Tâches principales : Examen des nouvelles demandes fournisseur soumises par les employés

Article
08/03/2018

Mise à jour : September 5, 2012

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Lorsqu'un employé souhaite travailler avec un fournisseur qui ne figure pas dans la liste des fournisseurs agréés de votre organisation, il peut demander à ce qu'il soit ajouté à la liste. En tant qu'acheteur, vous êtes responsable de la révision, ainsi que de l'approbation ou du refus, des nouvelles demandes fournisseur.

Les employés peuvent créer et envoyer une demande fournisseur dans le portail Services d'employés d'Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX. La demande fournisseur inclut des informations d'adresse préliminaires pour le fournisseur, le nom et l'adresse e-mail de contact du fournisseur, ainsi que le motif de la demande. Les demandes fournisseur sont affichées dans la page de liste Demandes fournisseur du client Microsoft Dynamics AX, dans lequel vous pouvez les réviser. Si vous approuvez une demande, le fournisseur potentiel est invité à envoyer un profil complet contenant diverses informations (organisation, contacts, etc.) à l'aide de la page Enregistrement des fournisseurs dans Enterprise Portal.

Vous pouvez afficher l'historique du workflow pour suivre le statut d'une nouvelle demande fournisseur. À mesure que vous (ainsi que d'autres utilisateurs) effectuez les tâches du workflow, les statuts de la demande fournisseur et du profil du fournisseur potentiel sont mis à jour automatiquement. Vous pouvez afficher le statut d'une demande fournisseur dans la page de liste Demandes fournisseur. Pour plus d'informations, voir Demandes fournisseur (page de liste).

Conditions préalables

L'administrateur système doit paramétrer les tâches de workflow pour le processus de demande fournisseur. Pour plus d'informations sur les tâches de workflow, voir Paramétrage et mise à jour des workflows d'approvisionnement.
Avant qu'un employé puisse envoyer une demande d'ajout d'un nouveau fournisseur, un administrateur doit paramétrer la page Nouvelle demande fournisseur dans Enterprise Portal. Pour plus d'informations sur la configuration de la page Nouvelle demande fournisseur, voir Tâches principales : Paramétrage des demandes d'ajout de fournisseurs.
Avant qu'un fournisseur potentiel puissent effectuer le processus d'enregistrement, un administrateur doit configurer les champs affichés dans la page Enregistrement des fournisseurs dans Enterprise Portal. Pour plus d'informations sur la configuration des informations d'un fournisseur potentiel, voir Configurations de demande fournisseur (écran).
Avant que le contact du fournisseur puisse remplir le profil du fournisseur potentiel, un administrateur doit paramétrer la page Enregistrement des fournisseurs. Pour plus d'informations, voir Configuration d'Enterprise Portal pour les demandes fournisseur.

Que voulez-vous faire ?

En savoir plus sur…

Approbation des nouvelles demandes fournisseur

Refus des nouvelles demandes fournisseur

Délégation des tâches de demande fournisseur à un autre utilisateur

Affichage de l'historique du workflow pour une nouvelle demande fournisseur

Aide sur l'écran de recherche

Tâches liées aux recherches

En savoir plus sur…

Cliquez sur ces liens pour plus d'informations sur les concepts abordés dans cette rubrique.

Vue d'ensemble de la gestion des demandes fournisseur

Approbation des nouvelles demandes fournisseur

Cette procédure permet de réviser et d'approuver une demande envoyée par un employé qui souhaite ajouter un fournisseur dans la liste des fournisseurs agréés de votre organisation.

Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes fournisseur > Demandes fournisseur.
Dans la page de liste Demandes fournisseur, ouvrez une demande dotée du statut Approbation en attente de la demande.
Dans l'écran Nouvelle demande fournisseur, consultez les avertissements associés à la demande.

