Fonctionnalités Outlook 2010 dans la messagerie unifiée

 

S’applique à : Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Dernière rubrique modifiée : 2015-03-09

Lorsque vous activez des utilisateurs pour la messagerie unifiée Microsoft Exchange Server 2010, ces derniers peuvent recevoir des messages électroniques, vocaux et de télécopie dans leur boîte de réception individuelle Exchange. Cette rubrique présente les fonctionnalités Microsoft Outlook 2010 pour la messagerie unifiée Exchange 2010 qui permettent aux utilisateurs à messagerie unifiée utilisant Outlook 2010 d'exécuter les actions suivantes :

• voir la transcription pour les messages vocaux ;

• écouter un message vocal à partir du lecteur Windows Media, qui est intégré à un formulaire de message Outlook, ou à partir d'une liste de messages ;

• écouter un message vocal sur un téléphone ;

• configurer des paramètres de messagerie vocale individuels ;

• répondre à un message vocal par un message électronique lorsque les informations de contact de l'expéditeur sont connues ;

• ajouter des numéros de téléphone reçus aux Contacts en utilisant le menu contextuel.

Pour offrir une expérience continue de messagerie vocale à l'utilisateur, Outlook 2010 et Microsoft Office Outlook Web App dans Exchange 2010 proposent un ensemble complet de fonctionnalités de messagerie vocale aux utilisateurs à messagerie unifiée d'Exchange 2010. Ces fonctionnalités intègrent de nombreuses options de configuration de messagerie vocale, l'aperçu de messagerie vocale ainsi que la possibilité de lire un message vocal, soit depuis le volet de lecture au moyen du lecteur Windows Media Player intégré, soit depuis la liste des messages.

• Les fonctionnalités d'Outlook 2010 pour la messagerie unifiée Exchange sont installées avec Outlook 2010. Une fois qu'Outlook 2010 est installé et qu'un utilisateur est activé pour la messagerie unifiée, un onglet Messagerie vocale comportant les paramètres de configuration des messages vocaux est mis à disposition de l'utilisateur à partir du menu Options afin qu'il puisse recevoir ses messages vocaux dans sa boîte aux lettres.

• Lorsque l'utilisateur à messagerie unifiée reçoit un message vocal, ce dernier est envoyé sur le dossier de recherche Messagerie vocaledans ses dossiers de rechercheOutlook 2010. La capture d'écran suivante montre un nouveau message vocal ayant été envoyé sur le dossier de recherche Messagerie vocale :

Dossier de recherche Messagerie vocale

Écran du message de messagerie vocale et aperçu de la messagerie vocale

L'écran de messagerie vocale d'Outlook 2010 et d'Outlook Web App est similaire à l'écran de messagerie électronique par défaut, mais il offre aux utilisateurs une interface qui permet de lire, d'arrêter ou d'interrompre les messages vocaux, de lire les messages vocaux sur un téléphone, ainsi que d'ajouter et de modifier des notes.

L'écran de messagerie vocale comprend le lecteur Windows Media intégré et un champ de notes. Le lecteur Windows Media intégré et le champ Notes s'affichent soit dans le volet de lecture lorsque l'utilisateur visualise un message vocal, soit dans une fenêtre indépendante lorsqu'il l'ouvre. Si les utilisateurs ne sont pas activés pour la messagerie unifiée, ils ne recevront pas de messages vocaux dans leur boîte aux lettres. Ou, s'ils n'ont pas installé Outlook 2010, ils recevront les messages vocaux uniquement sous forme de pièces jointes et l'écran de messagerie vocale ne sera pas disponible.

Options de l'écran de messagerie vocale

Les options de l'écran de messagerie vocale sont disponibles quand un utilisateur accède à sa messagerie vocale à l'aide d'Outlook Web App ou d'Outlook 2010. Les captures d'écran suivantes affichent l'écran de messagerie vocale dans Outlook Web App et Outlook 2010.

Écran de messagerie vocale d'Outlook Web App

Écran de messagerie vocale d'Outlook 2010

Dans Outlook Web App et Outlook 2010, les trois options suivantes sont disponibles dans l'écran de messagerie vocale :

• Contrôles du lecteur Windows Media Les utilisateurs peuvent lire et écouter les messages vocaux en utilisant des haut-parleurs ou un casque. Une fois que vous avez cliqué sur Lire, le lecteur Windows Media passe en mode lecture.

• Émettre au téléphone   Les utilisateurs envoient une demande au serveur de messagerie unifiée pour écouter le message vocal sélectionné sur leur téléphone ou envoient le message vocal à un autre numéro de téléphone qu'ils auront spécifié. Après avoir cliqué sur Émettre au téléphone, la boîte de dialogue Émettre au téléphone s'affiche afin que l'utilisateur puisse configurer et contrôler le fonctionnement de cette option.

