Gestion de documents

Article
09/18/2014

Dernière modification : lundi 18 avril 2011

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dans cet article
Examen : Gestion des documents dans SharePoint Server 2007
Rôles des utilisateurs, objectifs et fonctionnalités
Trois objectifs de la gestion de documents
Présentation des fonctionnalités de gestion de documents
Mises à jour du modèle de site Centre de documents
Utilisations courantes du Centre de documents
Ensembles de documents
Organisateur de contenu
Métadonnées par défaut basées sur l’emplacement
Exemple : aider les utilisateurs à organiser une grande bibliothèque
Filtrage et navigation parmi les métadonnées
ID de documents

Microsoft SharePoint Server 2010 repose sur les capacités de gestion de documents fournies par Microsoft Office SharePoint Server 2007 en étendant les fonctionnalités existantes et en procurant de nouvelles fonctionnalités. Ces fonctionnalités nouvelles et étendues sont conçues pour prendre en charge la capacité d’une organisation à gérer des documents et des groupes de documents. Des considérations courantes telles que l’accès aux informations et la création de contenu sont prises en charge, tout comme des facteurs plus complexes tels que la conformité, la collaboration, la mise à l’échelle des référentiels de documents et la personnalisation.

Après un résumé des principaux aspects liés à la gestion de documents dans SharePoint Server 2010, cette rubrique introduit les fonctionnalités nouvelles et révisées suivantes :

Ensembles de documents
Organisateur de contenu
Métadonnées par défaut basées sur l’emplacement
Filtrage et navigation parmi les métadonnées
ID de documents

Examen : Gestion des documents dans SharePoint Server 2007

Plusieurs fonctionnalités de gestion de documents introduites dans Office SharePoint Server 2007 constituent le fondement des améliorations introduites dans SharePoint Server 2010 :

Corbeille. Les éléments stockés dans une bibliothèque de documents peuvent être déplacés vers la Corbeille puis supprimés.
Archivage et extraction. Les éléments stockés dans une bibliothèque de documents peuvent être extraits et archivés par les utilisateurs.
Rôle de version majeure et mineure. Les éléments stockés dans une bibliothèque de documents Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007 peuvent avoir des versions majeures ou mineures et chaque version est stockée séparément dans la bibliothèque de documents.
Autorisations au niveau de l’élément. Office SharePoint Server 2007 prend en charge la définition et la modification d’autorisations au niveau de l’élément.
Types de contenu. Les fonctionnalités Centre de documents et bibliothèque de documents prennent en charge les types de contenu semblables à ceux introduits dans Windows SharePoint Services 3.0.
Stratégie. Vous pouvez définir une stratégie sur des documents au niveau du type de contenu. Par exemple, si vous avez un type de contenu nommé « Documents », vous pouvez définir la stratégie pour tous les éléments de ce type de contenu.
Flux de travail. Les fonctions de gestion de documents prennent en charge la fonctionnalité de flux de travail fournie par Windows Workflow Foundation.
Modèle de site Centre de documents. Office SharePoint Server 2007 inclut un modèle de site pour les Centres de documents mis en service avec des paramètres par défaut, mais qui peut être personnalisé selon vos besoins spécifiques.

De plus, parmi les fonctionnalités de gestion des enregistrements dans Office SharePoint Server 2007 figuraient le Centre des enregistrements, qui offraient des services de routage de documents basé sur le type de contenu de chaque document. L’Organisateur de contenu est la version de nouvelle génération du Centre des enregistrements ; il fournit un service de routage piloté par les métadonnées qui prend en charge une large gamme de scénarios de gestion de documents et de gestion des enregistrements.

Toutes ces fonctionnalités sont disponibles dans SharePoint Server 2010 et, à l’exception du nouvel Organisateur de contenu, elles restent pour la plupart inchangées dans la nouvelle version.

Rôles des utilisateurs, objectifs et fonctionnalités

Les fonctionnalités de gestion de documents dans SharePoint Server 2010 ont été conçues autour de trois rôles des utilisateurs. Cette section explique ce que sont ces trois rôles et introduit cinq nouvelles fonctionnalités et une fonctionnalité révisée conçues pour prendre en charge les nouveaux rôles des utilisateurs et une large gamme de scénarios de gestion de documents.

