Planification des conditions d’utilisation de la recherche pour l’utilisateur final (Search Server 2008)
Mise à jour : 2008-03-03
.gif "Note") Remarque : |
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Sauf indication contraire, les informations de cet article s'appliquent à Microsoft Search Server 2008 et à Microsoft Search Server 2008 Express. |
Dans cette section :
Planifier ce que les utilisateurs voient lors de l’exécution d’une requête
Planifier ce que les utilisateurs voient dans les résultats de la recherche
Les administrateurs de la recherche peuvent améliorer la pertinence et la présentation des résultats de la recherche en planifiant avec soin l'environnement de recherche de l’utilisateur final. L’objectif de la planification est de créer un environnement de recherche permettant aux utilisateurs de rechercher rapidement les informations dont ils ont besoin. Cet article contient des informations qui peuvent aider les administrateurs de services de recherche et les administrateurs de collections de sites à optimiser cet environnement de recherche.
La première section de cet article :
Décrit comment l’interface utilisateur de la recherche permet d’effectuer des requêtes de recherche.
Décrit les recherches avancées et comment des propriétés peuvent être utilisées pour filtrer les résultats de la recherche. Les administrateurs peuvent utiliser ces informations pour comprendre les options dont ils disposent pour gérer les mots clés et les propriétés de façon à optimiser la capacité des utilisateurs à effectuer des recherches avancées très efficaces.
Présente les avantages de l’utilisation des recherches de propriétés avec des étendues. Elle explique comment les propriétés analysées sont liées aux propriétés gérées et comment les planifier.
La deuxième section de cet article décrit les pages de résultats de la recherche et les fonctionnalités que les administrateurs peuvent contrôler et qui affectent ce que les utilisateurs voient dans les résultats de la recherche.
La seconde section de cet article :
Décrit comment planifier les mots clés et les meilleurs résultats, en expliquant comment planifier des mots clés efficaces et des meilleurs résultats pour une organisation particulière, et la façon dont l’association de synonymes à des mots clés peut améliorer la fonction de recherche de l’utilisateur final.
Explique comment les administrateurs peuvent contrôler le classement de pertinence de certains sites afin d’améliorer la pertinence des résultats de la recherche.
Décrit la nouvelle fonctionnalité d’emplacements fédérés, qui permet d’effectuer une recherche dans plusieurs sources et de combiner les résultats dans une page de résultats de recherche unique.
Décrit comment contrôler les liens qui apparaissent dans les résultats de la recherche.
Explique comment planifier des alertes basées sur les recherches.
Les possibilités décrites dans cet article permettent aux administrateurs de contrôler de nombreuses caractéristiques des conditions d’utilisation de la recherche pour l’utilisateur final. Bien qu’il soit recommandé d’évaluer régulièrement l’efficacité des requêtes de recherche, une bonne planification avant le déploiement initial peut contribuer à créer des requêtes de recherche efficaces dès le début et à réduire éventuellement les coûts d’administration futurs.
Planifier ce que les utilisateurs voient lors de l’exécution d’une requête
Pour planifier efficacement les choix de configuration qui vous permettent d’aider les utilisateurs à trouver le contenu qu’ils recherchent, il est utile de considérer d’abord ce que les utilisateurs finals voient dans l’interface utilisateur.
L’interface utilisateur de la recherche
Pour comprendre comment planifier la fonction de recherche de l’utilisateur final, il est utile de commencer par se familiariser avec l’interface utilisateur utilisée lors de l’exécution des requêtes. Comme vous pouviez l’espérer, cette interface utilisateur est simple. L’élément central de cette interface utilisateur est une zone de recherche où les utilisateurs peuvent entrer des requêtes de recherche. Une zone de recherche est fournie sur toutes les pages de la collection de sites qui ne sont pas des pages d’administration, ainsi que dans le Centre de recherche. Par exemple, la zone de recherche apparaît par défaut au niveau des sites et des listes, ainsi que dans le Centre de recherche. Le Centre de recherche proprement dit est une collection de sites.
Les sections ci-dessous décrivent l’interface utilisateur de recherche à chaque niveau de la collection de sites.
Interface utilisateur de recherche au niveau du site
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La zone de recherche de niveau site (légende 2) est une zone de texte dans le coin supérieur droit des pages des sites Web, où les utilisateurs peuvent entrer leurs requêtes de recherche puis cliquer sur l’icône Lancer la recherche (légende 3) pour exécuter leur requête.
On peut supposer que la première question que se posent les utilisateurs face à une zone de recherche dans une interface utilisateur est : « dans quel corps de texte ma requête va-t-elle être exécutée ? ». La liste Étendue de recherche (légende 1) située en regard de la zone de recherche spécifie le corps d’informations dans l’index de contenu sur lequel portera la requête. Les étendues de recherche, également appelées « étendues », sont des filtres appliqués aux résultats de la recherche pour affiner (c’est-à-dire filtrer) les éléments affichés dans la page de recherche selon que ces éléments sont ou non inclus dans l'étendue. Cela permet aux utilisateurs d’exécuter des requêtes dans des sous-ensembles de contenu de l’index de contenu, ce qui améliore la pertinence de leurs résultats de recherche.
Par défaut, la zone de recherche de niveau site utilise l’étendue Ce site. Cela signifie que les requêtes sont exécutées sur tout le contenu associé au site actif et à tous ses sous-sites.
Interface utilisateur de la recherche de niveau liste
L’interface utilisateur de recherche de niveau liste se présente et fonctionne de la même façon que l'interface utilisateur de recherche de niveau site, à ceci près qu’une étendue de recherche par défaut supplémentaire, appelée Cette liste, est disponible. La zone de recherche de niveau liste se trouve dans le coin supérieur droit de chaque liste et de chaque bibliothèque dans toutes les collections de sites, et elle est configurée par défaut pour utiliser l’étendue Cette liste. Les utilisateurs peuvent cependant sélectionner l’étendue Ce site ou une étendue personnalisée, s'il en existe.
Interface utilisateur de la recherche du Centre de recherche
Le Centre de recherche fournit une interface utilisateur centralisée et hautement personnalisable, où les utilisateurs peuvent exécuter des requêtes de recherche. Le Centre de recherche se compose d’une zone de recherche pour entrer des requêtes de recherche, et d’un lien vers la page Recherche avancée, permettant aux utilisateurs de construire des requêtes de recherche avancées. Par défaut, la zone de recherche est définie sur l’étendue Tous les sites pour que les utilisateurs effectuent la recherche dans tous les contenus de l’index.
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Similaire à celle de la zone de recherche de niveau site, la zone de recherche du Centre de recherche (légende 1) est une zone de texte où les utilisateurs peuvent taper leurs requêtes de recherche. Les utilisateurs cliquent ensuite sur le bouton Lancer la recherche (légende 2) pour exécuter leur requête. Les utilisateurs avancés peuvent cliquer sur le lien Recherche avancée (légende 3) pour utiliser la page Recherche avancée et y construire des requêtes. Des informations sur la page Recherche avancée sont fournies plus loin dans cet article.
Si Microsoft Search Server 2008 a été installé à l’aide de l’option d’installation de base, le modèle Centre de recherche est utilisé pour créer le site Web de plus haut niveau. Cela signifie que le site de plus haut niveau de votre collection de sites est le Centre de recherche.
Le tableau suivant indique les étendues qui sont disponibles par défaut dans Search Server 2008, et les niveaux auxquels elles sont disponibles.
| Cette étendue | Permet aux utilisateurs de | À ce niveau |
|---|---|---|
Tous les sites |
Rechercher dans tout le contenu de l’index |
Centre de recherche Site du plus haut niveau Sous-site Listes et bibliothèques |
Ce site : nom de site |
Rechercher dans le site actif et tous ses sous-sites |
Site du plus haut niveau Sous-site Listes et bibliothèques |
Cette liste : nom de liste |
Rechercher dans la liste active |
Listes et bibliothèques |
Planifier des étendues personnalisées
Cette section fournit des informations sur les étendues par défaut qui permettent de filtrer le contenu inclus dans une requête de recherche. En tant qu’administrateur de la recherche, vous pouvez contribuer à déterminer si votre organisation doit ajouter des étendues personnalisées aux étendues par défaut. Vous pouvez utiliser des étendues personnalisées avec des règles d'étendue pour regrouper certains contenus de l’index en sous-ensembles où il est possible d’effectuer des recherches de contenu.
