Installer et configurer le complément Project 2007 pour Outlook

Mis à jour: octobre 2010

 

Dernière rubrique modifiée : 2010-10-25

Les utilisateurs peuvent sélectionner le lien Configurer la synchronisation avec Outlook dans le menu Actions de la page Mes tâches afin de fournir un fichier exécutable téléchargeable pour installer le complément Microsoft Office Project 2007 pour Outlook. L’autorisation globale Télécharger le complément Project Web Access d’Outlook est activée par défaut pour tous les utilisateurs. Le complément est disponible depuis le menu pour tous les utilisateurs, à moins d’avoir été explicitement interdite.

Conditions requises

Le complément Project 2007 pour Outlook requiert les conditions suivantes :

• Compte Project Web Access valide

• Office Outlook 2003 ou Microsoft Office Outlook 2007

Important :
Le complément Project 2007 pour Outlook n’est pas pris en charge par Microsoft Outlook 2010.

Installation du complément pour Outlook

Les utilisateurs peuvent cliquer sur Télécharger maintenant, puis choisir Exécuter pour installer immédiatement le complément pour Outlook ou Enregistrer pour enregistrer le fichier (PsOlkAddin.exe) sur l’ordinateur local, afin de l’installer ultérieurement. L’assistant d’installation guide l’utilisateur au long de la procédure d’installation du complément.

Au prochain lancement de Microsoft Outlook, les composants suivants sont configurés pour terminer l’installation :

• Importer les nouvelles affectations et Mettre à jour Project Web Access sont ajoutés à la barre d’outils d’Outlook.

• Les utilisateurs sélectionnent le menu Outils, puis cliquent sur Project Web Access pour consulter les paramètres de configuration du complément pour Outlook.

Le compte et l’URL Project Web Access qui sont utilisés pour se connecter au complément et le télécharger dans le menu Actions sont automatiquement configurés dans Microsoft Outlook au démarrage d’Outlook.

Configuration du complément pour Outlook

Une fois les composants installés dans Outlook, les utilisateurs peuvent configurer le complément via la page des propriétés de Project Web Access qui est ajoutée à Microsoft Outlook. Les utilisateurs effectuent les étapes suivantes pour accéder à la page de propriétés de Project Web Access.

1. Démarrez Microsoft Outlook.

2. Dans le menu Outils, sélectionnez Options.

3. Cliquez sur l’onglet Project Web Access.

L’onglet Project Web Access contient les sections suivantes :

• Intégrer avec

• Importation d’affectations

• Mise à jour d’affectations

• Options avancées

Intégrer avec

Dans Microsoft Office Project Server 2003, l’importation d’affectations a entraîné l’ajout de l’option Intégrer avec au calendrier Outlook et généré des rappels. Pour Microsoft Office Project Server 2007, l’option Intégrer avec dans la page des propriétés de Project Web Access sert à l’intégration aux Tâches Outlook ou au Calendrier Outlook. Les Tâches Outlook sont activées pour l’option Intégrer avec par défaut. Les deux options donnent aux utilisateurs des capacités de gestion du temps par le biais de leurs fonctionnalités Outlook pour gérer leur travail et leur planning.

Tâches Outlook

Les utilisateurs peuvent sélectionner Tâches Outlook dans la section Intégrer avec de la page de propriétés de Project Web Access pour placer les affectations importées au côté des tâches initialement créées dans Outlook.

Les utilisateurs peuvent bénéficier des avantages suivants des Tâches Outlook

• Afficher la liste des affectations par jour, semaine ou mois.

• Surveiller plusieurs affectations.

• Utiliser la fonctionnalité d’indicateur pour indiquer qu’une tâche est terminée ou rappeler de travailler sur la tâche à une date spécifique.

• Rapporter l’état d’avancement et d’utilisation.

Calendrier Outlook

La deuxième option de la section Intégrer avec de la page des propriétés Project Web Access vise à l’intégration au Calendrier Outlook. Les utilisateurs peuvent ajouter des affectations importées au calendrier et produire des rapports d’avancement et d’utilisation.

Les utilisateurs peuvent bénéficier des avantages suivants dans Calendrier Outlook :

• Afficher les affectations avec les rendez-vous pour le jour, la semaine ou le mois ;

• Afficher les heures spécifiques où aucun autre rendez-vous n’est planifié. Les utilisateurs peuvent réserver la plage horaire ouverte dans l’agenda pour se concentrer sur l’affectation ;

• Configurer des rappels pour signaler qu’elles démarrent ou qu’elles sont en retard ;

• Faire des rapports d’avancement et d’utilisation.