Les fonctionnalités de gestion de documents supposent que trois types d’utilisateurs interagissent avec des documents : le visiteur, le collaborateur et le responsable de contenu.

Tableau 1. Rôles des utilisateurs

d’utilisateur	Description
Visiteur	Personne qui navigue jusqu’au Centre de documents et interagit avec des documents en affichant, triant, lisant ou effectuant des recherches dans des documents.
Collaborateur	Personne responsable de l’exécution de l’une ou plusieurs des actions suivantes : navigation jusqu’à la page d’accueil et affichage d’une liste de documents ou d’ensembles de documents pertinents dont la dernière modification, la création ou l’extraction a été effectuée par le collaborateur ; navigation jusqu’à la page d’accueil, affichage d’une liste de tâches de flux de travail assignées au collaborateur et exécution d’actions sur ces tâches en cas de besoin ; navigation jusqu’à la page d’accueil et soumission d’un nouveau document ou ensemble de documents dans le Centre de documents ; navigation jusqu’à la bibliothèque de documents, choix d’un emplacement et création ou téléchargement d’un nouveau document ou ensemble de documents.
Responsable de contenu	Personne propriétaire ou assurant la maintenance d’un référentiel de documents et responsable de la configuration, de la personnalisation et de la création de fonctionnalités de site, parmi lesquelles : création d’affichages, notamment des affichages de documents dans la page d’accueil spécifiques au domaine ; configuration de types de contenu et de modèles associés ; configuration du « filtrage et de la navigation parmi les métadonnées » ; personnalisation des flux de travail par défaut et association de ces derniers avec des éléments sélectionnés ; configuration de règles de routage pour les référentiels plus grands et plus gérés.

Visiteur

Personne qui navigue jusqu’au Centre de documents et interagit avec des documents en affichant, triant, lisant ou effectuant des recherches dans des documents.

Collaborateur

Personne responsable de l’exécution de l’une ou plusieurs des actions suivantes :

navigation jusqu’à la page d’accueil et affichage d’une liste de documents ou d’ensembles de documents pertinents dont la dernière modification, la création ou l’extraction a été effectuée par le collaborateur ;
navigation jusqu’à la page d’accueil, affichage d’une liste de tâches de flux de travail assignées au collaborateur et exécution d’actions sur ces tâches en cas de besoin ;
navigation jusqu’à la page d’accueil et soumission d’un nouveau document ou ensemble de documents dans le Centre de documents ;
navigation jusqu’à la bibliothèque de documents, choix d’un emplacement et création ou téléchargement d’un nouveau document ou ensemble de documents.

Responsable de contenu

Personne propriétaire ou assurant la maintenance d’un référentiel de documents et responsable de la configuration, de la personnalisation et de la création de fonctionnalités de site, parmi lesquelles :

création d’affichages, notamment des affichages de documents dans la page d’accueil spécifiques au domaine ;
configuration de types de contenu et de modèles associés ;
configuration du « filtrage et de la navigation parmi les métadonnées » ;
personnalisation des flux de travail par défaut et association de ces derniers avec des éléments sélectionnés ;
configuration de règles de routage pour les référentiels plus grands et plus gérés.

Trois objectifs de la gestion de documents

Les fonctionnalités de gestion de documents dans SharePoint Server 2010 opèrent conjointement de façon à atteindre trois principaux objectifs :

simplicité d’utilisation. Les visiteurs, collaborateurs et responsables de contenu estimeront les fonctionnalités de gestion de documents plus faciles à utiliser, adaptables, plus faciles à gérer, plus rapides à déployer et hautement performantes par défaut. Ces fonctionnalités simplifient la création et la gestion de documents améliorées ;
compatibilité avec l’entreprise. Quel que soit le scénario de gestion de documents, les fonctionnalités de gestion de documents procurent un niveau élevé de performances, une profondeur de fonctionnalités enrichie, une capacité de personnalisation et une extensibilité. Ces fonctionnalités tirent parti de métadonnées pour piloter la fonctionnalité d’extraction de document ;
participation élargie. Tout membre de l’organisation peut accéder aux fonctionnalités de gestion de documents et en tirer profit. Il est possible d’ajuster les capacités afin que chaque personne ne voit que ce dont il a besoin.

