Didacticiel : Créer un flux de processus métier
Important
Depuis août 2022, vous ne pouvez plus créer ni gérer de flux de processus métier à partir de Power Automate en dehors de l’explorateur de solutions. Les instances et les flux de processus métier continuent d’être pris en charge via l’explorateur de solutions, Power Apps et les vues de table Dataverse.
Cet article explique comment créer un flux de processus métier avec Power Apps. Pour plus d’informations sur les avantages de l’utilisation des flux de processus d’entreprise, accédez à Vue d’ensemble des flux de processus d’entreprise. Pour plus d’informations sur la création de flux de tâches mobile, accédez à Créer un flux de tâches mobile.
Lorsqu’un utilisateur démarre un flux de processus d’entreprise, les phases et les étapes du processus sont affichées dans la barre de progression située en haut d’un formulaire.
Astuce
Après avoir créé une définition de flux de processus d’entreprise, vous contrôler qui peut créer, lire, mettre à jour ou supprimer l’instance de flux de processus d´entreprise. Par exemple, pour les processus liés à un service, vous pouvez fournir un accès total aux conseillers du service clientèle pour qu’ils puissent modifier l’instance de flux de processus d’entreprise, mais fournir un accès en lecture seule à l’instance aux représentants des ventes afin qu’ils puissent contrôler les activités post-ventes de leurs clients. Pour définir la sécurité d’une définition de flux des processus d’entreprise que vous créez, sélectionnez Activer les rôles de sécurité dans la barre d’action.
Conditions préalables
- Pour créer des flux de processus d’entreprise, vous avez besoin d’une licence Power Apps ou Power Automate par utilisateur ou d´un plan de licence Dynamics 365 qui inclut les droits d’utilisation de flux de processus d’entreprise.
- Une table à laquelle le flux des processus d’entreprise sera associé. Si le flux de processus d’entreprise n’est pas lié à une table existante, créer un nouveau tableau avant de créer le flux.
Créer un flux de processus métier
Dans Power Apps ou Power Automate, sélectionnez Solutions depuis la barre de navigation située à gauche.
Sélectionnez ou créez une solution à utiliser pour le flux de processus d’entreprise.
Dans la solution, sélectionnez Nouveau>Automatisation>Processus>Flux de processus d´entreprise. a. Donnez à votre flux un Nom d´affichage et un Nom (LogicalName). c. Sélectionnez la table dans laquelle le flux sera utilisé. d. Cliquez sur Créer.
Le nouveau processus d’entreprise est créé. Vous pouvez maintenant le modifier avec une première étape unique créée pour vous.
Ajouter des phases. Si vos utilisateurs progressent d’une phase à une autre dans le processus d’entreprise :
Faites glisser un composant Phase de l’onglet Composants vers un signe + dans le concepteur.
Pour définir les propriétés d’une phase, sélectionnez la phase, puis définissez les propriétés dans l’onglet Propriétés à droite de l’écran :
Entrez un nom complet.
Le cas échéant, sélectionnez une catégorie pour la phase. La catégorie (par exemple, Qualifier ou Développer) s’affiche sous la forme d’un chevron dans la barre du processus.
Lorsque vous avez terminé de modifier les propriétés, sélectionnez le bouton Appliquer.
Ajouter des étapes à une phase. Pour afficher les étapes d’une phase, sélectionnez Détails dans le coin inférieur droit de la phase. Pour ajouter d’autres étapes :
Faites glisser le composant Étape vers la phase de l’onglet Composants.
Sélectionnez l’étape, puis définissez les propriétés dans l’onglet Propriétés :
- Entrez un nom complet pour l’étape.
- Si vous voulez que les utilisateurs entrent des données pour terminer une étape, sélectionnez la colonne appropriée dans la liste déroulante.
- Sélectionnez Obligatoire si les utilisateurs doivent renseigner la colonne pour terminer l’étape et pour passer à la phase suivante du processus.
- Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Appliquer.
