Configurer la gestion des documents

Mise à jour : July 7, 2014

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Cette rubrique explique comment configurer la gestion des documents pour la première fois. Vous pouvez utiliser la gestion des documents, également appelée traitement des documents, pour joindre des notes, documents ou références de document à des enregistrements. Vous pouvez également utiliser Compléments Office pour Microsoft Dynamics AX pour s'intégrer à la gestion des documents et créer des documents ou des modèles de documents Microsoft Word et Microsoft Excel qui utilisent des données Microsoft Dynamics AX.

La figure suivante indique comment configurer la gestion des documents. Les numéros correspondent aux procédures situées plus loin dans cette rubrique.

1. À propos de la gestion des documents

Avant d'associer des documents aux enregistrements ou de générer des documents à partir d'un enregistrement, vous devez activer la fonctionnalité de gestion des documents, puis vous devez activer la gestion des documents pour des tables spécifiques.

Pour activer la gestion des documents, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Fichier > Outils > Options.

2. Dans la zone Général, développez l'organisateur Divers.

3. Dans le groupe de champs Gestion des documents, activez la case à cocher Gestion des documents active.

Pour activer la gestion des documents pour des tables spécifiques, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Gestion des documents > Tables de documents actives.

2. Cliquez sur l'Nouveau.

3. Sélectionnez le nom de la table pour laquelle vous souhaitez activer la gestion des documents.

   Exemple

   Pour activer la gestion des documents pour les commandes client, sélectionnez le nom de table SalesTable.

4. Répétez les étapes 2 et 3 pour chaque table pour laquelle vous souhaitez activer la gestion des documents.

2. Spécifier un répertoire d'archivage des documents

Lorsque vous joignez un document à un enregistrement dans Microsoft Dynamics AX, il est enregistré dans un emplacement spécifié. Cet emplacement est appelé un répertoire d'archivage. Vous pouvez spécifier un répertoire d'archivage pour tous les types de documents que vous paramétrez, ou spécifier un répertoire d'archivage distinct pour chaque type de document. Si vous ne spécifiez pas de répertoire d'archivage pour un type de document, le type de document utilise le répertoire d'archivage spécifié dans cette procédure. Voir « Créer ou importer des types de documents » plus loin dans cette rubrique pour plus d'informations sur la spécification d'un répertoire d'archivage pour un type de document.

Notes

Si vous utilisez Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX, il existe des exigences et des restrictions supplémentaires sur les archives documentaires. Pour plus d'informations, voir Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

Pour spécifier un emplacement pour le répertoire d'archivage des documents de Microsoft Dynamics AX, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Gestion des documents > Paramètres de gestion des documents.

2. Dans la zone Général, accédez à l'emplacement du répertoire d'archivage.

   Avertissement

   Si vous avez déjà un répertoire d'archivage spécifié et souhaitez le modifier, vous devez d'abord déplacer le contenu du répertoire d'archivage existant vers le nouveau répertoire d'archivage. Pour plus d'informations, voir Gestion des documents.

3. Facultatif : Spécifier la taille maximale de fichier qui est autorisée pour les documents.

   Champ	Description
   Taille max. de fichier dans la base de données	Permet d'entrer la taille maximale de fichier, en mégaoctets, pour un fichier qui est enregistré dans la base de données Microsoft Dynamics AX.
   Taille max. de fichier dans le système de fichiers	Permet d'entrer la taille maximale de fichier, en mégaoctets, pour un fichier qui est enregistré dans le répertoire d'archivage.

3. Spécifier des souches de numéros pour les documents

Avant d'utiliser la gestion des documents, vous devez spécifier les souches de numéros pour les documents. Les fichiers que vous associez aux enregistrements sont renommés lorsqu'ils sont stockés dans le répertoire d'archivage. Le nom des fichiers associés est déterminé par les souches de numéros paramétrées pour les documents.

Pour spécifier des souches de numéros pour les documents, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Gestion des documents > Paramètres de gestion des documents.

2. Dans la zone Souches de numéros, sélectionnez un code souche de numéros pour chaque référence.

   Si le code souche de numéros que vous recherchez n'est pas répertorié, vous devez créer un code souche de numéros dans la page de liste Souches de numéros. Pour plus d'informations, voir Définition des souches de numéros.

4. Spécifier des types de fichiers

Vous pouvez contrôler les types de fichiers, ou les documents avec des extensions de nom de fichier spécifiques, que les utilisateurs peuvent associer à des enregistrements Microsoft Dynamics AX.

