Installer le complément Outlook pour Project Server 2007
Mis à jour: novembre 2006
Dernière rubrique modifiée : 2011-02-25
Cet article indique comment installer et configurer le complément Microsoft Office Outlook pour les utilisateurs Project Web Access en vue de son utilisation avec Project Server 2007.
.gif "Note") Remarque : |
|---|
| Les informations sur l’utilisation proprement dite du complément Outlook seront fournies dans la section des opérations à une date ultérieure. |
Vue d’ensemble de l’intégration d’Outlook à Project Server 2007
Dans Project Server 2003, une fonctionnalité a été réintroduite afin que les membres de l’équipe puissent suivre l’avancement des affectations au sein du calendrier et des rappels Outlook. Elle offrait une autre possibilité aux utilisateurs qui recouraient essentiellement à Outlook, plutôt qu’à Project Web Access, pour entrer et mettre à jour leurs heures à l’attention du responsable de projet.
Tandis que l’avancement est toujours indiqué pour les affectations en fonction de la méthode de suivi sélectionnée, dans Project Server 2007, l’intégration d’Outlook a été améliorée des points de vue suivants :
possibilité d’effectuer une intégration aux tâches ou calendriers Outlook ;
entrée de l’utilisation des affectations dans la feuille de temps à l’aide des champs suivants : Facturables, Non facturables, Heures supplémentaires et Heures supplémentaires non facturables.
Parallèlement au Centre des tâches et à la Feuille de temps Project Web Access, l’intégration d’Outlook offre une autre méthode aux membres de l’équipe pour indiquer la progression et enregistrer l’utilisation de leurs affectations. Grâce à l’importation des affectations à partir de Project Server et à la saisie des heures à partir de Microsoft Outlook, cette méthode simplifie la façon dont les utilisateurs suivent leurs heures.
Composants requis
Les composants suivants sont requis pour l’installation du complément Outlook pour Project Server 2007 :
un compte Project Web Access valide ;
Microsoft Office Outlook version 2003 ou 2007 ;
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Avertissement :Le complément Project 2007 pour Outlook n’est pas pris en charge par Microsoft Outlook 2010. complément Microsoft Office 2007 Project Web Access pour Outlook.
Installer le complément Outlook
Ouvrez Project Web Access, puis dans le menu de lancement rapide, dans la section Mon travail, cliquez sur Mes tâches.
Dans la page Mes tâches, dans le menu Actions, cliquez sur Configurer la synchronisation avec Outlook.
Dans la page Synchroniser les tâches avec Outlook, cliquez sur Télécharger.
Dans la boîte de dialogue Téléchargement de fichier - Avertissement de sécurité vous demandant si vous souhaitez exécuter ou enregistrer ce fichier, cliquez sur Exécuter pour installer le complément Outlook maintenant.
Dans la boîte de dialogue Téléchargement de fichier - Avertissement de sécurité vous demandant de confirmer votre choix, cliquez sur Exécuter pour continuer.
Dans l’écran d’accueil, cliquez sur Installer pour commencer l’installation.
Remarque :Il est fortement recommandé de fermer toutes les instances de Microsoft Outlook sur l’ordinateur sur lequel vous installez le complément Outlook. Lorsque l’installation se termine correctement, une boîte de dialogue indiquant que le complément Outlook a été installé avec succès s’affiche. Cliquez sur OK.
Lorsque l’installation est terminée, les éléments suivants sont ajoutés aux options de menu Outlook :
Dans le menu Outils, le fait de sélectionner Project Web Access affiche les options suivantes :
Importer les nouvelles affectations : établit une connexion à Project Server et importe toute nouvelle affectation dans Outlook.
Mettre à jour Project Web Access : établit une connexion à Project Server et met à jour Project Web Access avec les modifications que vous avez apportées dans Outlook.
Page d’accueil Project Web Access : ouvre la page d’accueil de Project Web Access. L’emplacement de la page d’accueil Project Web Access est configuré dans la page de propriétés de Project Web Access.
Aide : affiche l’intégration d’Outlook dans l’aide Project Web Access.
Configurer le complément Outlook
Pour Project Server 2007, la configuration du complément Outlook est effectuée dans la page de propriétés de Project Web Access qui est ajoutée dans Outlook.
Pour accéder à la page de propriétés de Project Web Access
Ouvrez Outlook.
Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis cliquez sur l’onglet Project Web Access.
