Paramétrage des workflows Achats
Mise à jour : September 10, 2012
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Dans certaines organisations, les journaux doivent être approuvés par un utilisateur autre que celui qui a entré le journal. Pour paramétrer un processus d'approbation, vous pouvez créer un workflow. Vous pouvez également paramétrer d'autres processus, tels que l'examen des factures fournisseur.
Un workflow représente un processus entreprise. Il définit le transfert d'un document dans le système et indique qui doit traiter une tâche ou approuver un document. L'utilisation du système de workflow dans votre organisation présente plusieurs avantages :
Processus cohérents — Vous pouvez définir le processus d'approbation pour des documents spécifiques, tels que des demandes d'achat ou des états de dépenses. Le système de workflow permet de s'assurer que les documents sont traités et approuvés de manière cohérente et efficace.
Visibilité de processus — Vous pouvez suivre le statut, l'historique et les mesures de performance d'une instance de workflow spécifique. Vous pouvez ainsi déterminer si des modifications doivent être apportées au workflow afin d'en optimiser l'efficacité.
Liste de travail centralisée — Les utilisateurs peuvent afficher une liste de travail centralisée pour consulter les tâches et les approbations de workflow qui leur sont affectées. Cette liste de travail est disponible à partir des pages de l'Aperçu interactif dans le client Microsoft Dynamics AX et dans Enterprise Portal.
Workflows du journal
Sur la base des noms de journaux, vous pouvez demander une approbation manuelle, une approbation de workflow ou aucune approbation. Ces informations permettent de paramétrer une ou plusieurs configurations de workflow pour chaque type de journal. Sélectionnez ensuite une configuration pour chaque nom de journal et activez le workflow pour ce journal. Si l'approbation de workflow est paramétrée pour un journal, d'autres contrôles sont affichés en haut de l'écran Journal de saisie, Ces contrôles comprennent une barre d'informations jaune et un bouton Soumettre ou un menu Actions. Pour plus d'informations, voir Soumission d'un document et Actions de workflow.
Certains boutons des écrans Journal de saisie et N° document de journal ne sont pas disponibles lorsqu'un journal a été soumis pour l'approbation de journal de workflow. Lorsque le journal est approuvé, les options du menu Valider sont disponibles et les autres contrôles et champs de l'écran ne le sont pas. Si un utilisateur modifie un journal approuvé, le statut du workflow est réinitialisé, les options du menu Valider ne sont pas disponibles et les autres contrôles et champs sont disponibles. Lorsque les changements ont été effectués, le journal doit de nouveau être soumis à l'approbation.
Les options suivantes sont disponibles pour les journaux des paiements présentant le statut de workflow Approbation :
Modifier le journal. Une fois les modifications terminées, vous devez soumettre de nouveau le journal pour approbation.
Afficher le journal.
Traiter les paiements. Seules les options de traitement des paiements sont disponibles.
Vous pouvez utiliser les approbations de workflow pour les journaux et les types de journaux suivants dans le module Achats.
Option de menu de journal |
Type de journal |
|---|---|
Registre des factures |
Registre des factures |
Journal des approbations de facture |
Approbation |
Journal des factures |
Enregistrement de facture fournisseur |
Journal des paiements |
Fournisseur - Paiements |
Journal de création des billets à ordre |
Création des billets à ordre |
Journal de renouvellement des billets à ordre |
Renouvellement de billets à ordre |
Journal des remises |
Remises de billets à ordre |
Journal des règlements des billets à ordre |
Règlement des billets à ordre des fournisseurs |
Pour obtenir une vue d'ensemble du workflow dans Microsoft Dynamics AX, voir Vue d'ensemble du système de workflow et Concepts de workflow. Pour plus d'informations sur le paramétrage des approbations de journaux, voir Paramétrage des approbations de journaux financiers.
Types de workflows qu'il est possible de créer
Le tableau suivant répertorie les types de workflows que vous pouvez créer dans le module Achats.
