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Inscription en libre-service à Office 365 Éducation : Forum aux questions techniques

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Office 365 Éducation fournit une inscription en libre-service pour vos étudiants, enseignants et membres du personnel à l’aide de leur adresse e-mail scolaire. Après l’inscription, les étudiants et les enseignants peuvent commencer à utiliser Office 365 immédiatement. Passez en revue les questions fréquemment posées pour en savoir plus sur les avantages Office 365 Éducation pour vos étudiants, enseignants et membres du personnel.

En quoi l’inscription des étudiants, des enseignants et des membres du personnel à Office 365 est-elle simplifiée ?

Les étudiants, les enseignants et le personnel qui ont des adresses de messagerie scolaires valides peuvent s’inscrire et utiliser Office 365 services, y compris OneDrive Entreprise. Microsoft permet aux étudiants, aux enseignants et au personnel de s’inscrire à Office 365 simplement à l’aide de leur adresse e-mail scolaire.

Qu’est-ce que cela signifie pour mon établissement ?

  • Scénario 1 : Votre établissement possède déjà un environnement Office 365 avec des comptes d’étudiants.

Dans ce scénario, si un étudiant, un professeur ou un personnel dispose déjà d’un compte professionnel ou scolaire dans le locataire (par exemple, contoso.edu) mais n’a pas encore de Office 365 A1, Microsoft active simplement le plan pour ce compte et l’étudiant, le corps enseignant ou le personnel est automatiquement informé des services supplémentaires.

  • Scénario 2 : Votre établissement possède un environnement Office 365 avec des comptes d’étudiants.

Dans ce scénario, l’étudiant, le corps enseignant ou le personnel n’a pas encore accès aux services Office 365. Dans ce cas, l’étudiant, le corps enseignant ou le personnel peut s’inscrire sur Office 365 Éducation et reçoit automatiquement un compte. Il peut ainsi accéder aux services inclus dans Office 365 A1. Par exemple, si un étudiant nommé Sara utilise son adresse e-mail scolaire (par exemple, Sara@contoso.edu) pour s’inscrire, Microsoft ajoute automatiquement Sara en tant qu’utilisateur dans l’environnement contoso.nmicrosoft.com Office 365 et active Office 365 A1 pour ce compte.

Quel est l’impact sur la sécurité et la conformité ?

Avec OneDrive Entreprise, comme avec tous les services Office 365, les administrateurs informatiques gardent le contrôle. Le Centre d’administration Microsoft 365 offre aux administrateurs un emplacement unique pour superviser l’ensemble des aspects de OneDrive Entreprise, notamment la gestion des collections de sites et profils utilisateur, la configuration de la recherche et de la découverte, la gestion des autorisations, la création de rapports, etc. En plus de la possibilité de contrôler de manière centralisée, les administrateurs peuvent également gérer de nombreux aspects liés aux utilisateurs et au contenu, notamment les accès, l’allocation de stockage et les limitations de partage de contenu. Les options de gestion de la conformité comprennent notamment les audits sélectifs, la découvert électronique (e-Discovery) et des synthèses d’utilisation permettant de gérer la conformité et d’examiner les éventuels points problématiques. Pour en savoir plus sur la gestion de la sécurité et de la conformité avec OneDrive Entreprise, consultez OneDrive Entreprise.

Quelle procédure mon établissement doit-il suivre pour mettre l’offre à la disposition des étudiants, des enseignants et des membres du personnel ?

Il n’y a aucune action administrative que votre établissement doit prendre pour s’inscrire, dans la plupart des pays/régions. (Dans certains pays/régions, vous devez vous inscrire en suivant les étapes ci-dessous sous Étapes d’adhésion requises pour certains pays/régions.) Vous pouvez communiquer la disponibilité des Office 365 A1 à vos étudiants, enseignants et membres du personnel à l’aide du contenu de la boîte à outils marketing Office 365 Campus. Le kit d'outils contient des modèles d'e-mails, d'affiches, de bannières web et bien d'autres choses encore pour vous aider à sensibiliser les étudiants, le corps enseignant et le personnel. Si vous avez des questions précises sur la procédure à suivre pour votre établissement, contactez votre représentant Microsoft.

Importante

Si votre établissement possède plusieurs domaines de courrier, vous souhaiterez peut-être que toutes les extensions d’adresse e-mail se trouvent sur le même locataire. Pour ce faire, avant que les étudiants, les enseignants et le personnel ne s’inscrivent à Office 365 A1, créez votre locataire Office 365 principal et ajoutez tous vos domaines d’adresse de messagerie à ce locataire. Il est important de commencer par là, car il n’existe aucun moyen automatisé de déplacer les utilisateurs d’un locataire à l’autre après leur création.