• Aperçu de messagerie vocale   L'utilisateur peut visualiser la transcription textuelle du message vocal réel laissé par un appelant.

• Notes audio   L'utilisateur ouvre le message vocal et peut ajouter ou modifier des notes ou commentaires dans le champ Notes audio.

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Aperçu de la messagerie vocale

Quand les utilisateurs reçoivent un message vocal, ils reçoivent un message contenant non seulement un enregistrement, mais également le texte créé à partir de l'enregistrement vocal. Les utilisateurs voient s'afficher le texte du message vocal dans le message électronique dans Outlook Web App ou dans la prochaine version d'Outlook. Les captures d'écran suivantes montrent un exemple d'aperçu de la messagerie vocale pour un message vocal :

Aperçu de la messagerie vocale

Paramètres de messagerie vocale

Une fois qu'un utilisateur a été activé pour l'accès à la messagerie vocale, il peut modifier les paramètres pour les règles de répondeur automatique, Outlook Voice Access, les notifications de message texte et de courrier électronique et l'aperçu de la messagerie vocale. L'utilisateur peut cliquer sur le bouton en regard de l'option Gérer la messagerie vocale dans l'illustration suivante pour afficher et configurer ses paramètres de messagerie vocale.

Gérer vos paramètres de messagerie vocale

Règles de répondeur automatique

Les options de la section Règles de répondeur automatique permettent aux utilisateurs de créer des règles définissant la façon dont ils souhaitent que les appels entrants soient traités. Ils peuvent définir des règles de répondeur automatique basées sur une condition (heure, etc.) pour gérer les appels, transférer les appels entrants vers un autre numéro de téléphone ou utiliser la fonction Me trouver pour appeler d'autres numéros de leur choix.

S'ils ne créent pas de règles de répondeur automatique, les appels entrants sont dirigés directement vers leur messagerie vocale.

	Le bouton Nouvelle règle sert à ajouter une nouvelle règle de répondeur automatique. Par défaut, aucune règle n'est définie et tous les appels entrants sont dirigés vers leur messagerie vocale lorsqu'ils ne sont pas disponibles.
	Le bouton Modifier sert à modifier une règle de répondeur automatique existante.
	Le bouton Supprimer sert à supprimer une règle de répondeur automatique existante.
	Cette flèche sert à déplacer une règle de répondeur automatique vers le haut dans la liste définissant l'ordre de traitement.
	Cette flèche sert à déplacer une règle de répondeur automatique vers le bas dans la liste définissant l'ordre de traitement.

Réinitialiser le code confidentiel

Vous pouvez utiliser cette option pour réinitialiser votre code confidentiel Outlook Voice Access.

Utilisez ce paramètre pour réinitialiser le code confidentiel de votre messagerie vocale. Vous recevrez ensuite un code confidentiel temporaire dans votre boîte de réception. Le code confidentiel permet d'accéder à votre boîte de réception et aux informations de votre calendrier.

Outlook Voice Access

Les options de la section Outlook Voice Access (onglet Messagerie vocale) permettent de définir les numéros d'accès, de redéfinir le code PIN de votre messagerie vocale et de sélectionner le dossier de courrier auquel vous accéderez lorsque vous utiliserez Outlook Voice Access.

Vous pouvez accéder à vos nouveaux messages vocaux dans l’ordre dans lequel vous souhaitez les écouter. Cette option vous permet de lire des messages vocaux non lus du plus récent au plus ancien ou du plus ancien au plus récent.

Ce paramètre permet de sélectionner le dossier de courrier contenant les messages (vocaux, électroniques ou autres) à lire lorsque vous utilisez Outlook Voice Access. Si vous souhaitez qu’Outlook Voice Access lise des messages dans un dossier différent de celui spécifié actuellement, cliquez sur le nom du dossier en regard de Lire ce dossier. Puis, dans la fenêtre Sélectionner un dossier, sélectionnez le dossier que vous souhaitez dans la liste. Sinon, vous pouvez cliquer sur Créer un nouveau dossier pour créer un dossier différent pour Outlook Voice Access dans lequel lire des messages. Après avoir sélectionné le dossier correct, cliquez sur OK.

Messages d’accueil

Vous pouvez choisir le message d’accueil qu’entendront les appelants lorsque vous n’êtes pas disponible ou ne répondez pas à votre téléphone. Pour enregistrer un message d’accueil, appelez le numéro associé à la fonction Émettre au téléphone.

	Utilisez ce paramètre pour sélectionner le message d’accueil vocal par défaut à utiliser lorsque vous ne répondez pas au téléphone.
	Utilisez ce paramètre pour sélectionner un message d’accueil vocal indiquant à vos correspondants que vous serez absent pendant une période prolongée (par exemple, si vous partez en vacances ou en déplacement professionnel).
	Utilisez ce paramètre pour appeler le numéro associé à la fonction Émettre au téléphone et écouter votre message d’accueil vocal par défaut ou le message utilisé en cas d’absence prolongée. Vous pouvez utiliser ce paramètre pour écouter votre message d’accueil à partir d’un téléphone ou en enregistrer un nouveau.

