Règles de répondeur automatique pour l'utilisateur final

 

S’applique à : Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Dernière rubrique modifiée : 2010-04-12

Une des fonctions principales de la messagerie unifiée Exchange est de répondre aux appels entrants, de traiter un message vocal et de l’envoyer dans votre Boîte de réception. Les règles de répondeur automatique vous permettent d’indiquer au système de messagerie vocale comment traiter les appels entrants. Vous pouvez configurer le système de messagerie vocale pour répondre seulement aux appels entrants et enregistrer un message vocal ou vous pouvez définir des conditions et des actions aboutissant à un traitement différent de l’appel entrant.

Contenu de cette rubrique

Présentation des règles de répondeur automatique

Anatomie d’une règle de répondeur automatique

Enregistrement d’un message d’accueil vocal personnalisé

Enregistrement de vos règles de répondeur automatique

Présentation des règles de répondeur automatique

Si votre boîte aux lettres est à extension messagerie unifiée Exchange 2010, vous pouvez définir jusqu’à neuf règles de répondeur automatique. Ces règles sont différentes des règles de boîte de réception que vous configurez. Par défaut, aucune règle de répondeur automatique n’est déjà créée. Tant que vous n’aurez pas configuré les règles de répondeur automatique, tous les appelants seront invités à vous laisser un message vocal. Si vous avez seulement besoin d’un système de messagerie vocale répondant à vos appels entrants et enregistrant un message vocal, il est inutile de créer des règles de répondeur automatique. En revanche, si vous décidez de configurer des conditions et des actions, vous pouvez le faire dans la section Règles de répondeur automatique de l’onglet Messagerie vocale dans Outlook Web App. Utilisez la section Règles de répondeur automatique, affichée ci-dessous, pour créer, modifier et supprimer des règles de répondeur automatique.

Pour créer une nouvelle règle de répondeur automatique, cliquez sur .

Anatomie d’une règle de répondeur automatique

Chaque règle de répondeur automatique que vous créez contient deux parties principales :

• Conditions – Critères à satisfaire avant de pouvoir appliquer la règle à un appel entrant.

• Actions – Options devant être présentées à l’appelant si toutes les conditions remplies. Ces options seront lues au téléphone pour les présenter à l’appelant qui fera son choix en tapant sur les touches de son téléphone.

La figure suivante illustre le formulaire de création d’une règle de répondeur automatique. Ce formulaire est divisé en deux colonnes. La colonne de droite affiche la liste des conditions et actions disponibles pour la création de la règle. La colonne de gauche affiche la liste des conditions et actions ajoutées à la règle.

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Conditions

Les conditions sont des règles que vous pouvez appliquer aux règles de répondeur automatique. En combinant les conditions, vous pouvez créer plusieurs règles de répondeur automatique qui se déclencheront lorsque les conditions seront remplies. Pour créer une règle par défaut applicable à chaque appel, il suffit de créer une règle qui ne contient pas de conditions

Vous pouvez utiliser les quatre conditions suivantes lorsque vous configurez des règles de répondeur automatique :

• ID de l’appelant

• Heure du jour

• Informations de disponibilité

• Réponse automatique activée/désactivée

Utilisez une des options suivantes pour ajouter une condition à une règle de répondeur automatique :

Actions

Les actions servent à définir ce que vous voulez qu’il se passe lorsqu’une condition est remplie. Les trois types d’action sont les suivantes :

• Recherche de l’utilisateur

• Transfert d’appel

• Laisser un message vocal

Utilisez une des options suivantes pour ajouter une condition à une règle de répondeur automatique :

Ajout d’une action de recherche de l’utilisateur

Lorsqu’un appelant sélectionne l’option de recherche de l’utilisateur, la messagerie vocale va essayer de vous localiser sur deux numéros de téléphone au maximum et vous mettra en relation avec l’appelant si vous êtes joignable sur l’un de ces deux numéros de téléphone. Pour ajouter la recherche de l’utilisateur à votre liste d’actions, cliquez sur .

Dans la boîte de dialogue Recherche de l’utilisateur, renseignez les numéros de téléphone et d’autres paramètres. Les paramètres disponibles sont répertoriés ci-dessous :

Vous pouvez spécifier le texte qui sera lu à l’appelant. Par exemple, si vous sélectionnez « Affaires urgentes » pour informer vos correspondants qu’ils ne doivent sélectionner cette action que pour parler d’un problème urgent avec vous, la messagerie vocale diffusera le message « Pour les affaires urgentes, appuyez sur la touche 1 ».

