Prise en main de l’adoption des Microsoft Syntex

Microsoft Syntex est un service cloud qui applique l’intelligence artificielle (IA) pour automatiser le traitement du contenu et l’extraction des connaissances. Il vous aide à transformer votre contenu en données structurées qui peuvent être facilement recherchées, analysées et réutilisées.

Microsoft Syntex propose une gamme de cas d’usage pour améliorer la gestion du contenu au sein d’une entreprise. Voici quelques exemples de la façon dont il peut être appliqué :

• Générer automatiquement des documents de routine : utilisez l’assembly de contenu pour créer des modèles modernes pour les fichiers qui doivent être générés régulièrement, tels que les rapports de maintenance de routine.

• Générer des documents en bloc : utilisez l’assembly de contenu pour générer de grandes quantités de documents similaires, pour les renouvellements de contrats instance.

• Gérer les documents entrants : utilisez Microsoft Syntex pour gérer et traiter les documents métier entrants tels que les formulaires d’assurance, les vérifications commerciales et les contrats de location.

• Faciliter la recherche des informations : utilisez Microsoft Syntex pour améliorer la détectabilité et la facilité d’utilisation des documents professionnels et des informations sur les employés dans les bibliothèques de documents, telles que les stratégies et les procédures.

• Rechercher les détails du contenu : centralisez, organisez et récupérez le contenu à l’aide de Microsoft Syntex pour faciliter la découverte de détails spécifiques, tels que des informations sur les brevets.

• Conformité des documents : utilisez Microsoft Syntex pour vous conformer aux exigences de rétention et de confidentialité pour vos documents professionnels, y compris les fichiers d’événement ou de conférence.

Identifier les scénarios métier

Pour préparer l’utilisation de Microsoft Syntex dans votre organization, vous devez d’abord comprendre les scénarios dans lesquels elle sera utile. Le « pourquoi » permet de déterminer quelles fonctionnalités seront les plus utiles et si le traitement de document est nécessaire, quel type de modèle sera nécessaire. Pour atteindre un résultat métier, il peut être utile de combiner plusieurs fonctionnalités Microsoft Syntex. Utilisez les exemples de scénarios et de cas d’usage pour obtenir des idées sur la façon dont vous pouvez utiliser Microsoft Syntex dans votre organization.

Le contenu est le moteur de la organization. De nombreuses unités commerciales de votre organization sont responsables du traitement des données et peuvent le faire aujourd’hui avec une combinaison de processus manuels ou semi-automatisés qui impliquent plusieurs étapes. L’utilisation de Microsoft Syntex fonctionnalités peut vous aider à améliorer les pratiques de gestion de contenu de votre organization, notamment :

• Fournir une recherche et un filtrage avancés pour améliorer la recherche et la récupération.

• Définissez la mise en forme conditionnelle pour afficher et filtrer facilement les documents.

• Générez un rapport Power BI en un clic à l’aide de métadonnées extraites.

• Créez des règles dans la bibliothèque de documents ou les workflows métier via Power Automate.

• Garantir la conformité via l’application d’étiquettes de rétention et de confidentialité.

Tenez compte de votre cycle de vie de contenu

En réfléchissant au cycle de vie du contenu classique où le contenu est créé et recréé, par le biais de la compréhension et du traitement du contenu, ainsi que de la découverte et de la recherche de contenu, il existe de nombreuses fonctionnalités dans Microsoft Syntex qui peuvent aider votre entreprise.

Création et réutilisation de contenu

Dans le cycle de vie du contenu, il peut y avoir des cas d’usage pour automatiser la création de contenu, en particulier le contenu transactionnel ou normalisé, et l’assembly de contenu peut être utile à cette fin. L’assembly de contenu peut générer automatiquement des documents métier répétitifs standard, tels que des contrats, des déclarations de travail, des contrats de service, des lettres de consentement, des arguments de vente et de la correspondance.

Une fois que vous avez identifié les types de documents répétitifs, vous pouvez identifier la source de données qui peut être utilisée comme source pour les documents. Disposer d’une liste ou d’une source de données pour remplir les documents vous permet d’effectuer cette opération plus rapidement, de manière plus cohérente et avec moins d’erreurs en créant des modèles modernes et en utilisant ces modèles pour générer des documents. Pour utiliser cette fonctionnalité, un abonnement Azure doit être configuré dans le Microsoft Syntex configuré.

Collaboration sur du contenu

La fonctionnalité d’annotations dans Microsoft Syntex est utilisée pour ajouter des notes et des commentaires au contenu des bibliothèques de documents, que ce soit pour vous-même ou pour collaborer avec d’autres personnes. La fonctionnalité d’annotations peut être utilisée sans modifier les fichiers d’origine, de sorte que les enregistrements d’origine sont conservés.