Étapes d’adhésion requises pour certains pays/régions

Les clients de certains pays/régions doivent accepter d’autoriser les nouveaux utilisateurs à rejoindre des locataires Office 365 existants. Dans ces pays/régions, pour mettre Office 365 A1 à la disposition des étudiants et des enseignants, suivez les étapes ci-dessous.

Remarque

Cette procédure requiert l’utilisation de Windows PowerShell. Pour vous familiariser avec Windows PowerShell, consultez Prise en main de Windows PowerShell.

Remarque

Les modules PowerShell Azure AD et MSOnline seront obsolètes à compter du 30 mars 2024. Pour en savoir plus, consultez la mise à jour sur l’obsolescence. Après cette date, la prise en charge de ces modules sera limitée à l’assistance à la migration vers le kit de développement logiciel Microsoft Graph PowerShell et aux correctifs de sécurité. Les modules obsolètes continueront de fonctionner jusqu’au 30 mars 2025.

Nous vous recommandons de migrer vers Microsoft Graph PowerShell pour interagir avec Microsoft Entra ID (anciennement Azure AD). Pour toutes questions liées à la migration, consultez la FAQ sur la migration. Remarque : les versions 1.0.x de MSOnline pourront subir des perturbations après le 30 juin 2024.

  1. Si vous utilisez Windows 7, installez l’Assistant Microsoft Online Services Sign-In pour les professionnels de l’informatique. Téléchargez-le ici. Cette étape n’est pas obligatoire pour Windows 8 et versions ultérieures.

  2. Si vous ne l’avez pas déjà fait, installez la dernière version 64 bits du module Azure Active Directory pour Windows PowerShell.

    • Après avoir cliqué sur le lien, sélectionnez Exécuter pour exécuter le package d’installation.

  3. Ouvrez Windows PowerShell et entrez les commandes suivantes :

    • Import-Module MsOnline

    • Connect-MsolService

  4. Dans la boîte de dialogue, entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Office 365.

  5. Entrez la commande Windows PowerShell suivante pour permettre aux nouveaux utilisateurs de rejoindre automatiquement votre locataire Office 365 :

    Set-MsolCompanySettings -AllowEmailVerifiedUsers $true

Quelles sont les conséquences pour les enseignants et les membres du personnel qui utilisent déjà Office 365 ?

Il n’y a pas de changement pour les personnes qui utilisent déjà Office 365 pour les plans du corps professoral. Toutefois, étant donné que les nouveaux utilisateurs peuvent s’abonner au service à tout moment, vous devez penser à vérifier les paramètres d’autorisation de votre site SharePoint (le cas échéant).

Importante

Si les étudiants, le corps enseignant et le personnel sont nouveaux dans votre environnement Office 365, ils doivent s'assurer que leurs sites disposent des autorisations de groupe appropriées pour l'accès en lecture et/ou en écriture. Pour plus d’informations sur la définition d’autorisations, consultez Partager des documents ou des dossiers dans Office 365 et Autorisations dans Office 365.

Quelles seront les conséquences sur ma méthode actuelle de gestion des identités pour les utilisateurs de mon établissement ?

Si votre établissement scolaire dispose déjà d’un environnement Office 365 avec des comptes d’étudiants, la gestion des identités ne change pas.

Si votre établissement scolaire dispose déjà d’un environnement Office 365 sans compte d’étudiant, Microsoft crée un utilisateur dans le locataire et attribue des licences en fonction de l’adresse e-mail scolaire de l’étudiant. Cela signifie que le nombre d’utilisateurs que vous gérez à un moment donné augmente à mesure que les étudiants, les enseignants et le personnel s’inscrivent au service.

Si vous gérez votre annuaire local et que vous utilisez Services ADFS (AD FS), Microsoft n’ajoute pas d’utilisateurs à votre locataire, et tous les étudiants, enseignants et membres du personnel qui tentent de rejoindre votre locataire reçoivent un message pour contacter l’administrateur de leur établissement.

Si votre établissement scolaire n’a pas d’environnement Office 365 connecté à votre domaine de messagerie, la façon dont vous gérez l’identité n’est pas modifiée. Les étudiants, les enseignants et le personnel sont ajoutés à un nouvel annuaire d’utilisateurs cloud uniquement, et vous avez la possibilité de choisir de prendre la relève en tant qu’administrateur client et de les gérer.

Quel est la procédure à suivre pour gérer un locataire créé par Microsoft pour mes étudiants ?

