Créer une souche de numéros
Avant de pouvoir créer des enregistrements pour une référence, vous devez configurer une souche de numéros et l’associer à la référence pour un module spécifique des applications de finances et d’opérations.
Dans les applications de finances et d’opérations, les souches de numéros permettent de générer des identificateurs uniques lisibles pour les enregistrements de données principales et les enregistrements de transaction nécessitant des identificateurs. Un enregistrement de données de base ou un enregistrement de transaction qui nécessite un identificateur est appelé « référence ».
Nous vous recommandons d’utiliser les pages accessibles dans Administration d’organisation pour configurer des souches de numéros. Si des paramètres spécifiques du module sont requis, vous pouvez utiliser la page Paramètres d’un module afin de spécifier les souches de numéros pour les références dans ce module. Dans Comptabilité client et Comptabilité fournisseur, par exemple, vous pouvez configurer des groupes de souches de numéros pour allouer des souches de numéros particulières à des clients ou à des fournisseurs spécifiques.
Vous pouvez configurer simultanément toutes les souches de numéros requises en utilisant l’assistant Définir des souches de numéros, ou créer ou modifier des souches de numéros individuelles à l’aide de la page Souches de numéros.
Lorsque vous configurez une souche de numéros, vous devez spécifier une étendue qui définit quelle organisation utilise la souche de numéros.
Par défaut, les étendues suivantes peuvent être utilisées :
Partagées : une souche de numéros unique est utilisée pour toutes les organisations. L’étendue Partagée n’est disponible que pour certaines références.
Société : une souche de numéros distincte est utilisée pour chaque société. Utilisez l’étendue Sociétélorsque la table sous-jacente inclut le champ DataAreaId. Vous pouvez, par exemple, utiliser cette étendue pour la souche de numéros du numéro de compte client qui se trouve dans la table client CustTable.
Entité juridique : une souche de numéros distincte est utilisée pour chaque entité juridique. Utilisez l’étendue Entité juridique lorsque la table sous-jacente n’inclut pas le champ DataAreaId et possède une clé étrangère vers la table d’entité juridique CompanyInfo. Vous pouvez, par exemple, utiliser cette étendue pour la souche de numéros du numéro d’état de dépenses qui se trouve dans la table d’état de dépenses TrvExpTable.
Unité opérationnelle : une souche de numéros distincte est utilisée pour chaque unité opérationnelle.
Société et Période de calendrier fiscal : une souche de numéros distincte est utilisée pour chaque combinaison de Société et Période de calendrier fiscal.
Entité juridique et Période de calendrier fiscal : une souche de numéros distincte est utilisée pour chaque combinaison Entité juridique et Période de calendrier fiscal.
Type d’unité opérationnelle : une souche de numéros distincte est utilisée pour chaque type d’unité opérationnelle.
Vous pouvez, par exemple, configurer des souches de numéros distinctes pour les centres de coûts et les services.
L’étendue définit quelles organisations utilisent la souche de numéros. De plus, les formats de souches de numéros sont constitués de segments. Les souches de numéros ayant une étendue autre que Partagée peuvent contenir des segments qui correspondent à l’étendue. Par exemple, une souche de numéros avec une étendue Entité juridique peut contenir un segment d’entité juridique. En incluant un segment d’étendue dans le format de souche de numéros, vous pouvez identifier l’étendue d’un enregistrement en regardant son numéro.
En plus des segments qui correspondent aux étendues, les formats de souches de numéros peuvent contenir des segments constants et alphanumériques. Un segment constant contient un ensemble de lettres, de chiffres ou de symboles qui ne changent pas.
Un segment alphanumérique contient un ensemble de lettres ou de chiffres qui s’incrémentent chaque fois qu’un nombre est utilisé. Utilisez un signe numérique (#) pour représenter les nombres incrémentiels et une esperluette (&) pour représenter les lettres incrémentielles. Par exemple, le format #####_ 2017 crée la séquence 00001_2017, 00002_2017, etc.
Regardez cette vidéo pour savoir comment créer une souche de numéros à l’aide d’un assistant.
