Tâches principales : création et traitement des plans budgétaires (EP)
Mise à jour : October 4, 2013
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Un plan budgétaire est un document qui contient un en-tête, des lignes de plan budgétaire, et des détails de ligne. Lorsque vous créez un plan budgétaire, un numéro unique de document lui est automatiquement affecté, et votre nom est affiché dans le champ Préparateur de plan budgétaire. Le processus de planification budgétaire sélectionné et le centre de responsabilité du préparateur du budget déterminent la hiérarchie d'organisation et le workflow de planification budgétaire pour le plan budgétaire. Après avoir terminé de préparer un plan budgétaire, vous le soumettez au workflow. Ensuite, le plan budgétaire, ainsi que les feuilles de calcul, justifications et pièces jointes, sont automatiquement transmis via votre organisation pour révision et approbation.
Que voulez-vous faire ?
Créer un plan budgétaire
Créer un plan budgétaire associé
Ajout ou modification des lignes de plan budgétaire et des détails de ligne
Utilisation de feuilles de calcul et de justifications dans les plans budgétaires
Soumission d'un plan budgétaire au workflow
Créer un plan budgétaire
Avant de créer un plan budgétaire, un processus de planification budgétaire doit être actif. Chaque processus de planification budgétaire est associé à un cycle budgétaire, une comptabilité et une organisation de budgétisation. Pour être un préparateur de plan budgétaire, vous devez appartenir à un groupe d'utilisateurs de la planification budgétaire, ou être travailleur dans un centre de responsabilité situé dans une hiérarchie d'organisation budgétaire.
Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Budgétisation. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Plan budgétaire.
Entrez ou sélectionnez des informations dans les champs suivants, puis cliquez sur Créer :
Processus de planification budgétaire – Permet de sélectionner un processus de planification budgétaire actif.
Centre de responsabilité – Permet de sélectionner le centre de responsabilité pour le plan budgétaire. Par défaut, votre centre de responsabilité es indiqué.
Plan budgétaire parent – Permet de spécifier le plan budgétaire parent, s'il en existe un.
Préparateur de plan budgétaire – Permet de sélectionner le nom de l'utilisateur qui prépare le plan budgétaire. Par défaut, votre nom est indiqué.
Groupe d'utilisateurs de la planification budgétaire – Pour les utilisateurs en dehors de l'organisation budgétaire affectée au processus de planification budgétaire, sélectionnez le groupe d'utilisateurs dont les membres ont besoin d'accéder au plan budgétaire.
Numéro de document – Le numéro d'identification unique du plan budgétaire.
Plan budgétaire – Permet d'entrer un nom descriptif pour le plan budgétaire.
Priorité de plan budgétaire – Permet de sélectionner la priorité du plan budgétaire, si votre organisation évalue les plans budgétaires selon leur priorité.
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Créer un plan budgétaire associé
Avant de pouvoir créer un plan budgétaire associé, le processus de planification budgétaire sélectionné doit être paramétré pour les plans budgétaires associés. En outre, la hiérarchie d'organisation budgétaire doit comporter au moins deux niveaux. La case à cocher Associer des plans budgétaires du stade actuel de planification budgétaire doit être activée pour les règles de stade de planification budgétaire dans l'écran Processus de planification budgétaire.
Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Budgétisation. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Associer le plan.
Entrez ou sélectionnez des informations dans les champs suivants, puis cliquez sur Créer :
Processus de planification budgétaire – Permet de spécifier le processus de planification budgétaire pour le plan parent.
Centre de responsabilité – Permet de sélectionner le centre de responsabilité pour le plan budgétaire. Par défaut, votre centre de responsabilité es indiqué.
Plan budgétaire parent – Permet de spécifier le nom du plan budgétaire parent.
Préparateur de plan budgétaire – Permet de sélectionner le nom de l'utilisateur qui prépare le plan budgétaire. Par défaut, votre nom est indiqué.
Groupe d'utilisateurs de la planification budgétaire – Pour les utilisateurs en dehors de l'organisation budgétaire affectée au processus de planification budgétaire, sélectionnez le groupe d'utilisateurs dont les membres ont besoin d'accéder au plan budgétaire.
Numéro de document – Le numéro d'identification unique du plan budgétaire.
Plan budgétaire – Permet d'entrer un nom descriptif pour le plan budgétaire.
Priorité de plan budgétaire – Permet de sélectionner la priorité du plan budgétaire, si votre organisation évalue les plans budgétaires selon leur priorité.
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Ajout ou modification des lignes de plan budgétaire et des détails de ligne
Avant de pouvoir ajouter ou de modifier les lignes du plan budgétaire, le processus de planification budgétaire sélectionné lorsque vous créez le plan budgétaire doit être paramétré afin que les lignes du plan budgétaire puissent être ajoutées et modifiées. Les cases à cocher Ajouter des lignes et Modifier des lignes du stade actuel de planification budgétaire doivent être activées pour les règles de stade de planification budgétaire dans l'écran Processus de planification budgétaire.
Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Budgétisation.
Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Plan budgétaire. Sinon, sélectionnez un plan budgétaire existant et, dans le groupe Tenir à jour, cliquez sur Modifier.
Dans la liste Filtrer par scénario, sélectionnez un scénario. Les options Contraintes de scénario dans l'écran Configuration de planification budgétaire déterminent l'accès pour l'affichage et la modification pour chaque scénario de plan budgétaire. Si le bouton Ajouter une ligne n'est pas disponible, sélectionnez un autre scénario.
Dans la grille Lignes de plan budgétaire, cliquez sur Ajouter une ligne.
Lorsque vous ajoutez une ligne à un scénario de plan budgétaire, la ligne est ajoutée uniquement au scénario du plan budgétaire actuel.
