Fonctionnalités de stratégie incluses dans Office SharePoint Server 2007
Microsoft Office SharePoint Server 2007 comprend quatre fonctionnalités de stratégie de gestion des informations pour vous aider à gérer votre contenu : une fonctionnalité d'expiration, d'audit, d'étiquettes de document et de codes barres de documents.
Expiration
En tant que processus de gestion des enregistrements dans l'entreprise, Office SharePoint Server 2007 permet de conserver des informations pour des périodes de temps fixes. À la fin de vie du contenu, la fonctionnalité de stratégie d'expiration peut supprimer le contenu d'une façon cohérente, laquelle peut faire l'objet d'un suivi et d'une gestion. Par exemple, vous pouvez définir un délai d'expiration pour un type de contenu spécifique qui s'applique dans un certain laps de temps après la création du document ou après sa dernière modification, ou bien qui s'applique en fonction d'une activité de flux de travail ou de tout autre événement.
Lorsque le document arrive à expiration, vous pouvez déterminer les actions que le contrôle de stratégie prendra. Par exemple, la stratégie peut supprimer le document, ou définir une tâche de flux de travail pour que Office SharePoint Server 2007 route le document et obtienne l'autorisation de le détruire. En outre, la fonctionnalité de stratégie d'expiration offre la possibilité de créer et d'utiliser une « action » de plug-in personnalisée à effectuer sur l'élément après qu'il a atteint sa date d'expiration.
Pour plus d'informations sur les flux de travail, voir Flux de travail dans Windows SharePoint Services dans le kit de développement logiciel (SDK) Windows SharePoint Services 3.0.
Audit
Office SharePoint Server 2007 fournit un système d'enregistrements qui peut être audité. En tant que tel, Office SharePoint Server 2007 enregistre automatiquement les événements et les activités effectuées par Office SharePoint Server 2007, les solutions personnalisées et les utilisateurs. Cette fonctionnalité d'audit est disponible pour les documents, ainsi que pour les éléments de liste qui ne font pas partie d'un document, tels que les éléments des listes de tâches, des listes de problèmes, des groupes de discussion et des calendriers. La fonctionnalité d'audit traite et enregistre les informations liées aux événements suivants :
Chaque accès à un élément
Chaque vue d'un élément dans une liste
Chaque archivage et extraction d'un document
Toute modification des autorisations et des paramètres
L'heure à laquelle un élément spécifié a été supprimé et par qui
Les utilisateurs peuvent interroger Office SharePoint Server 2007 et créer des rapports sur les informations de ces événements ou d'autres événements, le cas échéant.
Au moyen d'un programme, les développeurs peuvent utiliser les services Web pour interroger le modèle objet Office SharePoint Server 2007 pour obtenir des informations d'audit.
Vous pouvez également utiliser le modèle objet Audit pour enregistrer des événements personnalisés dans le journal d'audit. Par exemple, vous pouvez développer une solution de code personnalisé qui s'exécute par-dessus Office SharePoint Server 2007, et enregistrer des événements personnalisés qui auditent les actions prises dans cette solution.
Étiquettes de documents
Les fonctionnalités d'étiquette de document et de code barres aident à organiser les documents en vue de leur stockage systématique et de leur récupération. Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre fonctionnalité pour affecter une étiquette unique à un document, que le document soit une copie physique ou un fichier électronique, ce qui permet d'en effectuer le suivi.
Les étiquettes de document sont des étiquettes de texte que vous pouvez demander à Office SharePoint Server 2007 de générer automatiquement en fonction des métadonnées d'un type de contenu. Par exemple, un cabinet d'avocats peut souhaiter joindre une étiquette de document qui se compose du nom du client, d'un objet et d'une date, à chaque document d'un type de contenu donné.
Vous pouvez imprimer et apposer des étiquettes de document sur une copie physique du document ou les insérer en tant que graphiques dans un document Microsoft Office system 2007.
Codes barres de documents
Les codes barres des documents sont semblables aux étiquettes de document, mais il ne s'agit pas de texte et plutôt d'un ID unique généré. Vous pouvez imprimer et apposer le code barres sur une copie physique du document ou l'insérer en tant que graphique dans un document Microsoft Office system 2007. Vous pouvez également étendre et personnaliser le format du code barres.
Voir aussi
Autres ressources
Introduction à la stratégie de gestion des informations
Scénarios de fonction de stratégie personnalisée