Processus de planification de réunions volumineuses dans Lync Server 2013

 

Rubrique Dernière modification : 2012-10-22

Étant donné qu’une seule grande réunion à la fois est prise en charge sur le pool de réunions dédié, nous vous recommandons d’implémenter un processus de planification de réunions volumineux pour éviter les conflits de réunions importants. L’objectif de ce processus de planification est de faciliter la configuration de grandes réunions. Cette fonctionnalité n’est pas fournie directement par les clients Lync Server ou Lync Server. Le recours au le système de tickets du support de votre organisation, le cas échéant, est l’une des méthodes disponibles pour mettre en œuvre cette procédure.

Pour les organisateurs de grandes réunions, la planification d’une grande réunion implique d’effectuer les étapes suivantes :

1. Outre la liste de présentateurs, l’organisateur de réunion ou le délégué détermine l’heure, la durée et la taille d’une prochaine réunion. Si la taille de réunion prévue dépasse 250 utilisateurs ou pour garantir la meilleure expérience pour une réunion de moins de 250 utilisateurs, l’organisateur ou le délégué envoie une demande pour une grande réunion.

2. Le personnel chargé de la planification vérifie si la date et l’heure demandées sont disponibles. Comme nous ne prenons en charge qu’une seule grande réunion à la fois sur le pool dédié, le personnel de planification doit vérifier le calendrier des grandes réunions pour déterminer si une autre réunion est planifiée à la date et à l’heure demandées. Si l’heure demandée est disponible, le personnel approuve la demande de réunion.

3. Si la demande est approuvée, le personnel de planification (à l’aide d’informations d’identification sur le pool dédié) utilise le complément de réunion en ligne pour Lync 2013 avec Outlook afin de configurer une réunion sur le pool de grandes réunions dédié. L’URL à utiliser pour participer à la réunion est fournie par le demandeur dans le cadre de l’avis d’approbation.

4. L’organisateur de réunion ou le délégué utilise Outlook pour planifier la réunion suivante en ajoutant l’URL de l’invitation à participer à la réunion. L’organisateur de réunion ou le délégué spécifie alors les utilisateurs à inviter et envoie les invitations à la réunion.

   La figure suivante illustre un flux de travail de demande et d’approbation classique pour la planification de réunions volumineuses.