Les outils d’annotation incluent actuellement un stylet et un surligneur, où les couleurs peuvent être sélectionnées avec une gomme pour supprimer les traits d’encre et les annotations précédentes. Une fois que vous avez configuré un abonnement Azure dans votre locataire pour Microsoft Syntex, cette fonctionnalité est activée pour vos utilisateurs. Vous pouvez envisager de fournir des détails aux utilisateurs finaux sur la fonctionnalité, en particulier aux groupes d’entreprises qui peuvent fortement marquer ou annoter des documents.

Compréhension et traitement du contenu

L’utilisation de Microsoft Syntex pour automatiser la classification et l’extraction de données à partir du contenu à l’aide du traitement des documents et des fonctionnalités de balisage de taxonomie ou d’image peut faire gagner du temps et de l’argent tout en réduisant les risques de fautes de frappe ou d’informations manquées.

Microsoft Syntex pouvez effectuer différents types de tâches dans votre contenu, notamment la classification, l’extraction et les mots clés. Le tableau suivant présente ces tâches et les fonctionnalités associées.

Tâche	Description	fonctionnalité Microsoft Syntex
Classification	Identifie le type de contenu représenté par le fichier (par exemple, un rapport, une facture ou un formulaire)	Traitement de documents non structurés
Extraction	Identifie les informations basées sur une entité à partir d’un document	Traitement de document structuré Traitement de documents en forme libre Traitement de document prédéfini Reconnaissance optique des caractères
Balisage de mot clé	Suggère des informations basées sur une propriété de ou une décision sur un document à l’aide de mots clés	Balisage de taxonomie Balisage d’images

Conformité du contenu

Les modèles de traitement de document peuvent également être utilisés pour ajouter la conformité en leur demandant d’appliquer des étiquettes de confidentialité et de rétention au contenu ajouté aux bibliothèques de documents avec des modèles configurés avec eux.

Une fois que le type de contenu et les métadonnées sont disponibles dans une bibliothèque de documents, les utilisateurs professionnels peuvent effectuer de nombreuses actions sur les données, notamment la création de nouvelles vues sur le contenu, la création de rapports, le déplacement de contenu en fonction de certaines informations présentes à l’aide de règles, la création de workflows de processus métier pour les approbations, l’ajout de données à d’autres systèmes, la génération d’ordres de travail et de nombreuses autres tâches qui ont pu être effectuées manuellement.

Détectabilité du contenu

L’utilisation des fonctionnalités de traitement de document dans Microsoft Syntex peut améliorer l’expérience de recherche, car chaque élément de métadonnées extrait du contenu peut désormais faire l’objet d’une recherche. La fonctionnalité de requête de contenu vous permet d’effectuer des requêtes spécifiques basées sur des métadonnées sur des bibliothèques de documents SharePoint. Vous pouvez effectuer des requêtes plus rapides et plus précises basées sur des valeurs de colonne de métadonnées spécifiques, plutôt que de simplement rechercher des mots clés.

En plus de classifier et d’extraire des données du contenu ajouté à une bibliothèque SharePoint, votre organization peut avoir du contenu actuellement verrouillé dans des images qui est difficile à localiser. Le service de reconnaissance optique de caractères (OCR) dans Microsoft Syntex vous permet d’extraire du texte imprimé ou manuscrit à partir d’images et de documents. Les affiches, les dessins et les étiquettes de produits sont des exemples d’images. Les articles, les rapports, les formulaires et les factures sont des exemples de documents. Le texte est généralement extrait sous forme de mots, de lignes de texte, de paragraphes ou de blocs de texte, ce qui permet d’accéder à la version numérique du texte numérisé. Les informations extraites sont indexées dans la recherche et peuvent être mises à disposition pour les fonctionnalités de conformité telles que la protection contre la perte de données (DLP).

Planifier la prise en main

Lorsque vous commencez à utiliser Microsoft Syntex, vous devez évaluer l’état actuel et les besoins du organization en matière de gestion, de traitement et d’analyse du contenu. Il peut être utile d’identifier les référentiels de contenu clés spécifiques utilisés par les groupes dans votre organization et de discuter avec ces équipes de leurs processus et scénarios métier actuels. Y a-t-il des cas où ils gèrent actuellement le contenu manuellement qui peut être automatisé ? Il peut s’agir de cas où ils gèrent la réception de formulaires standard ou de documents tels que des documents RH ou des bons de commande à des fins de traitement, ou s’ils génèrent du contenu répété à grande échelle, comme des lettres d’offre ou des propositions. Ou des zones où ils effectuent leurs annotations via un stylet et du papier ou une application tierce où vous pouvez désormais le faire dans votre environnement SharePoint existant.

Lorsque vous réfléchissez aux scénarios métier à prendre en compte, posez-vous les questions suivantes :

• Est-ce que cela résout un problème réel ?
• Sera-t-il largement utilisé ou aura-t-il un large impact ?
• Est-il accessible ?
• Pouvez-vous mesurer le succès ?

Les commandes Microsoft Syntex de l’outil d’évaluation Microsoft 365 peuvent également vous aider à identifier les zones potentielles de votre environnement SharePoint qui pourraient tirer parti des fonctionnalités Microsoft Syntex.

