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03/02/2015

Créer des projets

Mis à jour: mai 2009

Dernière rubrique modifiée : 2015-02-27

Dans cet article :

Planifier les propositions
Planifier la structure de répartition des ressources (RBS)
Planifier les ressources
Planifier les champs personnalisés
Planifier les catégories

Le processus créatif est dynamique et en constante évolution. La création d’un projet ne fait pas exception. Les projets peuvent emprunter de nombreuses voies du concept à la réalité. Parfois, le processus est informel et peut être le résultat d’un remue-méninges sur un tableau blanc en moins d’une heure. À d’autres occasions, un projet est créé après des années d’études et d’analyses minutieuses. S’il n’est pas planifié et géré, ce processus de création peut devenir chaotique et s’avérer coûteux pour votre organisation à de nombreux points de vue : réduction de l’efficacité, mauvaise allocation des ressources, mauvais alignement des priorités, duplication des efforts, approches en conflit et opportunités manquées, entre autres. Les informations suivantes indiquent certains points clés à prendre en considération lors de l’utilisation de Microsoft Office Project 2007 pour créer des projets pour votre organisation.

Planifier les propositions

La fonctionnalité de proposition de projet fournit un mécanisme qui permet de contrôler l’entrée de projets dans Project Server. Elle apporte de la valeur ajoutée aux décideurs d’entreprise grâce au stockage des données de proposition avec les données de projet. Cette fonctionnalité améliore la création des rapports, la modélisation, l’analyse du pipeline, et permet d’automatiser les processus d’entreprise de gestion des propositions.

Les propositions sont des projets qui sont limités de par leur nature. En effet, toutes les fonctionnalités disponibles lors de l’utilisation d’Office Project Professional 2007 ne sont pas disponibles lors de l’utilisation des propositions. Les propositions de projet ne sont pas des projets d’entreprise. Ce type limité ou allégé de projet s’avère utile pour de nombreux utilisateurs. La proposition permet aux utilisateurs de soumettre des propositions de projet (au moyen de fonctionnalités de planification de projet et de ressource simples) et fournit un mécanisme qui permet d’ajouter facilement les projets à Office Project Server 2007. Les propositions de projet sont soumises à une révision avant d’être converties en projets d’entreprise. Les propositions de projet contiennent des informations de base qui permettent à un décideur d’entreprise d’approuver ou de rejeter la proposition. La proposition peut contenir des informations telles que les suivantes :

nom du projet ;
description du projet ;
dates de début et de fin proposées ;
coût proposé ;
besoins en ressources.

Les propositions sont créées dans Microsoft Office Project Web Access. Les propositions sont accessibles à partir de la page d’accueil d’Office Project Web Access. Le lien Propositions et activités se trouve dans le menu à gauche sous Projets. Ce lien vous guide vers la page Web Propositions et activités. À partir de cette page, les utilisateurs peuvent afficher, créer et gérer des propositions. Toute personne ayant accès à Office Project Web Access peut afficher des propositions. Pour créer des propositions de projet, vous devez bénéficier de l’autorisation Créer un projet de maintenance. Les membres du groupe de sécurité Membres de l’équipe disposent par défaut de l’autorisation Créer un projet de maintenance.

Les propositions de projet comportent un champ État. Le champ État peut avoir les valeurs suivantes :

Champ	Description
Proposé	Valeur par défaut d’une proposition. Cela indique que la proposition se trouve toujours dans la phase de révision.
Approuvé	Cette valeur indique que la proposition a été révisée et qu’elle a été approuvée pour la réalisation d’un travail supplémentaire.
Rejeté	Cette valeur indique que la proposition a été révisée et rejetée. Les propositions marquées avec cet état sont généralement supprimées du système par un administrateur.

