Archiver un projet terminé (Project Server 2010)
S’applique à : Project Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30
Une fois un projet terminé, il est probable que vous n’aurez plus besoin de pouvoir y accéder immédiatement ; vous souhaiterez peut-être le masquer dans le Centre de projets et dans les affichages Mon travail des membres d’équipe. L’archivage et le masquage des projets achevés permet de réduire l’« encombrement » dans ces affichages et permet d’éviter que les utilisateurs n’apportent des modifications à des projets qui ne sont plus actifs.
Il existe une méthode « standard » d’archivage des projets dans Microsoft Project Server 2010. Si cette méthode ne répond pas à vos besoins, il existe des alternatives susceptibles de mieux convenir à votre organisation. Cet article décrit ces méthodes et les meilleures pratiques liées à l’archivage à long terme.
Dans cet article :
Archiver un projet à l’aide de la méthode standard
Étape 1 : Annuler la publication de toutes les tâches de projets
Étape 2 : Désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet
Étape 3 : Configurer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs
Étape 4 : Configurer une catégorie de sécurité Archive
Étape 5 : Archiver le site d’équipe de projet
Archiver un projet à l’aide d’une méthode alternative
Meilleures pratiques pour l’archivage à long terme
Archiver un projet à l’aide de la méthode standard
La méthode standard d’archivage de projet est un processus en plusieurs étapes :
Étape 1 : Annuler la publication de toutes les tâches de projets
Étape 2 : Désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet
Étape 3 : Configurer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs
Étape 4 : Configurer une catégorie de sécurité Archive
Étape 5 : Archiver le site d’équipe de projet
Ces étapes sont effectuées par le responsable de projet et l’administrateur, comme mentionné dans les sections suivantes.
Étape 1 : Annuler la publication de toutes les tâches de projets
Si le projet a précédemment été publié pour des membres d’équipe et que vous souhaitez maintenant supprimer le projet et ses tâches de leurs affichages, vous pouvez annuler la publication de toutes les tâches du projet que vous souhaitez archiver. Le responsable de projet peut démarrer ce processus dans Microsoft Project Web App, mais le processus d’annulation de publication proprement dit s’effectue dans Microsoft Project Professional 2010
Notes
L’annulation de la publication d’une tâche n’entraîne pas la suppression du travail accepté et appliqué dans le projet. En revanche, tout historique d’approbation de mise à jour associé à une tâche est supprimé.
Pour annuler la publication de toutes les tâches de projet
Dans la barre de lancement rapide, sous Projets, cliquez sur Centre de projets.
Cliquez sur le nom du projet que vous archivez dans la colonne Nom du projet.
Sous l’onglet Tâche, dans le groupe Projet, cliquez sur la flèche sur le bouton Modifier, puis cliquez sur Dans Project Professionnel.
Dans Project Professionnel 2010, naviguez jusqu’à la dernière colonne de droite dans la partie tableau de l’affichage Diagramme de Gantt, cliquez sur l’en-tête Ajouter une nouvelle colonne, puis cliquez sur Publier.
Si la colonne Publier figure déjà dans l’affichage Diagramme de Gantt, ignorez cette étape.
Dans la colonne Publier pour chaque tâche du projet, cliquez sur Non.
Conseil
Pour accélérer ce processus pour les grands projets, affectez la valeur Non à la première tâche. Ensuite, cliquez sur la poignée qui se trouve dans le coin inférieur droit de la cellule et faites-la glisser pour copier le contenu de cellule dans la colonne Publier.
Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Publier.
Une fois le projet publié, fermez et archivez-le.
Étape 2 : Désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet
Ensuite, il se peut que le responsable de projet doive désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet de sorte qu’aucune création de rapports sur les feuilles de temps ne soit possible.
Pour désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet
Dans la barre de lancement rapide, sous Projets, cliquez sur Centre de projets.
Cliquez sur le nom du projet que vous archivez dans la colonne Nom du projet.
Sous l’onglet Options, dans le groupe Afficher/Masquer, activez la case à cocher Tâche récapitulative du projet.
Sous l’onglet Options, dans le groupe Tâches, cliquez sur Fermer pour mises à jour.
Dans la section Sélection des tâches, activez la case à cocher correspondant à la tâche récapitulative du projet (l’ID est 0), puis cliquez sur Publier.
Étape 3 : Configurer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs
Une fois que le responsable de projet a préparé le projet pour l’archivage, l’administrateur crée un groupe de sécurité qui contient tous les utilisateurs à l’exception des administrateurs.
Pour créer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs
Dans la barre de lancement rapide, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.
Dans la page Paramètres du serveur, sous Sécurité, cliquez sur Gérer les groupes.
Cliquez sur Nouveau groupe.
Dans la section Informations du groupe, tapez Tous les utilisateurs non-admin dans la zone Nom du groupe.
Dans la section Utilisateurs, dans la zone Utilisateurs disponibles, sélectionnez les noms de tous les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs, puis cliquez sur Ajouter pour les déplacer vers la zone Utilisateurs sélectionnés.
Cliquez sur Enregistrer.
Étape 4 : Configurer une catégorie de sécurité Archive
Une fois que l’administrateur a créé le groupe Tous les utilisateurs non-admin, l’étape suivante consiste à créer une catégorie de sécurité Archive. Lors de ce processus, l’administrateur choisit les projets à archiver en les incluant dans cette catégorie.
