Présentation des messages audio de messagerie unifiée

 

S’applique à : Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Dernière rubrique modifiée : 2015-03-09

Lorsque vous installez le rôle serveur de messagerie unifiée sur un ordinateur exécutant Microsoft Exchange Server 2010, un ensemble commun de fichiers audio par défaut utilisés par les invites système et de menu de la messagerie unifiée, les messages d'accueil et les annonces ayant valeur d'informations est copié sur le serveur de messagerie unifiée. Même si vous disposez d'un standard automatique de messagerie unifiée complet ou d'un plan de numérotation qui utilise uniquement les invites audio par défaut incluses dans Exchange 2010, les fichiers audio qui sont installés pour les messages d'accueil, les annonces ayant valeur d'informations et les invites système et de menu, sont trop génériques pour servir d'interface publique acceptable pour de nombreuses sociétés. Cette rubrique présente les invites système et de menu, les messages d'accueil et les annonces ayant valeur d'informations utilisés par les plans de numérotation et les standards automatiques de messagerie unifiée, ainsi que leur utilisation lorsque les appelants accèdent au système de messagerie unifiée.

Contenu de cette rubrique

Vue d'ensemble des invites audio et des messages d'accueil

Invites système

Messages d'accueil et annonces des plans de numérotation de messagerie unifiée

Messages d'accueil, annonces d'informations et invites de menu des standards automatiques de messagerie unifiée

Personnalisation des messages d'accueil, des annonces d'informations et des invites de menu

Vue d'ensemble des invites audio et des messages d'accueil

Une fois le rôle serveur de messagerie unifiée installé, les fichiers audio pour les plans de numérotation et les standards automatiques sont copiés sur le serveur de messagerie unifiée. Par défaut, le programme d'installation copie les fichiers audio dans le dossier Program Files\Microsoft\Exchange Server\V14\Unified Messaging\Prompts*\<langue>*. Si vous avez installé la version anglais É.U d'Exchange 2010, un dossier nommé \en est créé au cours de l'installation pour conserver les version en anglais É.U des invites système. Le serveur de messagerie unifiée lit ces invites aux appelants pour qu'ils puissent entendre les messages d'accueil, les invites de menu et les annonces ayant valeur d'informations, et ainsi naviguer dans les menus de la messagerie unifiée.

Ces fichiers ou invites audio système copiés sur le serveur de messagerie unifiée ne doivent jamais être modifiés. Toutefois, la messagerie unifiée vous permet de personnaliser les messages d'accueil, les invites de menu et les annonces ayant valeur d'informations des plans de numérotation et des standards automatiques de messagerie unifiée.

Le tableau suivant détaille les invites et les messages d'accueil utilisés avec les plans de numérotation de messagerie unifiée.

Invites audio des plans de numérotation de messagerie unifiée

Invites et messages d'accueil	Description
Invites système	Ne doivent pas être modifiées.
Message de bienvenue	Le message de bienvenue par défaut est une invite système lue par défaut. Vous pouvez toutefois utiliser un fichier d'accueil personnalisé que vous créez.
Annonce ayant valeur d'informations	Par défaut, les annonces ayant valeur d'informations sont désactivées. Si vous activez une annonce ayant valeur informations, vous devez spécifier un fichier d'accueil personnalisé.

Le tableau suivant détaille les invites et les messages d'accueil utilisés avec les standards automatiques de messagerie unifiée.

Invites audio pour les standards automatiques de messagerie unifiée

Invites et messages d'accueil	Description
Invites système	Ne doivent pas être modifiées.
Invites de menu pendant les heures d'ouverture	Par défaut, les invites de menu pendant les heures d'ouverture sont activées et une invite système est lue. Vous pouvez toutefois utiliser un fichier d'accueil personnalisé que vous créez.
Invites de menu en dehors des heures d'ouverture.	Par défaut, les invites de menu en dehors des heures d'ouverture sont activées et une invite système est lue. Vous pouvez toutefois utiliser un fichier d'accueil personnalisé que vous créez.
Message d'accueil pendant les heures d'ouverture	Par défaut, un message d’accueil pendant les heures d'ouverture est activé et une invite système est lue. Vous pouvez toutefois utiliser un fichier d'accueil personnalisé que vous créez. Ce message est également appelé message de bienvenue.
Message d'accueil en dehors des heures d'ouverture	Par défaut, un message d'accueil en dehors des heures d'ouverture est activé et une invite système est lue. Vous pouvez toutefois utiliser un fichier d'accueil personnalisé que vous créez. Ce message est également appelé message de bienvenue.
Annonce ayant valeur d'informations	Par défaut, les annonces ayant valeur d'informations sont désactivées. Si vous activez une annonce ayant valeur informations, vous devez spécifier un fichier d'accueil personnalisé.