Note
- Si vous définissez une colonne booléenne à deux options comme Obligatoire, les utilisateurs ne peuvent continuer que si la valeur de la colonne est Oui. L’utilisateur doit marquer la colonne comme terminée avant de passer à l’étape suivante.
- Si soit Oui soit Non sont des valeurs de colonne acceptables, alors vous devez faire de la colonne un choix au lieu d’une colonne booléenne à deux options.
Ajouter une branche (condition) au processus. Pour ajouter une condition de branchement :
Faites glisser le composant Condition de l’onglet Composants vers le signe + entre deux phases.
Sélectionnez la condition, puis définissez les propriétés dans l’onglet Propriétés. Pour plus d’informations sur les propriétés de branchement, accédez à Améliorer les flux de processus d’entreprise avec des branchements. Lorsque vous avez terminé de définir les propriétés de la condition, sélectionnez Appliquer.
Ajouter un workflow. Pour appeler un workflow :
Faites glisser un composant Workflow de l’onglet Composants vers une phase ou vers l’élément Workflow global du concepteur. Celui que vous ajoutez dépend de ce qui suit :
- Faites-le glisser vers une phase lorsque vous souhaitez déclencher le workflow à l’entrée ou à la sortie de la phase. Le composant de workflow doit être basé sur la même table principale que la phase.
- Faites-le glisser vers l’élément Workflow global lorsque vous souhaitez déclencher le workflow lorsque le processus est activé ou lorsque le processus est archivé (lorsque le statut passe à Terminé(e) ou Abandonné). Le composant de workflow doit être basé sur la même table principale que le processus.
Sélectionnez le workflow, puis définissez les propriétés dans l’onglet Propriétés :
- Entrez un nom complet.
- Sélectionnez quand le workflow doit être déclenché.
- Recherchez un workflow actif à la demande existant correspondant à la table de la phase ou créez un workflow en sélectionnant Nouveau.
- Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Appliquer.
Pour plus d’informations sur les workflows, accédez à Processus de workflow.
Pour valider le flux de processus d’entreprise, sélectionnez Valider dans la barre d’actions.
Pour enregistrer le processus comme brouillon tout en continuant de l’utiliser, sélectionnez Enregistrer dans la barre d’action.
Important
Tant qu’un processus est un brouillon, les utilisateurs ne peuvent pas l’utiliser.
Pour activer le processus et le rendre disponible pour votre équipe, sélectionnez Activer dans la barre d’action.
Pour contrôler qui peut créer, lire, mettre à jour ou supprimer l’instance des flux de processus métier, sélectionnez Modifier les rôles de sécurité dans la barre de commandes du concepteur. Par exemple, pour les processus concernant le service, vous pouvez fournir un accès total aux conseillers du service clientèle pour qu’ils modifient l’instance de flux de processus d’entreprise, et fournir un accès en lecture seule à l’instance destiné aux conseillers afin qu’ils puissent contrôler les activités de post-ventes de leurs clients.
Dans l’écran Rôles de sécurité, sélectionnez le nom d’un rôle pour ouvrir la page d’informations Rôle de sécurité. Sélectionnez l’onglet flux de processus métier, puis attribuez les privilèges dans le flux de processus métier pour un rôle de sécurité.
Note
Les rôles de sécurité Administrateur système et Personnalisateur de système ont par défaut accès aux nouveaux flux de processus métier.
Spécifiez des privilèges en sélectionnant les cases d’option appropriées, puis sélectionnez Enregistrer. Pour plus d’informations sur les privilèges, accédez à Privilèges des flux de processus métier.
Ensuite, n’oubliez pas d’attribuer le rôle de sécurité aux utilisateurs appropriés dans votre organisation.
Pourboire
Voici quelques conseils à garder à l’esprit lorsque vous utilisez votre flux de tâches dans la fenêtre du concepteur :
- Pour effectuer une capture instantanée des éléments de la fenêtre du processus d’entreprise, sélectionnez Capture instantanée dans la barre d’actions. Cette fonction est utile, par exemple, si vous souhaitez partager ou accéder aux commentaires un membre de l’équipe sur le processus.