Présentation des fonctionnalités de gestion de documents

SharePoint Server 2010 introduit cinq fonctionnalités de gestion de documents majeures et des améliorations sensibles au modèle de site Centre de documents fourni avec Office SharePoint Server 2007. Ensemble, ces fonctionnalités prennent en charge trois principaux objectifs en matière de gestion des documents :

faciliter la création et la gestion de documents améliorées ;
utiliser des métadonnées pour mener à bien les tâches de gestion de documents et prendre en charge l’extraction de documents ;
prendre en charge des bibliothèques de documents grandes, rapides, évolutives et hautement gérables.

Chaque fonctionnalité de gestion de documents répond à un ou plusieurs de ces objectifs.

Tableau 2. Fonctionnalités et objectifs de gestion de documents

Fonctionnalité	Nouveauté ?	Créer et gérer des documents	Utilisation de métadonnées et extraction de documents	Prise en charge de la mise à l’échelle
Centre de documents		X	X
Ensembles de documents	X	X
Organisateur de contenu	X	X		X
Métadonnées par défaut basées sur l’emplacement	X		X
Navigation pilotée par les métadonnées	X		X	X
ID de documents	X		X

Mises à jour du modèle de site Centre de documents

Le modèle de site Centre de documents fourni avec Office SharePoint Server 2007 a été mis à jour dans SharePoint Server 2010 de façon à :

prendre en charge de nouvelles fonctionnalités ;
remplacer le modèle de site Centre de documents fourni avec Office SharePoint Server 2007 ;
synchroniser afin de s’adapter et à opérer de manière performante avec le Site Centre des enregistements ;
jouer le rôle de modèle Mise en route qui illustre une grande partie des nouvelles fonctionnalités de gestion de documents ;
permettre aux collaborateurs de soumettre facilement de nouveaux documents dans le Centre de documents juste après sa mise en service.

Utilisations courantes du Centre de documents

Le Centre de documents est conçu pour être la base des référentiels de documents de nombreuses tailles et affectés à différentes fonctions. Il peut prendre en charge des référentiels de documents à différentes échelles, des petits espaces de collaboration contenant de quelques douzaines à plusieurs centaines de documents jusqu’aux référentiels de collaboration et aux sites de centre de connaissances de grande taille assurant le stockage de plusieurs centaines de milliers de documents. Un Centre de documents peut croître en taille jusqu’à héberger des millions d’éléments.

Pour les applications de gestion de documents avancées, telles que les référentiels de collaboration, le responsable de contenu peut configurer le site de façon à répondre aux besoins du scénario et du domaine de contenu spécifiques. Les scénarios de responsable de contenu constituent les points de personnalisation les plus importants pour la plupart des implémentations de référentiels de documents.

Ensembles de documents

SharePoint Server 2010 fournit un nouvel objet appelé ensemble de documents qui gère les produits de travail composés de plusieurs documents. Il s’agit de types de dossiers spéciaux permettant de gérer des produits de travail. Ils fournissent une interface utilisateur, des options de métadonnées, des comportements et des éléments de modèle objet afin d’aider à gérer tous les aspects d’un produit de travail.

Utilisés dans tous les services et fonctionnalités de SharePoint Server 2010, les ensembles de documents sont conçus pour aider les utilisateurs à organiser le contenu d’une manière plus significative et utile. Ils combinent les comportements d’objets de dossiers (SPFolder) et d’objets d’éléments (SPItem) pour gérer un produit de travail. Par exemple, pour développer un composant WebPart personnalisé, vous recueillez des exigences professionnels, vous écrivez une spécification, vous créez des plans de test et de développement et vous créez des prototypes de conception d’interface utilisateur. Bien que le composant WebPart personnalisé soit l’élément livrable « maître » tangible, toutes les exigences (spécifications, plans de test et de développement et prototypes de conception d’interface utilisateur) sont des éléments clés du livrable. Le livrable tangible ne pourrait pas exister dans sa forme finale sans les documents de planification produits dans le cadre du processus de développement de composant WebPart. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Ensemble de documents pour gérer ces documents de planification conjointement avec l’élément livrable « maître », tous faisant partie intégrante du produit de travail.