Attention :
La modification des messages d’assistance vocale système installés n’est pas prise en charge.

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Invites système

La messagerie unifiée est installée avec un ensemble d'invites audio par défaut à utiliser avec Outlook Voice Access, les plans de numérotation et les standards automatiques. Des centaines d'invites système pour chaque langue sont installées sur le serveur de messagerie unifiée. Le serveur de messagerie unifiée lit les fichiers audio de ces invites système aux appelants lorsqu'ils accèdent au système de messagerie unifiée. Voici quelques exemples de ces invites système :

• « Entrez votre code confidentiel. »

• « Pour accéder à votre boîte aux lettres, entrez votre poste. »

• « Pour contacter quelqu'un, appuyez sur la touche dièse. »

• « Épelez le nom de la personne que vous appelez, en commençant par le prénom. »

• « Pour joindre une personne, dites son nom. »

  Attention :
  La modification des messages d’assistance vocale système installés n’est pas prise en charge.

  Remarque :

  Lorsque le service de messagerie unifiée démarre sur le serveur de messagerie unifiée, il vérifie que toutes les invites système sont disponibles. Si une invite système est introuvable, la messagerie unifiée renvoie un message d'erreur. Pour corriger cette erreur, recherchez l'événement à l'aide de l'Observateur d'événements et copiez le fichier correspondant dans la fenêtre Propriétés des événements du DVD d'installation d'Exchange 2010 dans le dossier approprié sur le serveur de messagerie unifiée.

Messages d'accueil et annonces des plans de numérotation de messagerie unifiée

Après avoir installé le rôle serveur de messagerie unifiée et créé un plan de numérotation de messagerie unifiée, vous avez la possibilité d'utiliser les fichiers audio pour les invites système par défaut qui sont copiés sur le serveur de messagerie unifiée durant l'installation ou de créer des fichiers audio personnalisés que vous pouvez utiliser avec les plans de numérotation de messagerie unifiée.

Les plans de numérotation de messagerie unifiée contiennent un message de bienvenue et une annonce ayant valeur d'informations facultative que vous pouvez modifier. Le message de bienvenue est utilisé lorsque les utilisateurs d'Outlook Voice Access ou un autre appelant appellent le numéro d'accès abonné. Les appelants entendent le message de bienvenue par défaut, « Bienvenue, vous êtes connecté à Microsoft Exchange ». Ce fichier audio est le message de bienvenue par défaut d'un plan de numérotation de messagerie unifiée. Toutefois, vous pouvez modifier ce message de bienvenue par défaut afin de le personnaliser pour votre société, par exemple, « Bienvenue sur Outlook Voice Access pour Woodgrove Bank ». Si vous décidez de personnaliser ce message de bienvenue, vous devez d'abord enregistrer un message personnalisé, l'enregistrer en tant que fichier .wav, puis configurer le plan de numérotation pour qu'il utilise ce message personnalisé.

La messagerie unifiée permet de faire suivre le message de bienvenue d'une annonce ayant valeur d'informations. Par défaut, aucune annonce ayant valeur d'informations n'est configurée. Toutefois, vous pouvez en fournir une pour les appelants. Vous pouvez utiliser l'annonce ayant valeur d'informations pour les annonces générales qui changent plus souvent que le message de bienvenue ou pour les annonces requises par les stratégies de conformité d'entreprise. S’il est important que les appelants entendent l’annonce ayant valeur d’informations dans son intégralité, vous pouvez la configurer comme ne pouvant pas être interrompu. Cela empêche les appelants d'enfoncer une touche ou d'énoncer une commande qui interrompe et mette fin à l'annonce ayant valeur d'informations.

Le tableau suivant décrit les messages d'accueil et les annonces ayant valeur d'informations des plans de numérotation de messagerie unifiée.

Messages d'accueil et annonces ayant valeur d'informations des plans de numérotation de messagerie unifiée

Message d'accueil	Exemple par défaut	Exemple personnalisé
Message de bienvenue	« Bienvenue, vous êtes connecté à Microsoft Exchange. »	« Bienvenue sur Outlook Voice Access de Woodgrove Bank. »
Annonce ayant valeur d'informations	Par défaut, aucune annonce ayant valeur d’informations n’est configurée.	« En utilisant ce système, vous acceptez d’adhérer à toutes les stratégies d'entreprise lors de l'accès au système. »

Lorsque vous personnalisez et configurez les messages d’accueil et les annonces ayant valeur d'informations, assurez-vous que le paramètre de langue qui est configuré sur le plan de numérotation de messagerie unifiée est le même que la langue des invites personnalisées que vous créez. Sinon, un appelant pourrait entendre un message ou message d’accueil dans une langue, et un autre message ou message d’accueil dans une autre langue.

