Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents

 

S’applique à : SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

La première étape de la planification de votre solution de gestion de documents consiste à identifier les utilisateurs et à analyser l’utilisation des documents. Cet article vous aide à identifier les utilisateurs et à analyser l’utilisation des documents pour votre solution basée sur Microsoft SharePoint Server 2010.

Dans cet article :

• Identifier les utilisateurs

• Analyser l’utilisation des documents

• Feuilles

Identifier les utilisateurs

Pour déterminer les parties prenantes et les participants à votre solution de gestion de documents, vous pouvez collecter ces informations au moyen d’une enquête. Posez-vous par exemple les questions suivantes :

• Qui dans votre organisation crée des documents ?

• Quels types de documents sont-ils créés ?

• Qui relit les documents ?

• Qui modifie des documents ?

• Qui utilise des documents ?

• Qui approuve la publication des documents ?

• Qui conçoit les sites Web utilisés pour héberger les documents ?

• Qui définit les instructions et stratégies de gestion des documents ?

• Qui gère les enregistrements dans votre organisation ?

• Qui déploie et gère les serveurs sur lesquels les documents sont enregistrés ?

Action de feuille
Chacune de ces questions peut apporter plusieurs réponses. Rassemblez les informations collectées grâce à l’enquête dans la feuille relative aux participants à la gestion de documents (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x40C), comme dans l’exemple suivant.

Exemple de feuille relative aux participants à la gestion de documents :

Poste	Types de documents	Rôle
Analyste financier Rédacteur technique	Note de recherche de capitaux propres Modèle financier Page Web	Auteur
Analyste financier Responsable	Note de recherche sur les capitaux propres Modèle financier	Réviseur
Éditeur technique	Note de recherche de capitaux propres Page Web	Éditeur
Client	Note de recherche de capitaux propres Modèle financier Page Web	Lecteur
Avocat d’entreprise Responsable	Note de recherche de capitaux propres Modèle financier Page Web	Approbateur de contenu
Administrateur du serveur	Tous	Informaticien
Gestionnaire de bases de données	Tous	Expert en bases de données
Agent préposé aux règlements	Tous	Spécialiste juridique
Gestionnaire d’enregistrements	Tous	Gestionnaire d’enregistrements
Gestionnaire de site	Tous	Éditeur de contenu
Administrateur de site	Tous	Auditeur de contenu

L’identification des parties prenantes au contenu peut vous aider à faire en sorte que votre solution de gestion des documents soit la plus complète possible et que vous conceviez des sites et des bibliothèques de documents adaptés aux besoins et processus en matière de contenu de votre entreprise.

Analyser l’utilisation des documents

Après avoir identifié les personnes qui participent au contenu, collectez des informations auprès de ces dernières pour analyser la façon dont les documents sont utilisés dans votre entreprise. C’est une partie importante du processus de planification, car l’analyse vous permet de déterminer :

• La façon dont les bibliothèques de documents doivent être structurées.

• Les modèles de sites à utiliser.

• Le nombre de sites nécessaires.

• Les stratégies de gestion des informations à appliquer aux sites.

• La topologie de serveurs physiques dont vous aurez besoin pour implémenter votre solution.

Les informations à collecter sont les suivantes :

• Les types de documents (par exemple, note de recherche sur les capitaux propres, évaluation des performances de l’employé, mémos internes ou fiches produit).

• L’objectif de chaque type de document (par exemple, « fournit aux clients des recommandations sur les capitaux propres, accompagnées des données de prise en charge »).

• Auteur de chaque type de document (il est préférable de répertorier le rôle de l’auteur, par exemple « analyste financier » ou « chef de produit », plutôt que des noms spécifiques).

• Le format du document. Si le document doit être converti d’un format à un autre à un point quelconque de son cycle de vie, enregistrez cette information.

• Les utilisateurs de chaque type de document, par exemple « clients » ou « membres de l’équipe ».

• D’autres rôles qui concernent le cycle de vie du document, tels que « relecteur technique » ou « réviseur ».

• L’emplacement du document, comme « ordinateur client », « serveur Web » ou « serveur de fichiers ». Notez que cette question peut avoir plusieurs réponses, par exemple, lorsqu’un document est créé sur un ordinateur client, puis publié sur un serveur Web.

• La façon dont les lecteurs affichent le document, par exemple, à partir d’une page Web ou d’un partage de fichiers.

Action de feuille
La feuille relative à l’analyse de l’utilisation des documents (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x40C) permet d’enregistrer l’analyse de l’utilisation de vos documents. Voici des exemples d’informations qui peuvent être collectées et enregistrées dans la feuille à partir de deux départements différents dans une même entreprise.

Exemple de feuille d’analyse de l’utilisation des documents :

Type	Objectif	Auteur	Utilisateur	Format	Autres rôles	Emplacements
Note de recherche de capitaux propres	Offre aux clients qui disposent d’actions des conseils financiers pour l’achat ou la vente d’une ou de plusieurs actions.	Analyste financier	Client	DOCX (pour la création) ; PDF (pour la publication)	Relecteur (technique) ; relecteur (juridique) ; approbateur ; réviseur ; gestionnaire d’enregistrements ; administrateur du site	Création de site Test de site Internet Référentiel des enregistrements

Analyse    Les formats séparés de création et de publication nécessitent une conversion. Une grande quantité de relecteurs requiert un ou plusieurs flux de travail (processus métiers implémentés sur le serveur). Les quatre sites (création, test, Internet et référentiel des enregistrements) nécessitent des mécanismes permettant de déplacer le contenu d’un site vers un autre. La nécessité d’archiver le contenu dans un référentiel des enregistrements de l’entreprise et les implications liées à la réglementation de la publication de conseils en matière d’actions rendent indispensable la mise en œuvre de stratégies d’entreprise et de méthodes conseillées, telles que l’audit et la rétention de contenu.

Type	Objectif	Auteur	Utilisateur	Format	Autres rôles	Emplacements
Évaluation des performances de l’employé	Évalue les performances d’un employé — contient également une auto-évaluation et l’évaluation par le responsable.	Travailleur de l’information ; responsable	Responsables ; spécialistes des ressources humaines	.DOC	Relecteur (ressources humaines) ; relecteur (juridique) ; approbateur (responsable de niveau supérieur) ; gestionnaire des enregistrements	Ordinateur client Serveur de messagerie (en tant que pièce jointe) Serveur Web d’entreprise Référentiel des enregistrements de l’entreprise

Analyse    Deux auteurs et plusieurs relecteurs nécessitent un ou plusieurs flux de travail. Le document est géré par plusieurs personnes, se trouve sur un serveur Web d’entreprise (vraisemblablement hautement sécurisé), puis est archivé dans un référentiel des enregistrements. La nature sensible de ce contenu requiert l’application de la Gestion des droits relatifs à l’information sur les ordinateurs de bureau et les serveurs, en plus des stratégies d’entreprise et des méthodes conseillées (telles que l’audit) pour protéger la confidentialité de l’employé et la situation légale de l’entreprise.

Feuilles

Utilisez les feuilles suivantes pour enregistrer les informations traitées dans cet article (éventuellement en anglais) :

• Feuille relative aux participants à la gestion de documents (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x40C)

• Feuille relative à l’analyse de l’utilisation des documents (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x40C)