Par exemple, vous pouvez permettre les recherches dans un ensemble spécifique de sites Web, ou dans tous les documents Word qui ont été créés par une personne particulière ou créés pendant une période de temps ou selon une combinaison de ces paramètres.
Vous pouvez créer des étendues personnalisées de niveau collection de sites, ce qui les rend disponibles pour la collection de sites sur laquelle elles ont été créées.
Lors de la planification des étendues de recherche, vous examinez l’architecture de vos informations pour identifier les grands ensembles de contenus sur lesquels les gens sont susceptibles d’effectuer des recherches. Certains de ces ensembles couvrent plusieurs sites, et d’autres couvrent des sous-ensembles d’informations dans les collections de sites.
Planifier des étendues pour les collections de sites
Lors de la planification, chaque administrateur de collection de sites veut créer des étendues sur la base de l’architecture des informations au sein du site.
La liste suivante répertorie les tâches liées aux étendues et réalisables par les administrateurs de collections de sites au niveau du site :
Choisir comment afficher les étendues de recherche (liste déroulante de recherche, recherche avancée, ou les deux).
Créer des étendues au niveau de la collection de sites.
Modifier des étendues au niveau de la collection de sites (voir ci-dessous pour plus d’informations).
Ajouter des règles d’étendue.
Supprimer des étendues au niveau de la collection de sites.
Afficher l’état. Par exemple, les règles d’étendue d’une étendue et l’ordre dans lequel les règles apparaissent dans les listes des étendues.
Lors de la création ou de la modification d’une nouvelle étendue au niveau de la collection de sites, vous spécifiez les éléments suivants :
Titre unique.
Description de l’étendue (facultative).
Groupe d’affichage, parfois appelé groupe d’étendues. Les administrateurs de collections de sites peuvent affecter les étendues à des groupes d’affichage pour déterminer où ils apparaissent sur le site. Par défaut, Search Server 2008 comprend des groupes d’affichage pour la liste déroulante de la zone de recherche et pour la page Recherche avancée. Les administrateurs de collections de sites peuvent affecter une ou plusieurs étendues à n’importe quel groupe d’affichage ou créer des groupes d’affichage.
Page de résultats. Vous pouvez choisir d’utiliser la page de résultats de la recherche par défaut pour afficher les résultats de la recherche lorsque cette étendue est utilisée ou spécifier une autre page. Notez que si vous choisissez d’utiliser une autre page, vous devez d’abord créer cette page de résultats de la recherche.
Planification des groupes d’affichage
Les groupes d’affichage constituent un moyen d’affecter des étendues à une zone de recherche particulière. Les administrateurs de collections de sites disposent de plusieurs options pour configurer les groupes d’affichage existants, ou bien ils peuvent choisir de créer un ou plusieurs nouveaux groupes d’affichage. En général, le propriétaire du site identifie le besoin d’un groupe d’affichage particulier. Par exemple, les utilisateurs d’un site d’équipe spécifique peuvent être amenés à rechercher fréquemment du contenu éparpillé entre plusieurs bibliothèques de documents. Pour limiter le corps de contenu sur lequel ils effectuent les recherches, ils doivent effectuer des recherches distinctes dans différentes zones de recherche (par exemple dans la zone de recherche de chaque bibliothèque) ou créer une requête avancée pour filtrer les résultats de la recherche. Pour fournir aux utilisateurs un moyen plus simple d’effectuer cette recherche fréquente, l’administrateur de collection de sites crée un groupe d’affichage et y affecte l’étendue appropriée. Les propriétaires du site peuvent ensuite associer ce groupe d’affichage à une zone de recherche particulière, par exemple une zone de recherche dans une page de recherche personnalisée sur le site. Les utilisateurs utilisent ensuite cette zone de recherche pour effectuer des recherches sur le contenu défini par l’étendue, dans le cas présent les bibliothèques de documents. Search Server 2008 fournit par défaut deux groupes d’affichage :
Liste déroulante de recherche L’étendue Tous les sites est affectée à ce groupe d’affichage et elle est utilisée par défaut par la zone de recherche.
Recherche avancée L’étendue Tous les sites est affectée à ce groupe d’affichage et elle est utilisée par défaut par la zone de recherche de la page Recherche avancée.
Les administrateurs de collections de sites peuvent effectuer les actions suivantes :
ajouter des étendues à n’importe quel groupe d’affichage ;
supprimer des étendues dans n’importe quel groupe d’affichage ;
créer des groupes d’affichage et y affecter les étendues de leur choix ;
modifier l’ordre dans lequel les étendues apparaissent dans la liste Zones de recherche ;
spécifier l’étendue sélectionnée par défaut dans la liste Zones de recherche.
Les propriétaires de site peuvent effectuer les actions suivantes :
affecter des groupes d’affichage différents à la zone de recherche et à la page Recherche avancée dans le site Centre de recherche ;
créer des pages de recherche à l’aide des composants WebPart Zone de recherche et Zone de recherche avancée, et affecter le ou les groupes d’affichage à utiliser.
Planifier des règles d’étendue
Vous définissez une étendue en y ajoutant des règles d’étendue. Les règles d’étendue définissent le contenu à associer à l’étendue ainsi que le contenu qui ne doit pas y être associé. Des règles d’étendue ajoutées à une étendue particulière définissent la portée de l’étendue.
Chaque règle d’étendue est basée sur un type de règle d’étendue particulier, qui définit les propriétés, les emplacements et les sources de contenu. Le tableau suivant répertorie les types de règles d’étendue qui sont disponibles pour les étendues de recherche de niveau collection de sites.
| Ce type de règle d’étendue | est disponible pour les étendues de recherche au niveau de la collection de sites | Teste le contenu par |
|---|---|---|
Adresse Web (http://serveur/site) |
Oui |
Emplacement |
Requête de propriété (auteur = Marie Nicolas) |
Oui |
Propriété unique |
Source de contenu |
Non |
Une source de contenu spécifique |
Tout le contenu |
Oui |
Tout le contenu de l’index de contenu |
Le type de règle d'étendue Tout le contenu est le plus simple, car il associe tout le contenu analysé à l'étendue. Pour chacun des trois autres types de règle d'étendue, un administrateur de services de recherche peut spécifier le comportement de la règle d'étendue qui détermine le contenu à associer à l'étendue. Ces comportements sont décrits dans la liste suivante :
Inclure Les éléments correspondant à cette règle apparaissent dans les résultats de la recherche, sauf si une autre règle les supprime. Lorsque vous combinez des règles, ce comportement est similaire à l’opérateur logique OR.
Requérir Les éléments correspondant à d’autres règles doivent également correspondre à cette règle pour apparaître dans les résultats de la recherche. Ce comportement est équivalent à l’opérateur logique AND.
Exclure Les éléments correspondant à cette règle sont exclus des résultats de la recherche même s’ils correspondent à d’autres règles. Ce comportement est équivalent à l’opérateur logique AND NOT.
Les étendues sont souvent basées sur une seule règle d’étendue. Il existe cependant de bonnes raisons d’utiliser des étendues avec plusieurs règles. Vous pouvez créer des étendues sur la base d’un thème spécifique ou d’un ensemble de contenus conceptuellement liés. Pour ce faire, vous pouvez inclure et exclure plusieurs emplacements, plusieurs propriétés ou une combinaison d’emplacements et de propriétés qui sont conceptuellement liés. La combinaison logique des règles détermine le contenu qui est inclus ou exclu de l’étendue.
Utilisation de règles d’étendue basées sur l’emplacement
Vous pouvez créer des règles basées sur l’emplacement (adresse Web ou chemin d’accès UNC) du contenu à l’aide du type de règle d’étendue Adresse Web. Plusieurs scénarios d’utilisation nécessitent des règles de ce type, y compris la recherche de contenu :
Dans un groupe de bibliothèques de documents.
Dans un ensemble de dossiers d’un même référentiel de documents de grande taille, par exemple lors de la recherche dans une archive de l’entreprise.
Sur des sites externes pour un sujet particulier.
Sur d’autres serveurs de votre organisation.
Chaque règle étendue Adresse Web contient un seul emplacement, défini par un seul dossier, un seul nom de domaine ou un seul nom de serveur. En fonction de l’ensemble de contenus que vous voulez rendre disponibles dans une étendue, vous ajoutez des règles correspondantes jusqu’à ce que tous les emplacements pertinents soient inclus dans l’étendue et que tous les emplacements non pertinents en soient exclus. L’examen de l’architecture des informations et de la planification de la structure des sites vous aide à décider des emplacements à inclure dans chaque étendue.