Organisateur de contenu

L’Organisateur de contenu permet de gérer des soumissions de documents sur un site et de les acheminer vers la bibliothèque et le dossier corrects en fonction de règles de routage prédéfinies. Cette fonctionnalité repose sur l’infrastructure de routage d’enregistrements introduite dans Office SharePoint Server 2007 et l’étend au-delà des scénarios de Centre d’enregistrements et de gestion des enregistrements afin de répondre à des scénarios et des applications de gestion de documents plus généraux. Par exemple, les bibliothécaires qui utilisent le système de Classification décimale Dewey pour déterminer la manière dont les livres sont catégorisés font appel à des critères internes pour déterminer l’emplacement de stockage physique des livres. De même, dans tout autre « magasin de contenu géré » tel qu’une bibliothèque de documents sur un site SharePoint Server 2010, un responsable de contenu, un bibliothécaire ou toute personne assurant un rôle similaire gère les conteneurs et règles qui déterminent quels documents appartiennent à chaque conteneur. Le responsable de contenu ou bibliothécaire utilise l’Organisateur de contenu pour gérer les conteneurs et les règles qui les régissent.

Métadonnées par défaut basées sur l’emplacement

SharePoint Server 2010 prend en charge la configuration des métadonnées par défaut pour les documents au niveau des colonnes. Cela peut suffire pour les bibliothèques de documents de petite taille ou de taille moyenne, mais la portée est trop étendue pour les bibliothèques de documents de grande taille. Les responsables de contenu de grandes bibliothèques de documents organisent les documents selon une structure dossier/emplacement dans laquelle l’emplacement d’un document dans la structure est ce qui doit piloter les valeurs de métadonnées par défaut sur les éléments. Par exemple, dans une organisation comptant de nombreuses équipes, il peut exister une propriété Équipe associée à tous les documents de l’organisation, même si l’équipe associée est déjà suggérée par le nom du dossier. Les métadonnées par défaut basées sur l’emplacement permettent aux utilisateurs de fournir des valeurs de métadonnées par défaut pour les éléments en fonction de leur emplacement dans la bibliothèque de documents plutôt que simplement au niveau des colonnes.

Toutes les fonctionnalités de Gestion du contenu d’entreprise dans SharePoint Server 2010 mettent l’accent sur l’importance des métadonnées et la gestion des grandes listes, et les métadonnées par défaut basées sur l’emplacement facilitent la gestion et l’application de métadonnées dans les scénarios de gestion de documents, ce qui constitue un puissant atout, notamment à mesure que le nombre de documents dans vos bibliothèques de documents augmente. Voici quelques-uns des objectifs des métadonnées par défaut basées sur l’emplacement :

permettre aux responsables de contenu de fournir des valeurs de métadonnées d’« assistance » par défaut pour les éléments, sur la base de leur emplacement dans une bibliothèque de documents, à la fois pour les documents et les ensembles de documents ;
s’assurer que les responsables de contenu comprennent de quelle manière les valeurs de métadonnées par défaut qu’ils ont établies à différents emplacements dans une hiérarchie de dossiers affectent les éléments ;
s’assurer que lorsque des collaborateurs ou des responsables de contenu ajoutent des éléments à un emplacement (par le biais du serveur ou d’une application cliente Microsoft Office 2010), les champs appropriés sont remplis avec des valeurs par défaut et les collaborateurs ou les responsables de contenu n’ont pas besoin de savoir d’où provient la valeur par défaut, ni comment elle est parvenue là.

Exemple : aider les utilisateurs à organiser une grande bibliothèque

Supposez que Fabrikam est une grande organisation qui fabrique plusieurs gammes de produits « gadgets ». Elle a créé une grande bibliothèque de documents qui assume la fonction de référentiel central pour tous les documents de spécification d’ingénierie de ses produits. Pour faciliter la recherche ultérieure de documents par les utilisateurs, elle configure plusieurs types de contenu différents dans la bibliothèque de documents, où elle stocke les spécifications, telles que « Plan de test », « Spécifications », et ainsi de suite. Chaque type de contenu inclut des champs de métadonnées tels que marché cible et Date de sortie du produit. Les auteurs de documents et principaux collaborateurs de la bibliothèque de documents sont les équipes d’ingénierie de produit. Pour simplifier l’utilisation de la bibliothèque de documents, sa hiérarchie de dossiers est organisée par produit. Ce mode d’organisation de la hiérarchie permet aux membres d’une équipe de produit de travailler dans le dossier correspondant à « leur » produit.

