Configurer la page Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps
Mis à jour: février 2009
Dernière rubrique modifiée : 2009-01-29
Chaque organisation possède différents critères et normes pour suivre l'utilisation. Par exemple, certaines sont régies par le droit du travail qui stipule un certain nombre d'heures travaillées par jour. Cela signifie que l'organisation doit examiner les options Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps et choisir celles appropriées.
Les Paramètres et affichage de tâches déterminent les options des utilisateurs dans la page Mes tâches. Les Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps administrent les options des utilisateurs dans la page Mes feuilles de temps. Ces paramètres peuvent être personnalisés pour une organisation avant que les membres d'équipes créent des feuilles de temps.
Procédez comme suit pour accéder à la page Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps :
Connectez-vous à Project Web Access en tant qu'administrateur.
Cliquez sur Paramètres du serveur.
Dans la section Gestion du temps et des tâches, cliquez sur Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps.
La page Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps contient les sections suivantes :
Affichage dans Outlook : options pour afficher les différents types de travaux dans l'interface Feuille de temps d'Outlook. Le complément Outlook est téléchargeable et doit être installé pour fournir l'accès à l'utilisateur final. La rubrique concernant la page Mes tâches contient davantage d'informations sur ces options.
Affichage dans Project Web Access : options pour afficher les différents types de travaux dans la feuille de temps Project Web Access (PWA).
Mode de création de feuille de temps par défaut : options pour afficher ou non les projets, les affectations de tâches de projets à la création d'une feuille de temps. L'utilisateur final peut ajouter des lignes supplémentaires de chaque type.
Unités des colonnes de la grille de la feuille de temps : option qui détermine si les cellules dans la grille représentent un jour ou une semaine.
Unités de rapports par défaut : option qui détermine la mesure du travail réel en heures ou en jours. Définit également le nombre d'heures équivalent à une journée ou une semaine.
Limites horaires de rapport : paramètre pour limiter le nombre minimal et maximal d'heures qui peuvent être inscrites par feuille de temps ou par jour. Le nombre maximal 999 représente « illimité » dans le système des feuilles de temps.
Stratégies de la feuille de temps : deux options existent, l'une pour consigner le temps dans le futur et l'autre pour permettre aux utilisateurs d'ajouter des lignes qui ne sont pas associées à un élément de Project Server déjà défini. Si vous devez respecter les réglementations DCAA, ces options doivent être désactivées.
Audit : crée un fichier journal où chaque transaction de feuille de temps enregistrée est enregistrée pour l'audit.
Itinéraire d'approbation : lorsque qu'elle est activée, cette option empêche l'utilisateur final de sélectionner un approbateur de feuilles de temps différent lorsque des feuilles de temps sont soumises.
Affichage dans Outlook
Les versions précédentes de Project Server contenaient une fonctionnalité Intégration à Outlook qui permettait aux membres d'équipe de consulter et signaler leurs affectations à de tâches de projet à partir d'Outlook. Dans Microsoft Office Project Server 2007, l'avancement peut toujours être entré sur les affectations.
L'inclusion des feuilles de temps à la fonctionnalité Intégration à Outlook est une nouvelle fonctionnalité de Office Project Server 2007. Les utilisateurs peuvent enregistrer et mettre à jour vers leur feuille de temps PWA.
Les options suivantes définissent les informations affichées sur les feuilles de temps dans Outlook, selon les besoins de l'entreprise :
Heures réelles et prévues
Heures réelles, supplémentaires et prévues
Heures facturables, non facturables, supplémentaires et planifiées. Cette option est activée par défaut.
La troisième option permet aux utilisateurs de capturer les heures réelles facturables et non facturables pour la ligne de facturation. Les heures facturables représentent le volume horaire imputé pour le travail effectué. Les heures non facturables représentent le volume horaire non imputé.
Affichage dans Project Web Access
Il existe une option pour afficher et entrer des heures supplémentaires et non facturables lorsque l'utilisation est suivie dans une feuille de temps. Les membres d'équipe sélectionnent Afficher/masquer les heures supplémentaires ou Afficher/masquer le travail non facturable depuis le menu Actions dans la feuille de temps.
Lorsque l'option Affichage dans Project Web Access est activée, la feuille de temps utilise le suivi des heures supplémentaires et des heures non facturables standard et la commande activer/désactiver est disponible dans le menu Actions. Cette commande est activée par défaut dans Paramètres du serveur.