Les avertissements sont paramétrés dans l'écran Configuration des demandes fournisseur. Un avertissement vous informe d'un éventuel conflit d'intérêt ou d'un autre problème dans une demande fournisseur. Par exemple, le nom d'un fournisseur peut correspondre à un enregistrement existant de la base de données de l'employé ou le fournisseur spécifié dans la demande peut être situé dans un pays ou une région soumis à un embargo.
Pour approuver la demande, dans la barre de message du workflow, cliquez sur Actions > Approuver.
Dans l'écran Workflow de justification d'ajout de fournisseur, entrez un commentaire facultatif, puis cliquez sur Approuver.

Notes

Le demandeur, l'approbateur et le fournisseur peuvent afficher les commentaires ajoutés dans l'historique du workflow.

Le fournisseur devient alors un fournisseur potentiel. Le contact du fournisseur reçoit une notification lui demandant de remplir un profil de fournisseur potentiel dans Enterprise Portal.

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Refus des nouvelles demandes fournisseur

Cette procédure permet de réviser et de refuser une demande envoyée par un employé qui souhaite ajouter un fournisseur dans la liste des fournisseurs agréés de votre organisation.

Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes fournisseur > Demandes fournisseur.
Dans la page de liste Demandes fournisseur, double-cliquez sur une demande dotée du statut Approbation en attente de la demande.
Dans l'écran Nouvelle demande fournisseur, consultez les avertissements associés à la demande.

Les avertissements sont paramétrés dans l'écran Configuration des demandes fournisseur. Un avertissement vous informe d'un éventuel conflit d'intérêt ou d'un autre problème dans une demande fournisseur. Par exemple, le nom d'un fournisseur peut correspondre à un enregistrement existant de la base de données de l'employé ou le fournisseur spécifié dans la demande peut être situé dans un pays ou une région soumis à un embargo.
Pour refuser la demande, dans la barre de message du workflow, cliquez sur Actions > Rejeter.
Dans la boîte de dialogue Workflow - Rejeter, entrez un commentaire facultatif, puis cliquez sur Rejeter. Lorsqu'une demande est refusée, le workflow associé à la demande fournisseur refusée prend fin.

Notes

Le demandeur, l'approbateur et le fournisseur peuvent afficher les commentaires ajoutés dans l'historique du workflow.

L'employé à l'origine de la demande est informé du refus de la demande et du motif de celui-ci.

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Délégation des tâches de demande fournisseur à un autre utilisateur

Cette procédure permet d'affecter la tâche de workflow consistant à réviser une demande fournisseur à un autre employé autorisé.

Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes fournisseur > Demandes fournisseur.
Dans la page de liste Demandes fournisseur, ouvrez une demande dotée du statut Approbation en attente de la demande.
Dans l'écran Nouvelle demande fournisseur, dans la barre de message du workflow, cliquez sur Actions > Déléguer.
Dans l'écran Workflow de justification d'ajout de fournisseur, dans le champ Utilisateur, sélectionnez l'identificateur correspondant à l'employé autorisé à réviser les demandes fournisseur. Entrez un commentaire facultatif, puis cliquez sur Déléguer.

Notes

Le demandeur, l'approbateur et le fournisseur peuvent afficher les commentaires ajoutés dans l'historique du workflow.

L'employé sélectionné est informé via un workflow qu'il doit réviser la demande fournisseur.

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Affichage de l'historique du workflow pour une nouvelle demande fournisseur

Les demandes fournisseur envoyées par un employé via le portail Employés dans Enterprise Portal sont déplacées vers le client Microsoft Dynamics AX via un workflow. Vous pouvez suivre l'avancement de la demande dans l'historique du workflow. Cette procédure permet d'afficher les détails des tâches terminées du workflow en relation avec une demande fournisseur.

Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes fournisseur > Demandes fournisseur.
Dans la page de liste Demandes fournisseur, ouvrez une demande dotée du statut Approbation en attente de la demande.
Dans l'écran Nouvelle demande fournisseur, dans la barre de message du workflow, cliquez sur Actions > Afficher l'historique.
Dans l'écran Historique du workflow, affichez le statut de la demande, ainsi que les noms des employés affectés à chaque tâche de workflow.
Dans la section Détails du workflow :, sous l'onglet Détails du suivi, affichez les détails des étapes terminées du workflow en relation avec cette demande fournisseur.