Tapez |
Objet |
|---|---|
Workflow du journal de registre des factures fournisseur |
Permet de créer des workflows d'approbation pour les journaux du registre des factures. |
Workflow du journal d'approbation des factures fournisseur |
Permet de créer des workflows d'approbation pour les journaux d'approbation des factures. |
Approbation du contrat d'achat |
Permet de créer des workflows d'approbation pour les contrats d'achat. > [!Note] > Ce contrôle est disponible uniquement si la clé de configuration Secteur public est sélectionnée. |
Facture fournisseur |
Permet de créer des workflows pour les en-têtes de facture fournisseur. Vous pouvez afficher les factures dans l'écran Facture fournisseur. Pour utiliser des workflows avec des stratégies de facture fournisseur, veillez à ce que le champ Valider la facture avec les non-correspondances soit défini sur Autoriser avec avertissement dans l'écran Paramètres de la comptabilité fournisseur. |
Ligne de facture fournisseur |
Permet de créer des workflows pour les lignes de facture fournisseur. Vous pouvez afficher les factures dans l'écran Facture fournisseur. Pour utiliser des workflows avec des stratégies de facture fournisseur, veillez à ce que le champ Valider la facture avec les non-correspondances soit défini sur Autoriser avec avertissement dans l'écran Paramètres de la comptabilité fournisseur. |
Workflow du journal des factures fournisseur |
Permet de créer des workflows d'approbation pour les journaux d'enregistrement des factures. |
Workflow du journal de décaissements fournisseur |
Permet de créer des workflows d'approbation pour les journaux de décaissements fournisseur. |
Workflow du journal de création de billets à ordre fournisseur |
Permet de créer des workflows d'approbation pour les journaux de création des billets à ordre fournisseur. |
Workflow du journal de renouvellement des billets à ordre fournisseur |
Permet de créer des workflows d'approbation pour les journaux de renouvellement des billets à ordre fournisseur. |
Workflow du journal de remises en banque fournisseur |
Permet de créer des workflows d'approbation pour les journaux des remises en banque fournisseur. |
Workflow du journal de règlement des billets à ordre fournisseur |
Permet de créer des workflows d'approbation pour les journaux de règlement des billets à ordre fournisseur. |
Tâches automatiques et tâches manuelles pour les factures fournisseur
Vous pouvez utiliser les tâches de workflow suivantes pour exécuter une action sur une facture fournisseur.
Tâche |
Tapez |
description ; |
|---|---|---|
Valider des factures fournisseur |
Automatique |
Permet de valider les factures fournisseur automatiquement. Cette tâche peut être utilisée avec d'autres tâches. Cette tâche doit être le dernier élément de tâche dans la configuration du workflow. Si un processus de révision ou d'approbation est utilisé, ce processus doit avoir lieu avant cette tâche automatique. Pour obtenir un exemple de la manière dont la Valider des factures fournisseur tâche automatique est utilisée, voir Workflow avec décision conditionnelle. Cette tâche automatique ne fonctionne pas avec les factures fournisseur qui figurent dans un journal d'approbation. Valider les journaux d'approbation manuellement. |
Évaluer les règles de stratégie pour les factures |
Automatique |
Permet d'évaluer les violations de stratégie sur les factures fournisseur. Pour plus d'informations sur l'utilisation simultanée du workflow et des stratégies, voir Tâches principales : stratégies de facture fournisseur. Si une facture fournisseur viole une ou plusieurs règles de stratégie au niveau de l'en-tête, cette tâche fait état des violations dans l'écran Violations de stratégie de la facture en question. Pour obtenir un exemple de la manière dont la Évaluer les règles de stratégie pour les factures tâche automatique est utilisée, voir Workflow avec décision conditionnelle. |
Revoir la facture fournisseur |
Manuel |
Affectez cette tâche à un utilisateur qui peut passer en revue les lignes des factures fournisseur. Les étapes de la révision sont définies dans la section de description lorsque vous créez le workflow. La différence entre une tâche manuelle de révision et un élément de workflow d'approbation est que, si la tâche manuelle de révision est affectée à plusieurs utilisateurs, le workflow peut continuer après l'exécution de la tâche par n'importe lequel de ces utilisateurs. Si vous affectez un élément de workflow d'approbation à plusieurs utilisateurs, tous ces utilisateurs doivent approuver le document avant que le workflow ne puisse continuer. Pour plus d'informations, voir Workflow avec plusieurs utilisateurs dans une tâche. |
Revoir le rapprochement de factures fournisseur |
Manuel |
Affectez cette tâche à un utilisateur si l'utilisateur doit passer en revue la facture fournisseur pour déterminer si elle présente des écarts de rapprochement de factures. La différence entre une tâche manuelle de révision et un élément de workflow d'approbation est que, si la tâche manuelle de révision est affectée à plusieurs utilisateurs, le workflow peut continuer après l'exécution de la tâche par n'importe lequel de ces utilisateurs. Si vous affectez un élément de workflow d'approbation à plusieurs utilisateurs, tous ces utilisateurs doivent approuver le document avant que le workflow ne puisse continuer. Pour plus d'informations, voir Workflow avec plusieurs utilisateurs dans une tâche. |
Tâches automatiques et tâches manuelles pour les lignes des factures fournisseur
Vous pouvez utiliser les tâches de workflow suivantes pour exécuter une action sur une ligne de facture fournisseur.