Lorsque l'option Affichage dans Project Web Access n'est pas activée, les actions activer/désactiver pour afficher et entrer les heures supplémentaires et les heures non facturables ne sont pas disponibles. Si votre organisation effectue le suivi des heures supplémentaires ou de la facturation avec une granularité supérieure à celle fournie, nous vous recommandons de remplacer les classifications par défaut en heures supplémentaires et heures non facturables par les classifications administratives.
Mode de création de feuille de temps par défaut
L'option Mode de création de feuille de temps par défaut définit les informations que la feuille de temps contient par défaut à sa création. Dans la Liste des feuilles de temps, les membres de l'équipe peuvent choisir parmi quatre types de feuilles de temps pour le suivi d'utilisation.
Créer avec les paramètres par défaut : cette feuille de temps affiche les catégories Activités hors projet qui sont marquées Toujours afficher et l'option sélectionnée pour le Mode de création de feuille de temps par défaut.
Créer avec des tâches : cette feuille de temps affiche les affectations pour lesquelles l'avancement a été saisi ou le travail a été planifié mais n'a pas encore été effectué.
Créer avec des projets : cette feuille de temps affiche les noms de projets actifs en cours où l'utilisateur est membre de l'équipe projet. L'avancement est entré dans ce cas au niveau le plus haut du projet.
Ne pas effectuer de remplissage automatique : cette feuille de temps est vide.
La feuille de temps remplit automatiquement les catégories Activités hors projet qui sont marquées Toujours afficher et le paramètre du Mode de création feuille de temps par défaut, sauf si l'utilisateur sélectionne l'une des autres options ci-dessus.
La page Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps définit la façon dont les feuilles de temps sont préremplies pour l'organisation. Les utilisateurs ont toujours la possibilité de remplacer les paramètres par défaut.
Les utilisateurs peuvent choisir les options suivantes sur la page Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps :
Affectations de tâches actuelles : cette option est activée par défaut. La feuille de temps contient les tâches administratives et les affectations de tâches actuelles de la ressource de tous les projets auxquels elles sont affectées.
Projets actuels : la feuille de temps contient les activités hors projet et la liste des projets auxquels la ressource est affectée. Aucune tâche individuelle ne s'affiche.
Aucun élément : cette feuille de temps contient uniquement les activités hors projet.
Unités des colonnes de la grille de la feuille de temps
Ces unités déterminent les unités du suivi d'utilisation, jours ou semaines, pour tous les types de feuille de temps. Les unités de suivi par défaut sont les jours.
Si Semaines est spécifié à la création de la feuille de temps, chaque colonne de la feuille représente sept jours. Si la période de la feuille de temps est supérieure à sept jours, la feuille de temps affiche les sept jours suivants. Par exemple, si la période est de 15 jours, il y a trois colonnes.
La façon dont les dates pour les en-têtes de période sont calculées et affichées dépend de la feuille de temps avec laquelle l'utilisateur travaille actuellement, de la façon dont les périodes ont été définies à l'origine et du paramétrage de la durée de période standard. L'administrateur utilise la Période de la feuille de temps pour définir ces deux derniers facteurs.
Unités de rapports par défaut
L'utilisation est suivie soit en heures soit en jours. Par défaut, les unités de la feuille de temps sont des heures.
Si les unités de la feuille de temps sont remplacées par des jours à la création de la feuille de temps, le travail planifié est affiché en jours. Lorsque la ressource entre une valeur numérique, cette valeur est interprétée en jours. Par exemple, 0,5 équivaut à une demi-journée de travail.
Une autre option dans les Unités de rapports par défaut est le nombre d'heures d'une journée standard et d'une semaine standard de la feuille de temps. Mondialement, chaque société a des normes différentes. Certaines sont régies par le droit du travail, et ces options doivent être définies en conséquence. Le remplacement est possible en ajoutant l'indicateur d'unité à la valeur temporelle numérique ; par exemple, 8h = 8 heures et 8d = 8 jours, quel que soit le paramétrage du système.
Limites horaires de rapport
Cette fonction permet aux administrateurs de Project Web Access de placer des restrictions sur les valeurs valides qui peuvent être saisies pour le suivi du temps. Zéro est le minimum et 998, la valeur maximale possible. 999 est spécialement interprété par le système comme un maximum illimité. L'administrateur peut limiter davantage les valeurs de la manière suivante :
Nombre maximal d'heures par feuille de temps : cette valeur est définie par défaut à 999.
Nombre minimal d'heures par feuille de temps : cette valeur est définie par défaut à 0.
Nombre maximal d'heures par jour : cette valeur est définie par défaut à 999.
Si une valeur non valide est entrée, un message d'erreur s'affiche. La feuille de temps ne peut pas être enregistrée ni soumise tant qu'une valeur valide n'est pas saisie.