Si vous ne savez pas par où commencer, envisagez de consulter les modèles de site Microsoft Syntex disponibles dans votre locataire une fois que vous avez configuré Microsoft Syntex et configuré votre abonnement Azure. Ces modèles sont disponibles sur tous les sites d’équipe et sont prédéfinis, prêts à être déployés et personnalisables. Utilisez ces modèles pour démarrer un site professionnel afin de gérer, traiter et suivre la status de documents métier dans votre organization à l’aide de plusieurs fonctionnalités de Microsoft Syntex. Ces sites peuvent vous aider à présenter des fonctionnalités de démonstration aux équipes commerciales et à démarrer l’élaboration de scénarios pour votre organization en illustrant comment les fonctionnalités peuvent ajouter de la valeur à des domaines métier tels que la gestion des contrats et la comptabilité.

Découvrir les rôles et les responsabilités

Lorsque vous déterminez qui, dans votre organization, doit être impliqué dans vos projets Microsoft Syntex, il est utile de cartographier les fonctionnalités requises. Les rôles du tableau suivant peuvent être impliqués, en fonction des fonctionnalités que vous choisissez d’utiliser.

Par exemple, si vous vous concentrez sur le traitement des documents, le rôle d’administrateur SharePoint est essentiel pour créer et gérer les centres de contenu nécessaires à la gestion des modèles à grande échelle. Si vous vous concentrez sur des fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères et la conformité, l’administrateur de conformité Purview est nécessaire. Si l’étiquetage de taxonomie est poursuivi, il est important de comprendre la gestion de votre magasin de termes d’entreprise ou de déterminer si vous allez utiliser un centre de contenu.

Administrateur	Conditions requises	Responsibilities
Administrateur des abonnements Azure	Microsoft Entra rôle	Configurer les paramètres d’abonnement Azure, consultez Gestion des coûts Microsoft dans les données Azure
Administrateur de conformité Purview	Microsoft Entra rôle	Planifier les paramètres de conformité, tels que les étiquettes de confidentialité et les stratégies de rétention et les paramètres OCR
Administrateur SharePoint	Microsoft Entra rôle	Collecter des cas d’usage métier, déterminer si les fonctionnalités seront activées sur tous les sites ou pour les sites sélectionnés Gérer les centres de contenu et les autorisations Établir les meilleures pratiques et passer en revue l’analyse des modèles
Administrateur de Power Platform	Microsoft Entra rôle	Configurer l’environnement Dataverse (si nécessaire) pour les modèles de forme libre et structurés
Administrateur du magasin de termes SharePoint	Configuré par l’administrateur SharePoint dans le Centre d’administration SharePoint	Gérer les ensembles de termes d’entreprise, déterminer si les utilisateurs finaux peuvent modifier certains ensembles de termes
Microsoft Syntex utilisateur professionnel (gestion des modèles, utilisation d’un assembly de contenu)	Autorisations gérées au niveau du site ou sur des centres de contenu Accès aux autorisations de modification du contenu Autorisations De gestion des listes SharePoint pour lesquelles vous souhaitez publier des modèles ou utiliser des fonctionnalités d’assembly de contenu	Collecter des cas d’usage métier Créer, entraîner et appliquer des modèles

Considérations relatives à l’installation et à la configuration

La planification d’un déploiement de Microsoft Syntex implique de déterminer les fonctionnalités que vous allez activer et de planifier les coûts à l’aide de la calculatrice de coûts Microsoft Syntex pour vous aider à prédire les coûts des Microsoft Syntex, en particulier avec l’arrivée des services de paiement à l’utilisation. Cet outil vous permet de mieux comprendre les modèles d’utilisation et les coûts estimés de votre organization, ce qui vous permet de prendre des décisions plus éclairées. Il est également utile conjointement avec l’outil d’évaluation Microsoft 365, qui analyse votre architecture d’informations et met en évidence les bibliothèques avec des types de contenu client et des colonnes étendues qui peuvent tirer parti de l’automatisation optimisée par Syntex.

Liste de contrôle de préparation

Pour vous préparer à implémenter Microsoft Syntex, vous devez :

1. Planifier l’état final

   • Prévoyez d’exploiter la valeur des fonctionnalités Microsoft Syntex dans des domaines tels que :
     • Recherche
     • Filtrage et mise en forme de l’affichage
     • Conformité
     • Automation

2. Identifier

   • Comprendre l’architecture des informations existante et l’utilisation des fonctionnalités de gestion de contenu.
   • Les types de contenu existants sont-ils de bons candidats pour les modèles ?
   • Quels processus existants seraient améliorés par les métadonnées ?
   • Quelle quantité de contenu traiterez-vous ?

3. Design

   • Concevez votre approche de l’architecture des informations, des métadonnées managées et des types de contenu.
   • Concevez le processus pour la définition, la création et la gestion.