Séparer les flux en plus petits processus automatisés
Lorsque vous configurez une automatisation, essayez de structurer vos flux de manière à ne pas avoir une seule automatisation couvrant l’ensemble du processus. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez créer des flux multiples et plus petits :
La maintenance est plus facile.
La gestion des erreurs n’a pas besoin d’être aussi sophistiquée.
Plusieurs personnes peuvent travailler sur l’automatisation.
Il n’est pas nécessaire de redémarrer l’automatisation depuis le début si une étape échoue.
Dans l’exemple ci-dessous, une automatisation a été configurée pour un processus d’approbation, couvrant plusieurs processus avec une seule automatisation.
Diagramme montrant un processus d’entreprise dans lequel une note de frais est créée. L’ensemble du processus d’entreprise est configuré comme une seule longue automatisation avec dix étapes à compléter.
Si, par exemple, le processus de remboursement en espèces échoue, toute l’automatisation sera considérée comme un échec. Si une exigence ou une spécification concernant la recherche des coordonnées bancaires des employés change, l’ensemble du processus devra être suspendu jusqu’à ce que les mises à jour soient en place.
Au lieu de cela, vous pouvez séparer l’automatisation en modules, comme illustré dans l’image suivante.
La deuxième automatisation démarre lorsque le statut est mis à jour sur Contrôle de conformité terminé. S’il est approuvé, le résultat est envoyé par e-mail et le statut est défini sur Approuvé. Si la demande est refusée, l’utilisateur est invité à apporter des correctifs. La troisième automatisation démarre lorsque le statut est mis à jour sur Approuvé. Le système recherchera automatiquement les coordonnées bancaires de l’employé et remboursera en espèces l’employé, et archivera également la note de frais.
Dans cet exemple, l’automatisation #2 dépend de l’automatisation précédente pour définir le statut de la note de frais sur "Vérification de conformité terminée". Cependant, s’il y a un problème avec le système de messagerie et que l’automatisation #2 échoue, les tâches de l’automatisation #1 seront quand même terminées. Seules les tâches dans Automation n° 2 devront être redémarrées.