Tâche |
Tapez |
description ; |
|---|---|---|
Évaluer les règles de stratégie pour les lignes de facture |
Automatique |
Permet d'évaluer les violations de stratégie sur les lignes de factures fournisseur. Cette tâche automatique est différente de la tâche Évaluer les règles de stratégie pour les factures, car elle évalue uniquement les stratégies utilisant un type de règle basée sur le nom de requête de Lignes de facture fournisseur. Pour plus d'informations sur l'utilisation simultanée du workflow et des stratégies, voir Tâches principales : stratégies de facture fournisseur. Si une facture fournisseur viole une ou plusieurs règles de stratégie au niveau de la ligne, cette tâche fait état des violations dans l'écran Violations de stratégie de la facture en question. Pour obtenir un exemple de la manière dont la Évaluer les règles de stratégie pour les lignes de facture tâche automatique est utilisée, voir Workflow avec décision conditionnelle. |
Revoir la ligne de facture fournisseur |
Manuel |
Affectez cette tâche à un utilisateur qui peut passer en revue les lignes des factures fournisseur. Les étapes de la révision sont définies dans la section de description lorsque vous créez le workflow. La différence entre une tâche manuelle de révision et un élément de workflow d'approbation est que, si la tâche manuelle de révision est affectée à plusieurs utilisateurs, le workflow peut continuer après l'exécution de la tâche par n'importe lequel de ces utilisateurs. Si vous affectez un élément de workflow d'approbation à plusieurs utilisateurs, tous ces utilisateurs doivent approuver le document avant que le workflow ne puisse continuer. Pour plus d'informations, voir Workflow avec plusieurs utilisateurs dans une tâche. |
Création d'un workflow
Pour créer un workflow, procédez comme suit :
Cliquez sur Comptabilité fournisseur > Paramétrage > Workflows de la comptabilité fournisseur.
Dans le volet Actions, cliquez sur Nouveau.
Sélectionnez le type de workflow à créer, puis cliquez sur Créer un workflow. L'éditeur de workflow s'affiche. Créez le workflow en faisant glisser les éléments associés dans la toile.
Configurez chaque élément du workflow. Pour plus d'informations, voir Configuration des éléments de workflow.
Répétez les étapes 2 à 4 pour créer d'autres workflows pour le module Achats.
Si vous paramétrez des workflows de journal, paramétrez les approbations de journal pour les journaux spécifiques à l'aide de l'écran Noms de journal. Pour plus d'informations, voir Paramétrage des approbations de journaux financiers.
Champs et expressions calculés
Les champs et les expressions calculés suivants sont utilisés avec les approbations de journal de workflow pour le module Achats. Pour chaque workflow, vous pouvez paramétrer des conditions qui incluent ces champs et expressions calculés.
Champ calculé |
description ; |
|---|---|
Montant de la facture |
Montant total de la facture fournisseur. Ce champ est disponible pour les workflows Facture fournisseur et Ligne de facture fournisseur. |
Crédit total du journal |
Montant créditeur total pour le journal entier. Ce champ est disponible pour les workflows de journal. |
Débit total du journal |
Montant débiteur total pour le journal entier. Ce champ est disponible pour les workflows de journal. |
Montant maximal de crédit de N° document |
Montant le plus élevé du crédit de n° document dans le journal. Ce champ est disponible pour les workflows de journal. |
Montant maximal de débit de N° document |
Montant le plus élevé du débit de n° document dans le journal. Ce champ est disponible pour les workflows de journal. |
Montant minimal du crédit du n° document |
Montant le plus faible du crédit de N° document dans le journal. Ce champ est disponible pour les workflows de journal. |
Montant minimal du débit du n° document |
Montant le plus faible du débit de N° document dans le journal. Ce champ est disponible pour les workflows de journal. |
Types de participants
Vous pouvez affecter un élément de workflow aux groupes de participants suivants.
Groupe d'utilisateurs |
description ; |
|---|---|
Participants du rôle de sécurité |
Permet d'affecter l'élément de workflow à un rôle de sécurité Microsoft Dynamics AX. |
Participants du groupe d'utilisateurs |
Permet d'affecter l'élément de workflow à un groupe d'utilisateurs Microsoft Dynamics AX. |
Participants aux dépenses - Factures fournisseur |
Ce groupe permet d'affecter l'élément de workflow aux participants aux dépenses. Cette option est disponible pour les éléments associés aux workflows Facture fournisseur et Ligne de facture fournisseur. |