Le champ d’état du projet peut être modifié uniquement dans Office Project Web Access ou à l’aide de l’interface Project Server. Le champ d’état du projet peut être modifié par les utilisateurs qui disposent des autorisations de catégorie appropriées pour la modification des propositions et qui bénéficient de l’autorisation globale Modifier l’état du projet. Le champ d’état du projet prend en charge les flux de travail. Ceci signifie que les propositions peuvent être configurées de manière à fonctionner avec les flux de travail disponibles dans Microsoft Office SharePoint Server 2007. Pour qu’il soit possible d’utiliser les flux de travail, Office Project Server 2007 et Microsoft Office SharePoint Server 2007 doivent être installés sur la même batterie et il est nécessaire de configurer le paramètre d’administration du champ d’état du projet. Si le champ État est régi par un flux de travail externe, il est toujours désactivé dans Office Project Web Access. S’il n’est pas régi par un flux de travail externe, il est activé lorsque les utilisateurs disposent de l’autorisation appropriée. Si le champ d’état du projet n’est pas régi par un flux de travail externe, le flux de travail est effectué manuellement.

Pour configurer le champ d’état du projet de manière à utiliser le flux de travail

Ouvrez une session sur Office Project Web Access en tant qu’utilisateur membre du groupe de sécurité Administrateurs.
Dans le menu sur le côté gauche de la page d’accueil, cliquez sur Paramètres du serveur.
Dans la page Web Administration de Project Server, dans le menu Stratégies opérationnelles, cliquez sur Paramètres serveur supplémentaires.
Dans la page Web Paramètres serveur supplémentaires, dans la section Champ d’état du projet, sélectionnez Oui.

Lorsque le flux de travail d’une proposition est effectué manuellement, les modifications du champ d’état et les notifications ne sont plus automatisées et doivent être effectuées par les créateurs et les relecteurs de proposition. Par exemple, le propriétaire d’une proposition crée une proposition et définit manuellement le champ de État sur Proposé. Le propriétaire de la proposition contacte ensuite les relecteurs de proposition, qui doivent examiner la proposition, l’accepter ou la refuser, et puis informer le propriétaire de la proposition de la décision prise.

Lorsque la fonctionnalité de proposition est configurée pour un flux de travail, le flux de travail effectue automatiquement la majeure partie des opérations. Lorsqu’une proposition est créée, le flux de travail génère les affectations de tâches pour les relecteurs et le créateur de proposition à mesure que la proposition suit le processus de proposition. Ces tâches sont affichées à leurs propriétaires par le biais du composant WebPart des tâches de flux de travail de proposition.

Si vous installez Office SharePoint Server 2007 sur un déploiement Office Project Server 2007 existant, vous devez effectuer des procédures de configuration supplémentaires pour utiliser la fonctionnalité de propositions prenant en charge les flux de travail. Pour plus d’informations, voir Déployer Office SharePoint Server 2007 sur un déploiement existant de Project Server 2007.

Remarque :
Si vous installez Office Project Server 2007 sur un déploiement Office SharePoint Server 2007 existant, aucune configuration supplémentaire n’est nécessaire pour que la fonctionnalité de propositions fonctionne avec les flux de travail. Pour plus d’informations, voir Déployer Office Project Server 2007 avec Office SharePoint Server 2007.

Planifier la structure de répartition des ressources (RBS)

Les champs personnalisés de ressource d’entreprise permettent d’appliquer une standardisation à l’ensemble des projets, des tâches et des ressources au sein d’une organisation. Vous pouvez définir autant de champs personnalisés de ressource d’entreprise que nécessaire dans Office Project Server 2007. Étant donné que ces champs personnalisés sont hiérarchiques, ils facilitent la création de rapports détaillés sur les structures organisationnelles courantes et permet de les modéliser avec précision.

Étant donné l’importance de la structure RBS dans la sécurité des applications et dans la gestion des ressources pour Project Server, la définition adéquate d’un code RBS pour votre organisation est un élément très important de la configuration d’Office Project Server 2007 pour celle-ci. Les trois facteurs suivants déterminent la structure RBS que vous définissez pour votre organisation :

le processus que vous utilisez pour l’affectation de ressource dans votre organisation. Les responsables de projets ou les responsables de ressources sont-ils chargés du recrutement pour les projets ? Si les responsables de projets sont chargés du recrutement pour les projets dans votre organisation, vous utilisez probablement un style de gestion de ressources matriciel. Si les responsables de ressources sont chargés du recrutement pour les projets, vous utilisez probablement un style hiérarchique ;
les objectifs de votre organisation pour sécuriser l’environnement de la gestion des projets ;
la méthode que vous utilisez dans votre organisation pour déterminer si une ressource est appropriée pour une affectation.