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Messages d'accueil, annonces d'informations et invites de menu des standards automatiques de messagerie unifiée

Comme les plans de numérotation de messagerie unifiée, les standards automatiques de messagerie unifiée ont un message d'accueil, une annonce ayant valeur d'informations facultative et une invite de menu personnalisée facultative. Il existe différentes versions du message d'accueil et de l'invite de menu que vous pouvez configurer pendant les heures d'ouverture et en dehors de celles-ci. Vous pouvez les modifier toutes.

Le message d'accueil est la première chose que l'appelant entend quand un standard automatique de messagerie unifiée répond à son appel. Par défaut, celui-ci dit, « Bienvenue sur le standard automatique Microsoft Exchange. » Le fichier audio lu pour l'appel est l'invite système par défaut pour le standard automatique de messagerie unifiée. Toutefois, vous pouvez personnaliser ce message d'accueil pour représenter votre société, par exemple, « Merci d'avoir appelé Woodgrove Bank. ». Pour personnaliser ce message d'accueil, enregistrez un message personnalisé, enregistrez-le en tant que fichier .wav, puis configurez le standard automatique pour utiliser ce message personnalisé. Vous pouvez également personnaliser les invites de menu.

La messagerie unifiée permet également de faire suivre un message d'accueil durant les heures d'ouverture ou un message d'accueil en dehors des heures d'ouverture d'une annonce ayant valeur d’informations. Par défaut, aucune annonce ayant valeur d'informations n'est configurée, mais vous pouvez en fournir une aux appelants. L'annonce ayant valeur d'information peut rappeler les heures d'ouverture de votre société, par exemple, « Nous sommes ouverts de 8h00 à 17h00, du lundi au vendredi, et de 8h30 à 13h00 le samedi. » L'annonce ayant valeur d'informations peut également fournir des informations requises conformément à la stratégie d'entreprise, par exemple : « Les appels peuvent être analysés à des fins de formation. ». S’il est important que les appelants entendent l’annonce ayant valeur d’informations dans son intégralité, vous pouvez la configurer comme ne pouvant pas être interrompu. Cela empêche l'appelant d'enfoncer une touche ou d'énoncer une commande qui interrompe et mette fin à l'annonce ayant valeur d'informations.

Le tableau suivant décrit les messages d'accueil et les annonces ayant valeur d'informations des standards automatiques de messagerie unifiée.

Messages d'accueil, annonces ayant valeur d'informations et invites de menu des standards automatiques de messagerie unifiée

Message d'accueil	Exemple par défaut	Exemple personnalisé
Message d'accueil pendant les heures d'ouverture	« Bienvenue sur le standard automatique Exchange. »	« Merci d'avoir appelé Woodgrove Bank. »
Message d'accueil en dehors des heures d'ouverture	Aucun message d'accueil par défaut pendant les heures d'ouverture n'est lu tant que vous n'avez pas configuré le standard automatique. Toutefois, le message d'accueil par défaut pendant les heures d'ouverture est lu aux appelants toute la journée.	« Vous avez appelé Woodgrove Bank en dehors des heures d'ouverture. Nous sommes ouverts de 8h00 à 17h00 du lundi au vendredi. »
Annonce ayant valeur d'informations	Par défaut, aucune annonce ayant valeur d'informations n'est configurée.	« Les appels peuvent être analysés à des fins de formation. »
Invite du menu principal pendant les heures d'ouverture	Aucune invite de menu par défaut pendant les heures d'ouverture n'est lue tant que vous n'avez pas configuré les mappages de touches du standard automatique.	« Pour le support technique, appuyez sur 1 ou dites 1. Pour les services d'administration, appuyez sur 2 ou dites 2. Pour les ventes, appuyez sur 3 ou dites 3. »
Invite du menu principal en dehors des heures d'ouverture	Aucune invite du menu principal par défaut en dehors des heures d'ouverture n'est lue tant que vous n'avez pas configuré les mappages de touches et les heures d'ouverture sur le standard automatique.	« Votre appel est important pour nous. Toutefois, vous avez appelé Woodgrove Bank en dehors de nos heures d'ouverture. Si vous voulez laisser un message, appuyez sur 1 ou dites 1 et nous vous rappellerons dès que possible. »

Comme pour les plans de numérotation de messagerie unifiée, assurez-vous que le paramètre de langue qui est configuré sur le standard automatique de messagerie unifiée est le même que la langue des messages d'accueil personnalisés que vous créez et qu'il est défini sur la même langue que le plan de numérotation de messagerie unifiée. Sinon, un appelant pourrait entendre un message ou message d’accueil dans une langue, et un autre message ou message d’accueil dans une autre langue.

