Configuration de l’approbation des activités hors projet
Mis à jour: février 2009
Dernière rubrique modifiée : 2009-01-29
Contrairement aux mises à jour des tâches, les activités hors projet et les feuilles de temps de Project Web Access ne sont pas toujours révisées ni approuvées par le propriétaire ou le gestionnaire de plan de projet, de plan d'activité ou de proposition. L'organisation peut configurer un processus pour lequel certaines, toutes ou aucune des entrées de feuille de temps ne nécessite d'approbation.
Si un processus formel d'approbation est établi, l'organisation doit planifier le processus en fonction des imprévus et guider l'administrateur de Project Server pour configurer l'outil servant à gérer le processus. Ces activités incluent, entre autres, la définition des critères pour les catégories d'activités hors projet, le mode de création de feuille de temps, la période des envois et la fermeture des périodes de feuille de temps.
Une des premières étapes de la configuration consiste à désigner un gestionnaire de feuille de temps pour chaque ressource. Le gestionnaire de la feuille de temps est chargé de réviser les envois d'activités hors projet et de feuille de temps. Par défaut, le gestionnaire de feuille de temps et l'utilisateur sont la même personne. Cela permet l'approbation automatique de la feuille de temps.
Vous devez tenir compte de ce qui suit avant de désigner et d'approuver le gestionnaire de feuille de temps et pour chaque personne dans Project Web Access :
Déterminer qui et combien de niveaux de gestionnaires de feuille de temps sont requis.
Affecter un gestionnaire de feuille de temps à chaque ressource.
Routage d'approbation fixe : cette option détermine le gestionnaire de feuille de temps suivant. L'expéditeur de la feuille de temps ne peut pas sélectionner un nouveau gestionnaire de feuille de temps. Les gestionnaires de feuille de temps de deuxième niveau ne connaissent pas cette restriction.
Les gestionnaires de projets et les gestionnaires de ressources peuvent être désignés en tant que gestionnaires de feuille de temps pour les ressources. Il peuvent également fournir la fonction pour une personne dédiée. La décision varie selon les critères définis par l'organisation.
Par exemple, un service informatique se compose de services d'administration informatique et de programmation informatique. Il existe des zones individuelles de compétences et de responsabilités au sein de chaque division. Le chef de service est la directrice, Eva Corets. Peter J. Krebbs gère la zone administrative et Brad Sutton est son homologue pour le secteur de la programmation et du développement. Peter et Brad sont sous les ordres d'Eva et ild possèdent chacun une équipe composée de 30 personnes aux rôles et fonctions divers. Peter et Brad sont les gestionnaires de feuille de temps pour chaque équipe. Eva est le gestionnaire de feuille de temps pour Peter et Brad. Elle approuve les activités hors projet que Peter et Brad lui soumettent. Elle peut également approuver les feuilles de temps que les équipes de Peter et Brad soumettent. Cependant, la plupart des propositions sont effectuées par Peter et Brad selon les instructions qu'ils ont élaborées.
Une fois les activités hors projet et le processus de feuilles de temps planifiés, les autorisations de sécurité sont accordées aux gestionnaires de feuille de temps. La désignation du gestionnaire de feuille de temps s'applique pour chaque ressource. Les autorisations requises sont Afficher les approbations, Afficher l'approbation de feuille de temps et Accepter les feuilles de temps. Le modèle de sécurité du gestionnaire de ressource et le modèle de l'administrateur contiennent ces autorisations par défaut. En outre, un gestionnaire de feuille de temps doit avoir l'autorisation de la catégorie de ressource pour les feuilles de temps d'approbation, afin d'être l'approbateur final de la feuille de temps d'un utilisateur spécifique.
Gestionnaire de feuille de temps
Un gestionnaire de feuille de temps est désigné via les options Liste des ressources d'entreprise, Centre de ressources ou Gérer les utilisateurs. Si les gestionnaires de feuille de temps sont appliqués aux ressources génériques ou d'équipes, la liste des ressources de l'entreprise ou le centre de ressources sont des options pour afficher une liste d'utilisateurs dans Project Web Access. L'option Gérer les utilisateurs permet d'afficher des comptes qui se connectent uniquement à Project Web Access. Le Centre de ressources correspond également à l'endroit à l'administrateur peut effectuer une Modification en bloc des ressources. Cela a pour résultat de rendre les entrées de données et le réalignement d'organisation beaucoup plus efficaces pour le champ Gestionnaire de feuille de temps.
Le gestionnaire de feuille de temps est entré dans la section Attributs d'affectation des propriétés d'utilisateur pour chaque ressource.
Vous pouvez également cliquer sur Parcourir pour sélectionner une liste d'utilisateurs de Project Web Access avec l'autorisation globale Accepter les feuilles de temps. Une liste de gestionnaires de feuille de temps pour chaque ressource s'affiche dans le Centre de ressources ou la liste des ressources de l'entreprise lorsque le gestionnaire de feuille de temps d'un utilisateur est configuré dans l'option Attributs d'affectation.
Si le compte d'un individuel est répertorié comme gestionnaire de feuille de temps, les catégories d'activités hors projet nécessitant l'approbation et l'ensemble de la feuille de temps sont automatiquement approuvés. L'état Approuvé est désigné sur la liste de feuille de temps de l'utilisateur avec un commentaire de transaction de l'approbation automatique généré par le système.
Vous pouvez également laisser le champ Gestionnaire de feuille de temps de la section Attributs d'affectation vide. Dans ce cas, les utilisateurs doivent spécifier un gestionnaire de feuille de temps lorsqu'ils envoient une feuille de temps. Si l'intance de Project Server est configurée pour utiliser l'option Itinéraire d'approbation fixe (configurée dans la page Paramètres et valeurs par défaut de feuille de temps), les utilisateurs qui n'ont pas de gestionnaire de feuille de temps spécifique ne peuvent pas envoyer de feuilles de temps. Si l'option Itinéraire d'approbation fixe est activée dans la page Paramètres et valeurs par défaut de feuille de temps et le gestionnaire de feuille de temps n'est pas le membre d'équipe qui envoie le temps, la feuille de temps est automatiquement envoyé pour approbation au gestionnaire de feuille de temps désigné.
Autorisations globales
Les utilisateurs qui disposent d'autorisations d'administrateur pour Project Web Access recevoient automatiquement des autorisations pour réviser et approuver les activités hors projet, et les feuilles de temps. Les utilisateurs qui sont chargés de réviser et d'approuver des activités hors projet nécessitent au moins l'autorisation globale Accepter les feuilles de temps et Approuver les feuilles de temps
Pendant que les autorisations pour approuver les demandes d'activités hors projet pour les gestionnaires de feuille de temps sont configurées, les autorisations suivantes doivent être prises en considération afin de traiter les demandes de feuille de temps :
Afficher l'approbation de feuille de temps
Accepter les feuilles de temps
Approuver les feuille de temps
Afficher la feuille de temps de substitution
Outre l'approbation des activités hors projet, les gestionnaires de feuille de temps vérifient et approuvent d'autres demandes de feuille de temps. La configuration requise pour l'approbation des feuilles de temps est traitée dans la rubrique suivante.
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