Stratégies de la feuille de temps
Deux stratégies de feuille de temps s'appliquent pour se conformer aux exigences comptables et réglementaires d'une organisation. Les deux sont activées par défaut dans Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps et doivent être désactivées pour les organisations qui doivent respecter les procédures DCAA de suivi du temps.
Autoriser les rapports de temps futurs : lorsque cette option est activée, les membres d'équipe peuvent créer des feuilles de temps qui dépassent la période de la feuille de temps actuelle.
Autoriser les lignes de feuille de temps non vérifiées : lorsque cette option est activée, les membres d'équipe sont autorisés à ajouter de nouvelles lignes. Dans la feuille de temps, la ligne affiche Non vérifié pour le nom du projet. Cela signifie que la ligne n'est pas associée à un plan de projet ou à une affectation. Si cette option est désactivée, l'option Entrez un nom pour les lignes de feuille de temps est supprimée de la boîte de dialogue Ajouter des lignes. Les membres d'équipe peuvent uniquement sélectionner des affectations existantes.
Audit
Dans Office Project Server 2007, les feuilles de temps sont utilisées pour suivre l'utilisation et sont requises pour la conformité DCAA (Defense Contract Audit Agency), qui est un organisme du Département de la défense des États-Unis. Cet organisme supervise les questions budgétaires et financières pour le gouvernement des États-Unis. Les politiques de cet organisme déterminent les procédures de facturation et de passation de marché, y compris la possibilité d'auditer les dotations de main de œuvre sur les projets gouvernementaux.
Les organisations peuvent enregistrer les modifications qui sont enregistrées dans les feuilles de temps au moment de la création, de l'approbation et des ajustements, en activant l'option Activer l'audit de feuilles de temps.
Lorsque l'audit des feuilles de temps est activé, les transactions dans la feuille de temps sont stockées dans la table MSP_Timesheet_Actual_Audit de la base de données ProjectServer_Published, d'où les données sont extraites pour un examen d'audit. Si cette option est activée pendant le cycle de vie du projet, les enregistrements s'accumulent dans la table. Le bouton Vider contenu journal permet aux administrateurs PWA de supprimer les enregistrements de la table MSP_Timesheet_Actual_Audit. Cette action ne supprime pas les chiffres réels du projet dans la feuille de temps. Ces chiffres sont stockés dans la table MSP_Timesheet_Actuals.
Itinéraire d'approbation
Une fois que les membres de l'équipe ont entré la progression ou des modifications sur leurs affectations via la page Tâches dans Microsoft Office Project Server 2003, ces modifications sont soumises pour approbation à la dernière personne ayant publié les affectations. Dans Office Project Server 2007, le processus pour mettre à jour des affectations est similaire si seul le Centre des tâches est utilisé pour mettre à jour l'avancement des affectations. Toutefois, si l'avancement est entré pour les affectations dans les feuilles de temps (car les feuilles de temps servent principalement à mettre à jour le travail hors projet), cet avancement des affectations doit être importé dans la page Mes tâches avant que l'avancement puisse être soumis au responsable du projet pour la mise à jour dans le projet.
L'approbation des feuilles de temps dans Office Project Server 2007 suit un processus différent de celui utilisé pour la mise à jour des tâches ou des affectations. Lorsque les membres d'équipe soumettent des feuilles de temps, ils peuvent être l'approbateur ou bien choisir un approbateur dans un menu déroulant. Un approbateur peut également être attribué au membre de l'équipe via Gérer les utilisateurs. L'approbateur peut désigner un responsable de feuille de temps de deuxième niveau pour approuver la feuille de temps. En fonction des besoins d'une organisation concernant l'approbation des feuilles de temps, les feuilles peuvent être acceptées plusieurs fois avant de parvenir à l'approbateur final.
Il existe une option pour définir un Itinéraire d'approbation fixe. Cette option est sélectionnée dans la page Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps dans la section Itinéraire d'approbation.
Lorsque l'option Itinéraire d'approbation fixe est activée, les utilisateurs peuvent soumettre leur feuille de temps au responsable de feuille de temps désigné directement (aucune option de menu déroulant pour sélectionner un approbateur) pour l'approbation finale ou pour un autre itinéraire.
Cette option est désactivée par défaut. Les membres d'équipe qui soumettent leur feuille de temps peuvent l'envoyer à leur responsable de feuille de temps ou en sélectionner un dans une liste de substitution qui contient les approbateurs possédant l'autorisation globale Accepter les feuilles de temps.
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