La structure RBS est un champ personnalisé de ressource d’entreprise prédéfini et est utilisée de la même façon que les autres champs personnalisés d’entreprise. Vous pouvez utiliser la structure RBS pour définir les rapports hiérarchiques entre les utilisateurs et les ressources dans votre organisation. Office Project Server 2007 utilise les relations définies dans la structure RBS pour simplifier la gestion de l’accessibilité pour les utilisateurs et les groupes. Il s’agit d’un composant à part entière de la gestion des ressources et de la sécurité des applications.

Vous pouvez utiliser la structure RBS pour définir cinq règles de sécurité lorsque vous créez des catégories de sécurité dans Office Project Web Access. La structure RBS est également utilisée dans les fonctionnalités suivantes : Assistant Substitution de ressources, Analyseur de porte-documents, Créer une équipe à partir de l’entreprise dans Office Project Professional 2007, Créer une équipe dans Office Project Web Access et deux catégories de sécurité par défaut, en l’occurrence Mes subordonnés et Mes ressources. Si vous envisagez d’utiliser ces fonctionnalités et la liste des ressources d’entreprise, vous devez envisager l’utilisation de la structure RBS.

Déterminer le processus

Pour planifier une structure RBS efficace, commencez par déterminer le processus d’affectation de ressources utilisé dans votre organisation. Par exemple :

Le responsable de ressources affecte-t-il des ressources ?
Un responsable de projet sélectionne-t-il une équipe puis affecte-t-il des ressources aux tâches ?
Les deux opérations se produisent-elles ?
Le processus est-il de type collaboration ?
Une organisation ou un groupe prend-il des décisions en matière de dotation en personnel ?

La structure RBS a le plus grand impact sur le processus d’affectation des ressources lorsqu’un responsable de ressources est chargé de l’affectation de ressources. Elle est moins importante lorsque le processus d’affectation est de type collaboration ou relève de la responsabilité d’un groupe au sein de votre organisation. Elle a un impact faible, voire minimal, sur le processus d’affectation des ressources lorsque les responsables de projet sont chargés de la gestion des ressources.

Déterminer les objectifs

Ensuite, déterminez les objectifs de votre organisation en matière de sécurisation de l’environnement de la gestion des projets. Par exemple :

Une administration minimale est-elle un objectif pour votre organisation ?
Votre organisation permet-elle généralement aux personnes d’afficher et de modifier toutes les données de projet et de ressource ou préfère-t-elle limiter les privilèges d’accès et de modification ?
Si vous souhaitez limiter l’accès aux données, un utilisateur situé dans un groupe ou une division de l’organisation doit-il être en mesure d’afficher les données des autres utilisateurs appartenant au même groupe ou à la même division ?

Si votre organisation souhaite un système sécurisé également facile à administrer, la structure RBS joue un rôle primordial. Si le style de gestion de projet de votre organisation est généralement moins défini ou est décentralisé, la structure RBS peut jouer un rôle moins important dans le modèle de sécurité de votre organisation.

Déterminer la méthode

Enfin, identifiez la méthode que votre organisation utilise pour déterminer si une ressource est appropriée pour un projet. Par exemple :

La structure de l’organisation ou des services est-elle importante ?
L’emplacement géographique d’une ressource est-il important ?
Les compétences d’une ressource sont-elles un facteur important pour la détermination de ses affectations ?
Quel est l’ordre de priorité des trois éléments ci-dessus ?

Les réponses à ces questions peuvent vous aider à déterminer la structure appropriée pour le code RBS de votre organisation. La plupart des organisations peuvent utiliser l’une des trois options suivantes :

une structure RBS basée sur l’organisation ;
une structure RBS basée sur des critères géographiques ;
une structure RBS modifiée basée sur une organisation.

Étant donné que vous ne pouvez implémenter qu’un seul code RBS, il est important d’identifier la structure la plus appropriée pour votre organisation. Vous pouvez modifier votre structure RBS au fil du temps, mais la mise en œuvre d’une nouvelle structure RBS alors que vous utilisez déjà Office Project Server 2007 pour gérer les projets constitue un ajustement majeur.

