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Mise à jour des conseils pour le déploiement de Microsoft 365 EDU pendant LA COVID-19

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Vue d’ensemble

L’équipe Office 365 Éducation est ravie de fournir des Office 365 et Teams pour l’apprentissage à distance aux établissements d’enseignement et aux étudiants et aux enseignants qu’ils servent. La série d’événements sans précédent entraînée par la COVID-19 a généré une explosion sans précédent de la demande et de l’utilisation de Office 365 et Teams. Microsoft s’engage à aider les clients EDU et à servir de nombreux étudiants et enseignants, aussi rapidement que possible, dans le monde entier. Pour répondre aux besoins de nos clients à l’échelle mondiale et garantir que nous continuons à fournir l’expérience d’apprentissage à distance Teams à l’ensemble de la communauté des apprenants Teams, cette « feuille de route » de déploiement sert de processus pris en charge par les écoles pour déployer et adopter Teams pour l’apprentissage à distance. Cette approche repose sur trois principes opérationnels fondamentaux :

  • Choix des enseignants : les enseignants et les enseignants doivent être habilités à diriger l’enseignement et l’apprentissage en fonction de leurs besoins spécifiques et uniques.

  • Mise à l’échelle et fiabilité prévisibles : les organisations edu globales doivent être autorisées à réussir avec des conseils explicites et des meilleures pratiques qui garantissent ensemble le succès du déploiement de Teams pour l’apprentissage à distance.

  • Teams est une ressource partagée : nous partageons collectivement la responsabilité de déployer et d’utiliser Teams tout en garantissant et en préservant la possibilité pour autant d’autres utilisateurs de Teams de faire de même. Comme pour les autres ressources partagées dans cette situation sans précédent, il est de notre responsabilité d’agir individuellement d’une manière qui profite à l’ensemble de la communauté.

Ce document s’adresse principalement à l’informatique scolaire, aux intégrateurs système et à d’autres personnes qui ont le contrôle opérationnel du déploiement de Office 365 et Teams. Un document « complémentaire » important destiné aux enseignants et aux administrateurs qui cherchent à comprendre les meilleures pratiques d’enseignement/d’apprentissage est un contexte important pour ce document. Pour plus d’informations, consultez : Prise en main de Microsoft Teams pour l’apprentissage à distance.

Stratégie de déploiement teams pour l’apprentissage à distance

L’application des principes opérationnels au déploiement Office 365 et Teams aboutit à une approche en quatre phases décrite dans les sections qui suivent. Nous comprenons que le point de départ sera différent pour chaque client, et en fait beaucoup sont des déploiements « tout neufs ». Ces phases sont écrites pour servir les nouveaux déploiements, et il est prévu que les clients qui passent partiellement par une partie ou la totalité des phases s’adapteront à leur point de départ et les parcourront dans l’ordre.

Les grandes organisations comptant plus de 200 000 étudiants et enseignants doivent communiquer avec Microsoft via FastTrack ou votre gestionnaire de compte Microsoft local, afin de garantir un processus d’intégration efficace et un débit optimisé pour votre déploiement.

Un résumé de chaque phase de déploiement suit, une documentation et des références plus explicites sont fournies sous forme de liens, le cas échéant.

Phase 1 : Commencer par activer les enseignants pour Teams

Cette phase permet aux enseignants de se connecter à Office 365 et de commencer à utiliser Teams. Cette étape permet aux enseignants de se familiariser et d’être formés sur le produit qu’ils utiliseront pour interagir avec les étudiants. La familiarisation et la formation des enseignants , l’utilisation de la variété des ressources liées à ci-dessous, est une étape essentielle pour garantir un déploiement sans heurts. En règle générale, quelques jours pour permettre aux enseignants d’effectuer cette étape sont suffisants pour recevoir une formation et se familiariser avec Teams. Les étapes de la phase 1 sont les suivantes :

  1. Créez tous les comptes du corps enseignant dans Microsoft Entra ID et attribuez des licences à l’aide de School Data Sync, de PowerShell, de Microsoft Entra Connect ou de licences basées sur les groupes.

Importante

N’activez pas ou ne modifiez pas les licences ou les plans de service pour plus de 50 000 utilisateurs par jour :

  • Si vous accordez des licences à des utilisateurs dans SDS ou PowerShell, ne chargez pas de fichiers CSV avec plus de 50 000 nouveaux utilisateurs par jour.
  • Si vous accordez des licences à des utilisateurs dans Gestion des licences basées sur les groupes, ne sélectionnez pas les groupes au-dessus de 50 000 utilisateurs.

