Suivi des projets d'équipe dans Microsoft Excel et Microsoft Project

Article
08/21/2008

Mise à jour : novembre 2007

Vous pouvez utiliser Microsoft Excel et Microsoft Project pour gérer et suivre vos projets. Votre plan de projet est directement connecté aux tâches sur lesquelles travaillent les membres de votre équipe et vous permet les opérations suivantes :

publier des tâches à partir de Microsoft Excel et Microsoft Project directement dans Team Foundation Server ;
obtenir des mises à jour de l'état dynamique sur l'état des tâches dans votre plan de projet.

Les éléments de travail qui composent votre projet sont stockés par Team Foundation Server avec les informations sur leur état et les interdépendances entre d'autres éléments de travail et des fichiers de code source. L'intégration de Team Foundation à Microsoft Excel et Microsoft Project vous permet de gérer des éléments de travail qui utilisent toute la puissance de ces outils sans perdre la connexion aux données dans Team Foundation Server. Vous pouvez utiliser Microsoft Excel pour trier, filtre et gérer des besoins et des scénarios. Vous pouvez utiliser Microsoft Project pour créer et planifier des tâches. Vous pouvez également utiliser Team Explorer pour effectuer un suivi et signaler la progression des éléments de travail.

Suivi de projets dans Microsoft Project

En tant que chef de projet, vous pouvez suivre des projets dans Microsoft Project et Team Foundation Server :

Configurez un plan de projet.
Créez un jeu de tâches, planifiez-les et publiez-les dans Team Foundation Server.
Les membres de l'équipe reçoivent leurs tâches et signalent leur progression dans Team Explorer.
Suivez la progression du projet dans Microsoft Project.

Configuration d'un plan de projet

Pour configurer un plan de projet connecté à Team Foundation, procédez comme suit :

Connectez le plan de projet à Team Foundation. Pour plus d'informations, consultez Comment : établir une connexion à Team Foundation Server.
Mappez les champs d'élément de travail à Microsoft Project. Pour plus d'informations, consultez Comment : modifier la façon dont les champs sont mappés à Microsoft Project.

Vous pouvez également configurer des vues dans Microsoft Project afin d'avoir une représentation visuelle des données de projet vous permettant de suivre votre projet. Par exemple, vous pouvez avoir un affichage qui vous permet de suivre la progression, ou un affichage qui vous montre comment les ressources de votre équipe sont utilisées. Outre les vues déjà disponibles dans Microsoft Project, Team Foundation fournit deux autres vues permettant de suivre vos projets d'équipe. Pour plus d'informations sur ces vues, consultez Vues des éléments de travail dans Microsoft Project. Pour plus d'informations sur la création de votre propre vue, consultez Comment : créer un affichage dans Microsoft Project.

Importation d'un plan de projet existant dans Team Foundation

Vous pouvez créer un plan de projet ou prendre un plan de projet existant et le publier dans Team Foundation Server afin que votre équipe puisse afficher et mettre à jour leurs éléments de travail.

Pour importer un plan de projet dans Team Foundation

Si vous créez un plan de projet, configurez vos tâches, les durées, les assignations de ressources, les dépendances et d'autres détails, comme vous le feriez d'ordinaire avec Microsoft Project.
Connectez le plan de projet à Team Foundation Server. Pour plus d'informations, consultez Comment : se connecter à Team Foundation à partir de Microsoft Excel ou Microsoft Project.
Dans le Type d'élément de travail, définissez le type d'élément de travail pour chaque élément de travail que vous souhaitez publier dans Team Foundation Server.
Dans la colonne Sync, pour les tâches récapitulatives que vous ne souhaitez pas publier dans Team Foundation Server, sélectionnez Ne pas publier.

Si des tâches sont assignées à plusieurs ressources, divisez-les en tâches séparées pouvant être assignées à une seule ressource (actuellement, Team Foundation Server ne prend pas en charge l'assignation d'un élément de travail à de multiples ressources). Si vous le souhaitez, vous pouvez regrouper les tâches séparées dans une tâche récapitulative pour bénéficier des avantages du calcul automatique.

Remarque :
Lorsque vous assignez des ressources aux tâches, vous devez spécifier ces ressources par leurs noms d'affichage de Services Domaine Active Directory (AD DS). Si vous assignez des ressources par alias ou autre formulaire raccourci de leurs noms, vous risquez d'introduire des incohérences avec la façon dont ces ressources sont spécifiées dans Team Foundation Server.

Pour regrouper des jeux de tâches, créez un jeu de zones dans Team Foundation Server, puis regroupez les tâches en définissant la colonne Zone. Pour plus d'informations sur la création de zones dans Team Foundation Server, consultez Comment : modifier les zones du projet d'équipe.

Dans la barre d'outils Élément de travail, sélectionnez Publier pour publier le plan de projet dans Team Foundation Server.

Remarque :
Lorsque vous publiez des données dans Team Foundation Server pour les membres de votre équipe, vous publiez certaines des informations de tâche. Les parties correspondent aux données qui mappent entre Microsoft Project et Team Foundation Server. Vous ne publiez pas l'ensemble du plan de projet ou des champs de ressources sur Team Foundation Server.

