Gérer le programme de récompenses et de reconnaissance
Créez des expériences personnalisées pour vos utilisateurs dans l’application pilotée par modèle Awards and Recognition Administration. Un administrateur du programme peut :
- voir et mettre à jour toutes les données ;
- configurer les récompenses, les critères d’évaluation des récompenses, les périodes de nomination, les groupes et l’appartenance au groupes ;
- approuver, rejeter, retirer ou annuler des nominations ;
- créer, mettre à jour ou supprimer des données de localisation linguistique (cette fonctionnalité peut être attribuée à n’importe quel utilisateur).
Créer des récompenses et des critères d’évaluation
Créez un programme de récompenses en configurant les récompenses. La création d’une récompense comporte trois étapes importantes :
- Créer l’enregistrement de récompense.
- Charger une image qui représente la récompense.
- Définir les questions Critères d’évaluation des récompenses (le cas échéant).
Créer l’enregistrement de récompense
Procédez comme suit pour créer un enregistrement de récompense :
- Démarrez l’application Administration de Récompenses et reconnaissance et sélectionnez Récompenses.
- Sélectionnez + Nouveau dans la barre d’outils et remplissez le Nom et la Description de la récompense. Le texte de la description doit aider les nominateurs à comprendre qui pourrait être éligible pour une récompense donnée. En outre, définissez si la récompense peut être mise à disposition pour une seule personne, plusieurs personnes (groupes définis par l’utilisateur) ou des équipes (groupes prédéfinis).
- Sélectionnez Enregistrer.
Associer une image (facultatif)
L’application est une expérience visuelle, il est donc important d’attribuer une image à chaque récompense. Procédez comme suit pour associer une image :
- Cliquez sur Choisir un fichier.
- Choisissez l’image souhaitée et sélectionnez Ouvrir.
- Attendez que l’image soit chargée, puis sélectionnez Enregistrer.
Créer des critères d’évaluation
L’ajout de critères d’évaluation à une récompense est une étape facultative qui permet à un nominateur d’évaluer des caractéristiques supplémentaires liées à la récompense. Procédez comme suit pour créer des critères d’évaluation pour une récompense :
- Avec la récompense nouvellement définie à l’écran, sélectionnez + Nouveau critère d’évaluation des récompenses dans la section Questions des critères d’évaluation des récompenses. Cela ouvre un nouveau formulaire d’évaluation des récompenses.
- Spécifiez le nom de la caractéristique à évaluer dans le cadre de la nomination pour cette récompense.
- Fournissez des détails sur la façon dont le nominateur doit évaluer le nominé dans la section Description.
- Spécifiez l’ordre dans lequel il est présenté au nominateur.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer
- Répétez les étapes un à cinq pour ajouter des critères d’évaluation des récompenses supplémentaires si nécessaire.
Créer des groupes
Si l’une de vos récompenses est mise à disposition pour une nomination d’équipe prédéfinie, vous devez alors créer chacune de ces équipes en tant que groupes dans le système. Cela permet à l’administrateur du programme de contrôler quelles équipes sont disponibles pour la nomination.
Pour créer un Groupe, procédez comme suit :
Démarrez l’application Administration de Récompenses et reconnaissance et sélectionnez Groupes dans la section Groupes prédéfinis.
Sélectionnez + Nouveau dans la barre d’outils pour remplir le Nom du groupe.
Sélectionnez Enregistrer. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez spécifier les membres de ce groupe (équipe).
Sélectionnez + Nouveau membre du groupe dans la section Membres.
Recherchez et sélectionnez un utilisateur qui fait partie de ce groupe (équipe) dans le champ Membre.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Répétez les étapes quatre à six jusqu’à ce que tous les membres du groupe (équipe) soient associés au groupe. Ceci est important pour trois raisons :
- Cela permet aux administrateurs du programme de déterminer qui obtient des récompenses.
- Cela permet aux utilisateurs de voir tous les membres de l’équipe qu’ils nominent.