Si un client a été créé par Microsoft, vous pouvez le revendiquer et le gérer en procédant comme suit :

  1. Rejoignez le client en utilisant un domaine d’adresse de messagerie correspondant au domaine du client que vous voulez gérer. Par exemple, si Microsoft a créé le locataire contoso.edu, vous devez joindre le locataire avec une adresse e-mail se terminant par @contoso.edu.

  2. Revendiquer le contrôle administrateur en vérifiant la propriété du domaine : une fois que vous êtes dans le locataire, vous pouvez vous promouvoir au rôle d’administrateur en vérifiant la propriété du domaine. Pour ce faire, dans Office 365, choisissez Paramètres, Office 365 paramètres, puis Devenir administrateur.

Si je dispose de plusieurs domaines, puis-je contrôler le locataire Office 365 auquel les étudiants, les enseignants et le personnel sont ajoutés ?

Si vous ne faites rien, un locataire est créé pour chaque domaine de messagerie et sous-domaine d’étudiant.

Si vous voulez que tous les étudiants, les professeurs et le personnel se retrouvent dans le même locataire, quelle que soit l'extension de leur e-mail :

  • Créez un client cible au préalable, ou utilisez un client existant, et ajoutez tous les domaines et sous-domaines existants que vous voulez regrouper au sein de ce client. Ensuite, tous les étudiants, enseignants et membres du personnel dont les adresses e-mail se terminent par ces domaines et sous-domaines rejoignent automatiquement le locataire cible lorsqu’ils s’inscrivent.

Importante

Aucun mécanisme automatisé pris en charge n’est disponible pour déplacer les utilisateurs d’un locataire à un autre après leur création. Pour plus d’informations sur ce processus, consultez Ajouter vos utilisateurs et votre domaine à Office 365.

Si j’ajoute un domaine à Office 365, le flux de courrier sera-t-il affecté ? Comment faire si le domaine définit Exchange Online comme faisant autorité par défaut ?

Les sous-domaines sont ajoutés à Exchange Online comme domaines acceptés « faisant autorité » si le domaine racine dans Office 365 est configuré pour la messagerie dans Exchange Online. Veillez à définir également le domaine comme relais interne ne faisant pas autorité. Modifiez les connecteurs d’envoi comme il se doit. Pour plus d’informations, consultez Gérer des domaines acceptés dans Exchange Online.

Comment empêcher les étudiants de rejoindre mon locataire Office 365 existant ?

Il existe des mesures que vous pouvez prendre en tant qu'administrateur pour empêcher les étudiants, le corps enseignant et le personnel de rejoindre votre locataire Office 365 existant. Si vous bloquez cela, les tentatives de connexion des étudiants échouent et ils sont invités à contacter l’administrateur de leur établissement.

Cette procédure requiert l’utilisation de Windows PowerShell. Pour prendre en main Windows PowerShell, voir le guide de prise en main de PowerShell.

Pour effectuer les étapes suivantes, vous devez installer la dernière version 64 bits du module Azure Active Directory pour Windows PowerShell.

Après avoir cliqué sur le lien, sélectionnez Exécuter pour exécuter le package d’installation.

Désactiver la distribution automatique de licences : utilisez ce script Windows PowerShell pour désactiver la distribution automatique de licences pour les utilisateurs existants. Pour désactiver la distribution automatique de licences pour les utilisateurs existants :

  • Set-MsolCompanySettings -AllowAdHocSubscriptions $false

Pour activer la distribution automatique de licences pour les utilisateurs existants :

  • Set-MsolCompanySettings -AllowAdHocSubscriptions $true

Désactiver l’association automatique au locataire : utilisez cette commande Windows PowerShell pour empêcher les nouveaux utilisateurs de rejoindre un locataire géré :

Pour désactiver l’association automatique au locataire des nouveaux utilisateurs :

  • Set-MsolCompanySettings -AllowEmailVerifiedUsers $false

Pour activer l’association automatique au locataire des nouveaux utilisateurs :

  • Set-MsolCompanySettings -AllowEmailVerifiedUsers $true

Remarque

Si vous suivez cette procédure pour bloquer l’association des utilisateurs, le processus d’approvisionnement du programme Student Advantage actuel reste inchangé. Pour plus d’informations, consultez Office 365 Éducation.

Comment vérifier que le blocage est activé dans le locataire ?

Utilisez le script Windows PowerShell suivant :

Get-MsolCompanyInformation | fl allow*

Les étudiants de mon établissement peuvent-ils bénéficier de cette offre si nous bloquons l' e-mail externe ?