Utilisation de règles d’étendue basées sur les propriétés gérées
Vous pouvez baser les règles d’étendue sur une valeur spécifique d’une seule propriété gérée à l’aide du type de règle d’étendue Requête de propriété. Avant de créer une telle règle d’étendue, vérifiez que :
La propriété gérée que vous souhaitez utiliser existe, parce qu’il s’agit d’une propriété gérée par défaut ou parce qu’elle a été créée par un administrateur de services de recherche.
La propriété gérée est configurée de manière à être disponible pour une utilisation dans des étendues. Plusieurs propriétés gérées sont créées, mais quelques-unes seulement sont configurées de manière à être disponibles pour une utilisation dans des étendues, par défaut. Seules les propriétés gérées que les administrateurs de services de recherche ont spécifiquement rendues disponibles pour les étendues peuvent être utilisées dans des étendues de recherche.
Remarque :Les administrateurs de services de recherche peuvent rendre une propriété disponible pour une utilisation dans des étendues à l’aide de la page Modifier la propriété gérée pour la propriété en particulier.
Une fois que la règle d’étendue est créée, chaque élément de contenu qui correspond à la requête de propriété est testé par rapport à cette valeur spécifique et est inclus ou exclu sur la base de la règle. Les règles basées sur les propriétés peuvent être interrogées uniquement à l’aide de l’opérateur Est exactement ; elles ne peuvent pas l’être avec d’autres opérateurs, tels que Contient.
Par exemple, l’administrateur de collection de sites pour un site portail des ventes peut créer des étendues pour chaque bureau de vente à l’aide de la propriété gérée BureauVente et en définissant la valeur pour la règle dans chaque étendue avec la valeur pour le bureau approprié. Étant donné que cette propriété gérée est utilisée pour définir l’étendue, les résultats de la recherche incluent seulement du contenu pour le bureau de vente quand cette étendue est utilisée.
Lorsque votre organisation prévoit des propriétés gérées, examinez les étendues. Pour créer une étendue pour un certain ensemble de contenus, vous devez vous assurer qu’il existe des propriétés de ce contenu mappées sur les propriétés gérées qui peuvent être incluses dans des règles d’étendue.
Utilisation de règles d’étendue basées sur une source de contenu
Lorsque vous disposez des autorisations d’administration du serveur de recherche, vous pouvez créer des règles d’étendue sur des sources de contenu au niveau des collections de sites. Plusieurs raisons peuvent vous y pousser :
Pour créer d’autres sources de contenu qui analysent du contenu selon un calendrier différent.
Pour créer une source de contenu distincte afin d’analyser du contenu sur une batterie de serveurs Produits et technologies SharePoint Services différente ou sur un partage de fichiers.
Pour diviser le contenu en sous-ensembles permettant de combiner des règles d’étendue et de créer une étendue de contenu plus étroite.
Pour plus d’informations sur la planification des sources de contenu, reportez-vous à la rubrique Planification de l'analyse de contenu (Search Server 2008).
Utilisation du type de règle d’étendue Tout le contenu
Lorsque vous créez une règle d’étendue à l’aide du type de règle d’étendue Tout le contenu, tout le contenu de l’index de contenu est disponible pour l’étendue. Si vous souhaitez créer une étendue plus étroite, vous pouvez ajouter des règles d’étendue à une étendue qui utilise le type de règle d’étendue Tout le contenu pour exclure de l’étendue un contenu spécifique.
Exclusion de contenu à l’aide d’une règle d’étendue avec le comportement Exclure
L’étendue Tous les sites peut être copiée et utilisée comme point de départ pour inclure tous les contenus dans l’index de contenu. Vous pouvez ensuite ajouter des règles d’étendue qui excluent du contenu des résultats de la recherche pour créer des étendues assez grandes, mais qui n’incluent pas un certain ensemble de résultats de la recherche. Il est parfois plus facile d’utiliser une copie de l’étendue Tous les sites avec des règles d’exclusion que de créer une étendue de recherche complexe contenant des règles qui incluent chaque sous-ensemble de contenu du site.
Que vous commenciez avec une copie de l’étendue Tous les sites ou avec une autre étendue, vous pouvez considérer l’ajout de règles d’étendue qui excluent du contenu comme une étape distincte de l’ajout de règles d’étendue qui incluent du contenu, car les raisons pour lesquelles il faut exclure du contenu des résultats de la recherche peuvent différer considérablement des raisons pour lesquelles il faut y inclure du contenu.
Recherches avancées
Dans de nombreux cas, les utilisateurs tapent une phrase de mots clés dans la zone de recherche, puis cliquent sur le bouton Lancer la recherche ou appuient sur Entrée pour exécuter leur requête. Si cette technique ne donne pas le résultat escompté sur les quelques premières pages des résultats de la recherche, certains utilisateurs abandonnent. Cependant, les utilisateurs expérimentés ont tendance à essayer à nouveau à l’aide d’une requête plus avancée pour cibler le contenu qu’ils recherchent.
| Remarque : |
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Dans la mesure où le volume des contenus sur lequel les utilisateurs effectuent des recherches augmente, la probabilité qu’ils trouvent ce qu’ils cherchent à l’aide d’une phrase de mots clés simple diminue. |
Les utilisateurs très expérimentés peuvent construire des requêtes de recherche avancées dans la zone de recherche. Par exemple, pour rechercher le contenu créé par David Jones et qui contient le mot « négocier », ils peuvent taper la requête suivante dans la zone de recherche :
négocier author:jones
Cependant, la plupart des utilisateurs ne sont pas familiers avec la syntaxe requise pour construire de cette façon des requêtes avancées. Par conséquent, la plupart des utilisateurs construisent une requête avancée en utilisant la page Recherche avancée, qui leur permet de cibler le contenu qu’ils recherchent à l’aide de la syntaxe appropriée. Le tableau suivant décrit les options de la page Recherche avancée relatives aux mots clés.
| La recherche de documents avec cette option | Effectue cette action |
|---|---|
Tous les mots |
Recherche le contenu qui contient tous les mots clés tapés par l’utilisateur, mais les mots ne doivent pas se trouver dans le contenu selon un ordre particulier. |
Expression exacte |
Recherche le contenu qui contient les mots tapés par l’utilisateur, dans l’ordre exact. |
N’importe quel mot |
Recherche le contenu qui contient un des mots tapés par l’utilisateur. |
Aucun de ces mots |
Recherche le contenu qui ne contient aucun des mots tapés par l’utilisateur. |
Les utilisateurs peuvent également utiliser la page Recherche avancée pour limiter leur recherche à une langue ou à un type de document spécifique. Enfin, les utilisateurs peuvent sélectionner des restrictions de propriété pour filtrer les résultats de la recherche selon que la valeur de la propriété qu’ils sélectionnent correspond à la valeur qu’ils ont entrée. Par exemple, les utilisateurs peuvent sélectionner la propriété Auteur, sélectionner l’opérateur d’inclusion Contient, taper une valeur puis cliquer sur Rechercher.
Plusieurs propriétés, appelées propriétés gérées, telles que Auteur et Titre, sont fournies par défaut. Toutefois, la plupart des propriétés gérées par défaut ne sont pas disponibles pour être utilisées dans des étendues. Les administrateurs de services de recherche choisissent les propriétés gérées qu’ils souhaitent rendre disponibles aux étendues et peuvent créer d'autres propriétés pour répondre aux besoins de leur organisation.
Planification des propriétés de la recherche
Une façon d’organiser le contenu de vos collections de sites pour que les recherches puissent y être faites efficacement consiste à regrouper au même emplacement les contenus qui ont un thème commun. De cette manière, vous pouvez tirer parti des étendues par défaut au niveau des sites et au niveau des listes pour effectuer des recherches sur votre contenu. Par exemple, vous pouvez créer un site pour stocker toutes les informations sur un projet particulier. Au sein de ce site, vous pouvez créer des bibliothèques de documents et des listes distinctes pour stocker les différents types d’informations relatives à ce projet. Les utilisateurs utilisent l’étendue par défaut Ce site pour effectuer une recherche sur tout le contenu ou l’étendue Cette liste pour effectuer une recherche de contenu dans une liste ou une bibliothèque particulière du site. Les administrateurs du service de recherche et les administrateurs de collections de sites peuvent créer des étendues personnalisées selon les besoins qu’ont les utilisateurs d’effectuer des recherches sur différentes parties du contenu.
