Ajouter ou modifier les éléments de travail en bloc avec Excel

Lorsque vous avez de nombreux éléments de travail à ajouter ou à modifier, l'utilisation d'Excel peut vous faire gagner du temps. Utilisez une liste plate pour ajouter ou modifier en bloc plusieurs types d'éléments de travail en une seule fois, tels que des éléments du journal des travaux en souffrance, des tâches, des bogues ou des problèmes. Utilisez une liste d'arborescence pour ajouter ou modifier en bloc des éléments de travail et leurs liens parent-enfant.

Vous pouvez également ajouter et modifier en bloc des éléments de travail avec Microsoft Project.

Ajouter des éléments de travail à l'aide d'une liste plate

1. Si vous ne possédez pas Microsoft Excel 2007 ou une version plus récente, installez-le.

2. Si vous n'avez pas installé Visual Studio ou Team Explorer, vous devez installer l'une de ces versions pour obtenir le complément Team Foundation d'Excel.

3. Dans Excel, démarrez avec une feuille de calcul vierge. Si le ruban Équipe (ou le menu Équipe, si vous utilisez Excel 2007) ne s'affiche pas, reportez-vous à l'étape 2.

   

   Conseil

   Si le ruban Équipe n'apparaît plus, vous devrez peut-être le réactiver.

4. Connectez-vous à TFS et au projet d'équipe où vous souhaitez ajouter des éléments de travail. Si vous ne pouvez pas vous connecter, faites-vous ajouter en tant que membre de l'équipe.

   

   Si c'est la première fois que vous vous connectez à TFS à partir d'Excel, vous devrez peut-être ajouter TFS à la liste des serveurs reconnus.

   

5. Votre feuille de calcul est maintenant liée à votre projet d'équipe sous forme de liste plate. Cela signifie que vous pouvez ajouter des éléments de travail au projet d'équipe à partir de la feuille de calcul ou ajouter des éléments de travail à la feuille de calcul à partir du projet d'équipe.

   

6. Spécifiez les titres des éléments de travail que vous souhaitez ajouter et leur type.

   

   Notez que les champs État et Raison sont automatiquement remplis avec les valeurs par défaut.

7. Publiez votre feuille de calcul.

   

   Assurez-vous que votre curseur se trouve dans une cellule qui contient des données. Sinon, le bouton Publier risque d'être désactivé.

   Notez comment les ID sont maintenant assignés à vos éléments de travail.

   

8. Remarquez également que vous pouvez ouvrir un élément de travail dans Team Web Access pour ajouter d'autres informations.

   

   

Vous pouvez apporter des modifications aux éléments de travail dans Excel, Project, Team Web Access ou Visual Studio Team Explorer.

Suivez les conseils ci-après pour conserver la synchronisation de votre travail :

Lorsque vous ouvrez une feuille de calcul enregistrée, utilisez le bouton (Actualiser) pour télécharger les dernières données de TFS. Entrez les données des champs supplémentaires en ajoutant des colonnes à la feuille de calcul à l'aide de Sélectionner les colonnes. Pour éviter des conflits de données, publiez fréquemment vos ajouts et modifications. Pour éviter toute perte de données avant de publier ou d'actualiser votre classeur, enregistrez-le périodiquement.

Ajouter des éléments de journal de travaux en souffrance et des tâches avec leurs liens parent-enfant à l'aide d'une liste d'arborescence

Vous pouvez ajouter en bloc une liste imbriquée d'éléments de travail, tels qu'une structure de répartition de travaux ou un ensemble hiérarchique de récits utilisateur et d'expériences clients. Par exemple, vous pouvez ajouter une liste imbriquée de tâches, de sous-tâches et de bogues, comme indiqué dans l'illustration suivante, ou des tâches liées aux éléments du journal des travaux en souffrance du produit, comme décrit dans les étapes suivantes.

Liste d'arborescence qui illustre la façon dont les colonnes affichent les liens parent-enfant

1. Suivez les étapes 1 à 6 de la procédure précédente.

2. Convertissez votre liste plate en liste d'arborescence en ajoutant un niveau d'arborescence.

   

   Notez comment le type de liste est maintenant étiqueté Arborescence, et une colonne Titre 2 supplémentaire a été insérée.

