Service Web du Centre d'enregistrement
Windows SharePoint Services 3.0 fournit un environnement intuitif et robuste pour la collaboration sur des documents et leur stockage. De nombreuses entreprises ont toutefois des besoins de gestion d'enregistrements et de conformité aux réglementations qui nécessitent la maintenance de serveurs distincts qui servent à gérer les enregistrements officiels professionnels et autres supports fortement réglementés. Cela constitue un défi aux responsables des enregistrements : comment transférer facilement et de façon cohérente des documents des sites SharePoint de collaboration à l'environnement plus strictement contrôlé d'un serveur de référentiel d'enregistrement ? Office SharePoint Server 2007 fournit le service Web de référentiel d'enregistrement, conçu pour permettre aux gestionnaires d'enregistrements d'automatiser le processus de transfert des documents dans un référentiel d'enregistrements.
Vue d'ensemble du service Web de référentiel d'enregistrement
Ce service Web permet à Office SharePoint Server 2007 d'envoyer des documents et leurs métadonnées associées à un référentiel d'enregistrement, que ce référentiel soit un site SharePoint ou une application de stockage de documents tierce. Le service Web est conçu pour être aussi générique que possible, de sorte que les fournisseurs de stockage de documents tiers puissent l'implémenter avec un effort minimal. Le service Web ne s'appuie sur aucun concept ou fonctionnalité spécifique de SharePoint. Le service vous permet de passer à la fois le document et toutes les métadonnées sur le document à conserver, y compris un historique d'audit des événements effectués sur le document.
Cette fonctionnalité donne aux gestionnaires d'enregistrements un moyen simple mais puissant d'intégrer les avantages de l'environnement de travail de collaboration Office SharePoint Server 2007 dans leur système de stockage d'enregistrements existant. En outre, étant donné que le service Web du référentiel d'enregistrement est très abstrait, le transfert d'un document d'une application de stockage à une autre nécessite beaucoup moins effort qu'une approche qui impose des connaissances plus poussées de la structure interne et du fonctionnement du référentiel d'enregistrements.
Vous pouvez envoyer des documents dans le référentiel d'enregistrement à partir de Office SharePoint Server 2007 soit manuellement soit par programme :
Dans l'interface utilisateur de Windows SharePoint Services, les utilisateurs peuvent cliquer avec le bouton droit sur un document et choisir Envoyer au Centre des enregistrements.
Vous pouvez automatiser l'envoi d'un document dans le référentiel d'enregistrement par le biais du modèle objet Office SharePoint Server 2007 à l'aide de la méthode Microsoft.SharePoint.SPFile.SendToOfficialFile(System.String,System.String).
Écrivez votre propre appel SOAP pour accéder au service Web directement.
L'utilisation du code permet aux responsables des enregistrements de capturer de manière cohérente et transparente des documents vitaux et de les transférer aux emplacements appropriés de référentiel d'enregistrement sans avoir à dépendre de l'interaction utilisateur pour la conformité. Cela est particulièrement vrai lorsque vous combinez la programmation du processus de soumission au centre des enregistrements à d'autres fonctionnalités de gestion de documents puissantes fournies dans Office SharePoint Server 2007.
Par exemple, vous pouvez créer un type de contenu appelé Contrat. Pour ce type de contenu vous ajoutez un flux de travail. L'activité finale dans le flux de travail appelle la méthode SendToOfficialFile. À présent, tout document qui se voit affecter ce type de contenu est transféré dans le référentiel d'enregistrement lorsque le flux de travail s'exécute. Le flux de travail peut à son tour être configuré pour s'exécuter automatiquement, par exemple en réponse à un événement de document.
Pour plus d'informations sur les flux de travail, voir Introduction aux flux de travail dans Windows SharePoint Services.
L'envoi de fichiers à un référentiel d'enregistrement
Lorsque vous envoyez un fichier dans le référentiel d'enregistrement, manuellement ou par le biais du modèle objet, vous envoyez une copie de ce fichier. Le fichier d'origine n'est nullement modifié et ne contient aucun lien vers sa copie dans le référentiel d'enregistrement. Toutefois, la copie est envoyée dans le référentiel avec un pointeur vers l'emplacement du fichier d'origine.
Lors de l'envoi d'un fichier, Office SharePoint Server 2007 conditionne les métadonnées de type de contenu pour ce fichier, ainsi que l'historique d'audit du fichier, sous forme de code XML. Office SharePoint Server 2007 passe le nom du fichier du type de contenu du fichier comme son type de routage d'enregistrement. Étant donné qu'un type de routage d'enregistrement donné peut avoir plusieurs alias, plusieurs types de contenu peuvent être mappés vers le même type de routage d'enregistrement.
Office SharePoint Server 2007 envoie uniquement la version la plus récente, pas toutes les versions, du document.