Bien que ce soit un moyen relativement simple d’organiser le contenu pour des recherches efficaces, cette approche ne répond pas par elle-même aux besoins de toutes les organisations, en particulier lorsque les recherches sont effectuées sur une grande quantité de contenus, notamment pour les raisons suivantes :
Il n’est pas toujours possible d’organiser tous les contenus avec un thème commun au même emplacement.
Même si tout le contenu avec un thème commun est organisé au même emplacement lors du déploiement, le contenu peut à terme se retrouver éparpillé à travers une collection de sites.
Il est recommandé d’organiser le contenu par emplacement lorsque c’est significatif, puis de compléter cette organisation à l’aide des propriétés.
Propriétés gérées et analysées
Lorsque le contenu est analysé, l’analyseur analyse également les propriétés associées à ce contenu. Les propriétés analysées incluent les métadonnées du contenu qui sont stockées dans les fichiers et des bases de données utilisées par votre organisation. Les propriétés analysées peuvent représenter différents types d’informations, telles que l’auteur, le titre et l’adresse de messagerie.
Search Server 2008 permet aux administrateurs de services de recherche de créer des propriétés gérées. Ils peuvent ensuite mapper les propriétés analysées, qui sont les propriétés collectées et ajoutées au magasin de propriétés par l'analyseur lors de l’analyse du contenu, vers les propriétés gérées utilisées par les requêtes de recherche.
La relation entre les propriétés gérées et les propriétés analysées est simple, mais puissante. Les administrateurs de services de recherche peuvent mapper une ou plusieurs propriétés analysées (les propriétés découvertes par l’analyseur) vers des propriétés gérées (des propriétés qui peuvent être utilisées dans les règles d'étendue et les requêtes). Ce mappage est important, car de nombreuses propriétés analysées contiennent le même type de métadonnées et elles portent souvent des noms qui ne sont pas très évocateurs. Par exemple, les propriétés analysées nommées « Mail:6 » et « Office:4 » sont mappées à une propriété gérée nommée Auteur. Cela est dû au fait que les valeurs de ces deux propriétés analysées contiennent le nom de l’auteur. Ce mappage des propriétés analysées vers les propriétés gérées facilite l’administration et offre des avantages aux utilisateurs. Les administrateurs en tirent parti, car ils doivent manipuler moins de propriétés lors de la création des étendues. De même, les utilisateurs finals qui créent des requêtes avancées dans la zone de recherche ont également moins de propriétés à manipuler et leurs noms sont plus évocateurs.
Les propriétés gérées présentent les avantages suivants :
Les utilisateurs peuvent utiliser les propriétés gérées pour élaborer des requêtes dans la zone de recherche, qui filtrent les résultats de la recherche.
Vous pouvez utiliser les propriétés sur la page Recherche avancée pour permettre aux utilisateurs finals de filtrer facilement les résultats de la recherche.
Les propriétaires de sites peuvent personnaliser la page Recherche avancée pour qu’elle utilise différentes propriétés gérées.
Les administrateurs de services de recherche et les administrateurs de collections de sites peuvent créer des étendues personnalisées avec des règles, qui filtrent les résultats de la recherche à partir des requêtes. Les utilisateurs finals peuvent bénéficier de requêtes avancées basées sur des propriétés sans avoir à apprendre à créer une requête avancée.
Par défaut, plusieurs propriétés gérées sont créées et mappées à des propriétés analysées. Les administrateurs de services de recherche peuvent mapper d'autres propriétés analysées à des propriétés gérées existantes et créer des propriétés gérées.
Utilisation de propriétés dans les requêtes
Pour que la valeur des propriétés analysées soit affectée à une requête de recherche, les propriétés analysées doivent être mappées sur une propriété gérée, la propriété gérée doit être rendue disponible pour les étendues, et l’utilisateur doit effectuer une recherche par rapport à cette propriété gérée. L’utilisation d’un trop grand nombre de propriétés analysées peut avoir un impact négatif sur la pertinence et sur les performances de la recherche.
Les administrateurs qui planifient le déploiement initial de Search Server 2008 doivent enregistrer l’ensemble initial des propriétés gérées prévues pour le service de recherche.
Vous pouvez trouver un grand nombre de ces propriétés analysées en examinant les propriétés affichées dans les applications pour des types de contenu tels que des documents Microsoft Office Word ou Microsoft Office Excel.
Si vous avez accès à un serveur de test, pour faciliter la planification, vous pouvez analyser le contenu prioritaire et utiliser les propriétés analysées qui apparaissent.
Vous pouvez rendre le contenu de votre site plus facile à trouver en planifiant soigneusement vos propriétés gérées et la façon dont vous les implémentez. Lorsque vous planifiez le déploiement, il est recommandé de conserver un minimum de propriétés gérées. Cela signifie qu’il faut soigneusement étudier quelles sont les propriétés les plus utiles à votre organisation et déployer ces propriétés comme point de départ. Vous pouvez toujours créer si nécessaire d’autres propriétés gérées après le déploiement.
Planifier des propriétés gérées
Une méthode pratique pour identifier les propriétés gérées potentielles consiste à examiner votre contenu existant et ses métadonnées prioritaires. Si vous avez accès à une batterie de serveurs de test avant le déploiement actif d’Search Server 2008, vous pouvez analyser votre contenu et voir quelles propriétés analysées apparaissent, et utiliser ces propriétés pour identifier une partie de l’architecture de vos informations. Toutefois, la plupart des organisations peuvent tirer parti de la planification de l’architecture des informations sur une feuille de papier avant de mettre en place un déploiement, car il peut être utile de se concentrer sur votre planification et d’identifier le contenu et les processus qui ne sont pas aussi bien organisés qu’ils le pourraient.
La clé de la création d’un ensemble utile de propriétés gérées consiste à déterminer les concepts les plus importants et à rechercher les propriétés de votre contenu que vous pouvez mapper sur des propriétés gérées permettant aux utilisateurs de trouver le contenu pertinent lors des recherches. Le mappage de davantage de propriétés augmente la taille de la base de données et réduit les performances en conséquence : il est donc judicieux de mapper des propriétés seulement lorsque vous êtes certain que le mappage est pertinent.
Certains concepts sont utilisés pour suggérer la structure et le contenu des collections de sites. D’autres sont utilisés pour créer des termes spéciaux tels que des mots clés pour mettre en évidence les résultats pertinents de la recherche.
Il est difficile de découvrir les propriétés du contenu sans d’abord l’analyser. Par conséquent, pour planifier des propriétés gérées, il est préférable d’attendre que vous ayez déjà une bonne idée du contenu de chaque collection de sites. Ensuite, sur un serveur de test, vous pouvez analyser tout ce contenu pour obtenir une liste de propriétés analysées à comparer à l’architecture de vos informations lors de la création des propriétés gérées. Il peut être difficile de mapper des propriétés même après l’analyse du contenu car il est difficile d’identifier le type de contenu ou l’application qui utilise la propriété. Si vous n’êtes pas sûr de la nature et du contenu d’une propriété particulière, vous pouvez configurer un mappage dans un environnement de test et essayer d’effectuer des recherches sur cette propriété.
La plupart des propriétés gérées les plus utiles sont automatiquement créées lors de l’installation de Search Server 2008. Utilisez ces propriétés gérées comme un point de départ lors de la planification de vos autres propriétés gérées. Les propriétés gérées créées automatiquement sont les suivantes :
Auteur
Description
Nom du site
Type
Taille du fichier
Date de modification
URL
Titre
Gardez à l’esprit que pour effectuer des recherches de manière efficace à l’aide des propriétés, il faut d’abord affecter des valeurs aux propriétés analysées. Par exemple, si vous avez un document avec une propriété qui est mappée sur une propriété gérée appelée Auteur, et qu’aucune valeur n’est affectée à cette propriété sur ce document, le document ne peut pas être affiché dans les résultats de la recherche lorsque les utilisateurs effectuent une requête avec la propriété Auteur pour un auteur spécifique.
Éviter la duplication des propriétés gérées
Certaines propriétés sont des propriétés de base et peuvent apparaître comme des propriétés différentes dans différents types de contenu. Les propriétés Auteur et Titre pour les documents en sont des exemples.