Pour spécifier des types de fichier, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Gestion des documents > Paramètres de gestion des documents.

2. Dans la zone Types de fichiers, examinez les types de fichier par défaut. Supprimez les types de fichiers que les utilisateurs ne doivent pas pouvoir associer aux enregistrements, puis ajoutez les autres types de fichier que les utilisateurs doivent pouvoir associer à des enregistrements.

5. Facultatif : Configurer l'intégration avec Compléments Office

Lorsque vous utilisez la gestion des documents, vous pouvez l'intégrer à Compléments Office pour créer les documents Word et des classeurs Excel liés dynamiquement aux tables dans Microsoft Dynamics AX. Pour obtenir des instructions spécifiques sur cette procédure, voir Install Office Add-ins et Paramétrage de l'intégration avec les compléments Microsoft Office.

6. Créer ou importer des types de documents

Les types de documents sont requis pour la gestion des documents et permettent de classer par catégorie les documents que vous associez à des enregistrements. Lorsque vous créez un document non joint, un de ces types de contenu lui est affecté. Si des workflows sont paramétrés, le workflow utilise le type de document pour transférer le document au bon utilisateur ou à la bonne file d'attente des éléments de travail.

Les types de documents Note et Fichier sont disponibles par défaut.

Créer des types de document

Pour créer un type de document, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Gestion des documents > Types de documents.

2. Cliquez sur Nouveau, puis entrez les informations suivantes sur le type de document.

   Champ	Description
   Classe	Sélectionnez l'action qui se produit lorsqu'un utilisateur crée une pièce jointe du type de document sélectionné : Joindre URL – Permet d'associer une référence à un document à l'aide d'une URL. Créer une feuille de calcul Microsoft Excel à l'aide de COM – Permet de créer une feuille de calcul Excel et de copier des données à partir de la transaction sélectionnée. Créer un document Microsoft Word via COM – Permet de créer un document Word et de copier des données à partir de la transaction sélectionnée. Créer un document de candidature – Permet de créer un document Word sans ouvrir Word. Note simple - Permet de créer une simple note pour la transaction référencée. Bibliothèque de modèles – Permet de créer un fichier de modèle à l'aide de Word ou d'Excel, puis d'enregistrer le fichier dans une bibliothèque de modèles. Par exemple, vous pouvez créer un modèle de budget à l'aide d'Excel. Chaque département de votre organisation entre ensuite les informations budgétaire dans une copie du modèle. > [!Note] > Votre administrateur système doit créer le site ou la bibliothèque de documents SharePoint pour la bibliothèque de modèles.
   Groupe	Sélectionnez le groupe pour le type de document.
   Enregistrement automatique	Activez cette case à cocher pour enregistrer automatiquement les fichiers temporaires dans la base de données après leur utilisation. En règle générale, les fichiers temporaires sont conservés dans le dossier Temp de Microsoft Windows. Pour enregistrer les fichiers temporaires dans le répertoire spécifié dans la liste Emplacement de fichier, sélectionnez Enregistrement automatique.
   Auto-supprimer	Activez cette case à cocher pour supprimer automatiquement les fichiers temporaires après leur utilisation. En règle générale, les fichiers temporaires sont conservés dans le dossier Temp de Windows.
   Retirer	Sélectionnez Document uniquement pour supprimer uniquement la référence au fichier du document ou sélectionnez Document et fichier physique pour supprimer la référence et le fichier physique.
   Demander confirmation	Activez cette case à cocher pour demander la confirmation avant la suppression du fichier physique.
   Catégorie	Sélectionnez une catégorie de document Enterprise Portal à associer au type de document. Les détails des catégories de documents sont définis dans l'écran Paramètres d'Enterprise Portal. Pour plus d'informations, voir Association de documents, de remarques ou d'URL à des enregistrements.
   Répertoire d'archivage	Le répertoire dans lequel les fichiers document du type de document sélectionné sont stockés. Si ce champ est vide, le répertoire d'archivage par défaut spécifié dans l'écran Paramètres de gestion des documents est utilisé comme répertoire d'archivage. Notes Si vous utilisez Enterprise Portal, il existe des exigences et des restrictions supplémentaires sur les archives documentaires. Pour plus d'informations, voir Set up documents for viewing in Enterprise Portal.
   Emplacement	Sélectionnez l'emplacement vers lequel les fichiers document pour ce type de contenu sont stockés. Les options suivantes sont disponibles : Répertoire d'archivage – Les documents de ce type sont stockés dans le répertoire spécifié dans le champ Répertoire d'archivage. Base de données – Les documents de ce type sont stockés dans la base de données Microsoft Dynamics AX. Emplacement initial – Les documents de ce type sont stockés à l'emplacement qui était utilisé lorsque le fichier a été joint à l'enregistrement à l'origine. SharePoint – Les documents de ce type sont stockés dans une bibliothèque de documents SharePoint. Notes Si les documents sont stockés à un emplacement partagé plutôt que dans la base de données, vérifiez que le niveau d'accès correct y soit défini.
   Vérifier la table	Si cette case à cocher est activée, le type de document sélectionné n'est disponible que dans les tables spécifiées dans l'écran Options. Par défaut, la case à cocher est désactivée pour les types de documents standard Note et Fichier. Pour plus d'informations, voir Limiter un type de document à une table spécifique.