Sélectionnez une structure de compte et ajoutez les valeurs de dimension.
Affichez ou apportez les modifications nécessaires aux informations indiquées dans les champs restants, tels que Date d'effet et Classe de budget. Entrez ensuite l'unité ou les informations monétaires.
(Facultatif) Cliquez sur Détails de ligne, puis entrez ou sélectionnez les informations des champs suivants :
ID projet ou Projet proposé – Permet de sélectionner un projet existant ou un projet proposé pour la ligne de budget.
Numéro d'immobilisation ou Actif proposé – Permet de sélectionner une immobilisation existante ou proposée pour la ligne de budget.
Poste – Permet de sélectionner un poste de prévision pour la ligne de budget.
Récurrent – Activez cette case à cocher pour indiquer que la ligne de budget se répète chaque année.
Nouvelle demande – Activez cette case à cocher pour indiquer que la ligne de budget est une nouvelle demande.
Commentaire – Entrez une description ou un commentaire pour la ligne de plan budgétaire.
Pour afficher les détails de la ligne sélectionnée, cliquez sur Détails.
Pour répartir les montants budgétaires pour les lignes sélectionnées, cliquez sur Répartir le budget. Sélectionnez ensuite Répartir par le biais de périodes ou sur Répartition vers les dimensions.
Si vous cliquez sur Répartir par le biais de périodes, sélectionnez la clé de période et le scénario de destination du plan budgétaire.
Si vous cliquez sur Répartition vers les dimensions, sélectionnez la condition de répartition et le scénario de destination du plan budgétaire.
Dans le champ Multiplier par, entrez une valeur par laquelle multiplier les montants en devise ou les quantités pour les lignes sélectionnées.
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Utilisation de feuilles de calcul et de justifications dans les plans budgétaires
Microsoft Dynamics AX peut être intégré à Microsoft Word et à Microsoft Excel à l'aide de Compléments Office pour Microsoft Dynamics AX. Les utilisateurs peuvent créer des justifications Word et des feuilles de calcul Excel liées dynamiquement aux tables de Microsoft Dynamics AX. Lorsque vous transférer une justification avec un plan budgétaire, les réviseurs peuvent ajouter des commentaires et suivre les modifications du document. Vous pouvez importer les données depuis plusieurs scénarios, analyser et modifier les données, et les publier de nouveau dans le plan budgétaire. L'intégration pour Compléments Office doit être paramétrée avant que les utilisateurs ne puissent utiliser Compléments Office pour créer des fichiers.
Un auteur de modèle crée des modèles pour les feuilles de calcul et les justifications. Les modèles contiennent les champs provenant des plans budgétaires. Les feuilles de calcul et les justifications créées à l'aide des modèles contiennent les données du plan budgétaire que vous utilisez.
Chaque plan budgétaire a un modèle de justification que vous pouvez utiliser pour créer les documents de justification pour ce plan budgétaire. Chaque stade de planification budgétaire peut comporter un autre modèle que vous pouvez utiliser pour créer une feuille de calcul pour ce stade. Lorsque vous enregistrez la feuille de calcul, elle devient automatiquement une pièce jointe au plan budgétaire.
Lorsque vous créez une justification, vous pouvez ajouter des informations pour soutenir votre plan budgétaire. Lorsque vous transférer la justification et le plan budgétaire pour révision et approbation, les réviseurs peuvent ajouter des commentaires et utiliser le suivi des modifications pour ajouter des informations à la justification.
Lorsque vous créez une feuille de calcul, vous pouvez importer les données de plusieurs scénarios, analyser et modifier les données, puis les publier de nouveau dans le plan budgétaire. Vous pouvez utiliser un modèle de feuille de calcul distinct pour chaque stade de planification budgétaire, et feuilles de calcul que vous créez sont automatiquement associées au plan budgétaire avant sa transmission pour révision.
Importation, modification et publication des données de plan budgétaire à l'aide de feuilles de calcul
Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Budgétisation.
Sélectionnez un plan budgétaire.
Cliquez sur Feuille de calcul, dans le volet Actions. Les informations sont exportées vers la feuille de calcul.
Dans Excel, vous pouvez mettre à jour les montants indiqués dans la feuille de calcul. Puis, sous l'onglet Dynamics AX, cliquez sur Publier pour importer les informations actualisées dans le plan budgétaire.
Dans Microsoft Dynamics AX, dans le volet Actions, cliquez sur Actualiser pour mettre à jour l'écran.
Création de justifications pour les plans budgétaires
Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Budgétisation.
Sélectionnez un plan budgétaire.
Cliquez sur Justification dans le volet Actions.
Utilisez les fonctions de Word pour ajouter et mettre en forme les informations.
Enregistrez et fermez Word.
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Soumission d'un plan budgétaire au workflow
Pour soumettre un plan budgétaire au workflow, vous devez être le préparateur ou un membre du groupe d'utilisateurs de la planification budgétaire affecté au plan. Tous les champs obligatoires doivent être renseignés et le plan budgétaire doit contenir au moins une ligne pour que vous puissiez le soumettre. Le plan budgétaire doit également avoir le statut Brouillon.
Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Budgétisation.
Sélectionnez le plan budgétaire à soumettre au workflow.
Dans la barre de message de workflow, cliquez sur Soumettre.
Dans le champ Commentaire qui s'affiche, entrez un commentaire, puis cliquez sur Soumettre.
Pour rappeler un plan budgétaire soumis au workflow, dans la barre de message du workflow, cliquez sur Actions > Rappeler.
Pour afficher l'historique du workflow pour un plan budgétaire soumis à celui-ci, dans la barre de message du workflow, cliquez sur Actions > Afficher l'historique.
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