La connaissance du dossier dans lequel se trouve un document donné en dit beaucoup sur les métadonnées qu’il doit obtenir. Par exemple, si vous ajoutez un document au dossier « Alpha », la propriété Nom de produit du document prend la valeur « Gadget Alpha ». « Gadget Alpha » étant un type de gadget axé sur l’entreprise, tous les documents ajoutés au dossier « Alpha » affectent la valeur « Entreprise » au champ Marché cible.

Notes

Ce genre de gestion et d’héritage intelligents des métadonnées est impossible lors de l’utilisation d’Office SharePoint Server 2007. Dans Office SharePoint Server 2007, la valeur par défaut d’un champ est définie dans la Définition de champ. Cela signifie que si vous souhaitez utiliser un champ dans plusieurs listes ou types de contenu, vous ne pouvez avoir qu’une seule valeur par défaut pour ce champ, quel que soit son emplacement ou son type de contenu. L’étendue la plus réduite à laquelle une définition de champ existe est au niveau de la liste. Vous pouvez contourner ces limitations en créant plusieurs champs et types de contenu pour obtenir des valeurs par défaut par emplacement, mais cette approche ne fonctionne pas avec le filtrage d’affichage ou avec la navigation pilotée par les métadonnées.

Le filtrage et la navigation parmi les métadonnées sont des outils efficaces pour naviguer parmi de grandes listes de documents. Cette fonctionnalité a été conçue pour la navigation du contenu de grands référentiels dans SharePoint Server 2010, obtenue en :

activant plusieurs pivots sur les données. Une fois que le responsable de contenu ou le bibliothécaire a classifié les documents en les balisant, les utilisateurs peuvent rechercher et extraire ces documents en fonction de leurs valeurs de métadonnées ;
s’assurant que les visiteurs, collaborateurs et responsables de contenu ont toujours la possibilité de voir les résultats utiles après avoir utilisé le filtrage et la navigation parmi les métadonnées pour exécuter une requête ;
permettant aux responsables de contenu de configurer le filtrage et la navigation parmi les métadonnées de sorte que leurs performances soient correctes pour la plupart des bibliothèques sans avoir à créer explicitement d’index pour prendre en charge les requêtes utilisées pour extraire des documents ;
aidant les responsables de contenu à spécifier des index supplémentaires susceptibles d’améliorer les performances sur une gamme plus étendue de requêtes ;
aidant les utilisateurs à affiner les requêtes pour utiliser des index composés, en vue d’améliorer la pertinence des résultats.

ID de documents

Un ID de document est un identificateur unique pour un document ou un ensemble de documents et une URL statique qui ouvre le document ou ensemble de documents associé à l’ID de document, quel que soit l’emplacement du document. Les ID de documents offrent :

un moyen de référencer des éléments tels que des documents et ensembles de documents dans SharePoint Server 2010 qui est moins fragile que le recours à des URL. Les URL sont rompues si l’emplacement de l’élément change. À la place de l’URL, la fonctionnalité ID de document crée une URL statique pour chaque élément de contenu auquel un ID de document est assigné ;
une prise en charge plus flexible du déplacement de documents ou d’ensembles de documents à différents stades du cycle de vie de document. Par exemple, si vous créez un document sur une page Mon site ou Espace de travail et que vous le publiez ensuite sur un site d’équipe, l’ID de document est persistante et déplacée avec le document, ce qui évite tout problème de rupture d’URL ;
un générateur d’ID de document qui assigne un ID de document unique aux éléments. Vous pouvez personnaliser le format des ID générés par le service. Grâce à l’API de gestion de documents, vous pouvez écrire et utiliser des fournisseurs d’ID De documents personnalisés.