La page Propriétés de Project Web Access vous permet de configurer les options suivantes :
Intégrer avec
Importation d’affectations
Options d’affectation
Options avancées
Intégrer Outlook à Project Web Access
La section Intégrer avec de la page de propriétés de Project Web Access vous permet d’intégrer Outlook à Project Web Access de deux manières :
Tâches Outlook : cette méthode vous permet de suivre les affectations de projet sous forme de tâches dans le dossier Tâches.
Calendriers Outlook : cette méthode vous permet de suivre vos tâches de projet sous forme de rendez-vous dans votre calendrier.
Effectuer une intégration aux tâches Outlook
Le fait de sélectionner Tâches Outlook dans la section Intégrer avec de la page de propriétés de Project Web Access place les affectations importées à côté des tâches initialement créées dans Outlook.
Les avantages de l’utilisation des tâches Outlook sont les suivants :
affichage de la liste des affectations par jour, semaine ou mois ;
suivi de plusieurs affectations ;
utilisation de la fonctionnalité indicateur pour signaler une tâche comme étant terminée ou pour lui associer un rappel indiquant la nécessité d’y travailler à une date spécifique ;
indication de l’avancement et de l’utilisation.
Effectuer une intégration aux calendriers Outlook
Le fait de sélectionner Calendrier Outlook dans la section Intégrer avec de la page de propriétés de Project Web Access place les affectations importées dans le calendrier Outlook, où les utilisateurs pourront indiquer l’avancement et l’utilisation.
Les avantages de l’utilisation des calendriers Outlook sont les suivants :
possibilité pour les utilisateurs d’afficher les affectations avec les rendez-vous pour le jour, la semaine ou le mois ;
possibilité d’afficher les heures pour lesquelles aucun autre rendez-vous n’est planifié, ce qui permet à l’utilisateur de faire abstraction de la plage horaire ouverte dans l’agenda pour se concentrer sur l’affectation ;
possibilité de configurer les rappels afin que l’utilisateur soit averti lorsque leur période de validité commence ou arrive à échéance ;
indication de l’avancement et de l’utilisation.
Ouvrez Outlook. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis cliquez sur l’onglet Project Web Access.
Pour configurer l’option Intégrer avec :
Ouvrez Outlook.
Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis cliquez sur l’onglet Project Web Access.
Dans la page de propriétés de Project Web Access, accédez à la section Intégrer avec et sélectionnez l’une des options suivantes :
Tâches Outlook
Calendrier Outlook
Cliquez sur OK.
Importation d’affectations
La section Importation d’affectations vous permet de déterminer la façon dont les affectations dans Project Web Access seront importées dans Outlook. Cela consiste à déterminer le critère d’une importation, à autoriser les utilisateurs à administrer la plage de dates et à déterminer la façon dont les affectations seront réceptionnées (manuellement ou automatiquement).
Plage de dates
Le paramètre Plage de dates permet aux utilisateurs de spécifier la plage de dates pour les affectations qui seront importées dans Outlook à partir de Project Web Access. Les options suivantes sont disponibles :
Plage de dates Project Web Access : lorsque cette option est sélectionnée, toutes les affectations de l’utilisateur seront importées dans Outlook.
(Nombre) (jours, semaines, mois) suivants : lorsque cette option est sélectionnée, toutes les affectations de l’utilisateur qui sont arrivées à échéance dans la période spécifiée (par exemple, 2 jours suivants) seront importées dans Outlook.
Importer de Project Web Access vers Outlook
Vous pouvez utiliser ce paramètre pour importer des affectations à partir de Project Web Access vers Outlook manuellement (option par défaut) ou à intervalles réguliers.
Manuellement uniquement : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas importer automatiquement les affectations à intervalles réguliers et que vous n’effectuerez l’importation que manuellement. Pour importer des affectations manuellement, cliquez sur le bouton de barre d’outils Importer les affectations ou, dans Outlook, ouvrez le menu Outils, choisissez l’option Project Web Access et cliquez sur Importer les affectations.
Tous les (nombre) (heures, jours, semaines, mois) à partir de (date) (heure) : sélectionnez cette option si vous souhaitez importer les affectations à intervalles réguliers en commençant à une date/heure spécifique. Après Tous les, indiquez le nombre d’heures, de jours, de semaines ou de mois dans les zones correspondantes, puis entrez la date ou l’heure à laquelle la prochaine mise à jour doit se produire.
Afficher une boîte de dialogue de confirmation avant l’importation
L’option Afficher une boîte de dialogue de confirmation avant l’importation affiche automatiquement l’écran de confirmation Importer les affectations de Project Web Access chaque fois que l’utilisateur clique sur le bouton Importer les nouvelles affectations. Cet écran répertorie les affectations qui seront ajoutées à Outlook. Le fait de cliquer sur OK termine l’opération.