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Personnalisation des messages d'accueil, des annonces d'informations et des invites de menu

Bien que les messages d'assistance vocale du système ne doivent pas être remplacés ou modifiés, vous pouvez cependant personnaliser les messages d'accueil, les annonces ayant valeur d'informations et les invites de menu utilisés avec les plans de numérotation et les standards automatiques de messagerie unifiée. Une fois le rôle de serveur de messagerie unifiée installé, vous pouvez configurer les plans de numérotation et les standards automatiques de messagerie unifiée pour qu'ils utilisent ces fichiers audio (*.wav) personnalisés. Suivez la procédure suivante pour activer les invites vocales personnalisées à l'intention des appelants :

• Enregistrez le message d'accueil personnalisé et sauvegardez-le au format .wav. Le codec audio Linear PCM (16 bits/échantillon), 8 kilohertz (KHz), doit être utilisé pour coder le fichier .wav. Si vous n'utilisez pas ce format spécifique pour le fichier .wav, une erreur est générée indiquant que le format du fichier source n'est pas pris en charge. Bien qu'une erreur soit générée, celle-ci n'apparaît pas dans l'Observateur d'événements.

• Configurez le plan de numérotation ou le standard automatique de messagerie unifiée pour qu'il utilise le message d'accueil personnalisé.

  Une fois qu’un standard automatique de messagerie unifiée est créé, un message d’assistance vocale système par défaut est utilisé comme message d’accueil de menu principal en dehors des heures d’ouverture. Ce message est écouté par les appelants après le message d’accueil en dehors des heures d’ouverture. Bien que les messages d’assistance vocale du système ne doivent pas être remplacés ni modifiés, vous pouvez personnaliser les messages d’accueil et les messages d’assistance vocale de menu utilisés avec les standards automatiques de messagerie unifiée. Souvent, outre la configuration d’un message d’accueil personnalisé en dehors des heures d’ouverture, vous devez créer et configurer un message d’accueil personnalisé de menu principal en dehors des heures d’ouverture. Après avoir configuré un message d’accueil de menu principal en dehors des heures d’ouverture personnalisé, vous devez activer des mappages de touches sur le standard automatique de messagerie unifiée pour les heures de fermeture.

  Un message d'accueil de menu principal en dehors des heures d'ouverture personnalisé indique une liste d'options aux appelants en dehors des heures d'ouverture. Pour permettre aux appelants d’entendre un message d’accueil personnalisé de menu principal en dehors des heures d’ouverture, vous devez commencer par configurer le planning des heures d’ouverture et de fermeture à l’aide de l’onglet Heures de la fenêtre Propriétés pour un standard automatique de messagerie unifiée. Par exemple, « Vous venez de contacter Trey Research en dehors des heures d'ouverture normales. Si vous êtes confronté à une urgence médicale, raccrochez et composez le 911. Pour laisser un message à l'adresse de l'un de nos médecins, appuyez sur la touche 1. Pour laisser un message à l'adresse de l'un de nos thérapeutes, appuyez sur la touche 2. Pour laisser un message général à l'adresse de l'un de nos coordinateurs, appuyez sur la touche 3. Pour être mis en communication avec l'un de nos opérateurs pendant les heures de fermeture, appuyez sur la touche 0 ».

  Par défaut, lorsque vous créez un standard automatique de messagerie unifiée, les messages d’assistance vocale ou messages d’accueil pendant ou en dehors des heures d’ouverture ne sont pas configurés et aucun mappage de touches n’est défini pour les messages d’assistance vocale de menu principal pendant ou en dehors des heures d’ouverture. Pour configurer correctement des messages d'accueil et des messages vocaaux en dehors des heures d'ouverture, vous devez :

  • configurer les heures d’ouverture et de fermeture sous l'onglet Heures ;

  • créer le fichier de message d'accueil à utiliser en dehors des heures d'ouverture ;

  • configurer le message d'accueil en dehors des heures d'ouverture sous l'onglet Messages d'accueil ;

  • créer le fichier de message d'accueil à utiliser pour le message d'accueil de menu principal en dehors des heures d'ouverture ;

  • configurer le message d'accueil de menu principal en dehors des heures d'ouverture sous l'onglet Messages d'accueil ;

  • activer et configurer le mappage de touches en dehors des heures d'ouverture sous l'onglet Mappage de touches.

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