Processus de workflow

 

Date de publication : février 2017

S’applique à : Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online

Les workflows automatisent les processus d'entreprise sans interface utilisateur. Les processus de workflow sont généralement utilisés pour initier l'automatisation qui ne requiert aucune interaction utilisateur.

Chaque processus de workflow est associé à une seule entité. Lors de la configuration des workflows, vous devez considérer essentiellement quatre points :

• Quand commencer ?

• Doivent-ils s'exécuter en tant que workflows en temps réel ou d'arrière-plan ?

• Quelles actions doivent-ils effectuer ?

• Dans quelles conditions les actions doivent-elles être effectuées ?

Cette rubrique explique comment rechercher des processus de workflow, quand les démarrer, et s'ils fonctionnent en temps réel ou en arrière-plan. Pour plus d'informations sur les actions qu'ils doivent effectuer, et sur les conditions, voir Configurer les étapes de workflow.

Contenu de la rubrique

Où personnalisez-vous des processus de workflow ?

Propriétés des workflows

Contexte de sécurité des processus de workflow

Activer un workflow

Où personnalisez-vous des processus de workflow ?

Vous pouvez voir les workflows dans votre organisation en affichant le nœud Processus dans Solution par défaut et en appliquant un filtre sur les processus avec la CatégorieWorkflow.

Vous pouvez créer ou modifier des workflows à l'aide de l'application Web. Les développeurs peuvent créer des workflows à l'aide des informations du Kit de développement logiciel (SDK) Microsoft Dynamics CRM, et les solutions que vous achetez peuvent comprendre des workflows que vous pouvez modifier.

Propriétés des workflows

Dans l'explorateur de solutions, sélectionnez Processus et cliquez sur Nouveau.

Lorsque vous créez un workflow, la boîte de dialogue Créer un processus vous invite à définir trois propriétés que possèdent tous les processus :

• Nom du processus
  Le nom du processus de workflow ne doit pas nécessairement être unique, mais si vous prévoyez un grand nombre de workflows, vous voudrez peut-être utiliser une convention d'affectation de noms permettant de différencier clairement vos processus. Vous souhaitez peut-être appliquer des préfixes standard au nom du workflow. Le préfixe peut décrire la fonctionnalité de workflow ou le département dans la société. Cela vous aide à regrouper les éléments similaires dans la liste des workflows.

• Catégorie
  Cette propriété établit qu'il s'agit d'un processus de workflow.

• Entité
  Chaque processus de workflow doit correspondre à une seule entité. Vous ne pouvez pas modifier l'entité alors que le processus de workflow est créé.

• Exécuter ce workflow en arrière-plan (recommandé)
  Cette option s'affiche lorsque vous sélectionnez le workflow comme catégorie. Ce paramètre détermine si le workflow est un workflow en temps réel ou d'arrière-plan. Les workflows en temps réel s'exécutent immédiatement (de façon synchronisée) et les workflows d'arrière-plan s'exécutent de façon asynchrone. Les options de configuration disponibles dépendent de votre choix pour ce paramètre. Les workflows d'arrière-plan permettent des conditions d'attente qui ne sont pas disponibles pour les workflows en temps réel. Tant que vous n'utilisez pas ces conditions d'attente, vous pouvez convertir ultérieurement les workflows d'arrière-plan en workflows en temps réel et les workflows en temps réel en workflows d'arrière-plan. Pour plus d’informations sur les conditions d'attente, voir Définition de conditions pour les actions de workflow.

Vous pouvez également utiliser l'option Type pour décider de créer un workflow entièrement ou à partir d'un modèle. Lorsque vous sélectionnez Nouveau processus à partir d’un modèle existant (sélection à partir d’une liste), vous pouvez choisir les processus de workflows disponibles qui ont été précédemment enregistrés en tant que modèles de processus.

Après avoir créé un workflow, ou après en avoir modifié un, vous disposez des propriétés supplémentaires suivantes :

• Activer en tant que
  Vous pouvez choisir Modèle de processus pour créer un point de départ avancé pour d'autres modèles. Si vous sélectionnez cette option après avoir activé le workflow, il ne sera pas appliqué, mais pourra être sélectionné dans la boîte de dialogue Créer un processus si vous sélectionnez Type : Nouveau processus à partir d’un modèle existant (sélection à partir d’une liste)

  Les modèles de processus sont utiles si vous avez un certain nombre de processus de workflow similaires et que vous souhaitez les définir sans dupliquer la même logique.

  Notes

  La modification d'un modèle de processus ne modifie pas les comportements des autre processus de workflow créés en l'utilisant comme modèle. Un nouveau workflow créé à l'aide d'un modèle est une copie du contenu du modèle.

• Disponible pour exécution
  Cette section contient les options expliquant comment le workflow peut être exécuté.

  • Exécuter ce workflow en arrière-plan (recommandé)
    Cette case à cocher reflète l'option sélectionnée lors de la création du workflow. Cette option est désactivée, mais vous pouvez la modifier dans le menu Actions en choisissant Convertir en workflow en temps réel ou Convertir en workflow d'arrière-plan.

  • En tant que processus à la demande
    Sélectionnez cette option si vous souhaitez permettre aux utilisateurs d'exécuter ce workflow à partir de la commande Exécuter le workflow.

