Fonctionnalité Gérer les dossiers et les règles dans Groupes Microsoft 365

Les utilisateurs peuvent organiser efficacement les e-mails des groupes en créant des dossiers et en définissant des règles dans Groupes Microsoft 365. Une fois les dossiers créés dans les boîtes aux lettres de groupe, les utilisateurs peuvent déplacer et copier des messages vers différents dossiers manuellement et à l’aide de Règles.

Conseil

Actuellement, cette fonctionnalité est disponible uniquement dans Outlook sur le web (anciennement Outlook Web App ou OWA).

Activer la fonctionnalité Dossiers et règles pour Groupes Microsoft 365 dans Outlook

Par défaut, la fonctionnalité Dossiers et règles est désactivée dans le organization. Les administrateurs peuvent afficher la status actuelle de la fonctionnalité et la désactiver ou l’activer.

• Pour afficher la status actuelle de la fonctionnalité Dossiers et règles dans le organization, connectez-vous à Exchange Online PowerShell et exécutez la commande suivante :

  Get-OrganizationConfig | Format-List IsGroupFoldersAndRulesEnabled
  

• Pour activer la fonctionnalité Dossiers et règles dans le organization, exécutez la commande suivante :

  Set-OrganizationConfig -IsGroupFoldersAndRulesEnabled $true
  

  • Par défaut, après avoir activé la fonctionnalité, seuls les propriétaires de groupes sont autorisés à créer des dossiers, à renommer des dossiers et à déplacer et copier des messages entre les dossiers des boîtes aux lettres de groupe. Pour accorder l’autorisation aux membres du groupe, consultez la section Activer l’option d’autorisation de membre .
  • Pour empêcher les propriétaires de groupe ou les membres du groupe de déplacer des messages entre des dossiers, consultez la section Bloquer la fonctionnalité « Déplacer un message ».

• Pour désactiver la fonctionnalité Dossiers et règles dans le organization, exécutez la commande suivante :

  Set-OrganizationConfig -IsGroupFoldersAndRulesEnabled $false
  

  Si vous désactivez la fonctionnalité une fois que les dossiers et les règles ont déjà été créés dans une boîte aux lettres de groupe, les actions suivantes se produisent :

  • Les dossiers et les règles existants sont toujours affichés.
  • Les règles existantes continuent de s’exécuter.
  • La création, la suppression ou la mise à jour de dossiers sont bloquées.
  • Le déplacement ou la copie de messages est bloqué.

Conseil

Quelle que soit la valeur du paramètre IsGroupFoldersAndRulesEnabled , le dossier Boîte de réception est toujours affiché et le dossier Éléments supprimés s’affiche également s’il existe des éléments supprimés dans la boîte aux lettres de groupe.

Activer l’option d’autorisation de membre

Pour permettre aux membres du groupe de créer des dossiers et de trier les messages dans les boîtes aux lettres de groupe, vous devez activer les autorisations aux niveaux suivants :

• Dans le organization (administrateurs).
• Dans le groupe (propriétaires du groupe).

Par défaut, l’autorisation est désactivée aux deux niveaux.

• Pour afficher la status actuelle des autorisations dans le organization, connectez-vous à Exchange Online PowerShell et exécutez la commande suivante :

  Get-OrganizationConfig | Format-List IsGroupMemberAllowedToEditContent
  

• Pour activer l’autorisation dans le organization, exécutez la commande suivante :

  Set-OrganizationConfig -IsGroupMemberAllowedToEditContent $true
  

Après avoir activé l’autorisation au niveau organization, les propriétaires de groupe peuvent activer les autorisations sur les boîtes aux lettres de groupes dont ils sont propriétaires afin que les membres du groupe puissent effectuer les actions suivantes :

• Créer des dossiers.
• Renommez les dossiers.
• Déplacer et supprimer des messages.

Les propriétaires de groupe peuvent activer ces autorisations dans leur Groupes Microsoft 365 en procédant comme suit dans Outlook sur le web :

1. Quand vous êtes connecté en tant que propriétaire du groupe, accédez à https://outlook.office.com/groups/home.

2. Dans la page groupes qui s’ouvre, sélectionnez le groupe Microsoft 365.

3. Dans la page des détails du groupe qui s’ouvre, sélectionnez Paramètres.

4. Dans le menu volant Paramètres de groupe qui s’ouvre, sélectionnez Modifier le groupe.

5. Dans la page Modifier le groupe qui s’ouvre, sélectionnez Tous les membres pourront créer, modifier, déplacer, copier et supprimer des dossiers et des règles de courrier au sein du groupe dans la section Autorisations .

   

   Lorsque vous avez terminé d’accéder à la page Modifier le groupe , sélectionnez Enregistrer.

Bloquer la fonctionnalité « Déplacer un message »

Les administrateurs peuvent bloquer l’option Déplacer un message pour toutes les boîtes aux lettres de groupe dans un organization.

Conseil

Le blocage de la possibilité de déplacer des messages dans des boîtes aux lettres de groupe est utile dans les organisations qui utilisent à la fois Outlook sur le web et l’application de bureau Outlook, car les dossiers ne sont pas disponibles dans les boîtes aux lettres de groupe dans Outlook Desktop App (ils obtiennent des messages à partir du dossier Boîte de réception uniquement).

Le blocage de la possibilité de déplacer des messages dans des boîtes aux lettres de groupe empêche également la création de règles de boîte de réception qui déplacent des messages dans des boîtes aux lettres de groupe.

• Pour afficher la status actuelle de la fonctionnalité Déplacer un message dans les boîtes aux lettres de groupe dans le organization, connectez-vous à Exchange Online PowerShell et exécutez la commande suivante :

  Get-OrganizationConfig | Format-List BlockMoveMessagesForGroupFolders
  

• Pour bloquer la fonctionnalité Déplacer un message dans les boîtes aux lettres de groupe dans le organization, exécutez la commande suivante :

  Set-OrganizationConfig -BlockMoveMessagesForGroupFolders $true