Limites de la prise en charge du projet

Lorsque vous utilisez Microsoft Project et Team Foundation Server, n'oubliez pas que toutes les informations dans votre plan de projet sont conservées dans les éléments de travail. Par conséquent, vous devez conserver votre plan de projet afin de préserver les informations que Team Foundation Server ne stocke pas. Les informations suivantes ne sont pas partagées ou ne bénéficient que d'une prise en charge limitée :

Dépendances Team Foundation Server ne stocke pas les informations de prédécesseur ou de successeur pour les éléments de travail publiés à partir de Microsoft Project. Vous pouvez créer des liens entre les éléments de travail, toutefois, il s'agit de liens simples. Par exemple, un lien d'élément de travail ne peut pas être utilisé pour garantir qu'un élément de travail est terminé avant un autre.
Remarques Microsoft Project. Microsoft Project Les remarques ne sont pas publiées dans Team Foundation Server. Pour envoyer des remarques aux membres de l'équipe hors de Team Foundation Server, vous pouvez utiliser Microsoft Excel.

Projets maîtres

Si vous créez un projet maître dans Microsoft Project, assurez-vous que tous les sous-projets sont connectés au même projet d'équipe et comportent des éléments de travail uniques. Si les sous-projets sont connectés à des projets d'équipe différents ou comportent des éléments de travail partagés, des erreurs surviendront.

De même, lorsque vous modifiez des éléments de travail dans un projet maître, vous devez les modifier dans le sous-projet. Lorsque vous travaillez dans le projet maître, vous devez utiliser uniquement les éléments de travail en « lecture seule virtuelle ».

Suivi de la progression d'un projet d'équipe dans Microsoft Project

Cette section traite les points suivants :

Mise à jour de votre plan de projet avec les nouveaux éléments de travail.
Configuration de tâches supérieures.
Suivi de la progression d'éléments de travail.

Mise à jour de votre plan de projet avec les nouveaux éléments de travail

Dès que vous avez publié des éléments de travail de votre plan de projet dans Team Foundation, les membres de l'équipe peuvent créer des éléments de travail. Vous pouvez installer une requête dans Team Foundation qui retourne les nouveaux éléments de travail, puis lorsque vous ouvrez votre plan de projet, vous pouvez obtenir les nouveaux éléments de travail à l'aide de la requête que vous avez créée.

Une autre façon de suivre les nouveaux éléments de travail est de demander à votre administrateur Team Foundation Server d'effectuer les opérations suivantes :

configurer une règle afin que les nouveaux éléments de travail vous soient automatiquement assignés ;
configurer des notifications par courrier électronique ;

Vous recevez alors un message électronique pour signaler les nouveaux éléments de travail et vous pouvez décider s'il faut mettre à jour votre plan de projet en entrant les nouveaux éléments de travail pour réaliser une assignation de ressources appropriée. Pour plus d'informations sur l'actualisation des éléments de travail, consultez Comment : publier ou actualiser des éléments de travail dans Microsoft Excel ou Microsoft Project.

Configuration des tâches supérieures

Vous pouvez créer une tâche supérieure dans Microsoft Project pour suivre les tâches détaillées sans rendre votre plan de projet ingérable.

Pour configurer une tâche supérieure pour suivre des éléments de travail plus détaillés

Configurez une tâche supérieure (et non une tâche récapitulative) dans Microsoft Project et publiez-la dans Team Foundation Server pour votre équipe.
Demandez à vos membres de l'équipe d'effectuer les opérations suivantes :
- utiliser Microsoft Excel pour suivre toutes les tâches détaillées qui font partie de la tâche supérieure ;
- configurer une formule simple dans Microsoft Excel qui additionne toutes les heures de travail restantes et les heures de travail terminées dans votre tâche supérieure.

Suivi de la progression des éléments de travail

Les membres de votre équipe utilisent Team Foundation ou Microsoft Excel pour effectuer les opérations suivantes :

consulter leurs éléments de travail ;
enregistrer l'état de ces éléments de travail ;
enregistrer le temps passé sur ces éléments de travail.

Pour suivre l'avancement concernant les éléments de travail dans votre plan de projet, vous actualisez votre plan de projet. Étant donné que votre plan de projet est directement connecté à la base de données des éléments de travail, vous passez moins de temps à entrer manuellement des données d'état dans votre plan de projet. Pour plus d'informations, consultez Comment : publier ou actualiser des éléments de travail dans Microsoft Excel ou Microsoft Project.

Si vous souhaitez suivre les modifications que vous avez apportées à votre plan tout au long du projet, vous pouvez définir une planification initiale avant d'actualiser, puis comparer avec la planification après actualisation pour voir les modifications. Pour plus d'informations, recherchez « Enregistrer une planification initiale »" dans l'aide de Microsoft Project.

Pour suivre le retard ou l'avancement des éléments de travail, afficher les lignes de la progression avant d'actualiser votre plan de projet et voir l'avancement de votre équipe. Pour plus d'informations sur l'affichage de lignes de progression, recherchez « Afficher les courbes d'avancement » dans l'aide de Microsoft Project.

Voir aussi

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