- Utilisez la mini-carte pour accéder rapidement aux différentes parties du processus. Elle est utile lorsque vous avez un processus compliqué qui n’est pas visible à l’écran.
- Pour ajouter une description du processus d’entreprise, sélectionnez Détails sous le nom de processus dans le coin gauche de la fenêtre du flux de processus d’entreprise. Vous pouvez écrire jusqu’à 2000 caractères.
Modifier le flux de processus métier
Pour modifier un flux de processus d´entreprise, ouvrez l’explorateur de solutions, sélectionnez Processus, puis Flux de processus d´entreprise dans la liste des processus que vous souhaitez modifier.
Lorsque vous sélectionnez le nom du flux de processus d’entreprise que vous souhaitez modifier dans la liste des processus, celui-ci s’ouvre dans le concepteur pour vous permettre d’effectuer les mises à jour souhaitées. Développez Détails sous le nom du processus pour le renommer ou pour ajouter une description, et afficher des informations supplémentaires.
Autres notions à connaître sur les flux de processus métier
Modifier les phases
Les flux de processus métier peuvent comporter jusqu’à 30 phases.
Vous pouvez ajouter ou changer les propriétés suivantes d’une phase :
Nom de la scène
Table. Vous pouvez modifier la table pour une phase, à l’exception de la première.
Catégorie de phase. Une catégorie vous permet de regrouper les phases par type d’action. Elle est utile pour les rapports qui regroupent les lignes en fonction de la phase dans laquelle ils se trouvent. Les options pour la catégorie de phase proviennent du choix global Catégorie de phase. Vous pouvez ajouter des options à ce choix global et modifier les étiquettes des options existantes si vous le souhaitez. Vous pouvez également supprimer ces options si vous le souhaitez, mais il est conseillé de conserver les options existantes. Si vous supprimer des options, vous ne pourrez pas ajouter exactement les mêmes. Si vous ne souhaitez pas qu’elles soient utilisées, indiquez l’étiquette « Ne pas utiliser ».
Relation. Entrez des relations lorsque la phase précédente dans le processus est basée sur une autre table. Pour la phase actuellement définie, choisissez Sélectionner les relations pour identifier une relation à utiliser lors du passage d’une phase à une autre. Il est recommandé de sélectionner une relation pour les motifs suivants :
Les relations contiennent souvent des mappages de colonne qui reportent automatiquement les données entre les lignes, afin de réduire la saisie de données.
Lorsque vous sélectionnez Phase suivante dans la barre de processus pour une ligne, toutes les lignes qui utilisent la relation seront également répertoriées dans le flux de processus, encourageant de ce fait la réutilisation des lignes dans le processus. En outre, vous pouvez utiliser les workflows pour automatiser la création de lignes afin que l’utilisateur le sélectionne simplement au lieu de le créer, pour simplifier davantage le processus.
Modifier les étapes
Chaque phase peut contenir jusqu’à 30 étapes.
Ajouter une branche
Pour en savoir plus sur l’ajout d’une branche à une phase, accédez à Améliorer les flux de processus d’entreprise avec des branchements.
Pour rendre un flux de processus métier disponible pour les utilisateurs, vous devez trier le flux des processus, activer les rôles de sécurité et activer le flux.
Définir l’ordre des flux des processus
Lorsque vous disposez de plusieurs flux de processus métier pour une table (type de ligne), vous devez définir le processus qui est automatiquement affecté aux nouvelles lignes. Dans la barre de commandes, sélectionnez Ordre des flux des processus. Pour les nouvelles lignes, ou celles qui n’ont pas déjà de flux de processus associé, le premier flux de processus métier auquel un utilisateur accède est celui qui sera utilisé.
Activer les rôles de sécurité
Les utilisateurs ont accès à un flux de processus métier en fonction du privilège paramétré dans le flux de processus métier dans le rôle de sécurité attribué à l’utilisateur.
Par défaut, seuls les rôles de sécurité Administrateur système et Personnalisateur de système peuvent afficher un nouveau flux de processus métier.