Planifier les ressources

Les ressources d’entreprise sont les personnes, l’équipement et le matériel qui permettent d’effectuer des tâches dans un projet d’entreprise. Les ressources d’entreprise font partie de la liste des ressources de votre organisation et sont stockées de manière centralisée dans la base de données Office Project Server 2007. Vous pouvez créer la liste des ressources d’entreprise que les responsables de projets utiliseront lors de l’affectation des ressources aux tâches dans les projets, en ajoutant des ressources à la liste des ressources d’entreprise ou en important des ressources. Vous devez définir le contenu du modèle global d’entreprise avant d’ajouter des ressources à la liste des ressources d’entreprise.

Lorsque vous installez Office Project Server 2007, un seul compte d’utilisateur Project Server est stocké dans la base de données Project Server : le compte d’utilisateur Windows qui a été identifié en tant qu’administrateur de batterie pendant l’installation. Tous les autres comptes d’utilisateurs doivent être ajoutés à la base de données Project Server.

Avant de pouvoir correctement créer et gérer la liste des ressources d’entreprise pour votre organisation, vous devez soigneusement définir, documenter et créer vos champs personnalisés de ressource d’entreprise. En outre, dans les organisations de grande envergure, le processus de remplissage initial de la liste des ressources d’entreprise est tout aussi important que celui consistant à maintenir précise et à jour la liste des ressources d’entreprise. Le suivi des modifications importantes apportées aux informations des ressources stockées et gérées dans la liste des ressources d’entreprise peut être une activité à temps plein.

Avant de créer votre liste des ressources d’entreprise pour Office Project Server 2007, vous devez déterminer votre point de départ. Le processus d’ajout de ressources à la liste des ressources d’entreprise varie selon la situation dans laquelle vous vous trouvez :

Démarrage avec de nouveaux projets — Une préparation minimale est nécessaire pour ce scénario. Le processus est simplifié si vous pouvez rassembler toutes les informations de ressources requises dans un seul document. Vous pouvez créer une liste sur papier. Ensuite, vous importez vos ressources identifiées depuis Active Directory ou un magasin d’appartenances (membership) si vous utilisez l’authentification par formulaires. Vous pouvez également collecter ces informations à l’aide de Microsoft Office Excel 2007. Ensuite, vous importez la feuille de calcul obtenue dans Office Project Professional 2007 et l’enregistrez dans la base de données Project Server.
Migration de projets actifs — Dans ce scénario, plusieurs projets sont actuellement gérés avec Microsoft Project 2000, Microsoft Project 2002 ou Microsoft Project 2003 et les projets sont généralement enregistrés dans une base de données. Chaque projet peut utiliser un nom de ressource, une échelle tarifaire ou un calendrier différent pour la même ressource. Pour simplifier la migration de ces projets vers Office Project Server 2007, il peut être utile de standardiser l’utilisation des ressources dans votre organisation et de faire en sorte que tous les projets utilisent une définition cohérente des ressources.
Création de la liste des ressources d’entreprise — Dans ce scénario, vous créez la liste des ressources d’entreprise dans Office Project Professional 2007. À l’aide de Project Professional, connectez-vous à Office Project Server 2007 et extrayez la liste des ressources d’entreprise. Entrez les ressources et enregistrez la liste des ressources d’entreprise.

Planifier les champs personnalisés

Office Project 2007 inclut des champs supplémentaires qui peuvent être personnalisés. Un champ est un emplacement dans une feuille, un formulaire ou un graphique, qui contient un type spécifique d’informations sur une tâche, une ressource ou une affectation. Par exemple, dans une feuille, chaque colonne est un champ. Dans un formulaire, un champ est une zone nommée ou un emplacement dans une colonne. Dans Office Project 2007, les champs qui peuvent contenir des données personnalisées sont le texte, les indicateurs, les nombres, les dates, le coût, les durées, ainsi que les dates de début et de fin. Vous pouvez personnaliser ces champs afin d’obtenir les informations souhaitées à l’aide de formules, de calculs de valeurs spécifiques ou d’indicateurs graphiques.