Vous devez associer l’action de recherche au numéro sur le clavier du téléphone sur lequel l’appelant devra appuyer pour sélectionner cette action. Dans l’exemple ci-dessous, la touche de téléphone 1 est le numéro sur lequel appuieront les appelants pour vous joindre à l’un des numéros de téléphone que vous avez indiqués.

Vous devez ensuite spécifier un ou deux numéros de téléphone qui seront composés par la messagerie vocale. Si vous spécifiez deux numéros de téléphone, le deuxième numéro sera composé si vous n’êtes pas joignable au premier. Chaque numéro de téléphone que vous spécifiez est associé à une durée. Cette durée est la période de temps pendant laquelle la messagerie vocale essaie de composer le numéro de téléphone avant de passer au numéro suivant. Ou si vous n’êtes pas joignable, la messagerie vocale reviendra au menu d’options.

Une fois que vous avez entré ces informations, cliquez sur Appliquer pour enregistrer les paramètres de recherche de l’utilisateur.

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Ajout d’options de transfert d’appel

En définissant une option de transfert d’appel, vous offrez à l’appelant la possibilité d’être transféré vers le numéro de téléphone d’une autre personne. Pour ajouter le transfert d’appel à votre liste d’actions, cliquez sur .

Vous disposez de plusieurs options pour transférer un appel entrant vers un autre numéro de téléphone ou contact. La boîte de dialogue Transfert de l’appelant est illustrée ci-dessous.

• Vous pouvez spécifier le texte qui sera lu à l’appelant. Par exemple, vous pouvez entrer « Affaires importantes » pour informer vos correspondants qu’ils doivent sélectionner cette action si un problème important est la raison de leur appel et s’ils ont besoin de parler à quelqu’un.

• Vous devez associer l’action Transfert d’appel au numéro sur le clavier du téléphone sur lequel l’appelant devra appuyer pour sélectionner cette action.

• Lorsque vous sélectionnez l’action de transfert d’appel, vous devez spécifier une personne ou un numéro de téléphone vers laquelle/lequel l’appelant sera transféré. Vous pouvez choisir un numéro de téléphone ou sélectionner un contact à appeler lorsque l’appelant appuie sur la bonne touche sur le clavier du téléphone. Si vous désignez un contact enregistré dans l’annuaire de votre entreprise, la messagerie vocale essaiera de transférer l’appel vers le numéro de poste de ce contact.

• En plus de spécifier un correspondant ou un numéro vers lequel l’appelant sera transféré, vous devez également spécifier le numéro sur le clavier sur lequel l’appelant devra appuyer pour sélectionner l’action de Transfert d’appel.

• Une fois que vous avez entré ces informations, cliquez sur Appliquer pour enregistrer les paramètres de transfert d’appel.

Ajout et suppression de l’action Laisser un message vocal

Par défaut, l’option de messagerie vocale est ajoutée automatiquement à chaque règle de répondeur automatique. Si vous ne souhaitez pas proposer cette option, vous pouvez la supprimer en cliquant sur . Appuyez sur la touche # pour enregistrer un message vocal. Si vous avez supprimé l’option de réception d’un message vocal, vous pouvez la réinstaller en cliquant sur l’option .

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Enregistrement d’un message d’accueil vocal personnalisé

Vous pouvez enregistrer un message d’accueil personnalisé pour chaque règle de répondeur automatique créée. Par défaut, la messagerie unifiée générera un message d’accueil basé sur les actions que vous avez configurées. Pour enregistrer un message d’accueil personnalisé, vous pouvez cliquer sur le lien

dans la fenêtre Règle de répondeur automatique et la messagerie vocale vous appellera pour que vous enregistriez un message. Votre enregistrement doit inclure toutes les actions que vous avez configurées pour la règle. La messagerie vocale n’énoncera pas les actions si vous avez enregistré un message personnalisé.

Vous pouvez également autoriser les appelants à interrompre votre message d’accueil pendant sa diffusion ou les empêcher de l’interrompre en activant ou en désactivant la case à cocher .

Enregistrement de vos règles de répondeur automatique

Avant d’enregistrer votre règle, vous devez lui attribuer un nom significatif. Ensuite, cliquez sur Enregistrer et fermer pour créer la règle. Vous devriez finalement effectuer un test pour vous assurer que la règle de répondeur automatique fonctionne bien. Pour ce faire, essayez d’appeler votre numéro de poste et attendez que le service de messagerie unifiée réponde à l’appel.

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