Ce que vous pouvez faire de plus important avec ces propriétés de base lors de la planification est de réduire la duplication en créant un ensemble de propriétés gérées et en mappant les propriétés analysées ayant la même signification sur les propriétés de l’ensemble de propriétés gérées. Dans le cas de la propriété Auteur, vous pouvez mapper chaque occurrence unique d’une propriété analysée pour les auteurs avec une même propriété gérée Auteur.
Vous pouvez mapper une ou plusieurs propriétés analysées sur une ou plusieurs propriétés gérées.
.gif "Tip") Conseil : |
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L’ajout de chaque propriété Auteur en tant que propriété gérée distincte n’a pas de sens car elle ajoute des propriétés gérées supplémentaires à la base de données sans augmenter le facteur de pertinence. |
Vous pouvez choisir de classer par priorité plusieurs propriétés analysées afin que, si plusieurs propriétés sont trouvées lors de l’analyse, seule la valeur de la propriété ayant la priorité la plus élevée est utilisée pour des requêtes utilisant la ou les propriétés gérées. Si vous n’établissez pas de priorités entre les propriétés analysées, les valeurs de toutes les propriétés analysées mappées sur la propriété gérée sont utilisées pour les requêtes, de sorte que la propriété gérée devient une propriété à valeurs multiples. Cela signifie que le résultat de la recherche retourne des résultats pour tout le contenu contenant les valeurs de l’une des propriétés mappées qui correspondent à la requête. Une bonne approche pour une propriété à valeur unique consiste à choisir la propriété analysée la plus commune en tant que propriété gérée, puis d’établir des priorités entre les propriétés mappées sur la base de leur fréquence. Il n’est pas toujours facile de déterminer la propriété la plus fréquemment analysée ; vous pouvez donner la priorité aux propriétés dont vous savez qu’elles sont associées à des applications communément utilisées.
Lorsque vous mappez des propriétés avec des types de données différents, le type de données de la propriété gérée est utilisé dans la plupart des cas par la recherche.
Lorsque vous mappez des propriétés, veillez à ne pas mapper des propriétés pour lesquelles la correspondance est faible ou qui ne sont pas pertinentes, car des mappages imprécis peuvent réduire la pertinence des résultats de la recherche. Si possible, testez les recherches avec les propriétés gérées avant le déploiement initial et prévoyez d’examiner les données utilisées pour les requêtes de recherche en fonctionnement normal pour affiner les propriétés que vous avez mappées.
Ajouter des propriétés pour présenter les concepts clés de l’architecture des informations
En plus des propriétés analysées qui sont mappées par défaut sur les propriétés gérées, les autres propriétés analysées peuvent être mappées de façon évidente aux concepts de l’architecture de vos informations qui ne sont pas déjà associés aux propriétés gérées existantes. Par exemple, une société peut identifier un service clientèle en tant que processus métier clé dans l’architecture de ses informations. Les concepts associés au service clientèle dans l’architecture des informations peuvent inclure les clients, les représentants du service clientèle et les zones du service clientèle.
Pour chaque concept de votre architecture d’informations, demandez-vous s’il existe une propriété analysée qui représente ce concept et qui peut être mappée sur une propriété gérée. Si c’est le cas, faites de la propriété une propriété gérée.
Bien que de nombreux concepts de l’architecture des informations ne soient pas représentés par des propriétés, ces concepts sont utiles lors de la planification de la structure du site et de l’implémentation d’autres fonctionnalités de recherche. L’architecture des informations peut identifier des propriétés gérées que vous avez ignorées, mais ce n’est pas parce qu’un concept est répertorié dans l’architecture des informations qu’il existe ou qu’il devrait exister une propriété gérée pour ce concept.
Utiliser des propriétés gérées dans les étendues de recherche
Chaque propriété gérée peut être exposée en tant que propriété pour les règles d’étendue de recherche. Pour plus d’informations sur la planification des étendues de recherche, reportez-vous à la section « Planification des étendues de recherche » au début de cet article.
Planification de l’intégration des propriétés pour les nouveaux types de fichiers à l’aide de composants IFilter
Search Server 2008 utilise des catégories de propriétés pour analyser les propriétés par documents dans chaque catégorie. Les catégories de propriétés comprennent le gestionnaire de protocole et le composant IFilter utilisés lors de l’indexation du contenu. Avant d’analyser du contenu, vous devez l’associer à des catégories de propriétés, qui recherchent efficacement les propriétés analysées dont vous avez besoin, avant de créer des propriétés gérées. Pour enregistrer les composants IFilter avec Search Server 2008, reportez-vous à la rubrique Comment enregistrer Microsoft Filter Pack avec SharePoint Server 2007 et Search Server 2008 ?.
Si vous souhaitez ajouter du contenu à l’index de contenu, qui requiert différents composants IFilter ou gestionnaires de protocole, vous pouvez créer par programme une catégorie de propriétés pour ce contenu. Lors de la planification initiale, il est recommandé d’identifier le contenu nécessitant de nouveaux composants IFilter et de nouveaux gestionnaires de protocole. Cela peut nécessiter du code personnalisé, bien que certains composants IFilter et gestionnaires de protocole soient fournis.
Pour plus d'informations sur les catégories de propriétés, reportez-vous à la rubrique Gérer les mappages des propriétés de métadonnées (Search Server 2008). Pour plus d'informations sur l'analyse de contenu, reportez-vous à la rubrique Planification de l'analyse de contenu (Search Server 2008).
Planifier ce que les utilisateurs voient dans les résultats de la recherche
Search Server 2008 fournit plusieurs paramètres qui permettent aux administrateurs de services de recherche et de collections de sites de contrôler les éléments affichés dans les pages de résultats de la recherche. Même si vous pouvez contrôler les résultats de la recherche de différentes façons, lors du déploiement, il est recommandé de :
planifier les mots clés, les meilleurs résultats et les synonymes ;
planifier quels sont les sites les plus et les moins pertinents pour contrôler leur proximité avec les résultats apparaissant en premier ;
déterminer s’il faut utiliser des emplacements fédérés et des composants WebPart de fédération ;
planifier l’apparence des liens ;
planifier si les utilisateurs peuvent utiliser des alertes basées sur la recherche.
Planification des mots clés et des meilleurs résultats
Les mots clés, parfois appelés « expressions de mots clés », sont les mots que les utilisateurs tapent dans une zone de recherche lors de la construction d’une requête. Lorsque les utilisateurs effectuent une recherche simple par mot clé, par exemple en entrant le mot « Widget » dans la zone de recherche et en cliquant sur le bouton Lancer la recherche, Search Server 2008 affiche les résultats de la recherche de tout le contenu dans l’étendue sélectionnée qui contient ce mot clé.
Search Server 2008 permet aux administrateurs de collections de sites de créer une entité appelée mot clé, qui est directement liée aux phrases de mots clés du même nom qui se trouvent dans l’index. Un administrateur de collection de sites peut créer un mot clé en utilisant un ou plusieurs mots. Par exemple, un mot clé peut être un seul mot, tel que « absent », ou un groupe de mots qui doivent être tapés dans un ordre particulier, tel que « absent du bureau ».
En plus du nom du mot clé, également appelé « phrase de mots clés », les administrateurs de collections de sites peuvent créer des mots clés qui sont composés d’une ou plusieurs des options suivantes :
Une définition du mot clé qui apparaît dans les résultats de la recherche
Un ou plusieurs synonymes
Un ou plusieurs meilleurs résultats, qui sont les URL que les administrateurs de services de recherche spécifient comme étant hautement pertinents pour un mot clé en particulier.
| Remarque : |
|---|
S’il est possible de créer un mot clé qui ne contient aucune des informations facultatives indiquées plus haut, procéder ainsi n’améliore pas la pertinence des résultats de la recherche. |
Les mots clés permettent aux administrateurs de collections de sites d’améliorer la pertinence des requêtes de l’utilisateur final. Les résultats de la recherche pour n’importe quelle collection de sites peuvent être modifiés pour promouvoir un contenu spécifique afin qu’il apparaisse plus nettement en réponse aux requêtes qui utilisent des termes de recherche particuliers. Même si des mots clés sont planifiés, implémentés et gérés au niveau d’une collection de sites, il est judicieux de s’assurer que la planification et l’implémentation sont cohérentes dans toute l’organisation.