Pour assigner les privilèges d’accès à un flux de processus métier, ouvrez le flux de processus métier à modifier, puis sélectionnez Modifier les rôles de sécurité dans la barre de commandes du concepteur de flux de processus métier. Reportez-vous à l’étape 13 sous Créer un flux de processus métier, plus haut dans cette rubrique.
Activer
Avant qu’un utilisateur puisse utiliser les flux de processus métier, vous devez les activer. Dans la barre de commandes, sélectionnez Activer. Après avoir confirmé l’activation, le flux de processus métier est prêt à être utilisé. Si un flux de processus métier comporte des erreurs, vous ne pourrez pas l’activer tant que les erreurs ne sont pas corrigées.
Ajouter une action à la demande à un flux de processus métier
La mise à jour de Dynamics 365 (online), version 9.0 intègre une fonctionnalité de flux de processus métier : l’automatisation du flux de processus métier avec des étapes d’action. Vous pouvez ajouter un bouton à un flux de processus métier qui déclenchera une action ou un workflow.
Ajouter des workflows ou des actions à la demande avec une étape d’action
Par exemple, dans le cadre du processus de qualification d’opportunité, l’organisation Contoso a besoin que toutes les opportunités soient vérifiées par un réviseur désigné. En conséquence, l’organisation Contoso a créé une action qui :
- Crée une ligne de tâche attribuée au réviseur d’opportunité.
- Ajoute « Prête pour la révision » à la rubrique d’opportunité.
En outre, Contoso doit pouvoir utiliser ces actions à la demande. Pour intégrer ces tâches au processus de qualification d’opportunité, les actions doivent figurer sur le flux de processus métier de l’opportunité. Pour activer cette fonctionnalité, sélectionnez Étape d’action en tant que flux de processus métier.
Ensuite, l’étape d’action est ajoutée au flux de processus métier de l’opportunité de Contoso. Ensuite, le flux des processus est validé et mis à jour.
À présent, les membres de la force de ventes de Contoso peuvent lancer l’action dans l’étape du processus d’entreprise Inclure une opportunité, à la demande, en sélectionnant Exécuter.
Important
- Pour pouvoir exécuter une action ou un workflow à la demande, le flux de processus métier doit également contenir une étape d’action. Si l’étape d’action exécute un workflow, le workflow doit être configuré pour être exécuté à la demande.
- La table associée à l’action ou au workflow doit être identique celle associée au flux de processus métier.
Limitation de l’utilisation des étapes d’actions dans un flux de processus métier
- Les actions ne sont pas disponible en tant qu’étapes d’action si les paramètres d’entrée ou de sortie sont de types Table, EntityCollection ou OptionSet (Choice). Les actions avec plusieurs paramètres de sortie EntityReference ou un certain nombre de paramètres d’entrée EntityReference ne sont pas disponibles en tant qu’étapes d’action. Les actions non associées à une table principale (action globale) ne sont pas disponibles en tant qu’étapes d’action.
Centre de notifications
Lorsque vous avez besoin de consulter la liste des flux de processus d’entreprise dans lesquels vous êtes impliqué, consultez le centre de notifications unifié.
Dans le centre de notifications unifié, vous verrez tous les processus d’entreprise pour lesquels vous avez au moins une ligne de table Microsoft Dataverse affecté utilisé par le processus. Par exemple, si un processus d’entreprise utilise les tables Prospect et Opportunité dans Dataverse, vous verrez toutes les instances de ce processus où la ligne de prospect ou d’opportunité vous est affecté.
Affichez toutes les instances actuellement en cours de traitement sous l’onglet Actif. Dans cet onglet, vous pouvez afficher les détails suivants :
- Nom du processus.
- Phase actuelle pour chaque processus.
- Le propriétaire de la ligne Dataverse associée à la phase active.
- Le temps depuis la création de l’instance.
Sélectionnez une instance pour l’ouvrir dans un nouvel onglet ou sélectionnez-la pour copier un lien, partager un lien par e-mail, abandonner ou supprimer l’instance.