Pour créer une catégorie de sécurité Archive
Dans la barre de lancement rapide, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.
Dans la page Paramètres du serveur, sous Sécurité, cliquez sur Gérer les catégories.
Dans la page Gérer les catégories, cliquez sur Nouvelle catégorie.
Dans la section Nom et description, tapez Archive dans la zone Nom de la catégorie.
Dans la section Utilisateurs et groupes, sous Utilisateurs et groupes disponibles, cliquez sur Tous les utilisateurs non-admin, puis sur Ajouter pour déplacer le groupe vers la zone Utilisateurs et groupes possédant des autorisations.
Sous Autorisations pour Tous les utilisateurs non-admin (Groupe), activez la case à cocher Refuser pour toutes les autorisations.
Conseil
Activez la case à cocher Refuser pour chaque nœud d’autorisations de niveau supérieur (Projet et Ressource) afin de refuser toutes les autorisations mises en retrait sous chaque nœud.
Dans la section Projets, sélectionnez Uniquement les projets indiqués, puis cliquez sur le nom du projet que vous archivez dans la zone Projets disponibles.
Notes
Assurez-vous de n’activer aucune des cases à cocher répertoriées sous Appliquer les autorisations de sécurité des projets à tous les projets qui répondent aux critères suivants, car cela risquerait de créer des problèmes d’autorisations sur d’autres projets et ressources.
Cliquez sur Ajouter pour déplacer le projet vers la zone Projets sélectionnés.
Cliquez sur Enregistrer.
Étape 5 : Archiver le site d’équipe de projet
De nombreux projets utilisent le site d’équipe de projet associé pour recueillir des informations qui viennent s’ajouter à la planification de projet. Vous souhaiterez peut-être vous assurer que ces informations sont également archivées. Microsoft SharePoint Server 2010 autorise la sauvegarde au niveau du site. Pour plus d’informations sur la façon dont l’administrateur effectue cette opération, voir Exporter un site, une liste ou une bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010).
Une fois le site sauvegardé, l’administrateur peut le supprimer.
Pour supprimer un site d’équipe de projet
Dans la barre de lancement rapide, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.
Dans la page Paramètres du serveur, sous Stratégies opérationnelles, cliquez sur Sites de projet.
Cliquez sur la ligne qui contient le site d’équipe de projet que vous avez sauvegardé, puis cliquez sur Supprimer le site.
Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.
Archiver un projet à l’aide d’une méthode alternative
La méthode d’archivage standard est rigoureuse et permet d’effectuer une récupération en cas de besoin. Cependant, une organisation n’a pas toujours besoin d’un archivage étendu. Parfois, le simple fait de masquer les projets achevés ou d’enregistrer localement un projet suffit à répondre aux exigences d’archivage.
Si la méthode d’archivage standard ne répond pas à vos besoins, voici quelques alternatives :
Masquer le projet dans le Centre de projets Si vous souhaitez simplement masquer les projets achevés dans le Centre de projets, vous pouvez ajouter un indicateur Archive à la page Détails du projet, puis filtrer un affichage Centre de projets de façon à afficher uniquement les projets dont l’indicateur Archive a la valeur Non.
Supprimer le projet de la base de données Brouillon Une autre option consiste à s’assurer que le projet est sauvegardé dans la base de données Archive, puis à supprimer le projet des bases de données Brouillon, Publié et Rapport. Si ultérieurement vous avez besoin de données du projet archivé, utilisez l’option Restauration administrative de la page Paramètres du serveur pour restaurer le projet dans la base de données Brouillon, puis republiez-le.
Enregistrer le projet en tant que fichier .MPP Si vous souhaitez supprimer entièrement le projet de Project Server, une autre option consiste à l’ouvrir à partir de Project Server à l’aide de Project Professionnel 2010, puis à l’enregistrer en tant que fichier MPP. Pour plus d’informations, voir la section intitulée « Enregistrer votre projet localement » dans Enregistrer un projet. Nous vous recommandons d’enregistrer le projet avec toutes les données de champs personnalisés de sorte que le fichier MPP soit isolé de toute modification supplémentaire apportée aux champs personnalisés dans Project Server. Une fois le projet enregistré et sauvegardé en tant que fichier MPP, vous pouvez le supprimer de Project Server. Si vous devez récupérer ultérieurement le projet, vous pouvez ouvrir le fichier MPP dans Project Professionnel 2010 en tant connecté à Project Server, puis enregistrer le projet sur le serveur. Pour plus d’informations, voir la section intitulée « Enregistrer un projet local sur Project Server » dans Enregistrer un projet.
Notes
L’utilisation de cette méthode rompt tout lien de livrable, problème et risque entre le projet et son site d’équipe de projet dans Project Server.
Meilleures pratiques pour l’archivage à long terme
De temps à autres, le format de fichier MPP, les schémas de bases de données de contenu Project Server et les schémas de sites SharePoint peuvent changer de façon à refléter de nouvelles fonctionnalités. Cela peut affecter la compatibilité descendante au point qu’un projet enregistré en tant que fichier MPP, une ancienne sauvegarde d’une base de données de contenu Project Server ou une sauvegarde de site d’équipe de projet ne soit pas utilisable immédiatement.
Une pratique recommandée consiste à toujours planifier l’inclusion de votre contenu archivé dans votre planification de mise à niveau. Cela permet de réduire la durée nécessaire à la récupération d’un ancien projet, qui nécessiterait autrement plusieurs étapes de mise à niveau.