Émettre au téléphone

Utilisez Émettre au téléphone pour que le système de messagerie vocale vous appelle au numéro que vous indiquez dans cette zone.

Le numéro de téléphone que vous ajoutez dans cette zone détermine le numéro de téléphone que le système de messagerie vocale appelle lorsque vous utilisez Émettre au téléphone et que vous cliquez sur M’appeler sur le numéro Émettre au téléphone pour lire ou enregistrer le message d’accueil sélectionné. Par défaut, il s’agit de votre numéro de poste, mais vous pouvez le modifier. Si cette zone contient autre chose qu’un numéro de téléphone ou un numéro de poste, tel qu’une adresse de messagerie, l’appel vous sera envoyé à l’endroit où vous êtes connecté.

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Notifications

Les utilisateurs peuvent recevoir des notifications concernant les appels manqués et les messages vocaux reçus sur leur téléphone mobile ou téléphone de bureau. Ils peuvent recevoir une notification par courrier électronique lorsqu'un correspondant les appelle sur leur téléphone mobile ou téléphone de bureau sans laisser de message. Ils peuvent également recevoir une notification par message texte afin d'être prévenus s'ils ont manqué un appel ou reçu un message vocal sur leur téléphone mobile.

Les paramètres suivants permettent aux utilisateurs de définir les notifications à utiliser pour les appels manqués et les message vocaux reçus :

	Si cette case à cocher est activée, l'utilisateur reçoit une notification par courrier électronique dans sa boîte de réception lorsqu'un correspondant tente de le contacter sans laisser de message vocal. Dans la plupart des cas, l'utilisateur reçoit également une notification d'appel manqué envoyée par son opérateur sur son téléphone mobile. Cette case à cocher est activée par défaut.
	Lorsqu'un utilisateur sélectionne cette case d'option, il ne reçoit pas de notification par message texte sur son téléphone mobile s'il manque un appel ou reçoit un message vocal. Dans la plupart des cas, les utilisateurs reçoivent une notification d'appel manqué envoyée par leur opérateur sur leur téléphone mobile, mais ne reçoivent aucune notification indiquant qu'ils ont reçu un message vocal. Par défaut, l'option qui permet de recevoir des notifications par message texte n'est disponible que si un utilisateur a configuré ces notifications. Pour ce faire, il lui suffit de cliquer sur le lien Définir les notifications et de suivre les étapes nécessaires.
	Lorsqu'un utilisateur sélectionne cette case d'option, il reçoit des notifications par message texte sur son téléphone mobile s'il a reçu un message vocal, mais ne reçoit pas de notification pour les appels manqués. Dans la plupart des cas, les utilisateurs reçoivent une notification d'appel manqué envoyée par leur opérateur sur leur téléphone mobile, mais ne reçoivent aucune notification indiquant qu'ils ont reçu un message vocal. Par défaut, cette option n'est disponible que si l'utilisateur a activé les notifications par message texte. Pour ce faire, il lui suffit de cliquer sur le lien Définir les notifications et de suivre les étapes nécessaires.
	Lorsqu'un utilisateur sélectionne cette case d'option, il reçoit des notifications par message texte sur son téléphone mobile en cas d'appel manqué et de message vocal reçu. Dans la plupart des cas, l'utilisateur reçoit également une notification d'appel manqué et de message vocal reçu envoyée par son opérateur sur son téléphone mobile. Par défaut, cette option n'est disponible que si l'utilisateur a activé les notifications par message texte. Pour ce faire, il lui suffit de cliquer sur le lien Définir les notifications et de suivre les étapes nécessaires.

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Aperçu de la messagerie vocale

Les utilisateurs peuvent afficher un aperçu textuel des messages vocaux qu'ils reçoivent. Ils peuvent également disposer d'aperçus textuels dans les messages vocaux qu'ils envoient. Pour activer l'aperçu de la messagerie vocale, les utilisateurs choisissent l'une des options ci-dessous. Ils peuvent utiliser les paramètres de la section Aperçu de la messagerie vocale pour activer ou désactiver les aperçus, ou pour autoriser leur envoi via Outlook Voice Access.

	Quand cette case à cocher est activée, l'utilisateur reçoit un message électronique contenant un aperçu des messages vocaux sous forme de texte. Cette case à cocher est activée par défaut.
	Quand cette case à cocher est activée, un aperçu de texte sera transmis avec les messages vocaux que l'utilisateur envoie. Cette case à cocher est activée par défaut.

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