Importer les types de document

Pour importer des types de documents, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Gestion des documents > Types de documents.

2. Cliquez sur l'Importation.

3. Accédez à l'emplacement du fichier contenant les types de document exportés.

4. Lorsque vous êtes invité à supprimer des tables avant l'importation, cliquez sur Oui pour tout, puis sur OK.

5. Cliquez sur Oui pour confirmer.

6a. Facultatif : Configurer la gestion des documents pour SharePoint

Vous pouvez utiliser les bibliothèques de documents SharePoint pour enregistrer les pièces jointes ou les modèles de document. Pour plus d'informations, voir Configurer et utiliser la gestion des documents de Microsoft Dynamics AX avec les bibliothèques de documents Microsoft SharePoint.

6b. Si vous utilisez Enterprise Portal : Configurer des catégories de documents

Si Enterprise Portal, vous pouvez sélectionner les modules ou les zones produit qui affichent les catégories de document spécifiques et les types d'utilisateurs externes pouvant ouvrir les documents.

Pour configurer des catégories de document dans Enterprise Portal, voir Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

7. Spécifier des types de contenus

Les types de contenus permettent de classer par catégorie les documents qui ne sont pas joints à des enregistrements. Il peut notamment s'agir de factures, d'états de dépenses, ou de commandes fournisseur. Le workflow utilise les types de contenu de document pour transférer les documents au bon utilisateur ou à la bonne file d'attente des éléments de travail pour le traitement. Pour plus d'informations, voir Configuration du système de workflow.

Pour créer des types de contenus, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Gestion des documents > Types de contenu de document.

2. Cliquez sur Nouveau, puis entrez le nom et une description du type de contenu.

Pour plus d'informations, voir Types de contenu de document (écran).

8. Facultatif : Spécifier les paramètres de gestion des documents pour l'EIA

Avant d'utiliser les services de document de l'environnement d'intégration applicative (EIA), vous devez spécifier les paramètres de gestion des documents pour l'EIA. Les services de documents de l'EIA sont des services basés sur des requêtes que vous pouvez utiliser pour échanger des données avec des systèmes externes en envoyant et en recevant des documents XML. Ces documents représentent des entités commerciales, telles que des clients, des fournisseurs, ou des commandes client.

Pour spécifier les paramètres de gestion des documents pour l'EIA, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Administration d'organisation > Paramétrage > Gestion des documents > Paramètres de gestion des documents.

2. Cliquez sur l'EIA.

3. Renseignez les champs suivants.

Champ	Description
Type de document :	Permet de sélectionner le type de document pour les notes dans les documents électroniques entrants. Pour les commandes client, ce type doit être Note.
Service de fichier document	Activez cette case à cocher si les fichiers document du service Web sont envoyés au workflow pour être acheminés vers les parties appropriées.

Pour plus d'informations, voir AIF Document Services.

Étape suivante

Après avoir configuré la gestion des documents, vous pouvez joindre des documents à des enregistrements ou créer des modèles de document pour des types de documents spécifiques. Pour plus d'informations, voir Création d'une note, Création d'un modèle de document et association à un type de document ou Créer une référence à un document existant.

Éventuellement, si vous paramétrez l'intégration à Compléments Office, vous pouvez créer des documents Word et des classeurs Excel liés dynamiquement aux tables dans Microsoft Dynamics AX. Pour plus d'informations, voir Tâches principales : création et utilisation d'un modèle Word à l'aide des compléments Office ou Tâches principales : création et partage d'un modèle Excel à l'aide des compléments Office.

Tâches connexes

Copier une note ou une référence de document

Voir aussi

Gestion des documents dans ventes et marketing