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Configurer et gérer le traitement de document prédéfini dans Microsoft Syntex

Le service de traitement de documents prédéfini pour Microsoft Syntex est configuré dans le Centre d’administration Microsoft 365.

Conditions préalables

Licences

Avant de pouvoir utiliser le traitement de documents prédéfini, vous devez d’abord lier un abonnement Azure dans Microsoft Syntex paiement à l’utilisation. Le traitement de document prédéfini est facturé en fonction du type et du nombre de transactions.

Autorisations

Vous devez être administrateur SharePoint ou administrateur général pour pouvoir accéder au Centre d’administration Microsoft 365 et configurer le traitement de documents prédéfini.

Importante

Microsoft vous recommande d’utiliser des rôles disposant du moins d’autorisations. Cela contribue à renforcer la sécurité de votre organisation. Le rôle d’administrateur général dispose de privilèges élevés. Il doit être limité aux scénarios d’urgence lorsque vous ne pouvez pas utiliser un rôle existant.

Configurer le traitement de document prédéfini

Une fois qu’un abonnement Azure est lié à Microsoft Syntex, le traitement des documents prédéfinis est automatiquement configuré et activé pour tous les sites SharePoint.

Gérer les sites

Par défaut, le traitement de document prédéfini est activé pour les bibliothèques de tous les sites SharePoint. Suivez ces étapes pour limiter les sites où les utilisateurs peuvent créer des modèles prédéfinis pour le traitement des fichiers.

  1. Dans le Centre d’administration Microsoft 365, sélectionnez Configuration.

  2. Sous Fichiers et contenu, sélectionnez Automatiser les processus de contenu avec Syntex.

  3. Dans la page Automatiser les processus de contenu avec Syntex , sélectionnez Accéder aux paramètres Syntex.

  4. Dans la page Syntex, dans la section Services d’image & de document , sélectionnez Traitement de document prédéfini.

  5. Dans le panneau Traitement de document prédéfini :

    a. Sous l’onglet Sites , dans la section Sites où les modèles peuvent être utilisés , sélectionnez Modifier.

    b. Dans le panneau Sites où les modèles peuvent être utilisés, sélectionnez Tous les sites ou Sites sélectionnés (jusqu’à 100). Pour les sites sélectionnés, suivez les instructions pour sélectionner les sites ou charger un fichier CSV répertoriant un maximum de 100 sites. Vous pouvez ensuite gérer les autorisations d’accès aux sites que vous avez sélectionnés.

    Remarque

    Vous devez être membre de tout site que vous souhaitez inclure dans le fichier CSV.

    Remarque

    La désactivation d’un site après la mise à disposition d’un modèle pour traiter les fichiers sur ce site ne désactive pas le modèle. Les modèles peuvent toujours être utilisés pour traiter des fichiers et occasionner des frais. Un modèle peut être mis à disposition pour traiter des fichiers en étant créé sur ce site ou dans un centre de contenu.

    Remarque

    Pour les environnements multigéographiques, les paramètres Aucun site et Sites sélectionnés s’appliquent uniquement à la zone géographique principale des locataires multigéographiques. Si vous souhaitez restreindre ou ajouter des sites dans des zones géographiques non principales, contactez le support Microsoft.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Désactiver le traitement de document prédéfini

Lorsque le service de traitement de documents prédéfini est désactivé, les modèles prédéfinis ne s’exécutent pas et les utilisateurs ne peuvent pas créer ou appliquer des modèles prédéfinis.

Suivez ces étapes pour désactiver le traitement de document prédéfini.

  1. Dans le panneau Traitement de document prédéfini, sous l’onglet Paramètres, désactivez la zone Permettre aux utilisateurs de créer et d’appliquer des modèles pour traiter des fichiers case activée.

  2. Sélectionnez Enregistrer.

    Remarque

    Pour les environnements multigéographiques, lorsque le service est désactivé, le service est désactivé pour toutes les zones géographiques.