   

3. Entrez les titres des éléments du journal de travaux en souffrance sous Titre 1 et des tâches sous Titre 2. Sélectionnez également le type d'élément de travail correspondant à chacun.

   

4. Publiez votre feuille de calcul.

   

   TFS assigne des ID à chaque élément de travail et crée des liens parent-enfant pour chaque tâche répertoriée sous un élément du journal des travaux en souffrance.

   

Conseils utiles pour l'utilisation d'une liste d'arborescence: TFS interprète les données des colonnes Titre pour déterminer le modèle des liens entre les éléments de travail. Lorsque vous publiez des modifications, toutes les conditions suivantes peuvent engendrer une erreur, un lien incorrect ou provoquer la création d'un lien d'arborescence entre des éléments de travail incorrects : Une ligne entre des éléments de travail enfant et parent est vide. Le titre d'un élément de travail se trouve dans une colonne erronée. Assurez-vous d'entrer un titre pour chaque élément de travail enfant. Dans une ligne, plusieurs colonnes Titre contiennent des données. Dans chaque ligne, entrez du texte dans une seule des colonnes de titre. La liste a été triée. Ne triez pas une liste d'arborescence. Le tri d'une liste d'arborescence peut modifier les relations de liens hiérarchiques. Si vous triez une liste d'arborescence, vous pouvez annuler cette opération en effectuant immédiatement une actualisation. Pour corriger une erreur, consultez Résoudre des liens non valides dans une liste d'arborescence Excel. Vous pouvez utiliser ou pour rétrograder ou promouvoir un élément de travail dans l'arborescence. Vérifiez que la colonne située à gauche ou à droite du titre de l'élément de travail parent est une colonne Titre. L'en-tête de la colonne doit indiquer Titre <numéro> ; dans le cas contraire, ajoutez un niveau d'arborescence. Un élément de travail comportant une liaison parent-enfant ne peut avoir qu'un seul parent. Vous ne pouvez pas ajouter la même tâche d'élément de travail à deux éléments du journal des travaux en souffrance. Vous devez définir des tâches d'élément de travail distinctes. Si vous obtenez l'erreur TF208104, les modifications que vous avez apportées aux champs sont publiées, mais toutes les modifications apportées à la hiérarchie de liens ne le sont pas. Au moins l'une des relations de liaison définies pour l'élément de travail est verrouillée par un autre processus, comme l'intégration de Project Server. Pour plus d'informations, voir Addressing Error TF208104: Hierarchical Link Relationship Is Locked. Lorsque vous déplacez un élément de travail, assurez-vous que vous sélectionnez la ligne complète du tableau.

Q et R

Q : Puis-je utiliser Excel quand je travaille uniquement dans le client web : Team Web Access ou Visual Studio Online ?

R : oui. Vous ne pouvez pas ouvrir une requête à partir du client web ; en revanche, vous pouvez ouvrir la requête depuis Excel. Pour utiliser Excel, vous devez obtenir le complément Team Foundation, qui est installé lors de l'installation de Visual Studio ou de Team Explorer. Si aucune de ces versions n'est installée sur votre ordinateur, installez-la maintenant. L'installation de Team Explorer est gratuite.

Après avoir installé Team Explorer, ouvrez Excel et recherchez le ruban ou le menu Team.

Q : quel type de liste dois-je utiliser ?

R: utilisez le tableau suivant comme guide de sélection de votre structure de liste.

Tâche	Structure de la liste	Actualisation de la liste
Créer et publier de nombreux éléments de travail non liés	Liste plate	Liste d'entrée
Exécuter des modifications en bloc sur de nombreux éléments de travail non liés	Liste plate	Liste de requêtes ou liste d'entrée
Exécuter des modifications en bloc sur de nombreux éléments de travail et sur leurs éléments de travail dépendants ou associés	Liste d'arborescence	Liste de requêtes
Effectuer une planification verticale et publier des éléments de travail avec liaisons parent-enfant	Liste d'arborescence	Liste d'entrée
Afficher et modifier la hiérarchie et les relations parent-enfant de nombreux éléments de travail	Liste d'arborescence	Liste de requêtes
Réviser des rapports en fonction d'un ensemble filtré d'éléments de travail qui changent au fil du temps	Liste plate ou liste d'arborescence	Liste de requêtes

Q : comment activer le groupe de commandes Arborescence ?

