources	Élevé
Gestion des tâches	Taille moyenne

Utilisation de Project Server 2016 pour la gestion de la demande

Le scénario Project Server 2016 pour un déploiement de la gestion de la demande peut s'appliquer aux organisations de taille moyenne à grande souhaitant utiliser Project Server 2016 pour la gestion des portefeuilles de projets. Ces organisations se caractérisent généralement par les éléments suivants :

• nombreux projets ayant plusieurs affectations ;

• pourcentage élevé de responsables de projets ;

• utilisation fréquente de Project Professionnel 2016.

Les organisations qui prennent en charge ce scénario utilisent généralement l'ensemble des fonctionnalités Project Server 2016 : feuilles de temps, bibliothèques de documents, problèmes, risques, modèle global d'entreprise et liste des ressources d'entreprise.

Ce scénario peut s’appliquer à une organisation de taille petite ou moyenne (ou à un service d’une grande organisation), dont les utilisateurs sont localisés au même endroit sur le même réseau local, mais il peut aussi s’agir d’une grande organisation dont les utilisateurs travaillent en différents lieux.

Ces organisations utilisent quotidiennement Project Professionnel 2016 et Project Web App pour publier ou mettre à jour des projets dans Project Server 2016 et utilisent Project Web App pour afficher les affectations, établir des rapports avec les chiffres réels, et accéder aux documents, problèmes et risques. De plus, ces organisations produisent toutes les semaines des cubes OLAP (traitement analytique en ligne).

Les considérations critiques pour ce type de déploiement sont les suivantes :

• niveau des données de ressources dont effectuer le suivi ;

• processus de désignation de projet à utiliser ;

• type de processus de révision à utiliser ;

• cycle de rapports à adopter ;

• exigences en matière de flux de travail ;

• type d’activités dont effectuer le suivi ;

• responsables de la gestion du processus ;

• quelle demande capturer.

Dans ce scénario, l’utilisation cliente est la suivante :

Application cliente	Taux d'utilisation
Project Professionnel	Moyen
Project Web App	Élevé

Dans ce scénario, l’utilisation serveur est la suivante :

Fonctionnalité de Project Web App	Taux d'utilisation
Suivi du travail	Faible
Feuilles de temps	Moyen
Gestion de portefeuille	Élevé
Programmes	Faible
Projets administratifs	Faible
Collaboration	Moyen
Gestion de documents	Moyen
Gestion des risques	Moyen
Gestion des problèmes	Moyen
Gestion des ressources	Moyen
Sites d’espaces de travail de projet	Moyen