  • En tant que processus enfant
    Sélectionnez cette option si vous souhaitez autoriser le workflow à être démarré à partir d'un autre workflow.

• Rétention des tâches de workflow
  Cette section contient une option pour supprimer un workflow après l'exécution de ce workflow.

  • Supprimer automatiquement les tâches de workflow terminées (pour libérer de l’espace disque)
    Sélectionnez cette option si vous souhaitez qu'une tâche de workflow terminée soit automatiquement supprimée.

    Notes

    Les tâches de workflow ne sont pas supprimées immédiatement après leur exécution, mais peu après, via un traitement par lot.

• Étendue
  Pour les entités appartenant à l'utilisateur, les options sont Organisation, Divis. mère : sous-divisions, Division, ou Utilisateur. Pour les entités détenues par l'organisation, la seule option est Organisation.

  Si l'étendue est Organisation, la logique de workflow peut être appliquées à tous les enregistrements de l'organisation. Sinon, le workflow peut être appliqué uniquement à un sous-ensemble d'enregistrements de l'étendue.

  Notes

  La valeur par défaut de l'étendue est Utilisateur. Veillez à vérifier la valeur de l'étendue avant d'activer le workflow.

• Démarrer quand
  Utilisez les options de cette section pour spécifier quand un workflow doit démarrer automatiquement. Vous pouvez configurer l'exécution d'un workflow en temps réel avant certains événements. Il s'agit d'une fonctionnalité très puissante, car le workflow peut arrêter l'action avant qu'elle se produise.Pour plus d'informations :Utilisation de workflows en temps réel. Ces options sont les suivantes :

  • L’enregistrement est créé

  • Statut de l’enregistrement modifié

  • L'enregistrement est attribué

  • Champs d’enregistrement modifiés

  • L'enregistrement est supprimé

  Notes

  Souvenez-vous que les actions et les conditions que vous définissez pour le workflow ne savent pas quand le workflow est exécuté. Par exemple, si vous définissez un workflow pour mettre à jour l'enregistrement, cette action ne peut pas être effectuée par un workflow en temps réel avant que l'enregistrement soit créé. Un enregistrement qui n'existe pas ne peut pas être mis à jour. De même, un workflow d'arrière-plan ne peut pas mettre à jour un enregistrement qui a été supprimé, même si vous pouvez définir cette action pour le workflow. Si vous configurez un workflow pour effectuer une action qui ne peut pas être effectuée, celle-ci échoue et le workflow entier échoue.

• Exécuter en tant que
  Cette option est la seule disponible si vous avez désactivé l'option Exécuter ce workflow en arrière-plan (recommandé) lorsque vous avez créé un workflow ou si vous convertissez ultérieurement un workflow d'arrière-plan en un workflow en temps réel.

Contexte de sécurité des processus de workflow

Lorsqu'un workflow d'arrière-plan est configuré en tant que processus à la demande et est lancé par un utilisateur à l'aide de la commande Exécuter le workflow, les actions que le workflow peut effectuer sont limitées à celles que l'utilisateur peut effectuer selon les privilèges et les niveaux d'accès définis pour le rôle de sécurité défini pour son compte d'utilisateur.

Lorsqu'un workflow d'arrière-plan démarre basé sur un événement, le workflow fonctionne dans le contexte de la personne qui en est propriétaire, généralement la personne qui a créé le workflow.

Pour les workflows en temps réel, vous disposez de l'option Exécuter en tant que et vous pouvez décider si le workflow doit appliquer le contexte de sécurité du propriétaire du workflow ou de l'utilisateur qui a modifié l'enregistrement. Si le workflow comporte des actions que tous les utilisateurs ne peuvent pas effectuer en fonction des contraintes de sécurité, vous devez choisir l'exécution du workflow en tant que propriétaire du workflow.

Activer un workflow

Les workflows peuvent être modifiés uniquement lorsqu'ils sont désactivés. Avant qu'un workflow puisse être utilisé manuellement ou appliqué en fonction des événements, il doit être activé. Avant qu'un workflow puisse être activé, il doit contenir au moins une étape. Pour plus d'informations sur la configuration des étapes, voir Configurer les étapes de workflow

Un workflow peut être activé ou désactivé uniquement par le propriétaire du workflow ou par une personne disposant du privilège Agir au nom d’un autre utilisateur, comme l'administrateur système. La raison en est qu'un utilisateur malveillant pourrait modifier le workflow d'une personne à son insu. Vous pouvez réattribuer un workflow que vous possédez en modifiant le propriétaire. Ce champ est sous l'onglet Administration. Si vous n'êtes pas l'administrateur système et que vous devez modifier un workflow qui appartient à un autre utilisateur, vous devez lui demander de le désactiver et de vous l'attribuer. Après la modification du workflow, vous pouvez le lui réattribuer afin qu'il puisse l'activer.

Les workflows en temps réel exigent que l'utilisateur dispose du privilège Activer les processus en temps réel. Comme les workflows en temps réel présentent un plus grand risque d'affecter les performances système, seuls les utilisateurs qui peuvent évaluer le risque potentiel doivent avoir ce privilège.

Les workflows sont enregistrés lorsqu'ils sont activés, il n'est donc pas nécessaire de le faire avant de les activer.

Voir aussi

Création et modification de processus
Configurer les étapes de workflow
Surveillance et gestion des processus
Conseils pour les processus de workflow

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