Après avoir configuré les souches de numéros requises par le système, pendant la phase d’implémentation de gestion financière, vous devrez probablement créer des souches de numéros supplémentaires qui répondent aux exigences spécifiques afin d’identifier certains enregistrements avec des formats particuliers.
Par exemple, vous devrez peut-être créer une souche de numéros avec un format GTL-APINV-&#######, qui générera une plage de valeurs comme GTL-APINV-A0000001 jusqu’à GTL-APINV-Z9999999. Lorsque cette souche de numéros est hors des valeurs disponibles, dans le cadre du traitement périodique, vous devez créer une nouvelle souche de numéros et la remplacer dans toutes les références où elle a été affectée.
Souvent, certaines entreprises ou certaines exigences du pays/de la région imposent que vous changiez les souches de numéros même lorsqu’il existe toujours des valeurs disponibles. Par exemple, en Italie, à la fin de chaque exercice, les numéros de facture doivent recommencer à 1.
Souches de numéros continues et non continues
Les souches de numéros peuvent être continues ou non continues.
Une souche de numéros continue ne saute aucun numéro, mais les numéros peuvent ne pas être utilisés de manière séquentielle.
Les numéros d’une souche de numéros non continue sont utilisés de manière séquentielle, mais la souche de numéros peut sauter des numéros.
Par exemple, si un utilisateur annule une transaction, un numéro est généré, mais il n’est pas utilisé. Dans une souche de numéros continue, ce numéro est recyclé ultérieurement. Dans une souche de numéros non-continue, ce numéro n’est pas utilisé.
Nous ne recommandons pas de changer une souche de numéros non continue en une souche de numéros continue. La souche de numéros ne sera alors pas vraiment continue. Cette modification peut également entraîner des violations de clés en double dans la base de données. De plus, les souches de numéros continues impactent davantage les performances.
Des souches de numéros continues sont généralement requises pour les documents externes, tels que les commandes fournisseur, les commandes client et les factures. Cependant, des souches de numéros continues peuvent affecter négativement les temps de réponse du système, car le système doit demander un numéro auprès de la base de données chaque fois qu’un nouveau document ou enregistrement est créé.
Si vous utilisez une souche de numéros non continue, vous pouvez activer Préaffectation dans le raccourci Performances de la page souche de numéros. Lorsque vous spécifiez une quantité de numéros à préaffecter, le système sélectionne ces numéros et les stocke en mémoire. De nouveaux numéros ne sont demandés à la base de données qu’après utilisation de la quantité préaffectée.
À moins qu’il n’existe une obligation réglementaire d’utiliser des souches de numéros continues, nous vous recommandons d’utiliser des souches de numéros non continues pour de meilleures performances.
Numérotation chronologique
Pour les références de documents disponibles, vous pouvez créer des groupes de souches de numéros efficaces par période et les relier à des souches de numéros uniques. Lors de la création de documents similaires en fonction des dates des documents, une catégorie de souche de numéros appropriée est automatiquement attribuée.
Lorsque vous validez un document, il est affecté à la catégorie de souche de numéros appropriée en fonction de la date comptabilisation du document, qui est ensuite utilisée pour créer un numéro de document en fonction de la souche de numéros détectée. Une notification concernant l’attribution du groupe de souches de numéros est envoyée par le système.
Remarque
Pour certains pays ou régions, il existe une logique spécifique déjà implémentée pour la numérotation des documents. Dans ce cas, la logique propre au pays ou à la région remplacera la fonction de numérotation chronologique.
Nettoyage automatique des souches de numéros
En cas de panne de courant, d’erreur d’application ou de toute autre défaillance inattendue, les applications de finances et d’opérations ne peuvent pas recycler automatiquement les numéros pour les souches de numéros continues. Afin de récupérer les numéros perdus, vous pouvez exécuter le processus de nettoyage manuellement ou automatiquement.
Considérez attentivement l’utilisation du serveur lorsque vous planifiez le processus de nettoyage. Nous vous recommandons d’effectuer le nettoyage sous forme de traitement par lots pendant les heures creuses.
Une fois les souches de numéros configurées, l’étape logique suivante consiste à planifier et à organiser les hiérarchies d’organisation.