Les définitions de mots clés constituent un bon moyen de fournir un accès facile aux informations sur les concepts prioritaires dans chaque collection de sites. Pour chaque concept, les administrateurs de collections de sites peuvent créer un mot clé afin que la définition du mot clé apparaisse dans le composant WebPart Meilleurs résultats de la recherche à côté des résultats de la recherche. Par exemple, un portail des ventes consacré à la vente d’une ligne particulière de produits peut fournir des définitions pour les éléments principaux de la ligne de produits. Ces définitions peuvent être utilisées pour permettre aux personnes concernées par ces ventes de mieux comprendre leurs produits, ou les définitions peuvent être affichées dans les résultats de la recherche sur un site portail accessible aux clients.
Exemple de mot clé
Un administrateur de collection de sites sait que les utilisateurs finals ont des difficultés pour trouver le calendrier servant à effectuer le suivi des membres de l’équipe absents du bureau. Les utilisateurs signalent que lorsqu’ils recherchent le calendrier, leurs requêtes produisent plusieurs pages de résultats de recherche non pertinents, et qu’ils abandonnent après avoir consulté quelques-unes des premières pages.
L’administrateur de collection de sites décide de créer un mot clé appelé « adb » contenant ces éléments :
Définition du mot clé : c’est l’acronyme utilisé pour signifier « absent du bureau ».
Synonyme : période d’absence
Meilleur résultat : URL vers le calendrier et une description pour le meilleur résultat.
L’administrateur de collection de sites demande ensuite aux utilisateurs finals d’utiliser ce nouveau mot clé « adb » ou son synonyme « période d’absence » lors de la recherche du calendrier.
La figure suivante montre un exemple de page des résultats de la recherche par défaut que les utilisateurs finals voient lors de la recherche sur le mot clé « adb » à partir du Centre de recherche dans ce scénario. Notez que par défaut, les meilleurs résultats et les descriptions du mot clé apparaissent seulement sur les pages des résultats de la recherche pour les recherches qui sont exécutées à l’aide du Centre de recherche.
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Dans la figure ci-dessus, la requête exécutée par l’utilisateur final est affichée (légende 1). La fonctionnalité de mise en évidence des mots clés affiche les mots clés du contenu en gras (légende 2). La description que l’administrateur de collection de sites a affectée à ce mot clé s’affiche par défaut dans le coin supérieur droit de la page des résultats de la recherche (légende 3). Chaque mot clé peut être associé à une définition et vous pouvez inclure une URL dans les définitions. En conséquence, il est judicieux d’effectuer les opérations suivantes :
identifier les sources de définition lors de la planification ;
inclure une étape distincte lors de la planification pour concevoir un glossaire de toutes les définitions utilisées par les mots clés dans chaque collection de sites ;
créer certains mots clés dans le seul but de les associer à une définition.
Le meilleur résultat (légende 4) s’affiche directement sous la description du mot clé s’il existe. Le meilleur résultat est plus qu’une simple URL. Il a aussi un titre et peut éventuellement avoir une description. Dans cet exemple, l’administrateur de collection de sites a appelé les meilleurs résultats « Page Absence du bureau ». La description que l’administrateur a affectée au meilleur résultat apparaît directement sous son nom, et l’URL du meilleur résultat apparaît en dessous.
Des documents spécifiques, des sites et des personnes disposant d’une expertise dans le concept associé à un terme de recherche sont des utilisations courantes des meilleurs résultats. Il est important de prendre en compte le titre et la description de chaque meilleur résultat lors de la planification du contenu pour en accroître la pertinence et la facilité d’utilisation. Vous pouvez associer jusqu’à 25 meilleurs résultats à chaque mot clé dans l’interface utilisateur d’administration et beaucoup plus avec le modèle objet ; il est cependant préférable de ne pas abuser des meilleurs résultats. Une planification efficace du contenu peut vous aider à identifier le nombre approprié de meilleurs résultats pour chaque mot clé, qui permet d’équilibrer le nombre de résultats de la recherche avec la pertinence de la recherche.
| Remarque : |
|---|
Étant donné que l’URL d’un meilleur résultat est codée en dur par l’administrateur de collection de sites, il peut s’agir de n’importe quelle URL. Elle peut même pointer vers du contenu qui n’a pas été analysé. |
Vous pouvez utiliser le même meilleur résultat pour plusieurs mots clés. Si le meilleur résultat existe déjà, vous pouvez l’ajouter à n’importe quel mot clé sans avoir à entrer à nouveau les propriétés du meilleur résultat, ce qui risquerait de créer des meilleurs résultats en doublon. Vous pouvez aussi modifier l’URL et la description de ce meilleur résultat simultanément pour tous les mots clés qui l’utilisent. Ceci est particulièrement utile si vous utilisez un site de test lors de la planification et avant le déploiement initial.
Description des synonymes
Un synonyme est constitué d’un ou de plusieurs mots qui sont étroitement liés à un mot clé particulier. Par exemple, un synonyme possible pour le mot clé « voiture » peut être « auto », « automobile » ou « SUV ». Tous sont des synonymes possibles de ce mot clé particulier car il est plausible que certains utilisateurs recherchant des voitures tapent l’un de ces mots dans la zone de recherche. Les administrateurs de collections de sites peuvent définir un ou plusieurs synonymes pour chaque mot clé. Le rôle d’un synonyme consiste à afficher la même définition de mot clé et le même meilleur résultat dans la page des résultats de la recherche qui s’affiche lorsque le mot clé est utilisé. Dans l’exemple précédent, si un utilisateur final exécute une requête de recherche à l’aide du synonyme « absent du bureau », il voit la même description de mot clé et les mêmes meilleurs résultats que ce qu’il verrait en exécutant la requête avec le mot clé « adb ». La différence est cependant qu’il voit les résultats de la recherche uniquement pour le contenu qui contient les mots « absent du bureau » au lieu du contenu contenant le mot « adb ».
Les synonymes sont utiles lorsque plusieurs termes de recherche sont utilisés pour le même concept et le même contenu, afin que les résultats de la recherche soient consolidés et non pas éparpillés sur plusieurs termes de recherche. La liste qui est mise à jour lorsqu’un administrateur de collection de sites crée des mots clés et ajoute des synonymes est appelée un dictionnaire des synonymes. Ce dictionnaire d’Search Server 2008 est compatible avec celui de Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003.
Utiliser l’architecture des informations pour identifier des mots clés
Vous pouvez utiliser l’architecture des informations créée par vos équipes de planification du contenu pour identifier le contenu prioritaire à associer à des mots clés. Étant donné que votre architecture des informations contient une liste de termes, vous pouvez rapidement utiliser certains de ces termes pour créer des mots clés que vous pouvez associer à un contenu spécifique et très pertinent.
Par contenu pertinent, on entend tout élément de contenu spécifique que vous voulez que les utilisateurs voient en premier ou qui doit apparaître le plus en évidence lorsqu’ils effectuent une recherche à l’aide d’un mot clé spécifique. Voici des exemples de contenu pertinent pour chaque concept métier majeur ou zone de contenu principale :
Documents
Sites
Personnes
Définitions
Termes approuvés ou officiels qui possèdent la même signification, mais qui n’ont pas été inclus dans la requête de recherche.
L’association de mots clés à un meilleur résultat est utile pour encourager les personnes à visualiser les documents importants qui sont nécessaires pour collaborer aux principaux processus métiers. Par exemple, une entreprise peut avoir un modèle spécial pour les notes de frais et un mot clé « note de frais » qui permet de placer ce modèle en tête des résultats de la recherche. Sans ce mot clé, chaque employé risque de consacrer plusieurs minutes à demander l’URL appropriée à ses collègues ou à parcourir le site Web de la société. Avec le mot clé associé à l’URL vers le modèle de note de frais en tant que meilleur résultat, les employés peuvent localiser rapidement le modèle.
Les mots clés pour les sites sont utiles pour identifier l’emplacement des sites contenant des informations pertinentes dans une organisation de grande taille. Par exemple, « vacances » peut être un mot clé associé à un meilleur résultat contenant l’URL du site des ressources humaines, où se trouvent les informations sur les congés payés pour les employés. Idéalement, le meilleur résultat peut contenir l’URL de la page spécifique qui fournit des informations sur les jours fériés de la société.