Importation d’affectations

Les utilisateurs peuvent déterminer le critère justifiant qu’une importation administre la Plage de dates et si les affectations sont reçues manuellement ou automatiquement. Les options de configuration suivantes sont disponibles dans la section Importation d’affectations de la page des propriétés de Project Web Access.

• Plage de dates. Permet aux utilisateurs de spécifier la plage de dates pour les affectations qui sont importées. Lorsque l’option Plage de dates de Project Web Access est sélectionnée, toutes les affectations relatives à l’utilisateur sont ajoutées dans Tâches Outlook ou Calendrier. L’option Date Range permet aux utilisateurs de sélectionner les affectations qui sont attendues dans un nombre spécifique de jours, semaines ou mois.

• Importer à partir de Project Web Access. Les utilisateurs spécifient une importation Manuelle ou Automatique.

  • L’option Manuellement uniquement est sélectionnée par défaut.

  • Tous les (X) pendant une période de temps spécifiée (jours, semaines ou mois) et Prochaine mise à jour spécifient l’importation automatique des affectations de tâches dans Outlook, depuis Project Web Access.

• Afficher une boîte de dialogue de confirmation avant l’importation. Activée par défaut lorsque les utilisateurs cliquent sur Importer les nouvelles affectations. Une confirmation affiche les affectations qui seront ajoutées.

Mettre à jour les affectations

Après que les informations d’avancement et d’utilisation ont été entrées pour une affectation importée dans Outlook, l’utilisation doit être mise à jour dans la page Mes tâches PWA et Mes feuilles de temps. Vous pouvez mettre manuellement à jour les heures entrées de deux manières.

1. Dans la page Détails de l’affectation, les utilisateurs cliquent sur Enregistrer dans PWA pour mettre à jour l’affectation spécifique.

2. Dans la barre d’outils Outlook, les utilisateurs cliquent sur Mettre à jour vers Project Server pour mettre à jour toutes les affectations là où des modifications sont détectées.

Les utilisateurs configurent le processus afin d’automatiser la mise à jour pour toute l’utilisation s’effectue dans la section Mise à jour d’affectations.

Le processus de mise à jour peut être manuel ou automatique. Les utilisateurs spécifient un intervalle de temps, en heures, en jours, en semaines, en mois ou une date spécifique. Par défaut, la mise à jour est définie comme étant manuelle. L’utilisateur est responsable de cliquer sur Mettre à jour vers Project Server.

• Mettre à jour à partir d’Outlook vers Project Web Access spécifie une importation Manuelle ou Automatique.

  • L’option Manuellement uniquement est sélectionnée par défaut.

  • Tous les (X) pendant une période de temps spécifiée (jours, semaines ou mois) et Prochaine mise à jour spécifient l’importation automatique des affectations de tâches dans Outlook, depuis Project Web Access.

Une option visant à Afficher une boîte de dialogue de confirmation avant la mise à jour est également activée par défaut. Cette option fournit un aperçu avant que l’utilisateur procède à la mise à jour de Project Web Access. L’automatisation de la mise à jour à une fréquence spécifiée entraîne également l’envoi d’une confirmation à la fin de la mise à jour. Un courrier électronique est envoyé. L’utilisateur peut choisir de ne pas recevoir cette confirmation en désactivant l’option.

Options avancées

Lorsque le complément pour Outlook est téléchargé et installé, les informations de connexion sont automatiquement configurées avec le compte d’utilisateur utilisé pour se connecter à Project Web Access pour obtenir le fichier exécutable. Le membre de l’équipe peut cliquer sur le bouton Entrer les informations de connexion dans Options avancées pour changer les informations de connexion pour un autre compte ou une autre URL Project Server que celui ou celle d’origine.

Options avancées inclut également les paramètres suivants.

• Afficher la disponibilité pour le rendez-vous d’affectation de projet en tant que. Lorsque les utilisateurs définissent leur disponibilité d’affectation, le temps qui est alloué à l’affectation s’affiche avec l’état sélectionné suivant lors de la planification des réunions :

  • Libre

  • Provisoire

  • Occupé

  • Absent(e) du bureau

• Lors de l’importation de Project Web Access vers Outlook. Cette section définit la façon dont les rappels s’affichent pour les affectations dans Outlook. Vous pouvez opérer votre choix parmi trois options :

  • Utiliser le paramètre par défaut d’Outlook pour les rappels

  • Ne jamais créer de rappels

  • Toujours créer des rappels

Télécharger ce livre

Cette rubrique est incluse dans le livre téléchargeable suivant pour une lecture et une impression plus faciles :

• Gestion des feuilles de temps dans Office Project Server 2007 (en anglais)

Vous trouverez la liste complète des livres disponibles dans la page Livres à télécharger pour Office Project Server 2007.