L’option Afficher une boîte de dialogue de confirmation avant l’importation est activée par défaut.
Mettre à jour les affectations
Une fois que l’utilisateur a entré l’avancement et l’utilisation d’une affectation importée dans Outlook, ces informations doivent être mises à jour dans le Centre des tâches et la Feuille de temps Project Web Access. Il existe deux méthodes pour mettre à jour les heures entrées manuellement :
Dans la page Détails de l’affectation, le fait de cliquer sur Enregistrer dans PWA met à jour l’affectation spécifique.
Dans la barre d’outils Outlook, le fait de cliquer sur Mettre à jour vers Project Server met à jour toutes les affectations là où des modifications sont détectées.
La configuration du processus afin d’automatiser la mise à jour pour toute l’utilisation s’effectue dans la section Mise à jour d’affectations.
Mettre à jour à partir d’Outlook vers Project Web Access
Ce paramètre vous permet d’envoyer à Project Web Access les mises à jour d’affectation que vous avez apportées dans Outlook. Vous pouvez configurer cette opération afin qu’elle soit réalisée manuellement (option par défaut) ou à intervalles réguliers.
Manuellement uniquement : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas envoyer automatiquement vos mises à jour d’affectation Outlook à Project Web Access et que vous n’effectuerez l’envoi que manuellement. Pour effectuer une mise à jour manuelle depuis Outlook vers Project Web Access, cliquez sur le bouton de barre d’outils Mettre à jour Project Web Access ou, dans Outlook, ouvrez le menu Outils, choisissez l’option Project Web Access et cliquez sur Mettre à jour Project Web Access.
Tous les (nombre) (heures, jours, semaines, mois) à partir de (date) (heure) : sélectionnez cette option si vous souhaitez envoyer vos mises à jour d’affectation Outlook à Project Web Access à intervalles réguliers en commençant à une date/heure spécifique. Après Tous les, indiquez le nombre d’heures, de jours, de semaines ou de mois dans les zones correspondantes, puis entrez la date ou l’heure à laquelle la prochaine mise à jour doit se produire.
Afficher une boîte de dialogue de confirmation avant la mise à jour
L’option Afficher une boîte de dialogue de confirmation avant la mise à jour affiche automatiquement la liste des mises à jour d’affectation Outlook envoyées à Project Web Access lorsqu’une mise à jour vers Project Web Access est exécutée. Cette option est activée par défaut.
Options avancées
La section Options avancées vous permet de configurer les informations de connexion Project Web Access ainsi que la manière dont les affectations du projet affichent l’état et envoient les rappels dans Outlook.
Nom de connexion Project Web Access
La section Nom de connexion Project Web Access vous permet de définir vos URL et informations de connexion Project Web Access en cliquant sur le bouton Informations de connexion.
L’écran Informations de connexion met à votre disposition les options suivantes :
URL de Project Web Access : entrez l’URL de votre page d’accueil Project Web Access. Après avoir entré l’URL, vous pouvez vérifier si vous pouvez vous connecter à la page en cliquant sur le bouton Tester la connexion (sous réserve que vous soyez autorisé à accéder à la page avec vos informations de compte).
Lors de la connexion : vous pouvez spécifier s’il faut utiliser un compte Windows (option par défaut) ou un compte d’utilisateur authentifié par formulaire. Si vous utilisez un compte authentifié par formulaire, vous devez entrer le mot de passe associé à ce compte.
Remarque :Les comptes Project Server ne sont plus valides dans Project Server 2007. Pour plus d’informations sur les méthodes d’authentification Project Server 2007, voir Configuration de l’authentification Project Server 2007 <lien à venir>.
Importation d’affectations
La section Importation d’affectations de la section Options avancées vous permet de configurer les options suivantes :
Afficher la disponibilité pour le rendez-vous d’affectation de projet en tant que : – si vous définissez cette option, lorsque les utilisateurs planifient des réunions, le délai imparti pour l’affectation s’affiche, auquel est associé l’un des états suivants :
Libre
Provisoire
Occupé
Absent(e) du bureau
Lors de l’importation de Project Web Access vers Outlook : cette section définit la façon dont les rappels sont affichés pour les affectations dans Outlook. Vous pouvez opérer votre choix parmi trois options :
Utiliser le paramètre par défaut d’Outlook pour les rappels
Ne jamais créer de rappels
Toujours créer des rappels : ce paramètre vous permet également de définir la période antérieure à l’affectation au cours de laquelle vous recevrez un rappel.