Considérations relatives à la sécurité pour les mots clés
Contrairement aux versions précédentes d’Office SharePoint Portal Server, les mots clés et les meilleurs résultats ne sont pas affectés par les autorisations de sécurité, et tous les lecteurs de la collection de sites peuvent voir tous les meilleurs résultats et tous les mots clés de cette collection de sites qui apparaissent dans les résultats de la recherche. Les utilisateurs qui n’ont pas les autorisations pour voir la page à laquelle un meilleur résultat est lié ne peuvent pas accéder à la page. Ils peuvent cependant voir la description du meilleur résultat sur la page des résultats de la recherche ainsi que les URL vers le contenu. Ceci est susceptible d’exposer des informations qui sont pas destinées à être vues par certains utilisateurs.
Les mots clés sont conçus pour fournir des résultats prioritaires pour tous les utilisateurs. Si vous souhaitez cibler du contenu pour certains utilisateurs en fonction de leurs autorisations, vous pouvez utiliser des audiences et des composants WebPart ciblés dans les emplacements appropriés de la collection de sites.
Planifier des mots clés pour toute l’organisation
Il est important de planifier des mots clés à l’avance de façon à garantir la cohérence des mots clés à travers votre organisation. Bien que les mots clés soient implémentés au niveau des collections de sites, vous devez autant que possible vous assurer de la cohérence des mots clés à travers les collections de sites.
Exemple d’une mauvaise planification des mots clés
Un administrateur de collection de sites crée un mot clé appelé « super liste » sur la collection de sites du marketing et crée un meilleur résultat pour ce mot clé contenant une URL vers une liste des clients de la société. Un autre administrateur de collection de sites crée un mot clé nommé « liste maître » sur la collection de sites des ventes et crée un meilleur résultat pour ce mot clé contenant une URL vers la même liste de clients.
Les utilisateurs qui utilisent les deux collections de sites seront perturbés lorsque leur recherche par mot clé n’affiche pas de manière cohérente le meilleur résultat qu’ils s’attendent à voir sur la page des résultats de la recherche. Par exemple, un employé qui utilise principalement la collection de sites du marketing est habitué à effectuer ses recherches avec le mot clé « super liste » et s’attend à ce qu’il fonctionne sur les deux collections de sites.
| Conseil : |
|---|
La planification de la cohérence des mots clés au sein de votre organisation requiert une bonne collaboration entre les différents administrateurs des collections de sites. |
Dans les organisations de taille réduite, l’équipe de planification du contenu est probablement limitée et se consacre à une seule collection de sites ; la planification des mots clés peut être gérée par une ou deux personnes seulement. Dans les grandes organisations, une équipe de planification plus étoffée peut être utile. Il est recommandé d’impliquer des décideurs et des administrateurs à chaque niveau, de façon à couvrir tous les besoins de l’entreprise.
Les meilleurs résultats apparaissent dans les résultats de la recherche même si le contenu n’a pas été analysé. Ceci est une autre raison pour planifier des mots clés lors du déploiement initial, afin que le contenu prioritaire soit disponible dès le début d’un déploiement, avant que toutes les sources de contenu aient été analysées. Dans les rares cas où le contenu ne peut pas être analysé parce qu’un composant IFilter pertinent est manquant dans la recherche ou pour toute autre raison technique, vous pouvez utiliser les meilleurs résultats pour rendre le contenu plus facile à trouver même s’il n’a pas été analysé.
Des personnes essentielles à chaque niveau de l’organisation planifient des mots clés pour leurs collections de sites. Elles utilisent le même plan de contenu global, adapté au contenu des collections de sites qu’ils planifient. Lors de la planification des mots clés, qui commence avant le déploiement et se poursuit par vagues successives après celui-ci, chaque groupe de planificateurs de contenu peut communiquer avec les autres pour conserver une cohérence dans le plan général.
Tous les mots clés ne sont pas planifiés avant le déploiement. Le rôle de vos équipes de planification du contenu consiste à identifier les concepts prioritaires les plus pertinents pour les requêtes de recherche, afin que celles-ci soient pertinentes immédiatement après le déploiement. Pour chaque mot clé, l’équipe de planification peut identifier un contact, appartenant ou non à l’équipe. Après le déploiement, les administrateurs de collections de sites peuvent étendre la liste des mots clés après avoir identifié dans les journaux de requête quels sont les termes de recherche les plus fréquemment utilisés.
Dans la phase de planification, les responsables des listes de mots clés peuvent examiner dans quelle mesure les mots clés correspondent à des requêtes. Les mots clés doivent correspondre exactement à la chaîne complète des termes de la recherche et ils ne doivent pas utiliser une syntaxe spéciale telle que + et - lors de la recherche de contenu dans les listes, ceci afin d’éviter d’obtenir plusieurs listes de mots clés pour une même requête et ainsi de simplifier les résultats de la recherche.
Planifier la gestion des mots clés
Les détails de la gestion des mots clés concernent principalement les opérations quotidiennes de vos collections de sites, mais il est préférable d’en aborder certains aspects lors la planification du déploiement. Il s’agit plus précisément des informations facultatives de contact et de publication que les administrateurs de collections de sites peuvent affecter aux propriétés.
| Conseil : |
|---|
Une bonne planification avant le déploiement permet de réduire la gestion des opérations quotidiennes. |
Chaque mot clé a les propriétés facultatives suivantes :
Dates de début, de fin (délai d'attente) et de révision
Contact
Avant d’influencer les résultats de la recherche, les mots clés peuvent passer par une étape d’approbation : ils peuvent aussi être configurés pour entrer en fonction ou pour expirer après une certaine période de temps. Les mots clés prioritaires identifiés lors de la planification initiale sont généralement permanents, sauf pour le contenu concernant les personnes utilisant une collection de sites lors du déploiement initial.
Le contact pour chaque mot clé est la personne qui doit être contactée à l’expiration du mot clé, s’il est configuré pour expirer. Les planificateurs de contenu de chaque collection de sites doivent choisir les personnes qui géreront les mots clés après le déploiement initial et faire participer certaines d’entre elles au processus de planification au niveau collection de sites.
Toutefois, le processus de planification consiste en partie à décider à l’avance des personnes qui auront le pouvoir de décision sur les mots clés. Le fait de prendre ces décisions lors du processus de planification peut améliorer le fonctionnement ultérieur de la collection de sites et favoriser une utilisation cohérente et efficace des mots clés dans le futur.
Pour plus d’informations sur la gestion des mots clés, reportez-vous à la rubrique Gérer les paramètres pour améliorer les résultats de la recherche (Search Server 2008).
Planifier la pertinence des résultats de la recherche
Plus le corps du contenu où les recherches sont effectuées est important, plus il est probable que plusieurs pages de résultats de recherche soient affichées pour une requête particulière. Ceci est particulièrement vrai lorsque des requêtes de mots clés simples sont utilisées. Pour faciliter une utilisation satisfaisante pour l’utilisateur final, assurez-vous que des liens vers le contenu le plus pertinent sont affichés dès que possible sur les pages de résultats de la recherche.
Search Server 2008 permet aux administrateurs de services de recherche d’affecter des paramètres de pertinence à des pages Web indexées. Chaque paramètre de pertinence associé à une page Web en particulier détermine la priorité d’affichage du lien vers une page déterminée dans la page des résultats de la recherche. Les pages auxquelles un paramètre de pertinence a été affecté s’appellent des pages faisant autorité.
Les paramètres des pages faisant autorité constituent l'un des facteurs de priorité des résultats de la recherche. Ils ne priment pas sur les autres facteurs comme les mots clés gérés par les administrateurs de collections de sites, les propriétés gérées par l’administrateur de services de recherche ou la pondération automatique appliquée au contenu par la technologie de recherche.
Les paramètres des pages faisant autorité sont configurés au niveau de l’administration de la recherche et les administrateurs de services de recherche peuvent affecter des sites à l’un des quatre niveaux de page faisant autorité :
Pages faisant le plus autorité
Pages faisant autorité de deuxième niveau
Pages faisant autorité de troisième niveau
Sites à rétrograder
Les pages Web qui font autorité sont estimées sur la base de leur niveau d’autorité, chaque niveau se voyant affecter une pondération de pertinence proportionnelle. Par défaut, les pages de plus haut niveau pour les applications Web sont ajoutées automatiquement avec le niveau d’autorité le plus élevé. Vous pouvez déplacer ces pages vers d’autres niveaux d’autorité ou les supprimer complètement des paramètres de pages faisant autorité.