Par exemple, vous pouvez écrire vos propres formules, y compris les références à d’autres champs, dans un champ personnalisé. Vous pouvez créer une liste de valeurs d’un champ personnalisé pour garantir l’entrée rapide et précise des données. Vous pouvez afficher un indicateur graphique dans un champ personnalisé à la place des données réelles. De cette façon, vous pouvez rapidement déterminer si les données de ce champ répondent à certains critères, par exemple si elles n’appartiennent pas à la plage spécifiée ou si des ressources sont surutilisées. Vous pouvez également créer une structure hiérarchique des champs personnalisés pour des informations dans votre projet. Par exemple, vous pouvez associer les codes de coût de votre société aux données de votre projet. Une fois que vous avez créé cette structure et appliqué ces champs personnalisés à vos données, vous pouvez facilement utiliser ces champs pour filtrer, trier et de regrouper les données du projet.

Dans Office Project 2007, il existe deux types de champs personnalisés : les champs locaux et les champs d’entreprise. Les champs personnalisés locaux sont utilisés par le responsable de projet dans l’étendue d’un projet particulier. Les champs personnalisés d’entreprise sont utilisés par le Bureau de gestion de projet (PMO) pour collecter des données en vue de la création de rapports de report à l’échelle de l’entreprise. Pour les champs personnalisés de projet et de tâche d’entreprise, Office Project Server 2007 prend en charge la notion d’étendue à un programme spécifique (collection de projets). De cette façon, un champ personnalisé d’entreprise peut être défini de manière à s’appliquer à un sous-ensemble de projets.

Planifier les catégories

Les catégories définissent des ensembles courants de besoins d’accès aux données, généralement alignés sur les divisions de l’entreprise, les services ou autres limites de projet. Les catégories sont des ensembles de projets, de ressources, d’affectations et d’affichages. Les catégories définissent l’étendue des informations accessibles, en fournissant plusieurs types d’accès aux données pour les groupes ou les utilisateurs. Les catégories sont des ensembles d’objets de sécurité. Il est conseillé d’utiliser les catégories avec modération. Lorsque vous utilisez des catégories, associez-leur des règles de sécurité. Les règles de sécurité permettent de définir les membres d’une catégorie. Ces règles peuvent être activées dans chaque catégorie. Une fois activées, les règles examinent les autorisations accordées à chaque utilisateur sur la catégorie et appliquent les autorisations à tous les projets renvoyés par la règle pour l’utilisateur concerné. Les règles permettent à une catégorie et aux autorisations d’être dynamiques. Vous pouvez créer des catégories personnalisées pour fournir de nouvelles méthodes d’accès aux données des projets, des ressources et des affichages. Project Web Access comporte les catégories par défaut suivantes :

Mes tâches — Cette catégorie concerne les différents membres de l’équipe affectés à des tâches dans un ou plusieurs projets d’entreprise. Elle accorde aux utilisateurs l’autorisation d’afficher les documents, problèmes et risques Microsoft Windows SharePoint ™ Services, ainsi que les feuilles de temps et les rapports d’état liés aux projets auxquels ils sont affectés.
Mes projets — Cette catégorie concerne les responsables de projets. Cette catégorie accorde aux responsables de projet l’accès en lecture et en écriture aux plans de projet qu’ils ont créés. Par défaut, les responsables de projets peuvent afficher toutes les ressources d’entreprise.
Mes ressources — Cette catégorie concerne les responsables de ressources. Cette catégorie utilise une règle de sécurité basée sur la structure RBS et n’est utile que lorsque celle-ci est définie.
Mes subordonnés — Cette catégorie concerne les responsables de ressources qui doivent être en mesure d’approuver les feuilles de temps.
Mon organisation — Cette catégorie permet d’accorder l’accès à toutes les informations dans l’organisation. Cette catégorie concerne les membres d’un Bureau de gestion de projet (PMO), les cadres dans une organisation et autres utilisateurs clés qui doivent pouvoir afficher les projets et les ressources dans l’ensemble de l’organisation.

Vous pouvez ajouter autant de catégories de sécurité personnalisées que nécessaire pour créer un modèle de sécurité Office Project Server 2007 répondant aux besoins spécifiques des utilisateurs et des groupes dans votre organisation. À titre d’exemple, une catégorie personnalisée peut être nécessaire lorsque votre structure RBS est configurée de telle sorte que deux personnes travaillant sur le même projet ne puissent pas y accéder toutes les deux. Cela peut se produire si votre structure RBS a été organisée selon un critère géographique et que les utilisateurs sont disséminés. La création d’une catégorie personnalisée permet aux utilisateurs disséminés d’accéder au projet.

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