La vérification par e-mail est requise pour l’inscription en libre-service pour les étudiants, les enseignants et le personnel qui n’ont pas de compte. Bien que cette approche soit le moyen le plus simple de vérifier qu’un étudiant est éligible, si vous créez un locataire avec des comptes d’utilisateur (par exemple, vous l’avez fait à l’aide d’un fichier CSV, d’une applet de commande PowerShell ou de DirSync), vos étudiants, enseignants et membres du personnel peuvent tirer parti de la fonctionnalité de gestion des licences automatiques pour accéder aux services que nous fournissons.

Puis-je combiner plusieurs locataires Office 365 ?

Non. À ce jour, vous ne pouvez pas combiner de locataires.

Comment puis-je savoir si de nouveaux utilisateurs ont rejoint mon locataire ?

Les étudiants, les professeurs et le personnel qui ont rejoint votre locataire dans le cadre de ce programme se voient attribuer une licence unique que vous pouvez filtrer dans le volet des utilisateurs actifs du tableau de bord d'administration.

Pour créer cette vue, dans le Centre d’administration Microsoft 365, accédez à Utilisateurs > actifs Utilisateurs, puis, dans le menu Sélectionner une vue, sélectionnez Nouvel affichage. Nommez votre nouvelle vue et, sous Licence affectée, sélectionnez Office 365 A1 pour Étudiants ou Office 365 A1 pour la faculté. Une fois la nouvelle vue créée, vous pouvez voir tous les étudiants, enseignants et membres du personnel de votre locataire qui se sont inscrits à ce programme.

Ma façon de gérer la sécurité de OneDrive et SharePoint en est-elle affectée ?

Vérifiez les paramètres d’autorisation de votre site SharePoint et les stratégies utilisateur (le cas échéant). Si les étudiants, le corps enseignant et le personnel sont nouveaux dans votre locataire Office 365, ils doivent s'assurer que leurs sites et OneDrive disposent des autorisations appropriées pour les étudiants. Pour plus d’informations sur la définition d’autorisations, consultez Partager des documents ou des dossiers dans Office 365 et Autorisations dans Office 365.

Quels sont les éventuels autres aspects auxquels je dois être préparé ?

  • Vous pouvez éventuellement faire face à une augmentation des demandes de réinitialisation de mot de passe. Pour plus d’informations sur ce processus, voir Réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur.

  • Pour les étudiants âgés de moins de 13 ans, vous devez tout de même fournir des licences étudiant par le biais du processus standard de gestion des licences du programme Student Advantage.

  • Vous pouvez supprimer un utilisateur de votre locataire via le processus standard décrit dans le Centre d’administration Microsoft 365. Toutefois, si l’utilisateur est toujours un étudiant actif, un professeur ou un personnel disposant d’une adresse e-mail active de votre établissement, il peut y adhérer, sauf si vous bloquez l’adhésion de tous les étudiants, enseignants et membres du personnel.

Vue d’ensemble de la gestion des licences Office 365

Une licence Office 365 A1 est automatiquement attribuée lorsqu’un étudiant ou un membre du personnel enseignant/enseignant utilise le processus d’inscription en libre-service. Un administrateur Office 365 peut également attribuer des licences à l’aide des processus d’affectation standard. La disponibilité de ces licences n’a pas d’impact sur les préférences précédemment définies sur l’attribution de licence.

Voici les réponses aux autres questions concernant les licences.

  • Pourquoi 500 licences Office 365 A1 sont-ils affichées dans mon locataire Office 365 ?

Microsoft vous a fourni ces licences dans votre locataire Office 365 pour vous permettre de fournir plus facilement cet avantage à vos étudiants, enseignants et membres du personnel. Pour les établissements scolaires qui autorisent les étudiants, les enseignants et le personnel à s’autoprovisionner, vous pouvez les pointer vers la page de connexion et, après vérification, l’une de ces licences leur est automatiquement attribuée. Vous pouvez également choisir d’attribuer ces licences par le biais de vos processus standard, via le Centre d’administration Microsoft 365.

  • Les licences Office 365 A1 doivent-elles toujours apparaître dans mon locataire si j’ai désactivé l’inscription en libre-service ?

Oui. La disponibilité de ces licences n’a pas d’impact sur votre capacité à gérer le processus d’approvisionnement. Si votre établissement a choisi de bloquer l’auto-approvisionnement, aucune attribution automatique de licence ne se produit.

  • Ces licences ayant été ajoutées par Microsoft, les nouveaux comptes d’étudiants et/ou d’enseignants et de membres du personnel apparaîtront-ils désormais sur mon locataire ?

