Gérer les périodes de la feuille de temps
Mis à jour: février 2009
Dernière rubrique modifiée : 2009-01-29
Les périodes gérées ont été introduites dans Microsoft Office Project Server 2003. Elles permettent aux responsables de projet de délimiter un intervalle pendant lequel les membres de l’équipe peuvent saisir les heures relatives à leurs affectations et tâches d’administration. L’organisation peut définir un certain nombre de critères : par exemple, les périodes peuvent être hebdomadaires ou mensuelles. Une fois la période terminée, l’administrateur peut la clôturer pour empêcher les utilisateurs de saisir des informations supplémentaires.
Dans Microsoft Office Project Server 2007, les périodes gérées sont appelées « périodes de feuille de temps ». Les périodes de la feuille de temps ne s’appliquent pas à la page Mes tâches, comme cela était le cas dans les versions précédentes de Project Server. La page Mes tâches affiche des tâches en fonction de l’option Définir les tâches actuelles de la page Paramètres et affichage de tâches. Les périodes de la feuille de temps font partie de la nouvelle fonctionnalité de feuille de temps de Office Project Server 2007.
Les périodes de feuille de temps sont avant tout conçues pour permettre d’enregistrer le temps passé sur les activités hors projet. Cette fonctionnalité remplace la fonctionnalité Projets administratifs de Project Server 2003. Une organisation peut décider d’enregistrer le temps passé sur le travail supplémentaire dans la feuille de temps ou de permettre au membre d’équipe de décider quels éléments doivent être mis à jour dans la feuille de temps. La procédure diffère donc de celle mise en œuvre dans la page Mes tâches. L’administrateur doit configurer différentes options sur le serveur et créer les périodes de la feuille de temps pour que ces actions puissent être menées à bien.
La création de périodes de feuille de temps permet aux organisations de définir les critères d’enregistrement de l’utilisation des ressources dans la fonctionnalité Feuille de temps. Lorsque les utilisateurs créent une feuille de temps pour enregistrer l’avancement de leur travail, la feuille de temps est basée sur les périodes définies.
Pour ouvrir la page Période de la feuille de temps, dans laquelle les feuilles de temps sont créées, suivez la procédure ci-dessous :
Connectez-vous à Project Web Access en tant qu’Administrateur.
Cliquez sur Paramètres du serveur.
Dans la section Gestion du temps et des tâches, cliquez sur Périodes de la feuille de temps.
Définir des paramètres de période en bloc
L’administrateur peut cliquer sur Insérer avant ou sur Insérer après et configurer le calendrier de manière à créer différentes périodes. Le principe est le même que dans les versions précédentes de Project Server. Une nouvelle fonctionnalité de Office Project Server 2007 permet de définir des périodes en bloc.
Les champs suivants sont obligatoires si l’administrateur décide de créer plusieurs périodes dans la section Définir les paramètres de période en bloc :
Nombre de périodes à créer. Par défaut, ce champ contient la valeur 52, ce qui correspond aux 52 semaines de l’année. Il est possible de modifier cette valeur : par exemple, 6 mois = 26 semaines.
Date de début de la première période. La première période commence à la date que l’utilisateur entre ou sélectionne grâce à l’icône Calendrier.
Tapez la durée de période standard (en jours). Durée (en jours) de chaque période au cours dans laquelle l’utilisateur entre l’avancement de son travail. La valeur par défaut de ce champ est de 7 jours (période hebdomadaire). La valeur du champ peut être modifiée : par exemple 15 (période bimensuelle) ou 30 (période mensuelle).
Définir la convention d’affectation de noms par lot
En combinaison avec la fonctionnalité Définir les paramètres de période en bloc, la fonctionnalité Définir la convention d’affectation de noms par lot permet à l’administrateur d’utiliser une convention unique d’affectations de noms pour chaque période créée par le biais de l’option Création en bloc.
La convention d’affectation de noms utilise le format suivant : préfixe, numéro d’ordre et suffixe.
Tapez un préfixe. Ce préfixe est ajouté au début de la convention d’attribution de noms. Le préfixe peut par exemple être Exercice (EX) ou une abréviation représentant un serveur Project Server spécifique, si plusieurs serveurs de ce type sont déployés dans une organisation. Cette propriété est un champ de texte qui ne doit pas contenir plus de 15 caractères.
Numéro d’ordre suivant. Premier numéro d’ordre utilisé pour les périodes en bloc. Ce champ est obligatoire. La valeur est généralement 1, pour chaque année définie. Une organisation peut cependant choisir de continuer une même séquence de numéros d’une année sur l’autre.
Tapez un suffixe. Le suffixe est ajouté à la fin de la convention d’attribution de noms. Le suffixe peut être l’année, par exemple 2007 ou EX2007. Cette propriété est un champ de texte qui ne doit pas contenir plus de 15 caractères.
Une fois que les paramètres et la convention d’attribution de noms ont été définis, l’utilisateur peut cliquer sur le bouton Création en bloc pour créer plusieurs périodes. Les périodes de la feuille de temps s’affichent dans la section Créer des périodes.
Créer des périodes
La section Créer des périodes affiche les périodes de feuille de temps créées automatiquement à l’aide de l’option Création en bloc, ainsi que les paramètres Étiquette de période, Date de début, Date de fin et État.
Si des périodes de feuille de temps doivent être créées manuellement, utilisez les boutons Insérer avant et Insérer après pour ajouter les périodes. L’administrateur effectue les opérations suivantes :
Il définit les dates de début et de fin en cliquant sur la cellule, en utilisant le sélecteur de dates et en cliquant sur Insérer avant ou Insérer après.
Il entre un libellé dans le champ Étiquette de période ou accepte la valeur par défaut. Exemple : Nouvelle période : 06/01/2008–12/01/2008.
Quel que soit le mode de création des périodes de feuille de temps, elles ne doivent pas contenir :
de noms Étiquette de période en double ;
d’intervalle entre les périodes de la feuille de temps (par exemple 01/01/2007–05/01/2007 et 08/01/2007–12/01/2007) ;
de chevauchement de périodes (par exemple 01/01/2007–05/01/2007 et 03/01/2007–07/01/2007).
Si les périodes de la feuille de temps contiennent l’un ou l’autre de ces éléments, un message d’avertissement apparaît sous le titre Périodes de la feuille de temps. L’utilisateur est alors invité à corriger l’erreur. Cette fonctionnalité est également présente dans Project Server 2003.
Champ État
Le champ État indique si la période de feuille de temps est ouverte ou clôturée. L’état doit être Ouvert pour que les utilisateurs puissent entrer des valeurs dans leur feuille de temps. Par défaut, les périodes de feuille de temps sont ouvertes lorsqu’elles sont créées, ce qui permet à l’utilisateur de planifier des activités hors projet à des dates ultérieures.
Clôture des périodes de la feuille de temps
En fonction des exigences de l’organisation en matière de rapports comptables, les périodes de feuille de temps peuvent être clôturées, de sorte qu’aucune mise à jour ne puisse être réalisée pour la période en question. Pour clôturer une période de feuille de temps, l’administrateur doit sélectionner le champ État de la période et cliquer sur le menu déroulant pour sélectionner Fermé.
Lorsque les périodes de la feuille de temps sont clôturées, les utilisateurs ne peuvent pas créer ou envoyer leur feuille de temps. Le champ État indique l’état de la feuille de temps dans la liste des feuilles de temps de l’utilisateur : Pas encore créée, En cours ou Période fermée. Si l’état est Période fermée, le membre d’équipe ne peut pas entrer des valeurs dans la feuille de temps.
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