Les sites auxquels le paramètre Sites à rétrograder a été affecté apparaissent généralement vers la fin des résultats de la recherche, une fois que tous les autres facteurs de pondération de pertinence ont été pris en compte.
Cela signifie qu’ils apparaissent souvent sur la page des résultats de la recherche après les pages qui ne sont même pas spécifiées en tant que pages faisant autorité. Il est recommandé d’utiliser ce paramètre seulement pour les sites qui contiennent des informations non pertinentes (par exemple un site d’archivage).
Lorsque vous planifiez des paramètres de page faisant autorité, considérez la finalité de chaque site et examinez ses sous-sites. Regroupez les sites faisant autorité dans les trois niveaux selon leur importance et regroupez ceux qui ne sont vraisemblablement pas pertinents dans les sites à rétrograder.
Les pratiques recommandées à utiliser lors de la planification des paramètres de page faisant autorité sont les suivantes :
Les sites SharePoint essentiels aux processus métiers prioritaires feront en général le plus autorité.
Les sites qui encouragent la collaboration ou l’action feront probablement plus autorité que les sites contenant principalement des informations.
Les sites contenant des informations mais qui ne sont pas essentiels aux processus métiers prioritaires ou qui ne sont pas utilisés pour la collaboration se retrouveront probablement dans le deuxième ou le troisième niveau des sites faisant autorité.
Les sites externes font en général moins autorité, car votre organisation ne peut pas contrôler le contenu de ces sites.
Vous n’avez pas besoin d’affecter un paramètre de page faisant autorité à chaque site. Il peut s’avérer utile de sélectionner la pertinence d’un petit nombre de sites dont vous savez qu’ils font davantage autorité ou qu’ils sont moins pertinents, puis d’ajuster les paramètres de pertinence lors de l’exploitation normale, sur la base des commentaires des utilisateurs et des informations consignées dans les journaux de requêtes ou d’analyse.
Déterminer s’il faut utiliser des emplacements fédérés et des composants WebPart de fédération
La fédération, nouvelle fonctionnalité de Search Server 2008, peut être planifiée avec le reste des conditions d’utilisation de la recherche pour l’utilisateur final. La fédération permet aux utilisateurs finals d’émettre une requête qui effectue une recherche dans plusieurs sources et regroupe les résultats dans une page de résultats de recherche unique. Les sources peuvent être les suivantes :
les référentiels de contenu d’entreprise de votre société ;
les moteurs de recherche Internet ou les services d’abonnements utilisés par votre société ;
les documents d’entreprise indexés par Search Server 2008 dans d’autres divisions ou régions du monde.
Lorsque l’utilisateur final émet une requête, Search Server 2008 met en forme les résultats et les restitue à côté de vos résultats indexés à l’aide des nouveaux composants WebPart de fédération.
Lorsque vous planifiez les conditions dans lesquelles vous souhaitez que les utilisateurs effectue une recherche dans des emplacements fédérés, essayez de cibler les besoins et les habitudes de recherche des utilisateurs de votre société. Posez-vous les questions suivantes : quel contenu vos utilisateurs ont-ils besoin de rechercher en priorité pour être productifs ? Quelles sont les requêtes qu’ils sont en train d’utiliser ? Ciblez vos emplacements fédérés de manière à résoudre les principaux problèmes d’information auxquels votre société est confrontée.
Lors de l’utilisation de la fédération, il est tentant d’ajouter plusieurs emplacements fédérés pour répondre à tous les besoins possibles des utilisateurs. Malheureusement, cela conduit de nombreux utilisateurs à ignorer les résultats fédérés, qui sont sources de confusion.
Pour que les résultats fédérés ciblent des réponses utiles aux requêtes, les emplacements fédérés peuvent établir une correspondance entre des formats de requête spécifiques et des règles de déclencheurs. Lorsque vous créez une règle de déclencheur pour un emplacement fédéré, le composant WebPart associé à cet emplacement n’affiche que les résultats des requêtes qui correspondent au modèle ou préfixe que vous spécifiez.
Par exemple, supposons que vous travaillez dans une société appelée Contoso, où les employés fabriquent un produit appelé un gadget. Les employés doivent trouver ces gadgets à plusieurs reprises par jour en utilisant un identificateur de gadget à dix chiffres. Les gadgets sont stockés dans une base de données qui ne peut pas être analysée par Search Server 2008. Pour permettre aux employés de Contoso de rechercher les gadgets, vous créez un connecteur de fédération qui effectue une recherche dans la base de données des gadgets. Toutefois, l’affichage des informations sur les gadgets pour chaque requête est susceptible d’être une source de frustration pour vos utilisateurs. Par conséquent, vous créez un déclencheur d’emplacements fédérés en utilisant un modèle qui reconnaît les requêtes à dix chiffres. Dorénavant, lorsque les utilisateurs recherchent des identificateurs de gadgets, ils obtiennent un résultat fédéré de niveau supérieur à partir de la base de données des gadgets.
Pour plus d’informations sur l’utilisation des déclencheurs et des règles de déclencheurs, reportez-vous à l'Aide de Search Server 2008.
Vous pouvez ajouter des résultats fédérés sur la page des résultats de la recherche et les configurer avec un composant WebPart pour les résultats fédérés ou un composant WebPart pour les résultats fédérés de niveau supérieur. Par défaut, la page des résultats de la recherche contient deux composants WebPart pour les résultats de recherche fédérés et un composant WebPart pour les résultats fédérés de niveau supérieur. Vous définissez l’emplacement fédéré et ses propriétés dans les composants WebPart sur la page des résultats de la recherche.
Pour plus d’informations sur la fédération, reportez-vous à la section Fédérer des résultats de recherche à partir d’autres emplacements dans l’aide de Search Server 2008.
Planifier l’apparence des liens
Les administrateurs de services de recherche peuvent utiliser des mappages de noms de serveurs pour modifier la façon dont des URL ou des plages d’URL sont affichées dans les résultats de la recherche. Les mappages de noms de serveurs sont définis au niveau de l’administration de la recherche pour toutes les sources de contenu analysées par ce fournisseur. Ils sont appliqués lors de l’exécution des requêtes. Vous pouvez utiliser le mappage de noms de serveurs dans les scénarios suivants :
Vous voulez éviter les problèmes d’accès et les vulnérabilités de sécurité potentielles provoqués par des liens qui indiquent les adresses locales sur le serveur. Par exemple, en fonction de la façon dont le contenu est analysé, une URL peut afficher un chemin d’accès local sur le serveur.
Vous voulez ne pas faire apparaître des URL complexes dans les résultats de la recherche, et vous les remplacez par un nom plus court sur le serveur.
Pour des raisons de sécurité, vous voulez masquer le nom de la source d’origine du contenu, tel que le nom du serveur ou du partage.
Utilisez des mappages de noms de serveurs uniquement lorsque vous avez l’un des problèmes d’affichage décrits dans la liste précédente. Dans la plupart des cas, la planification des mappages de noms de serveurs avant le déploiement initial doit rester limitée.
Planifier des alertes basées sur la recherche
Un administrateur de services de recherche peut décider si les alertes basées sur la recherche sont activées pour un Centre de recherche en particulier. Si elles sont activées et si le serveur est configuré de manière à envoyer des messages électroniques, les utilisateurs finals peuvent cliquer sur le lien M’avertir en haut de la page des résultats de la recherche et spécifier le type de modifications dont ils veulent être avertis, ainsi que la fréquence à laquelle ils souhaitent recevoir une alerte par courrier électronique. Notez que lorsque vous autorisez les alertes basées sur la recherche, le système utilise des ressources supplémentaires sur les serveurs de messagerie et augmente la charge sur les serveurs de requêtes, car les requêtes de chaque alerte basée sur la recherche sont exécutées chaque fois qu’une alerte basée sur la recherche est traitée. Lors de la planification du déploiement initial, examinez les ressources disponibles pour les alertes et la probabilité que les personnes utilisant vos sites utilisent les alertes de manière productive. Les alertes basées sur la recherche sont activées par défaut.
Lors des opérations, les alertes basées sur la recherche sont automatiquement désactivées lorsque des sources de contenu sont réinitialisées, pour éviter d’avoir à envoyer des notifications pour toutes les alertes basées sur la recherche. Les administrateurs doivent ensuite réactiver les alertes.