  1. Activer Teams et configurer la stratégie Teams, conseils ici.

  2. Former les enseignants à utiliser Teams, conseils ici et ici.

  3. Former les responsables scolaires à utiliser Teams, des conseils ici et ici.

  4. (Facultatif) Activez votre système de gestion de l’apprentissage (LMS) pour l’intégration des réunions Teams. Vous trouverez des conseils ici.

Phase 2 : Activer les étudiants pour Teams

Cette phase permet aux étudiants de se connecter à Office 365 et de commencer à utiliser Teams. Les étapes sont 1) le service informatique crée Microsoft Entra comptes et distribue les informations d’identification à chaque étudiant, et 2) les étudiants utilisent un flux web pour obtenir des licences Office 365, puis commencent à utiliser Teams. Les étapes de la phase 2 sont les suivantes :

  1. Créez tous les comptes Student dans Microsoft Entra. L’objectif de cette étape est de permettre aux étudiants disposant d’une identité et d’informations d’identification qu’ils peuvent utiliser pour se connecter à O365 et Teams, une fois qu’ils disposent d’une licence. Vous devez uniquement créer et attribuer une licence aux comptes d’étudiants que vous avez l’intention d’utiliser Office 365. Cette étape peut être effectuée à l’aide de divers outils : Microsoft Entra Connect, SDS, PowerShell, etc.

  2. Activation des licences : demandez aux étudiants de revendiquer leurs licences A1 Office 365 gratuites ou d’appliquer directement des licences aux comptes des étudiants. Si certains étudiants n’ont pas besoin d’une licence (par exemple, au début de l’école primaire), ne les approvisionnez pas. Aide à la décision ci-dessous :

    a. Si votre organization est inférieur à 200 000 utilisateurs, appliquez des licences aux étudiants, en respectant la limite de 50 000 licences/jour.

    b. Si votre organization est supérieur à 200 000 utilisateurs, collaborez avec l’équipe d’intégration EDU pour optimiser le débit.

  3. Distribuez des noms d’utilisateur et des mots de passe aux étudiants afin qu’ils puissent se connecter et commencer à utiliser Office 365 et Teams. Si vous utilisez une licence de revendication automatique, vous devez également inclure des instructions pour la revendication d’une licence via https://aka.ms/StudentTeamSetup. Les moyens classiques d’obtenir les informations d’identification de connexion des étudiants sont les suivants :

    a. Email nom d’utilisateur et mots de passe aux parents et tuteurs

    b. Créer des noms d’utilisateur et un mot de passe avec des valeurs et des attributs identifiables par l’utilisateur

    c. Imprimer les combinaisons nom d’utilisateur et mot de passe, et envoyer un courrier aux étudiants

  4. Une fois connectés à Office 365, les étudiants peuvent télécharger l’application Teams pour leur appareil : PC, Mac, Android ou iOS. Les URL des téléchargements Teams sont ici.

  5. Formation des étudiants à l’utilisation de Teams, conseils ici et ici.

Phase 3 : Les enseignants commencent à créer et à utiliser des équipes de classe

Cette phase permettra aux enseignants et aux étudiants de commencer à utiliser Les équipes de classe pour l’apprentissage à distance. À partir de l’application Teams, les enseignants sont autorisés à créer des équipes pour chaque classe et à ajouter les étudiants dans chaque classe. Il s’agit du moyen le plus rapide et le plus flexible pour les enseignants d’utiliser Teams. Les étapes de la phase 3 sont les suivantes :

  1. Les enseignants doivent suivre les instructions fournies ici.

Phase 4 (facultative) : utiliser SDS pour « préprovisionner » des classes dans Microsoft Entra ID afin que les enseignants puissent configurer leurs équipes plus rapidement

Cette phase est facultative. SDS « pré-approvisionne » les classes dans Microsoft Entra ID pour chaque enseignant afin qu’ils puissent créer l’équipe plus facilement s’ils le souhaitent. SDS stocke les informations de classe et de liste sous la forme d’un groupe Office 365 et les met à la disposition de l’application Teams à partir de laquelle chaque enseignant peut créer ses équipes. La création des classes dans Microsoft Entra ID nécessite un administrateur informatique général au sein du locataire, et Microsoft fournira une assistance gratuite au service informatique tout au long de cette phase par l’équipe d’intégration EDU. Une fois les classes déployées par le service informatique, les enseignants utilisent l’application Teams pour créer des équipes en sélectionnant leurs classes auxquelles elles sont associées. Les étapes de la phase 4 sont les suivantes :

  1. Préparer et valider des données pour les sections et les listes SDS, conseils ici. Nécessite que les section.csv, teacherroster.csv et studentenrollment.csv soient renseignés.
  2. Les administrateurs créent des Groupes de classe dans Microsoft Entra ID à l’aide de SDS, conseils ici.
  3. Les enseignants créent leurs équipes de classe et, lors de l’installation, ajoutez des étudiants en sélectionnant le groupe de classes créé par SDS, conseils ici.
  4. Capturez les leçons apprises et partagez les meilleures pratiques pour la phase 5.