Non. Vous avez la possibilité de contrôler si les étudiants, les professeurs et le personnel peuvent se joindre au locataire. Si vous préférez désactiver le libre approvisionnement, consultez les informations ci-dessus.

  • Qui gère la vérification d’éligibilité pour ces licences ?

    • Pour les clients non gérés, Microsoft est responsable de la vérification. Les étudiants, les enseignants et le personnel reçoivent un e-mail au compte institutionnel utilisé pour se qualifier pour l’offre afin de déterminer l’éligibilité continue.

    • Pour les locataires gérés par l’informatique scolaire, vous êtes responsable de la gestion de l’accès continu aux abonnements et de vous assurer que les étudiants, les enseignants et le personnel sont éligibles à l’offre Office 365 pour les étudiants, les enseignants et le personnel, y compris l’éligibilité après l’obtention du diplôme, le changement des status étudiants à temps plein, etc.

Office 365 Éducation et la loi américaine sur la protection des renseignements personnels (FERPA)

La loi FERPA impose des contraintes aux organismes éducatifs des États-Unis concernant l’utilisation ou la divulgation des dossiers scolaires, y compris le courrier électronique et les pièces jointes. Microsoft accepte les restrictions d’utilisation et de divulgation imposées par cette loi, qui limitent l’utilisation par Microsoft des dossiers des étudiants, notamment l’analyse des courriers électroniques ou documents à des fins de publicité au sein des services Office 365.

Voici les réponses aux questions fréquemment posées.

  • L’option d’inscription en libre-service à Office 365 entraîne-t-elle des problèmes de conformité vis-à-vis de la loi FERPA si un établissement n’a pas encore créé de locataire Office 365 ?

La conformité FERPA n’est pas un problème lorsque l’établissement scolaire ne gère pas le locataire Office 365. Dans ce scénario, l’établissement n’a pas de contrôle administratif et n’est pas censé accéder ou utiliser les dossiers pédagogiques des étudiants, des enseignants et du personnel. Par conséquent, FERPA ne s’applique pas.

En parallèle, nous nous engageons à assurer la sécurité et la confidentialité des nouveaux utilisateurs d’un locataire Office 365 non géré, comme nous le faisons avec tous nos clients Office 365 existants.

  • Dans un scénario où une école n’a pas créé de locataire Office 365, les adresses e-mail peuvent devenir visibles dans des domaines non gérés lorsque des documents sont partagés entre eux. Dans ce scénario, les écoles n’ont pas la capacité de contrôler cela. Cela a-t-il un impact sur la conformité d’une école à la FERPA ?

Dans le scénario où l’établissement scolaire ne gère pas le locataire Office 365, l’établissement scolaire n’est pas l’administrateur du locataire. mais Microsoft. Par conséquent, la question de la conformité de l’école à la FERPA ne se pose pas.

  • Dans le scénario où l’établissement prend le contrôle d’un client non géré, comment peut-il continuer à être en conformité avec la loi FERPA ?

La loi FERPA autorise les établissements d’enseignement à divulguer, sans accord préalable, des informations « d’annuaire », telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, la date et le lieu de naissance, les diplômes et mentions, et les dates de présence d’un étudiant. Toutefois, les écoles doivent informer les parents et les étudiants éligibles, les professeurs et le personnel des informations d’annuaire et accorder aux parents et aux étudiants éligibles, aux enseignants et au personnel un délai raisonnable pour demander à l’école de ne pas divulguer les informations d’annuaire les concernant.

Pays/régions qui nécessitent des étapes Opt-In pour ajouter de nouveaux utilisateurs à des locataires Office 365 existants

Pakistan, Émirats arabes unis, Kazakhstan, Türkiye, Yémen, Azerbaïdjan, Koweït, Jordanie, Qatar, Bahreïn, Oman, Liban, Chypre, Arabie saoudite, Israël, Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord, Ukraine, Suisse, Suède, Svalbard, Espagne, Fédération de Russie, Slovénie, Slovaquie, Serbie, Saint-Marin, Roumanie, Portugal, Pologne, Norvège, Pays-Bas, Monténégro, Monaco, Moldavie, Malte, Macédoine du Nord, Luxembourg, Lituanie, Liechtenstein, Lettonie, Jersey, Italie, Île de Man, Irlande, Islande, Hongrie, Saint-Siège (Cité du Vatican), Guernesey, Grèce, Gibraltar, Allemagne, France, Finlande, Îles Féroé, Estonie, Danemark, République tchèque, Croatie, Bulgarie, Bosnie-Herzégovine, Belgique, Bélarus, Autriche, Andorre, Albanie, Îles Aland.