R : si les commandes du groupe Arborescence sont indisponibles, votre feuille de calcul est configurée comme liste plate. Vous pouvez convertir la liste plate en une liste d'arborescence comme décrit à l'étape 2 dans Ajouter les éléments du journal des travaux en souffrance et les tâches avec leurs liens parent-enfant à l'aide d'une liste d'arborescence.

Q : comment convertir une liste d'arborescence en liste plate ?

R : tout d'abord, publiez les modifications que vous avez apportées. Puis, dans le ruban Équipe, sélectionnez Configurer, Liste, puis sélectionnez Actualiser uniquement les éléments de travail actifs. Cela a pour effet d'aplatir l'arborescence et de changer la liste de requêtes en liste d'entrée.

Q : comment supprimer un niveau d'arborescence ?

R : supprimez tout contenu entré sous la colonne Titre nombre au niveau de l'arborescence que vous ne souhaitez pas conserver (la colonne au numéro le plus élevé), puis cliquez sur Actualiser pour actualiser votre feuille de calcul.

Conseil

Publiez toujours les modifications que vous avez apportées aux éléments de travail avant de supprimer un niveau d'arborescence.La suppression d'un niveau d'arborescence nécessite une actualisation, laquelle remplace les données dans la liste des éléments de travail.Vous perdrez toutes les données que vous n'avez pas publiées.

Q : comment convertir une liste d'entrée en liste de requêtes ?

R : dans le ruban Équipe, sélectionnez Configurer, Liste, puis sélectionnez la requête que vous souhaitez utiliser. La feuille de calcul actualise uniquement les éléments de travail retournés par la requête. De même, si vous sélectionnez une requête d'arborescence, la liste se transforme en liste d'arborescence.

Q : comment ajouter des éléments de travail existants à ma liste ?

R : si vous utilisez une liste d'entrée qui n'est pas une liste de requêtes, vous pouvez ajouter des éléments de travail en sélectionnant depuis le ruban Équipe.

Q : puis-je utiliser les fonctions Couper et Coller d'Excel ?

R : oui. Vous pouvez utiliser de nombreuses fonctionnalités Excel, telles que couper, coller, remplissage automatique, format, tri (liste plate uniquement), filtre et ajout de formules.

Vous pouvez couper et coller des lignes pour réorganiser les éléments d'une liste et modifier les relations de liens entre les éléments de travail.

Pour déplacer un élément de travail, sélectionnez l'élément de travail ou un ensemble contigu d'éléments de travail à déplacer, ouvrez le menu contextuel et choisissez Sélectionner, Ligne d'une table, pointez sur la bordure de la sélection, et lorsque le pointeur se transforme en pointeur de déplacement , faites glisser la ligne vers un autre emplacement.

Conseil

Lorsque vous actualisez la liste d'éléments de travail, il se peut que certaines mises en forme ne soient pas conservées.Par exemple, les formats de date sont définis par TFS.Toute modification apportée à un champ de format de date sera remplacée par le format de date utilisé par TFS.

Q : comment mettre à jour rapidement un ensemble d'éléments de travail particulier ?

R : sélectionnez les éléments de travail répertoriés dans une requête d'élément de travail dans Team Explorer, ouvrez le menu contextuel pour l'un des éléments de travail sélectionnés, puis choisissez Ouvrir la sélection dans Microsoft Excel ou sélectionnez l'icône Excel dans la barre d'outils.

Q : puis-je utiliser Excel pour Mac ?

R : Non. Vous devez utiliser Excel sur le même ordinateur que celui où vous avez installé Visual Studio ou Team Explorer afin de disposer du complément Team Foundation. Ces applications requièrent un système d'exploitation Windows.

Q : comment corriger les erreurs de publication ?

R : consultez ces rubriques pour résoudre un conflit de données, une erreur de validation des données ou un lien non valide.

Q : comment désactiver le complément Team Foundation ?

R: si vous souhaitez désactiver le complément, voir Ajouter ou supprimer un complément.

Q : quels autres outils puis-je utiliser pour modifier en bloc des éléments de travail ?

R : vous pouvez utiliser Team Web Access ou Project.

Q : vous souhaitez des conseils pour utiliser Excel ?

R : voir Tâches de base dans Excel.