Conseils pour les grandes organisations

Si votre organisation est volumineuse et contient plus de 200 000 étudiants et enseignants, vous devez contacter Microsoft via FastTrack ou votre responsable de compte Microsoft local avant de procéder au déploiement sur Office 365. Cette section décrit plusieurs limites, recommandations et meilleures pratiques pour le déploiement de grandes organisations :

  1. Limites des objets :

    a. Chaque locataire EDU a une « limite d’objets Microsoft Entra ».

    b. Les objets comptabilisés par rapport à cette limite sont les utilisateurs, les groupes, les contacts et les appareils.

    c. Toute tentative de création d’objets au-delà de la limite définie échoue.

    d. Les limites d’objet par défaut pour les locataires edu Office 365 sont de 50 000 lors de la première création.

    e. Les limites d’objets par défaut passent automatiquement à 300 000 une fois qu’un domaine personnalisé est ajouté et que l’éducation a été vérifiée.

    f. Si vous avez besoin d’une augmentation de la limite d’objets, ouvrez un ticket Office 365 et entrez en contact avec l’équipe d’intégration EDU.

  2. Licences A1 gratuites :

    a. Chaque locataire EDU nouvellement créé reçoit des licences d’essai A1 gratuites.

    b. Une fois qu’un locataire est vérifié edu, il peut ajouter gratuitement 500 000 licences A1 Faculty et 1M A1 Student. N’attribuez pas de licences à un taux de plus de 50 000 licences par jour.

  3. Conception du locataire et de l’utilisateur :

    a. Les locataires ne doivent pas inclure plus de 1M d’utilisateurs. Ce n’est pas une limite difficile, mais les grands locataires prennent plus de temps au départ, nécessitent une planification et des approbations approfondies, et sont plus difficiles à gérer les tâches administratives quotidiennes en raison de la mise à l’échelle.

    b. Les enseignants et les étudiants doivent être colocalisés dans le même locataire, pour une communication/une colab transparente dans Teams.

    c. Si vous fractionnez des locataires parce que votre organization dépasse 1M :

    i. Fractionnez les utilisateurs par région géographique pour réduire le nombre de locataires vers les migrations de locataires nécessaires en temps supplémentaire.

    ii. L’ajout d’invités à un locataire compte par rapport à la limite d’objets du locataire.

    Iii. L’ajout de locataires augmente le temps nécessaire à la gestion centralisée : chaque modification administrative x nombre de locataires est nécessaire.

    Iv. Planifiez les migrations de locataire à locataire, à mesure que les enseignants et les étudiants se déplacent.

    v. Engage avec l’équipe d’intégration EDU après avoir créé vos locataires, mais avant la licence en bloc des utilisateurs (ou dès que possible après avoir commencé à attribuer des licences) pour optimiser les performances et la mise à l’échelle au sein de l’écosystème O365. Avant d’obtenir une licence pour les utilisateurs, demandez à Microsoft de répartir vos locataires sur plusieurs instances de service (partitions) au sein de la même région géographique pour optimiser votre processus d’intégration.

  4. Considérations relatives au minutage :

    a. Planifiez le temps nécessaire pour obtenir des licences pour les utilisateurs. Si vous attribuez des licences à un grand nombre d’utilisateurs à la fois, le traitement de tous les utilisateurs peut prendre du temps. Nous vous recommandons de limiter vos affectations à 50 000 par jour et par locataire.

    b. Prévoyez du temps pour former les enseignants et les étudiants.

    c. Planifiez le temps de distribution des comptes d’utilisateur.

    d. MS Graph limite la création d’utilisateurs, de groupes et de modifications d’appartenance à 72 000 par locataire et par heure.

    e. Les performances de MS Graph peuvent être affectées par les actions pilotées par l’utilisateur au sein du locataire.

    f. Les performances de MS Graph peuvent être affectées par d’autres tâches d’administrateur informatique concurrentes au sein du locataire.

    g. PowerShell, SDS, AAD Connect et la solution d’approvisionnement personnalisée ajoutent des objets et des appartenances via MS Graph à des tarifs différents.