- Cela garantit que Récompenses en évidence, qui met en évidence les destinataires de manière aléatoire, peut mettre en évidence les destinataires associés au groupe.
Créer des périodes de nomination et associer des récompenses
Maintenant que les récompenses et les groupes (si nécessaire) ont été définis, il est temps de créer des périodes de nomination et de leur associer des récompenses. Cela permet aux utilisateurs de nominer leurs collègues pour diverses récompenses.
Créer des périodes de nomination
Toutes les récompenses et reconnaissances sont décernées dans des périodes de nomination définies. Procédez comme suit pour définir les périodes de nomination pour votre organisation :
Démarrez l’application Administration de Récompenses et reconnaissance et sélectionnez Périodes de nomination dans la section Périodes de nomination.
Sélectionnez + Nouveau dans la barre d’outils et complétez le formulaire :
Nom : Donnez un nom à la nomination. Par exemple, T4.
Description : Fournissez une description plus longue de la période. Par exemple, Trimestre 4, exercice 2023.
exercice : Saisissez le exercice de la période de nomination.
Date de début : indiquez la date et l’heure auxquelles l’application commencera à accepter les nominations pour la période de nomination.
Date de fin : indiquez la date et l’heure auxquelles l’application cessera d’accepter les nominations pour la période de nomination.
Sélectionnez Enregistrer.
Répétez les étapes un à trois pour continuer à créer des périodes de nomination.
Ajouter des récompenses existantes aux périodes de nomination
Les utilisateurs sélectionnent des récompenses spécifiques qui sont mises à disposition dans une période de nomination définie. Procédez comme suit pour associer les récompenses existantes aux périodes de nomination que vous avez configurées :
Sélectionnez Ajouter une récompense existante dans la section Récompenses disponibles pour cette période de nomination.
Recherchez et sélectionnez une récompense existante.
Sélectionnez Ajouter pour ajouter la récompense existante.
Répétez les étapes un à trois pour continuer à associer des récompenses à des périodes de nomination spécifiques.
Réviser et finaliser les nominations
Lorsqu’une période de nomination se termine, il est temps de réviser les nominations et de les approuver ou de les rejeter.
Procédez comme suit pour réviser les nominations et les approuver ou les rejeter :
Démarrez l’application Administration de Récompenses et reconnaissance et sélectionnez Nominations dans la section Nominations.
Filtrez en spécifiant une période de nomination s’il existe plusieurs périodes de nomination actives.
- Sélectionnez le nom de la colonne de la période de nomination.
- Sélectionnez Filtrer par.
- Sélectionnez la période de nomination spécifique que vous souhaitez afficher.
- Sélectionnez Appliquer.
Sélectionnez le nom de la nomination pour afficher plus de détails. Le nom de la nomination est une concaténation du type de la récompense (personne ou équipe), du Nom de la récompense, de la date et de l’heure d’envoi de la nomination.
Révisez la récompense, les nominés, les critères et le dossier pour la nomination fournis par le nominateur.
Ajoutez du texte dans le champ Notes du réviseur si vous avez besoin d’un espace pour prendre des notes pendant la période de révision.
Sélectionnez Désactiver dans la barre de menus lorsque vous êtes prêt à approuver ou à rejeter une nomination.
Choisissez Approuvé, Refusé, Retiré ou Annulé.
Sélectionnez Désactiver pour finaliser la nomination. Un flux met automatiquement à jour les colonnes Révisé par et Révisé le pour indiquer qui a finalisé chaque nomination et quand.
Important
La solution n’est pas configurée pour envoyer automatiquement des notifications par courrier électronique aux destinataires de la récompense une fois les nominations finalisées.
Vous devez configurer votre propre processus organisationnel pour informer les destinataires de la récompense une fois tout le processus de révision terminé. Par exemple, vous pouvez envoyer une communication officielle qui reconnaît les destinataires de la récompense ou organiser une cérémonie de remise des récompenses.